Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668) oraz § 41 ust. 1 i 3 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 r. ze zm. – zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Mając na uwadze zapewnienie odpowiedniej ewidencji, archiwizacji oraz upowszechniania efektów działalności naukowo-badawczej pracowników, doktorantów oraz studentów Uniwersytetu Gdańskiego tworzy się centralny system, zwany dalej Bazą Wiedzy UG.
2. Integralną częścią Bazy Wiedzy UG jest Repozytorium umożliwiające archiwizację i udostępnianie w modelu otwartym pełnych tekstów: artykułów, monografii, rozdziałów i innych dokumentów. Szczegółowe zasady deponowania i udostępniania pełnych tekstów określa Regulamin Repozytorium Uniwersytetu Gdańskiego stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Baza Wiedzy UG jest dostępna bez logowania dla każdego użytkownika Internetu oraz stanowi miejsce promocji w Internecie dorobku naukowego, dydaktycznego oraz popularyzatorskiego UG.
4. W Bazie Wiedzy UG mogą być rejestrowane:

1. publikacje,
2. prace doktorskie i dyplomowe,
3. inna działalność piśmiennicza (utwory niepublikowane takie jak raporty, sprawozdania z badań, opinie, ekspertyzy, itp.),
4. udział w konferencjach (niepublikowane komunikaty w postaci referatów, posterów),
5. patenty, wdrożenia,
6. osiągnięcia zawodowe (m.in. nagrody, wyróżnienia, certyfikaty, stopnie i tytuły naukowe),
7. aktywność zawodowa (m.in. redakcja czasopisma, działalność w organizacjach, towarzystwach, pełnienie funkcji eksperckich, wystąpienia w mediach),
8. projekty badawcze,
9. konferencje organizowane przez jednostkę,
10. czasopisma wydawane przez jednostkę.

5. Baza Wiedzy UG jest podstawowym źródłem informacji do raportów i sprawozdań na potrzeby oceny parametrycznej lub oceny pracowników naukowych i innych.
6. Baza Wiedzy UG dokumentuje dorobek (efekty działalności naukowo-badawczej, dydaktycznej oraz popularyzatorskiej) pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Gdańskiego.
7. Punktacja w bazie nadawana jest w sposób automatyczny, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. W przypadku utworów starszych, których nie dotyczą bieżące wskaźniki, punktacja jest wprowadzana według ustaleń zatwierdzonych przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą.
8. W przypadku wątpliwości dotyczących właściwego zakwalifikowania dorobku lub naliczenia punktacji decyzje podejmuje Senacka Komisja Nauki i Współpracy z Zagranicą lub Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą.
9. Zasady rejestrowania poszczególnych typów działalności, formularze zgłoszeniowe oraz zasady punktacji będą aktualizowane na bieżąco zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi i są udostępniane na stronie Bazy Wiedzy UG.

§ 2.

1. W Bazie Wiedzy UG obligatoryjnie są rejestrowane dokumenty opublikowane po 1 stycznia 2017 roku, które stanowią dorobek pracowników i jednostek Uczelni.
2. Obowiązkowi ewidencji pełnych tekstów podlegają:

1. artykuły naukowe,
2. monografie oraz podręczniki akademickie,
3. fragmenty wydawnictw zbiorowych w tym również recenzowanych materiałów z konferencji,
4. inne utwory, będące podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego,
5. patenty.

3. W odniesieniu do osób ubiegających się o awans, stopień lub tytuł naukowy – obowiązek określony w ust. 1 dotyczy wszystkich utworów podlegających ocenie.
4. Publikacje zalicza się do dorobku Uczelni, tylko wtedy gdy posiadają właściwą afiliację UG. Wzory prawidłowej afiliacji UG w języku polskim i angielskim znajdują się na stronie Bazy Wiedzy UG. W przypadku braku informacji o afiliacji w publikacji, autor składa oświadczenie, że publikacja jest afiliowana do UG poprzez formularz zgłoszeniowy lub wypełnienie pisemnego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
5. W przypadku więcej niż jednej afiliacji w utworze autor również wypełnia pisemne oświadczenie, o którym mowa w ust. 4.
6. Na prośbę autorów możliwe jest wprowadzanie do bazy utworów z inną afiliacją niż UG. Takie utwory nie zostaną zaliczone do dorobku Uczelni i nie będą brane pod uwagę w raportach i sprawozdaniach na potrzeby oceny parametrycznej lub oceny pracowników naukowych i innych.
7. Rejestracja publikacji może odbyć się na dwa sposoby:

1. samodzielna rejestracja publikacji w Repozytorium poprzez import opisu bibliograficznego w formatach przyjmowanych przez system;
2. rejestracja publikacji poprzez formularz zgłoszeniowy.

8. Podczas rejestracji autor ma możliwość dołączenia pełnego tekstu publikacji zgodnie z Polityką Otwartego Dostępu w Uniwersytecie Gdańskim oraz na zasadach opisanych w Regulaminie Repozytorium UG.
9. Autorzy są zobowiązani do rejestracji publikacji i deponowania ich pełnych tekstów w Repozytorium niezwłocznie po ich opublikowaniu.
10. Autor może zdecydować o publicznym udostępnieniu publikacji wszystkim użytkownikom Internetu jeżeli pozwala na to polityka wydawcy.
11. Opisy bibliograficzne publikacji są weryfikowane przez bibliotekarzy z Biblioteki UG na podstawie dostarczonego przez autora pełnego tekstu publikacji w formie elektronicznej lub drukowanej.
12. Autor jest zobowiązany do dostarczenia pełnego tekstu na prośbę pracowników biblioteki, jeżeli zdeponowany w Repozytorium tekst nie pozwala na weryfikację i wprowadzenie do systemu wszystkich wymaganych danych.  

§ 3.

1. Jednostką odpowiedzialną za administrowanie oraz funkcjonowanie Bazy Wiedzy UG jest Biblioteka UG we współpracy z Biurem Nauki i jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za poszczególne typy działalności Uczelni (projekty, patenty i inne) oraz osobami wyznaczonymi przez kierowników tych jednostek.
2. Baza Wiedzy UG funkcjonuje w oparciu o oprogramowanie Omega-Psir, do którego licencji udziela UG Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej.

§ 4.

Traci moc zarządzenie nr 25/R/99 Rektora UG z dnia 3 listopada 1999 roku w sprawie bibliografowania dorobku naukowego pracowników Uniwersytetu Gdańskiego oraz zarządzenie nr 3/R/11 Rektora UG z dnia 3 stycznia 2011 roku w sprawie dokumentowania i upowszechniania dorobku naukowego pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 5.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Uniwersytetu Gdańskiego
 

dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała

profesor nadzwyczajny

______________

REGULAMIN REPOZYTORIUM UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

§ 1. Postanowienia ogólne

1. W celu realizacji Polityki Otwartego Dostępu oraz Deklaracji Społecznej Odpowiedzialności miejscem gromadzenia i udostępniania dorobku naukowego, dydaktycznego oraz popularyzatorskiego Uniwersytetu Gdańskiego ustanawia się Repozytorium UG będące częścią Bazy Wiedzy UG, zwane dalej Repozytorium.
2. Niniejszy Regulamin określa zasady gromadzenia, deponowania, udostępniania oraz politykę bezpieczeństwa dokumentów zamieszczonych w Repozytorium.
3. Rektor określa odrębnym zarządzeniem zasady archiwizowania prac doktorskich i dyplomowych.
4. Repozytorium prowadzone jest przez Bibliotekę UG za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://repozytorium.bg.ug.edu.pl.

§ 2. Polityka gromadzenia

1. W Repozytorium są gromadzone, trwale archiwizowane i udostępniane cyfrowe wersje utworów pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Gdańskiego oraz innych utworów wydanych na UG, zwane dalej Dokumentami.
2. W Repozytorium mogą być gromadzone Dokumenty publikowane i niepublikowane w szczególności:

1. artykuły, książki oraz rozdziały w pracach zbiorowych,
2. prace doktorskie/dyplomowe – po spełnieniu warunków zawartych w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 1 ust. 3.
3. materiały i prezentacje konferencyjne,
4. materiały dydaktyczne,
5. wyniki badań, raporty naukowe, sprawozdania naukowe, statystyki itp.

3. Gromadzone Dokumenty mogą obejmować:

1. preprinty (wersja autorska artykułu przed recenzją),
2. postprinty (wersja autorska artykułu po recenzji),
3. wersje opublikowane.

Zgodnie z Polityką Otwartego Dostępu w Uniwersytecie Gdańskim zaleca się zdeponowanie elektronicznej postaci Dokumentów najlepiej w wersji ostatecznie opublikowanej, a jeśli nie jest to możliwe, to w wersji dopuszczonej przez politykę wydawcy (np. preprint lub postprint).

§ 3. Polityka deponowania

1. Dopuszcza się następujące formy deponowania Dokumentów:

1. autoarchiwizacja dokonywana przez autorów lub współautorów bezpośrednio w Repozytorium lub poprzez formularz zgłoszeniowy publikacji;
2. deponowanie pośrednie przez bibliotekarza Biblioteki UG lub redaktora odpowiedzialnego za dany typ dokumentu.

2. Depozytariuszem może zostać pracownik, doktorant lub student UG.
3. Depozytariusze udostępniają materiały nieodpłatnie na podstawie otwartych licencji Creative Commons lub licencji niewyłącznej udzielonej Uniwersytetowi Gdańskiemu, której wzór stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu (oświadczenie deponenta do przetworzenia w wersji elektronicznej w Repozytorium UG).
4. Autor ponosi odpowiedzialność za zdeponowane w Repozytorium materiały oraz za ewentualne naruszenie praw autorskich i majątkowych osób trzecich.
5. Zakazane jest deponowanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności przechowywanie i udostępnianie w Repozytorium Dokumentów:

1. do których rozpowszechniania użytkownik nie ma stosownych uprawnień (np. autorskie prawa majątkowe zostały przeniesione na osobę trzecią);
2. których rozpowszechnianie narusza prawa osób trzecich w inny sposób, a w tym ich dobra osobiste;
3. których rozpowszechnianie jest sprzeczne z innymi przepisami prawa.

6. Zakazane jest dostarczanie treści sprzecznych z dobrymi obyczajami, w tym godzących w zasady rzetelności naukowej.
7. Zakazane jest dostarczanie treści niestanowiących Dokumentów w rozumieniu niniejszego Regulaminu.
8. Zdeponowanie tekstu już wcześniej opublikowanego do którego autor nie ma praw autorskich majątkowych (np. przeniósł je na wydawcę lub udzielił wydawcy licencji wyłącznej) wymaga zgody wydawcy. Zaleca się autorom sprawdzenie swoich umów z wydawcą lub polityki wydawcy w zakresie upubliczniania prac w repozytorium instytucjonalnym.

§ 4. Polityka udostępniania

1. Repozytorium dostępne jest bez rejestracji dla każdego użytkownika Internetu.
2. Dostęp do Dokumentów z założenia jest otwarty dla wszystkich zainteresowanych.
3. Dopuszcza się ograniczanie udostępniania niektórych Dokumentów wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.
4. Korzystanie z Repozytorium jest nieodpłatne.
5. Metadane są udostępniane bez ograniczeń przez Internet.
6. Dokumenty są udostępniane zgodnie z licencjami udzielonymi przez depozytariuszy Repozytorium.
7. Korzystanie z Dokumentów oznaczonych jako udostępnione na Licencjach Creative Commons jest dozwolone zgodnie z postanowieniami każdej z tych licencji (odpowiednio).
8. Korzystanie z Dokumentów, które nie zostały oznaczone jako udostępnione na licencji Creative Commons jest możliwe zgodnie z właściwymi przepisami o dozwolonym użytku lub o innych swobodach użytkowników przewidzianych w przepisach prawa (użytek własny, cele naukowe, dydaktyczne lub edukacyjne), a korzystanie w szerszym zakresie wymaga uzyskania zgody uprawnionego.
9. Warunkiem wykorzystania wszystkich Dokumentów jest podanie: nazwiska autora/ów, tytułu i pełnych danych bibliograficznych wraz z adresem internetowym do strony Repozytorium.

§ 5. Polityka archiwizowania

1. Zasób Repozytorium będzie przechowywany bezterminowo z zachowaniem polityki bezpieczeństwa danych,
2. Dokumenty zdeponowane w Repozytorium nie podlegają wycofaniu przez autorów.
3. W wyjątkowych przypadkach zdeponowane Dokumenty mogą być przesunięte do archiwum zamkniętego lub zaktualizowane na uzasadnioną prośbę autora.
4. Dokumenty naruszające niniejszy Regulamin mogą być usunięte przez redaktora Repozytorium bez zgody autora. Dotyczy to głównie zasobów do których zostało zgłoszone naruszenie praw autorskich. 

§ 6. Reklamacje, zapytania i uwagi

1. W przypadku jakichkolwiek reklamacji należy je zgłosić drogą elektroniczną na adres:

repozytorium@ug.edu.pl

lub listem poleconym na adres:
Biblioteka Uniwersytetu Gdańskiego
ul. Wita Stwosza 53
80-308 Gdańsk

2. Zgłoszenie powinno zawierać oznaczenie zgłaszającego umożliwiające jego identyfikację oraz krótki opis problemu.
3. Zgłoszenie zostanie rozpatrzone niezwłocznie, o czym zgłaszający zostanie powiadomiony na adres podany w zgłoszeniu.