Zarządzenie nr 148/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 21 grudnia 2020 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Gdańskiego

Zarządzenie nr 148/R/20
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
21 grudnia 2020 roku
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Gdańskiego

Niniejszy akt normatywny NIE obowiązuje

Data wejścia w życie:

poniedziałek, 21 grudnia 2020 roku

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 85 ze zm.) oraz § 70 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 roku (ze zm.) – zarządza się, co następuje:

§ 1.

Wprowadza się Regulamin Organizacyjny Uniwersytetu Gdańskiego stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

1. Regulamin, o którym mowa w § 1 obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku.

2. Dostosowanie zadań jednostek organizacyjnych oraz stosunków pracy pracowników nastąpi zgodnie z odrębnymi przepisami.

§ 3.

Traci moc zarządzenie nr 94/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 1 września 2020 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 4.

Zrządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Piotr Stepnowski

Regulamin Organizacyjny

Uniwersytetu Gdanskiego

załącznik do Zarządzenia nr 148/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego

Dział 1. Przepisy ogólne

§ 1.

1. Niniejszy Regulamin określa:

1) strukturę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego oraz podział zadań w ramach tej struktury;

2) organizację oraz zasady działania administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

2. Do zakresu działania Uniwersytetu należą w szczególności sprawy określone w Ustawie z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, przepisach wykonawczych do tej Ustawy oraz Statucie Uniwersytetu Gdańskiego.

3. Przez użyte w niniejszym Regulaminie określenia należy rozumieć:

1) Ustawa – ustawę z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (ze zm.);

2) Statut – Statut Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 roku (ze zm.);

3) Uniwersytet – Uniwersytet Gdański;

4) Jednostka – jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 2.

1. Strukturę organizacyjną Uniwersytetu określa Rektor.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych Rektor może powierzyć odpowiednio:

1) Prorektorowi ds. Badań Naukowych;

2) Prorektorowi ds. Studentów i Jakości Kształcenia;

3) Prorektorowi ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym;

4) Prorektorowi ds. Współpracy Międzynarodowej;

5) właściwemu Dziekanowi;

6) właściwemu Dyrektorowi Szkoły Doktorskiej;

7) Kwestorowi;

8) Kanclerzowi.

3. Schemat organizacyjny Uniwersytetu, uwzględniający przyporządkowanie jednostek organizacyjnych zgodnie z zasadą, o której mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

4. Schemat organizacyjny wydziałów, jednostek ogólnouniwersyteckich oraz jednostek powiązanych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

5. Szczegółową strukturę administracji Uniwersytetu Gdańskiego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

Dział 2. Zasady organizacji wewnętrznej Uniwersytetu

Rozdział 1. Przepisy wewnętrzne

§ 3.

1. W Uniwersytecie obowiązują:

1) akty normatywne powszechnie obowiązujące;

2) wewnętrzne akty prawne.

2. Wewnętrzne akty prawne wydawane są w formie pisemnej przez Radę Uniwersytetu Gdańskiego, Senat, Rady Dyscyplin Naukowych, Rektora lub inne osoby działające na podstawie upoważnień wynikających z przepisów prawa lub ze szczegółowych upoważnień Rektora, udzielanych w ramach ogólnych kompetencji Rektora do kierowania Uniwersytetem.

3. Wewnętrzne akty prawne to:

1) uchwały;

2) zarządzenia.

4. W Uniwersytecie również wydawane są decyzje i komunikaty.

5. Uchwały rozstrzygają w szczególności sprawy, o których mowa w Ustawie oraz Statucie Uniwersytetu.

6. Zarządzeniami regulowane są zasadnicze dla Uniwersytetu sprawy wymagające trwałego unormowania.

7. Decyzjami rozstrzyga się sprawy o charakterze indywidualnym, lub których czas obowiązywania jest ściśle określony. Komunikatami podawane są do wiadomości pracowników, studentów i doktorantów informacje o bieżącej działalności Uniwersytetu.

§ 4.

1. Wszystkie jednostki organizacyjne zobowiązane są do merytorycznego opracowywania projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie swojej działalności.

2. Zasady opracowywania i wydawania wewnętrznych aktów prawnych w Uniwersytecie Gdańskim określa Rektor.

§ 5.

Wewnętrzne akty prawne oraz informacje o Uniwersytecie są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem: bip.ug.edu.pl

Rozdział 2. Zasady obsługi administracyjnej Rektora oraz organów kolegialnych Uniwersytetu

§ 6.

Obsługę administracyjną Rektora zapewnia sekretariat Rektora.

§ 7.

1. Obsługę administracyjną Senatu oraz Rady Uniwersytetu Gdańskiego sprawuje Biuro Organizacji.

2. Obsługę administracyjną rady dyscypliny naukowej zapewnia dziekan wydziału, na którym zatrudniony jest przewodniczący tej rady. Zadania jednostki obsługującej radę obejmują w szczególności:

1) Prowadzenie dokumentacji związanej z postępowaniami o nadanie stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego.

2) Rejestrację prowadzonych postępowań o nadanie stopni naukowych.

3) Koordynowanie współpracy z recenzentami zewnętrznymi (przesyłanie dokumentacji, informowanie o posiedzeniach rady, opracowywanie umów i innych niezbędnych dokumentów).

4) Umieszczanie informacji dotyczących prowadzonych postępowań o nadanie stopni naukowych na stronach BIP.

5) Informowanie członków rady o posiedzeniach i ich protokołowanie.

6) Opracowywanie wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia posiedzenia rady naukowej dyscypliny.

7) Obsługę posiedzeń rady dyscypliny (przygotowanie materiałów, zapewnienie sali).

8) Współpraca z Biurem Nauki w zakresie prowadzonych postępowań o nadanie stopni naukowych (dyplomy naukowe oraz system POL-on).

Dział 3. Struktura organizacyjna Uniwersytetu i podział zadań w ramach tej struktury

Rozdział 1. Struktura organizacyjna

§ 8.

1. Jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu są jednostki badawcze, badawczo-rozwojowe, dydaktyczne oraz administracyjne.

2. W strukturze organizacyjnej Uniwersytetu działają ponadto inne jednostki organizacyjne, w szczególności: jednostki międzyuczelniane oraz jednostki wspólne z innymi podmiotami, w tym z instytucjami naukowymi.

3. Uniwersytet prowadzi Uniwersyteckie Liceum Ogólnokształcące oraz Przedszkole Uniwersyteckie a także współpracuje z innymi zewnętrznymi jednostkami organizacyjnymi (załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)

4. Uniwersytet ustanowił fundacje:

1) Fundację Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego;

2) Fundację im. Johanna Gottfrieda Herdera;

3) Fundację Absolwentów i Studentów Uniwersytetu Gdańskiego.

5. Zasady tworzenia, przekształcania i likwidowania jednostek badawczych, badawczo-rozwojowych i dydaktycznych określa Statut. Wzór wniosku o utworzenie, przekształcenie lub likwidację tych jednostek stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.

6. Zasady tworzenia, przekształcania i likwidowania jednostek administracyjnych określa § 59 niniejszego Regulaminu.

§ 9.

Jednostkami organizacyjnymi badawczymi, badawczo-rozwojowymi oraz dydaktycznymi Uniwersytetu są:

1. wydziały:

a) Wydział Biologii,

b) Wydział Chemii,

c) Wydział Ekonomiczny,

d) Wydział Filologiczny,

e) Wydział Historyczny,

f) Wydział Matematyki, Fizyki i Informatyki,

g) Wydział Nauk Społecznych,

h) Wydział Oceanografii i Geografii,

i) Wydział Prawa i Administracji,

j) Wydział Zarządzania,

k) Międzyuczelniany Wydział Biotechnologii UG i GUMed;

2. szkoły doktorskie:

a) Szkoła Doktorska Nauk Humanistycznych i Społecznych,

b) Szkoła Doktorska Nauk Ścisłych i Przyrodniczych,

c) Międzyuczelniana Szkoła Doktorska UG i GUMed;

3. jednostki ogólnouniwersyteckie:

a) międzywydziałowe:

- Centrum Języków Obcych,

- Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu;

b) pozawydziałowe:

- Biblioteka,

- Wydawnictwo,

- Centrum Studiów Azji Wschodniej,

- Centrum Transferu Technologii,

- Centrum Analiz i Ekspertyz,

- Centrum Zrównoważonego Rozwoju,

- Gdańskie Centrum Zasobów Biologicznych,

- Akademickie Centrum Kultury,

- Gdański Uniwersytet Trzeciego Wieku,

- Centrum Doskonalenia Dydaktycznego i Tutoringu,

- Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej,

- Akademickie Centrum Wsparcia Psychologicznego,

- Centrum Herdera,

- Centrum Komunikacji i Promocji,

- Centrum Produkcji Filmowej i Dokumentalnej,

- Gazeta Uniwersytecka,

- Radio Mors,

- Archiwum UG.

§ 10.

Jednostkami organizacyjnymi prowadzonymi wspólne z innymi podmiotami są:

1) Instytut Konfucjusza;

2) Międzynarodowe Centrum Badań nad Szczepionkami Przeciwnowotworowymi;

3) Międzynarodowe Centrum Teorii Technologii Kwantowych.

§ 11.

Jednostki administracyjne oraz ich zadania określa Dział 5. niniejszego Regulaminu.

§ 12.

Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu wraz z symbolami tych jednostek określa załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział 2. Podział zadań w ramach struktury organizacyjnej

§ 13.

Podział zadań w ramach struktury organizacyjnej Uniwersytetu określają, z zachowaniem zasad ustalonych w Statucie, niniejszy regulamin organizacyjny, regulaminy poszczególnych jednostek lub odrębne wewnętrzne akty prawne.

§ 14. Kierownik jednostki organizacyjnej

1. Kierownik jednostki organizacyjnej jest przełożonym pracowników danej jednostki i odpowiada za wykonanie wyznaczonych jej zadań.

2. Do podstawowych obowiązków kierowników jednostek należy w szczególności:

1) organizowanie, kontrolowanie i usprawnianie pracy podległych pracowników w celu rzetelnego i terminowego wykonywania zadań wchodzących w zakres działania jednostki;

2) wykonywanie czynności kontroli zarządczej w tym zarządzanie ryzykiem;

3) bieżące zapoznawanie się z obowiązującymi przepisami prawa i ich stosowanie;

4) zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bezpieczeństwie i higienie pracy oraz właściwej ochronie przeciwpożarowej;

5) wnioskowanie w sprawach indywidualnych dotyczących pracowników jednostki;

6) kontrolowanie właściwego wykorzystania, zabezpieczenia i rozliczenia mienia powierzonego jednostce;

7) zapewnienie właściwego sposobu prowadzenia dokumentacji jednostki oraz jej zabezpieczania, przechowywania i przekazywania do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego;

8) wykonywanie innych czynności związanych z zajmowanym stanowiskiem.

3. Kierownicy jednostek ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód wynikłych z niedopełnienia lub zaniechania wykonania swoich obowiązków oraz nieegzekwowania posiadanych uprawnień.

4. Kierownika jednostki organizacyjnej, w czasie jego nieobecności, zastępuje wyznaczony pracownik.

5. Przekazywanie i przejmowanie obowiązków służbowych przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz przez innych pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, odbywa się w formie protokołu. Sprawy związane z odpowiedzialnością za mienie Uczelni określa Instrukcja Kanclerza.

§ 15.

1. Szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania przydziela w zakresie obowiązków pracownikowi kierownik, w porozumieniu z przełożonym nadzorującym daną jednostkę organizacyjną.

2. Do podstawowych obowiązków pracowników jednostek należy w szczególności:

1) wykonywanie pracy określonej przez bezpośredniego przełożonego w zakresie obowiązków;

2) zaznajamianie się i stosowanie przepisów prawa dotyczących wykonywanych zadań;

3) pogłębianie wiedzy niezbędnej do wykonywania pracy, podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz dbanie o jakość wykonywanej pracy;

4) przestrzeganie ustalonego porządku i organizacji pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bezpieczeństwie i higienie pracy oraz właściwej ochronie przeciwpożarowej;

5) dbanie o powierzone mienie;

6) wykonywanie poleceń służbowych przełożonych;

7) współdziałanie z innymi pracownikami Uczelni.

Rozdział 3. Zadania osób sprawujących funkcje kierownicze

§ 16. Prorektor ds. Badań Naukowych

1. Prorektor ds. Badań Naukowych sprawuje nadzór nad następującymi jednostkami organizacyjnymi: Biblioteką UG, Wydawnictwem UG oraz Centrum Studiów Azji Wschodniej.

2. Prorektorowi ds. Badań Naukowych podlegają następujące jednostki administracji centralnej: Biuro Nauki, Biuro Rzecznika Rzetelności Naukowej, Biuro ds. Systemu POL-on.

§ 17. Prorektor ds. Studentów i Jakości Kształcenia

1. Prorektor ds. Studentów i Jakości Kształcenia sprawuje nadzór nad następującymi jednostkami organizacyjnymi: Akademickim Centrum Kultury Alternator, Gdańskim Uniwersytetem Trzeciego Wieku, Centrum Języków Obcych, Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu, Centrum Doskonalenia Dydaktycznego i Tutoringu, Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej, Akademickim Ośrodkiem Pomocy Psychologicznej.

2. Prorektorowi ds. Studenckich i Kształcenia podlegają następujące jednostki administracji centralnej: Biuro Kształcenia, Biuro Jakości Kształcenia, Biuro Rekrutacji, Biuro Stypendialne, Biuro Osób z Niepełnosprawnością.

§ 18. Prorektor ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym

1. Prorektor ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym sprawuje nadzór nad Centrum Transferu Technologii, Centrum Analiz i Ekspertyz, Centrum Zrównoważonego Rozwoju, Gdańskim Centrum Zasobów Biologicznych.

2. Prorektorowi podlegają następujące jednostki administracji centralnej: Biuro Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym, Biuro Projektów, Biuro Innowacji i Ekotechnologii.

§ 19. Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej

1. Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej sprawuje nadzór nad Instytutem Konfucjusza oraz Centrum Herdera.

2. Prorektorowi podlegają następujące jednostki administracji centralnej: Biuro Współpracy Międzynarodowej oraz Biuro Projektu European University of the Seas – SEA-EU.

§ 20.

Rektor określi, w drodze zarządzenia zakresy obowiązków i uprawnień prorektorów, w zakresie reprezentacji Uniwersytetu i prowadzenia jego spraw.

§ 21. Dziekan i prodziekan

1. Dziekan sprawuje nadzór nad wydziałem i jednostkami organizacyjnymi w strukturze tego wydziału. Szczegółowe zadania dziekana określa Statut.

2. Szczegółowy zakres obowiązków prodziekana określa dziekan.

§ 22. Dyrektor Szkoły Doktorskiej i jego zastępca

1. Dyrektor Szkoły Doktorskiej sprawuje nadzór nad szkołą doktorską.

2. Zadania dyrektora szkoły doktorskiej określa regulamin szkoły doktorskiej.

3. Szczegółowy zakres obowiązków zastępcy dyrektora szkoły określa dyrektor.

§ 23. Dyrektor CJO i CWFiS

1. Dyrektor Centrum Języków Obcych oraz Dyrektor Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu sprawują nadzór nad działalnością tych jednostek.

2. Szczegółowe zadania dyrektorów określa Statut oraz regulaminy tych jednostek.

Dział 4. Organizacja oraz zasady działania jednostek badawczych, badawczo-rozwojowych oraz dydaktycznych Uniwersytetu

Rozdział 1. Jednostki podlegające bezpośrednio Rektorowi

§ 24.

Jednostkami podlegającymi bezpośrednio Rektorowi są: wydziały, szkoły doktorskie, Międzynarodowe Centrum Badań nad Szczepionkami Przeciwnowotworowymi, Międzynarodowe Centrum Teorii Technologii Kwantowych, Centrum Komunikacji i Promocji, Centrum Produkcji Filmowej i Dokumentalnej, Gazeta Uniwersytecka, Radio MORS oraz Archiwum UG.

§ 25. Wydziały

1. Wydziały Uniwersytetu, zgodnie z postanowieniami Statutu, kształcą studentów w szczególności na studiach pierwszego i drugiego stopnia lub jednolitych studiach magisterskich, prowadzą działalność naukową oraz realizują strategię rozwoju wydziału.

2. Wydziały dzielą się na mniejsze jednostki organizacyjne m.in. instytuty, katedry, zakłady, pracownie – zgodnie z prowadzoną działalnością badawczą i dydaktyczną. Szczegółowy wykaz wydziałowych jednostek organizacyjnych określa załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.

§ 26. Szkoły doktorskie

1. Szkoły doktorskie Uniwersytetu działają na podstawie odrębnego Regulaminu uchwalonego przez Senat.

2. Międzyuczelniana Szkoła Doktorska Biotechnologii UG i GUMed działa na podstawie umowy z Gdańskim Uniwersytetem Medycznym oraz Regulaminu uchwalonego przez Senat.

3. W szkołach działa Sekcja Obsługi Administracyjnej Szkół Doktorskich, która prowadzi obsługę wszystkich szkół doktorskich działających w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 27. Międzynarodowe Centrum Badań nad Szczepionkami Przeciwnowotworowymi

1. Międzynarodowe Centrum Badań nad Szczepionkami Przeciwnowotworowymi jest wspólną jednostką badawczą Uniwersytetu Gdańskiego oraz Uniwersytetu w Edynburgu utworzoną na podstawie umowy o współpracy dotyczącej działań badawczych i edukacyjnych w zakresie terapii przeciwnowotworowych pomiędzy Uniwersytetem Gdańskim i Uniwersytetu w Edynburgu.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 28. Międzynarodowe Centrum Teorii Technologii Kwantowych

1. Międzynarodowe Centrum Teorii Technologii Kwantowych jest wspólną jednostką badawczą Uniwersytetu Gdańskiego i Instytutu Optyki Kwantowej i Informacji Kwantowej Austriackiej Akademii Nauk utworzoną na podstawie międzynarodowej umowy o współpracy pomiędzy Uniwersytetem Gdańskim a Instytutem Optyki Kwantowej i Informacji Kwantowej Austriackiej Akademii Nauk.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 29. Centrum Komunikacji i Promocji

1. Centrum Komunikacji i Promocji działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

2. W strukturze organizacyjnej Centrum funkcjonują:

1) Zespół Prasowy;

2) Zespół Promocji.

§ 30. Gazeta Uniwersytecka

Gazeta Uniwersytecka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 31. Radio MORS

Radio MORS działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 32. Centrum Produkcji Filmowej i Dokumentalnej

Centrum Produkcji Filmowej i Dokumentalnej działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 33. Archiwum UG

Archiwum UG działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora. Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej.

Rozdział 2. Jednostki podlegające bezpośrednio Prorektorowi ds. Badań Naukowych

§ 34.

Ogólnouniwersyteckimi jednostkami podlegającymi Prorektorowi ds. Badań Naukowych są: Biblioteka, Wydawnictwo oraz Centrum Studiów Azji Wschodniej.

§ 35. Biblioteka UG

1. Biblioteka UG jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną, pełni funkcję biblioteki naukowej.

2. Zadania oraz strukturę wewnętrzną Biblioteki określa jej Regulamin, uchwalony przez Radę Biblioteczną i zatwierdzony przez Senat.

§ 36. Wydawnictwo UG

1. Wydawnictwo UG jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną, prowadzi obsługę procesu edytorskiego podręczników akademickich, monografii, publikacji ciągłych oraz dokumentacyjno-informacyjnych ze wszystkich dziedzin wiedzy objętych działalnością badawczą i dydaktyczną Uniwersytetu Gdańskiego.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu zatwierdzonego przez Senat.

§ 37. Centrum Studiów Azji Wschodniej

1. Centrum Studiów Azji Wschodniej jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

Rozdział 3. Jednostki podlegające bezpośrednio Prorektorowi ds. Studentów i Jakości Kształcenia

§ 38.

Ogólnouniwersyteckimi jednostkami podlegającymi Prorektorowi ds. Studentów i Jakości Kształcenia są: Akademickie Centrum Kultury Alternator, Gdański Uniwersytet Trzeciego Wieku, Centrum Języków Obcych, Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu, Centrum Doskonalenia Dydaktycznego i Tutoringu, Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej, Akademickie Centrum Wsparcia Psychologicznego.

§ 39. Akademickie Centrum Kultury Alternator

Akademickie Centrum Kultury Alternator jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 40. Gdański Uniwersytet Trzeciego Wieku

Gdański Uniwersytet Trzeciego Wieku jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 41. Centrum Języków Obcych

1. Centrum Języków Obcych, jako międzywydziałowa jednostka ogólnouniwersytecka, świadczy usługi w zakresie nauczania języków obcych oraz tłumaczeń.

2. Obsługę administracyjną jednostki prowadzi Biuro Centrum Języków Obcych.

3. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 42. Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu

1. Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu, jako międzywydziałowa jednostka ogólnouniwersytecka, organizuje i rozwija działalność dydaktyczną w zakresie wychowania fizycznego i sportu.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 43. Centrum Doskonalenia Dydaktycznego i Tutoringu

Centrum Doskonalenia Dydaktycznego i Tutoringujest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 44. Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej

1. Centrum Aktywności Studenckiej i Doktoranckiej jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

2. W strukturze Centrum działają:

1) Biuro Parlamentu Studentów;

2) Biuro Rady Doktorantów;

3) Biuro Karier,

4) Czasopismo „Progress”.

§ 45. Akademickie Centrum Wsparcia Psychologicznego

Akademicki Centrum Wsparcia Psychologicznego jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Z pomocy Ośrodka korzystać mogą studenci i doktoranci Uniwersytetu Gdańskiego. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

Rozdział 4. Jednostki podlegające bezpośrednio Prorektorowi ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym

§ 46. Centrum Transferu Technologii

Centrum Transferu Technologii jest ogólnouniwersytecką jednostką podlegającą Prorektorowi ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu zatwierdzonego przez Senat.

§ 47. Centrum Analiz i Ekspertyz

Centrum Analiz i Ekspertyz jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 48. Centrum Zrównoważonego Rozwoju

Centrum Zrównoważonego Rozwoju jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

§ 49. Gdańskie Centrum Zasobów Biologicznych

Gdańskie Centrum Zasobów Biologicznych jest ogólnouniwersytecką, pozawydziałową jednostką organizacyjną. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

Rozdział 5. Jednostki podlegające bezpośrednio Prorektorowi ds. Współpracy Międzynarodowej

§ 50. Instytut Konfucjusza

1. Instytut Konfucjusza jest wspólną jednostką badawczo-dydaktyczną utworzoną na postawie porozumienia z Centralą Instytutów Konfucjusza (Confucius Institute Headquarters of China) w celu wspierania nauczania i promocji nauki języka chińskiego, popularyzacji kultury chińskiej, a także umacniania współpracy o charakterze naukowym pomiędzy Rzeczpospolitą Polską a Chińską Republiką Ludową.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu zatwierdzonego przez Senat.

§ 51. Centrum Herdera

1. Centrum Herdera jest ogólnouniwersytecką pozawydziałową jednostką organizacyjną podlegającą Prorektorowi ds. Współpracy Międzynarodowej. Centrum propaguje naukę języka niemieckiego w Uniwersytecie oraz prowadzi badania naukowe nad kulturą, językiem oraz literaturą niemiecką.

2. Jednostka działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora.

Dział 5. Organizacja oraz zasady działania administracji Uniwersytetu

Rozdział 1. Ogólne zasady działania administracji Uniwersytetu

§ 52.

Zadaniem administracji Uniwersytetu jest:

1) realizacja działań o charakterze administracyjnym, finansowym, gospodarczym, technicznym i usługowym, dla stwarzania warunków jak najlepszego wykonywania zadań Uniwersytetu w zakresie dydaktyki i badań naukowych;

2) organizowanie działalności socjalnej dla pracowników, studentów i doktorantów;

3) uczestniczenie w zarządzaniu mieniem Uniwersytetu.

§ 53.

1. Jednostki organizacyjne administracji są podporządkowane Rektorowi bezpośrednio lub za pośrednictwem prorektorów, Kanclerza lub Kwestora.

2. Jednostki administracyjne na wydziałach oraz w jednostkach ogólnouniwersyteckich podlegają dziekanom lub kierownikom tych jednostek w zakresie wynikającym z ich kompetencji.

§ 54.

1. Decyzje i polecenia mogą być wydawane jednostkom organizacyjnym administracji wyłącznie przez Rektora, prorektorów, Kanclerza i zastępców Kanclerza oraz Kwestora i jego zastępców – zgodnie z kompetencjami.

2. Rektor, w porozumieniu z Kanclerzem, może upoważnić kierowników jednostek administracyjnych do podejmowania w jego imieniu określonych decyzji lub wydawania poleceń.

§ 55.

1. Administracją Uczelni zarządza Kanclerz w zakresie określonym przez Statut, niniejszy Regulamin oraz udzielone przez Rektora pełnomocnictwa.

2. Pracę jednostek administracyjnych organizują ich kierownicy.

3. Administracja Uczelni dzieli się na:

1) administrację centralną;

2) administrację wydziałową;

3) administrację ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych.

§ 56.

1. Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Uczelni od strony organizacyjnej, technicznej i zarządczej.

2. Jednostki organizacyjne wykonują zadania odpowiednio do zakresu swojego działania.

3. Rektor, prorektorzy, dziekani oraz Kanclerz i jego zastępcy mogą doraźnie ustalać dla określonej podległej jednostki dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, niezawarte w jej zakresie działania.

§ 57.

1. W ramach działalności jednostek ich kierownicy i pracownicy są zobowiązani ściśle ze sobą współpracować.

2. W przypadku spraw, których opracowanie i realizacja wymaga współdziałania kilku jednostek, koordynacja pracy należy do kierownika jednostki, w której zakresie działania mieści się zagadnienie podstawowe.

3. W celu wykonania zadania wykraczającego poza rzeczowy zakres działania jednej jednostki, odpowiednio Rektor, dziekan, Kanclerz lub Kwestor może powołać zespół składający się z pracowników jednostek właściwych merytorycznie, wyznaczyć osobę kierującą zespołem, określić zadania zespołu oraz termin jego wykonania.

§ 58.

Do zadań jednostek należy w szczególności:

1) zapewnienie warunków do realizacji zadań statutowych Uczelni;

2) realizacja Misji i Strategii rozwoju Uczelni;

3) identyfikacja, ocena i ochrona przed negatywnymi skutkami występującego ryzyka;

4) dbałość o dobry wizerunek Uniwersytetu;

5) rzetelne prowadzenie dokumentacji jednostki;

6) przygotowywanie postępowań o zamówienie publiczne, związanych z działalnością jednostki;

7) realizacja zadań określonych niniejszym Regulaminem oraz innymi wewnętrznymi aktami prawnymi.

§ 59.

1. Strukturę administracji centralnej oraz ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych dostosowaną do aktualnych celów i zadań Uczelni na wniosek Kanclerza tworzy Rektor.

2. Strukturę administracji wydziałowej na wniosek dziekana tworzy Rektor. Przykładowy podział organizacyjny wydziałowych jednostek administracji oraz ich zadania określa załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

3. Administracja ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych działa na podstawie regulaminów tych jednostek.

§ 60.

1. Jednostki organizacyjne administracji centralnej oraz administracji ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie nadzoru merytorycznego podlegają:

1) Rektorowi lub wskazanemu przez Rektora prorektorowi;

2) Kanclerzowi lub wskazanemu przez Kanclerza jego zastępcy.

2. Podziału kompetencji pomiędzy Rektora, prorektorów i Kanclerza w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych dokonuje Rektor.

3. Podziału kompetencji pomiędzy zastępców Kanclerza w odniesieniu do podległych im jednostek dokonuje Kanclerz w uzgodnieniu z Rektorem.

§ 61.

Jednostkami administracji centralnej oraz administracji ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych Uczelni są w szczególności: centra, działy, biura, sekcje, straż uniwersytecka, sekretariaty, stanowiska, zespoły, ośrodki.

§ 62.

Jednostkami administracji wydziałowej Uczelni są w szczególności dziekanaty, biura dziekana i inne.

Rozdział 2. Jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu podległe Rektorowi

§ 63.

Przy Rektorze funkcjonuje Sekretariat, który zapewnia obsługę administracyjną oraz merytoryczną Rektora oraz Rady Rektora i wykonuje swoje zadania we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi.

§ 64. Centrum Spraw Pracowniczych

1. Do zakresu działania Centrum Spraw Pracowniczych należy realizacja podstawowych zadań Uczelni w zakresie pracowniczym i płacowym niezastrzeżonym do właściwości innych jednostek organizacyjnych a w szczególności:

1) prowadzenie niezbędnej ewidencji i dokumentacji pracowniczej;

2) prowadzenie akt osobowych;

3) udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych.

2. Strukturę Centrum Spraw Pracowniczych tworzą:

1) Dział Kadr;

2) Dział Płac;

3) Dział Spraw Socjalnych;

4) Biuro Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia;

5) Sekcja Szkoleń.

3. Dział Kadr:

1) We współpracy z właściwymi organami oraz kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu realizuje założenia uczelnianej polityki personalnej.

2) Prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy wszystkich pracowników.

3) Prowadzi ewidencję i akta osobowe pracowników.

4) Wydaje świadectwa pracy, legitymacje służbowe, dokumenty poświadczające zatrudnienie.

5) Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczeń społecznych pracowników.

6) Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin pracowników podlegających tym ubezpieczeniom.

7) Wykonuje czynności związane z kontrolą zwolnień lekarskich pod względem ich formalnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz na wniosek kierowników jednostek organizacyjnych występuje do ZUS o kontrolę prawidłowości wykorzystywania tych zwolnień.

8) Służy pomocą przy kompletowaniu dokumentów emerytalnych i rentowych pracowników.

9) Prowadzi wnioskowane sprawy dotyczące awansów, odznaczeń i nagród pracowników.

10) Współuczestniczy w opracowywaniu i doskonaleniu zasad wynagradzania i premiowania pracowników oraz przygotowuje dokumentację służącą do naliczania nagród jubileuszowych i dodatku za wysługę lat.

11) Organizuje i koordynuje sprawy okresowych ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

12) Współdziała z komisją wspierającą Kanclerza przy rozpatrywaniu odwołań od ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

13) Współdziała z Uczelnianą Komisją Odwoławczą ds. Oceny Nauczycieli.

4. Dział Płac:

1) Prowadzi kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową dokumentów stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń.

2) Sporządza listy wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz listy wypłat zasiłków ZUS.

3) Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową umów o dzieło i zlecenia oraz rachunków wystawionych na ich podstawie i sporządza listy wypłat wynagrodzeń określonych w tych umowach.

4) Oblicza świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz dokonuje ich rozliczeń z ZUS.

5) Oblicza i sporządza zestawienia wynagrodzeń w celu naliczenia emerytury lub renty.

6) Sporządza informacje dla ZUS o osiągniętym przychodzie emerytów i rencistów.

7) Przygotowuje wypłaty gotówkowe i bezgotówkowe wynagrodzeń.

8) Realizuje obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, ubezpieczenia zdrowotne oraz fundusz pracy naliczonych od wypłaconych wynagrodzeń i zasiłków.

9) W ramach obowiązków płatnika rozlicza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń oraz sporządza związaną z tym dokumentację.

10) Przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, listy płac, dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń, dokumentację rozliczeniową z ZUS, kopie informacji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych, zestawienia zbiorcze dotyczące wypłaconych wynagrodzeń.

11) Wystawia pracownikom zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia.

12) Udziela informacji związanych z wypłatami wynagrodzeń oraz obciążającymi je podatkiem i składkami ZUS.

5. Dział Spraw Socjalnych:

1) Prowadzi sprawy związane z administrowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy i regulaminy.

2) Zapewnia obsługę organizacyjną i biurową Komisji Socjalno-Mieszkaniowej, Komisji ds. Hoteli Asystenckich, Rad Mieszkańców tych hoteli.

3) Prowadzi sprawy związane z kwaterowaniem w hotelach asystenckich, zamieszkiwaniem w mieszkaniach służbowych, w tym nalicza należności oraz monitoruje związane z nimi rozliczenia.

4) Prowadzi rozliczenia związane ze świadczeniami pracowniczymi wynikającymi z przepisów kodeksu pracy oraz przepisów bhp.

5) Oblicza i przygotowuje dokumentację dotyczącą wypłaty ekwiwalentów za odzież ochronną dla pracowników Uczelni.

6) Zarządza Zespołem Hoteli Asystenckich oraz Ośrodkiem Wypoczynkowym w Łączynie.

6. Biuro Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia:

1) Pełni zadania służby bhp oraz prewencji pożarowej Uniwersytetu Gdańskiego.

2) Kontroluje warunki pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego, występuje do osób kierujących pracownikami z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadkowych i szkodliwości (uciążliwości) zawodowych oraz uchybień w zakresie bhp i ppoż., na bieżąco informuje pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych.

3) Dokonuje okresowych ocen i analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawia propozycje przedsięwzięć techniczno-organizacyjnych poprawiających warunki pracy oraz stan bezpieczeństwa pożarowego.

4) Bierze udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wypadków studenckich podczas zajęć organizowanych przez Uczelnię, opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z dochodzeń powypadkowych, kontroluje realizację tych wniosków, a także sporządza dokumentację wypadków w drodze do pracy i z pracy.

5) Prowadzi rejestry wypadków pracowników i studentów, a także zachorowań na choroby zawodowe.

6) Bierze udział w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i w ustalaniu stanowisk pracy do wykonania pomiarów i badań środowiska pracy, prowadzi karty pomiarów i rejestry tych badań.

7) Bierze udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych bhp, ustalaniu zakresu obowiązków - w zakresie bhp - osób kierujących pracownikami. Opiniuje szczegółowe instrukcje bhp na poszczególnych stanowiskach pracy, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego, oceny, ekspertyzy i inne z zakresu ochrony ppoż. oraz prowadzi doradztwo w ww. zakresie.

8) Prowadzi szkolenia wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla nowo przyjmowanych pracowników Uniwersytetu oraz bierze udział w organizowaniu szkoleń w zakresie bhp, pierwszej pomocy oraz ochrony przeciwpożarowej.

9) Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi przez Rektora do realizacji nakazów, wystąpień, decyzji i zaleceń organów kontroli zewnętrznej nad warunkami pracy.

10) Współdziała z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników oraz przeglądach stanowisk pracy z lekarzem.

11) Uczestniczy w konsultacjach w zakresie bhp i w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz komisjach powołanych do oceny bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu bezpieczeństwa pożarowego.

12) Bierze udział w opiniowaniu projektów inwestycyjnych budowy, przebudowy, modernizacji i remontów oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów oraz uczestniczy w komisjach odbiorczych tych obiektów i urządzeń.

7. Sekcja Szkoleń:

1) Bada, analizuje i diagnozuje potrzeby szkoleniowe pracowników Uczelni oraz kontroluje ich efektywność.

2) Opracowuje i realizuje założenia uczelnianego planu szkolenia zawodowego pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

3) Tworzy roczny plan szkoleń i monitoruje ich realizację.

4) Przygotowuje projekty umów dotyczących dokształcania.

5) Monitoruje proces dokształcania pracowników.

6) Opracowuje zasady doboru i weryfikuje zleceniobiorców szkoleń.

7) Opracowuje procedury tworzenia grup trenerów wewnętrznych.

8) Inicjuje, organizuje szkolenia otwarte w zależności od potrzeb Uczelni.

9) Pozyskuje środki na szkolenia i dokształcanie z powiatowych urzędów pracy, Unii Europejskiej i innych źródeł.

10) Współpracuje z Urzędami Pracy w zakresie programów szkoleniowych.

11) Analizuje oferty szkoleniowe Urzędów Pracy oraz innych organizacji.

12) Opracowuje sprawozdania z realizacji planów szkoleniowych.

§ 65. Biuro Prawne

1. Udziela kierownictwu Uniwersytetu i zainteresowanym jednostkom organizacyjnym opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.

2. Informuje zainteresowane jednostki organizacyjne o:

1) zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie ich działania,

2) nieprawidłowościach w ich działalności w zakresie przestrzegania prawa i o konsekwencjach z tego wynikających.

3. Przygotowuje i prowadzi sprawy przed sądami oraz zapewnia udział pełnomocnika Uniwersytetu w postępowaniu sądowym oraz przed innymi organami orzekającymi.

4. Udziela informacji o przepisach prawnych organizacjom studenckim i doktoranckim działającym w Uniwersytecie na ich wniosek.

5. Opiniuje pod względem prawnym projekty umów i innych aktów prawnych sporządzanych przez jednostki organizacyjne oraz uczestniczy w zespołach opracowujących projekty wewnętrznych aktów prawnych.

§ 66. Biuro Organizacji

1. W porozumieniu z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu opracowuje projekty wewnętrznych aktów normatywnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz odpowiada za dokonanie ostatecznych uzgodnień i redakcję projektów uchwał Senatu, uchwał Rady UG, zarządzeń Rektora i Kanclerza.

2. Prowadzi elektroniczną „Bazę Wewnętrznych Aktów Prawnych UG” oraz informuje jednostki organizacyjne o zmianach w prawie dotyczących działalności uczelni publicznych.

3. Dokonuje przeglądu uchwał Senatu, uchwał Rady UG, zarządzeń Rektora oraz zarządzeń Kanclerza pod względem ich aktualności.

4. Sprawuje merytoryczną opiekę nad stroną internetową Biuletynu Informacji Publicznej.

5. Aktualizuje strukturę organizacyjną Uniwersytetu w oparciu o uchwały Senatu i zarządzenia Rektora.

6. Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową posiedzeń Senatu oraz Rady UG.

7. Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Senackiej Komisji Organizacji i Rozwoju, Uczelnianej Komisji Wyborczej, Uczelnianej Komisji Oceniającej oraz innych, wskazanych przez Rektora, komisji i zespołów powołanych do opracowywania spraw doraźnych.

8. Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Rzecznika Dyscyplinarnego ds. Postępowania Etycznego Nauczycieli Akademickich, Rzecznika Dyscyplinarnego oraz Komisji Dyscyplinarnej ds. nauczycieli akademickich UG.

9. Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Pełnomocnika Rektora ds. przeciwdziałania mobbingowi.

10. Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową rzeczników oraz komisji dyscyplinarnych ds. studentów i doktorantów.

11. Współpracuje z Biurem Prawnym i sekretariatem Rektora w zakresie projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz prowadzi obsługę organizacyjną i biurową zewnętrznych kancelarii prawnych współpracujących z Uniwersytetem Gdańskim.

12. W oparciu o dane otrzymane od jednostek organizacyjnych sporządza projekt rocznego sprawozdania z działalności Uniwersytetu oraz roczne sprawozdanie ze sposobu załatwiania skarg i wniosków.

13. Prowadzi ewidencję pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez organy Uczelni oraz monitoruje ich aktualność w porozumieniu z Biurem Rektora.

14. Prowadzi rejestr doradców i pełnomocników Rektora.

15. Prowadzi rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz monitoruje ich realizację.

16. Opracowuje i aktualizuje „Skład osobowy UG”.

17. Prowadzi sprawy dotyczące pieczęci urzędowych UG oraz pieczątek służbowych.

§ 67. Biuro Audytu Wewnętrznego

1. Wspiera Rektora w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne, niezależne i konsekwentne działanie o charakterze zapewniającym i doradczym, służące poprawie skuteczności zarządzania, w tym zarządzania ryzykiem oraz ocenie systemu kontroli zarządczej.

2. Wykonuje zadania audytowe w zgodności z powszechnie uznawanymi standardami audytu wewnętrznego.

3. Opracowuje, oparte o analizę ryzyka, roczne plany audytu.

4. W zakresie zadań zapewniających dokonuje oceny, czy:

1) strategie, programy i cele statutowe są realizowane i osiągane;

2) ryzyko jest prawidłowo zidentyfikowane i zarządzane;

3) istotne informacje finansowe, zarządcze i operacyjne są dokładne i terminowe;

4) działania pracowników są zgodne z obowiązującymi procedurami oraz ustanowionymi standardami, w tym standardami kontroli zarządczej;

5) uwzględniane są interesy i priorytety interesariuszy.

5. Przeprowadza audyt wewnętrzny zlecony zgodnie z założeniami przekazanymi przez Ministra Finansów.

6. Monitoruje realizację zaleceń wydanych przez audytorów wewnętrznych.

7. Wykonuje czynności sprawdzające i doradcze wydanych zaleceń.

8. Współpracuje z audytorami zewnętrznymi i organami kontroli zewnętrznych w zakresie uzgodnionym z Rektorem.

9. Uczestniczy w przygotowaniu rocznych oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

§ 68. Biuro Kontroli Wewnętrznej

1. Przeprowadza planowe i doraźne kontrole działalności jednostek w celu zbadania efektywności i zgodności ich działania z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Opracowuje zalecenia pokontrolne.

3. Monitoruje i kontroluje wykonanie, przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu, zaleceń pokontrolnych wydanych przez podmioty kontrolujące.

4. Przygotowuje roczną informację o wynikach przeprowadzonych kontroli.

5. Sporządza dokumentację z przeprowadzonych kontroli, prowadzi książkę kontroli wewnętrznych, rejestruje i zabezpiecza oraz przechowuje materiały z przeprowadzonych kontroli.

6. Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi kontrolującymi działalność Uczelni.

§ 69. Biuro Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka

Biuro Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka realizuje całokształt zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem i bezpieczeństwem, tj. ochroną danych osobowych, bezpieczeństwem fizycznym i technicznym, bezpieczeństwem informacji, obronnością i zarządzaniem kryzysowym.

1) W zakresie zarządzania ryzykiem, Biuro:

a) koordynuje proces zarządzania ryzykiem w UG, w szczególności odpowiada za ewidencję, monitorowanie i raportowanie ryzyk UG;

b) wspomaga działania kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie identyfikacji i analizy ryzyka zagrażającego osiąganiu celów i zadań tych jednostek oraz jego ograniczanie;

c) opracowuje zasady i procedury zarządzania ryzykiem oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za monitorowanie poszczególnych grup ryzyka;

d) koordynuje proces analizy planów reagowania (środki zaradcze) na ryzyko związane z działalnością UG;

e) przygotowuje okresowe raporty dla Rektora przedstawiające aktualny stan ryzyk i mechanizmów kontrolnych (zabezpieczeń);

f) prowadzi rejestr ryzyk oraz rejestr zdarzeń UG;

g) odpowiada, we współpracy z Centrum Informatycznym, za rozwój i aktualizację Systemu Zarządzania Ryzykiem;

h) działa na rzecz podniesienia świadomości problematyki zarządzania ryzykiem, w tym przeprowadza szkolenia pracowników w zakresie efektywnego zarządzania ryzykiem.

2) W zakresie bezpieczeństwa:

a) w obszarze ochrony danych osobowych Biuro:

- monitoruje przestrzeganie RODO i innych przepisów Unii Europejskiej lub prawa polskiego w zakresie ochrony danych,

- prowadzi szkolenia i działania zwiększające świadomość oraz powiązane z tym audyty,

- tworzy i weryfikuje przestrzeganie przepisów wewnętrznych Uczelni w zakresie danych osobowych,

- zarządza incydentami naruszenia ochrony danych osobowych,

- współpracuje z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w tym pełni funkcję punktu kontaktowego dla ww. Prezesa w kwestiach związanych z przetwarzaniem oraz w stosownych przypadkach prowadzi konsultacje we wszelkich innych sprawach,

- prowadzi centralny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych w Uniwersytecie Gdańskim oraz, gdy ma to zastosowanie – rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora,

- prowadzi centralną ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, a także nadzoruje przyznawanie i odwoływanie uprawnień w tym zakresie,

- pełni rolę punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO;

b) w obszarze bezpieczeństwa fizycznego i technicznego Biuro:

- realizuje przedsięwzięcia mające na celu poprawę szeroko pojętego bezpieczeństwa studentów, pracowników i gości Uczelni oraz współpracuje z podmiotami zewnętrznymi mogącymi mieć wpływ na bezpieczeństwo i porządek na terenie Uczelni, m.in. organami bezpieczeństwa państwa oraz porządku publicznego, Strażą Pożarną, administracją zespoloną i samorządami terytorialnymi,

- podejmuje działania w celu zabezpieczenia Uczelni przed działaniami niekonwencjonalnymi i terrorystycznymi,

- nadzoruje realizację zabezpieczenia imprez odbywających się na terenie Uczelni oraz współpracuje w tym zakresie ze Strażą Uniwersytecką,

- koordynuje systemy w obszarach ochrony bezpośredniej osób i mienia, zabezpieczenia technicznego obiektów, bezpieczeństwa informacji oraz danych, ochrony informacji niejawnych, bezpieczeństwa systemu informatycznego Uczelni,

- koordynuje opracowywanie planów ochrony oraz ciągłości działania,

- podejmuje działania w celu wyeliminowania agresji lub dyskryminacji w stosunku do cudzoziemców,

- prowadzi szkolenia w zakresie bezpieczeństwa;

c) w obszarze bezpieczeństwa informacji Biuro:

- realizuje zadania w zakresie ochrony informacji niejawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- zapewnia ochronę informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,

- opracowuje plan ochrony informacji niejawnych i nadzoruje jego realizację,

- podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamiając o tym Rektora,

- prowadzi Kancelarię Dokumentów Niejawnych,

- zapewnia ochronę informacji Uniwersytetu Gdańskiego o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym lub innym posiadających wartość gospodarczą w rozumieniu tajemnicy przedsiębiorstwa,

- prowadzi szkolenia w zakresie bezpieczeństwa informacji;

d) w obszarze obronności i zarządzania kryzysowego Biuro:

- realizuje zadania wyznaczane przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz inne uprawnione organy w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego,

- współdziała z Pomorskim Urzędem Wojewódzkim, urzędami miejskimi oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie bezpieczeństwa, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego,

- realizuje zadania z zakresu systemu Stałego Dyżuru MNiSW oraz w przypadku wprowadzenia poszczególnych stopni alarmowych w rozumieniu ustawy o działaniach antyterrorystycznych przygotowuje i nadzoruje ich realizację na terenie Uczelni (w tym zakresie Dyżurny Stałego Dyżuru podlega bezpośrednio Rektorowi, a podczas jego nieobecności zastępującemu Prorektorowi lub Kanclerzowi),

- prowadzi weryfikację stosunku do służby wojskowej nowo przyjmowanych pracowników oraz realizuje zadania z zakresu powszechnego obowiązku obrony dotyczące Uniwersytetu,

- prowadzi szkolenia w zakresie realizacji powszechnego obowiązku obrony RP, zarządzania kryzysowego oraz ćwiczenia z programu szkolenia obronnego administracji rządowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa Obrony Narodowej,

- współdziała w programie dobrowolnego szkolenia wojskowego studentów „Legia Akademicka”.

3) W ramach Biura funkcjonuje Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który w ustawowym zakresie ochrony informacji niejawnych podporządkowany jest bezpośrednio Rektorowi. Kierownik Kancelarii Dokumentów Niejawnych, w zakresie realizowanych zadań wynikających z przepisów o ochronie informacji niejawnych, podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych.

4) W ramach Biura funkcjonuje Inspektor Ochrony Danych, który w ustawowym zakresie ochrony danych osobowych podporządkowany jest bezpośrednio Rektorowi.

Rozdział 3. Jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu podległe Prorektorowi ds. Badań Naukowych

§ 70.

Przy Prorektorze ds. Badań Naukowych funkcjonuje Sekretariat, który zapewnia obsługę administracyjną oraz merytoryczną Prorektora i wykonuje swoje zadania we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi podległymi Prorektorowi.

§ 71. Biuro Nauki

1. Biuro Nauki realizuje całokształt zadań związanych z rozwojem kadry naukowej, badań naukowych, upowszechnianiem wyników prac badawczych, a także ewaluacją efektów działalności naukowej.

2. Strukturę Biura Nauki Tworzą:

1) Sekcja Działalności Naukowej;

2) Sekcja Programów Doskonałości Naukowej;

3) Sekcja Ewaluacji Naukowej.

3. Sekcja Działalności Naukowej;

1) Koordynuje prace związane z rozwojem kadry naukowej w zakresie formalności związanych z przygotowaniem wniosków o nadanie stopni naukowych albo tytułu naukowego, interpretacji prawnej przepisów związanych z awansem naukowym, konsultacji z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Radą Doskonałości Naukowej, a także: przygotowaniem dyplomów doktora i doktora habilitowanego, dyplomu doktora honoris causa oraz udzielaniem przez Prorektora ds. Badań Naukowych stypendiów i urlopów naukowych.

2) Obsługuje system POL-on i wprowadza dane w obszarze „stopnie i tytuły naukowe”.

3) Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi i koordynuje działania związane z wnioskowaniem o przyznanie środków na utrzymanie potencjału badawczego, infrastrukturę badawczą oraz wsparcie czasopism naukowych.

4) Koordynuje proces składania wniosków o nagrody naukowe m.in. Nagrody Ministra, Nagrody Prezesa Rady Ministrów i inne.

5) Uczestniczy w przygotowywaniu projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących badań naukowych oraz stopni i tytułów naukowych.

6) Koordynuje rozliczenia finansowe wydziałowych projektów dla młodych naukowców (wydzielona subwencja badawcza).

7)Prowadzi obsługę organizacyjną i administracyjną Komisji ds. Nauki oraz Komisji ds. Etyki Badań Naukowych.

8) Uczestniczy w obsłudze wyjazdów zagranicznych pracowników naukowych.

4. Sekcja Programów Doskonałości Naukowej;

1) Opracowuje programy doskonałości naukowej w związku z wdrażaniem założeń IDUB – Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia badawcza.

2) Realizuje zadania wpisane w programy doskonałości naukowej : program publikacyjny, program grantów na granty - UGrants.

3) Opracowuje projekty wewnętrznych aktów prawnych związanych z realizacją programów doskonałości naukowej.

4) Współpracuje z Biurem Projektów przy identyfikacji potrzeb w zakresie wsparcia naukowców, a także zasad i możliwości finansowania z programów doskonałości.

5) Koordynuje i wspiera w działaniach administracyjnych Rady Dyscyplin Naukowych

6) Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działalności wydawniczej czasopism naukowych.

7) Prowadzi stronę internetową poświęconą zadaniom realizowanym w ramach programów doskonałości naukowej.

8) Prowadzi sprawozdawczość w podległym zakresie.

5. Sekcja Ewaluacji Naukowej

1) Prowadzi bieżący monitoring i analitykę osiągnięć naukowo-badawczych pracowników Uczelni.

2) Koordynuje udział Uczelni w konsultacjach społecznych nowych aktów prawnych w obszarze nauki.

3) Współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi w procesie gromadzenia i przekazywania danych niezbędnych do pozycjonowania UG w rankingach.

4) Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi przy wprowadzaniu danych niezbędnych do ewaluacji jakości działalności naukowej.

5) Współpracuje z Biblioteką UG w zakresie administrowania bazą publikacji naukowych.

6) Wspiera administracyjnie działania związane z realizacją Planu Działań w zakresie HR Excellence in Research

7) Współpracuje z Centrum Transferu Technologii w zakresie komercjalizacji wyników badań oraz uzyskiwania patentów naukowych.

8) Realizuje zadania objęte Polityką otwartego dostępu do publikacji naukowych i wyników badań naukowych (POD UG).

9) Prowadzi obsługę organizacyjną i administracyjną Komisji ds. Ewaluacji jakości działalności naukowej.

10) Podejmuje inicjatywy związane z upowszechnianiem i rekomendowaniem dobrych praktyk w zakresie organizowania i zarządzania badaniami naukowymi.

§ 72. Biuro Projektów Naukowych

1. Pozyskuje i rozpowszechnia informacje dotyczące programów naukowych oraz możliwości udziału w nich pracowników Uniwersytetu. Prowadzi spotkania informacyjne oraz konsultacje indywidulane w tym zakresie.

2. Prowadzi stronę internetową Biura Projektów Naukowych.

3. Współpracuje z pracownikami Uniwersytetu przy przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie projektów naukowych.

4. Weryfikuje dokumenty aplikacyjne pod względem zgodności formalnoprawnej z wytycznymi programów i funduszy oraz możliwości sfinansowania planowanych wydatków ze wskazanych źródeł finansowania.

5. Wspiera w przygotowaniu, aneksowaniu i opiniowaniu umów na realizację projektów naukowych.

6. Prowadzi dokumentację dotyczącą udziału poszczególnych jednostek Uniwersytetu w programach naukowych.

7. Inicjuje szkolenia kierowników projektów i innych pracowników Uniwersytetu w zakresie dotyczącym realizacji projektów naukowych.

8. Prowadzi bieżącą obsługę projektów naukowych w szczególności w zakresie:

1) konsultowania wytycznych właściwych dla danego projektu;

2) konsultowania sposobu wynagradzania wykonawców w projekcie;

3) konsultowania form dokonywania zakupów, w tym współpracy z Działem Zamówień Publicznych;

4) weryfikacji formalnej sprawozdań z realizacji projektów, raportów rocznych, cząstkowych i końcowych;

5) dokonywania zmian w projekcie;

6) kontroli obiegu danych dotyczących projektu.

9. Inicjuje i stymuluje procesy dostosowawcze wewnętrznych przepisów i procedur Uniwersytetu do wymogów polskiego i wspólnotowego prawodawstwa w zakresie realizacji projektów naukowych.

§ 73. Biuro Rzecznika Rzetelności Naukowej

1. Podejmuje działania mające na celu kształtowanie i utrwalanie wysokich standardów rzetelności naukowej na Uniwersytecie Gdańskim.

2. Opracowuje i propaguje dobre praktyki naukowe.

3. Organizuje działalność szkoleniową oraz zapewnia infrastrukturę techniczną, umożliwiającą wykrywanie przypadków nierzetelności naukowej.

4. Dba o transparentność oraz wspieranie procesu weryfikacji zarzutów i wątpliwości, dotyczących rzetelności naukowej pracowników i doktorantów Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 74. Biuro ds. Systemu POL-on

1. Współpracuje z administratorem i użytkownikami Systemu POL-on.

2. Nadzoruje działalność jednostek organizacyjnych UG w zakresie prawidłowego, terminowego i rzetelnego wprowadzania oraz uzupełniania danych wymaganych przez system POL-on.

3. Koordynuje działania i nadzoruje prawidłową współpracę wszystkich uczestników związanych z procesem wprowadzania danych do systemu POL-on.

4. Prowadzi rejestr nadanych uprawnień do wprowadzania, aktualizowania i usuwania danych w systemie POL-on (na podstawie danych przekazanych od administratora POL-on).

5. Monitoruje zmiany dokonywane w systemie POL-on przez Ośrodek Przetwarzania Informacji oraz w przypadku uruchomienia nowych modułów bądź zmiany rodzaju danych w już istniejących modułach - informuje o tym Prorektora ds. Badań Naukowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych i użytkowników systemu POL-on.

6. Informuje Prorektora ds. Badań Naukowych o stanie realizacji obowiązków sprawozdawczych w systemie POL-on.

7. Zgłasza Prorektorowi ds. Badań Naukowych wszystkie informacje o ryzyku mogącym zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych do systemu POL-on wraz ze wskazaniem rozwiązań mających na celu wyeliminowanie lub zminimalizowanie ryzyka.

Rozdział 4. Jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu podległe Prorektorowi ds. Studentów i Jakości Kształcenia

§ 75.

Przy Prorektorze ds. Studentów i Jakości Kształcenia funkcjonuje Sekretariat, który zapewnia obsługę administracyjną oraz merytoryczną Prorektora i wykonuje swoje zadania we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi podległymi Prorektorowi.

§ 76. Biuro Kształcenia

1. Nadzoruje i kontroluje sprawy z zakresu kształcenia na studiach wyższych, studiach doktoranckich, studiach podyplomowych oraz kursach dokształcających i szkoleniach prowadzonych przez wydziały, w tym wspiera Prorektora ds. Studentów i Jakości i Kształcenia w zakresie sprawowania nadzoru nad kształceniem w jednostkach organizacyjnych UG.

2. Współpracuje z Zastępcą Kanclerza ds. Informatycznych w zakresie zapewnienia merytorycznej funkcjonalności programu PENSUM.

3. Nadzoruje dziekanaty w zakresie dokumentowania (w tym elektronicznego) procesu kształcenia oraz ewidencji druków ścisłego zarachowania.

4. Przygotowuje i opiniuje projekty wewnętrznych aktów prawnych związanych z kształceniem.

5. Sporządza sprawozdania, analizy, zestawienia statystyczne i raporty dotyczące studentów, doktorantów, uczestników studiów podyplomowych, kursów dokształcających i szkoleń a także absolwentów Uczelni, ponadto, przygotowuje materiały informacyjne dotyczące powyższych zadań.

6. Koordynuje rekrutację na studia podyplomowe oraz nadzoruje prawidłowość przebiegu postępowania rekrutacyjnego.

7. Koordynuje sprawy przyznawania doktorantom studiów doktoranckich: stypendiów doktoranckich, zwiększenia stypendium doktoranckiego, stypendiów dla najlepszych doktorantów, nagród dla doktorantów, w tym Rektora, oraz monitoruje wykorzystanie na nie środków finansowych.

8. Koordynuje sprawy związane z badaniami profilaktycznymi doktorantów.

9. Koordynuje sprawy dotyczące studiów podyplomowych oraz wykonuje wobec nich czynności administracyjne, związane ze sprawowaniem przez Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia nadzoru nad studiami podyplomowymi.

10. Koordynuje sprawy dotyczące kursów dokształcających i szkoleń prowadzonych przez wydziały oraz wykonuje wobec nich czynności administracyjne, związane ze sprawowaniem przez Prorektora ds. Studentów i Jakości Kształcenia nadzoru nad kursami i szkoleniami.

11. Prowadzi albumy studentów i księgi dyplomów oraz prowadzi gospodarkę druków ścisłego zarachowania związaną z tokiem studiów.

12. Potwierdza, na żądanie uprawnionych podmiotów, uzyskane w Uczelni wykształcenie.

13. Koordynuje i monitoruje działania związane z praktykami studenckimi.

14. Pozyskuje i analizuje dane dotyczące planowania i rozliczania wykonania zajęć dydaktycznych.

15. Współpracuje z Senacką Komisją ds. Kształcenia oraz zapewnia jej obsługę administracyjną.

16. Współdziała z Radą Doktorantów UG oraz innymi organizacjami doktorantów działającymi w Uczelni.

17. Koordynuje sprawy związane z realizacją projektu „Staże Brukselskie”.

18. Koordynuje zawieranie umów o współpracy w zakresie kształcenia z innymi uczelniami, szkołami oraz instytucjami.

19. Współpracuje z Radą Programową ds. E-learningu w rozwoju kształcenia z wykorzystaniem metod kształcenia na odległość.

20. Koordynuje Program Mobilności Studentów MOST, a w tym:

1) prowadzi korespondencję z Uniwersytecką Komisją Kształcenia oraz pośredniczy w relacjach między tą Komisją i studentami;

2) prowadzi dokumentację związaną z realizacją Programu;

3) informuje o możliwości przyjęcia na studia studentów innych polskich uczelni oraz podejmowania studiów przez studentów Uniwersytetu Gdańskiego w innych uczelniach.

§ 77. Biuro Jakości Kształcenia

Biuro Jakości Kształcenia wspiera System Zapewnienia Jakości Kształcenia Uniwersytetu Gdańskiego, w szczególności:

1) Monitoruje jakość kształcenia na wszystkich formach studiów poprzez organizowanie badań służących pomiarowi jakości kształcenia wśród studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych, nauczycieli akademickich, innych pracowników Uniwersytetu Gdańskiego oraz poprzez analizę i publikowanie wyników wymienionych badań.

2) Rozpowszechnia informacje dotyczące zagadnień związanych z zapewnianiem jakości kształcenia.

3) Realizuje i koordynuje działania podejmowane w ramach Wewnętrznego Systemu Zapewniania Jakości Kształcenia, w tym zapewnia obsługę administracyjną Uczelnianego Zespołu ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia.

4) Współpracuje z Uczelnianym Zespołem ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia, Wydziałowymi Zespołami ds. Zapewniania Jakości Kształcenia, Wydziałowymi Zespołami ds. Akredytacji, stowarzyszeniami absolwentów działającymi przy Uniwersytecie oraz innymi osobami i instytucjami, których działalność ma wpływ na jakość kształcenia.

5) Przygotowuje zestawienia i analizy porównawcze wyników postępowań akredytacyjnych, monitoruje wdrażanie zaleceń pokontrolnych Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz innych jednostek akredytujących kształcenie na Uniwersytecie Gdańskim.

6) Zajmuje się organizacją oraz obsługuje konferencje, seminaria jakościowe i dydaktyczne.

7) Uczestniczy w projektach dotyczących jakości kształcenia realizowanych przez Uniwersytet.

8) Organizuje i koordynuje niekomercyjne wspieranie kompetencji dydaktycznych nauczycieli akademickich, przyszłych pedagogów i doktorantów, zwłaszcza w zakresie budowania kompetencji tutorskich.

§ 78. Biuro Rekrutacji

1. We współpracy z wydziałami podejmuje działania mające na celu opracowanie przepisów rekrutacyjnych dla kandydatów na studia w Uczelni.

2. Obsługuje system Internetowej Rejestracji Kandydatów (IRK) oraz współpracuje z Centrum Informatycznym w zakresie aktualizacji systemu, funkcjonalności, merytorycznej zawartości pod kątem właściwej procedury rekrutacyjnej oraz zasad naboru na poszczególne kierunki studiów.

3. Przeprowadza procedurę anonimizacji pracowników sporządzających testy egzaminacyjne.

4. Nadzoruje opracowywanie testów egzaminacyjnych, przeprowadza ich rejestrację oraz dostarcza w odpowiednim terminie Wydziałowym Komisjom Rekrutacyjnym.

5. We współpracy z wydziałami oraz Centrum Komunikacji i Promocji opracowuje informator dla kandydatów na studia oraz ulotki informacyjne.

6. W ramach czynności związanych z promocją oferty edukacyjnej bierze udział w Targach Edukacyjnych.

7. Organizuje szkolenia członków komisji rekrutacyjnych z zakresu procedur rekrutacji.

8. Nadzoruje poprawność przebiegu procesów związanych z procedurą rekrutacyjną oraz uzgadnia wzory decyzji, podań, zaświadczeń, zawiadomień i innych dokumentów związanych z postępowaniem rekrutacyjnym.

9. Nadzoruje proces ogłaszania list kandydatów przyjętych na studia.

10. Opracowuje dokumentację sprawozdawczą z rekrutacji w zakresie liczby kandydatów oraz osób przyjętych na studia.

11. Wykonuje zadania z zakresu polityki informacyjnej i promocyjnej dotyczącej rekrutacji na studia wyższe.

12. Opracowuje merytorycznie i aktualizuje stronę internetową Uniwersytetu w zakresie rekrutacji na studia wyższe.

13. Prowadzi sprawy związane z udzielaniem studentom, doktorantom i słuchaczom studiów podyplomowych zniżek, umorzeń i zwrotów w odpłatności za usługi edukacyjne.

§ 79. Biuro Stypendialne

1. Udziela informacji na temat rodzajów stypendiów dostępnych dla studentów i doktorantów. Prowadzi działania informacyjne w celu ułatwienia studentom i doktorantom złożenie poprawnych wniosków.

2. Udziela informacji o zaświadczeniach i innych dokumentach koniecznych do uzyskania konkretnych form pomocy materialnej.

3. Obsługuje przyjmowanie i opracowanie wniosków stypendialnych studentów i doktorantów wszystkich wydziałów Uniwersytetu Gdańskiego składanych do Uczelnianej Komisji Stypendialnej (UKS) i Odwoławczej Komisji Stypendialnej (OKS) a w szczególności wniosków o przyznanie stypendium socjalnego, stypendium dla niepełnosprawnych, zapomóg, stypendium Rektora dla najlepszych studentów oraz innych stypendiów zgodnie z właściwym regulaminem.

4. Opracowuje odwołania rozpatrywane przez OKS.

5. Opracowuje decyzje administracyjne dla UKS i OKS będące podstawą do uznania wniosków o stypendia i odwołania.

6. Opracowuje podania o przyznawanie zniżek, ulg oraz umorzeń opłat za kształcenie i usługi edukacyjne studentów oraz doktorantów wszystkich wydziałów Uniwersytetu Gdańskiego. W Biurze opracowywane są decyzje administracyjne w sprawie przyznania ww. ulg, zniżek i umorzeń.

7. Do zadań Biura ponadto należy obsługa administracyjna działań UKS i OKS a także opracowywanie projektów zmian prawnych, które są konieczne dla sprawnej obsługi stypendialnej: zarządzenia Rektora, regulaminy przyznawania pomocy materialnej itd.

§ 80. Biuro ds. Osób z Niepełnosprawnością

1. Prowadzi pracownię tyflotechnologiczną dla studentów niewidomych i niedowidzących oraz pracownię projektowania systemów wsparcia osób niepełnosprawnych i standaryzacji usług międzywydziałowych.

2. Zajmuje się rozwojem systemu wsparcia osób niepełnosprawnych w Uczelni.

3. W ramach standaryzowania zajmuje się:

1) gromadzeniem i analizą norm międzynarodowych i standardów dotyczących osób niepełnosprawnych oraz inicjowaniem zmian w krajowym procesie standaryzacyjnym i legislacyjnym;

2) podejmowaniem działań wpływających na wyrównywanie zakresu usług specjalistycznych w Uczelni.

4. Prowadzi internetowy serwis informacyjny poświęcony osobom niepełnosprawnym na Uniwersytecie.

5. Zajmuje się digitalizowaniem dokumentów na potrzeby niewidomych studentów oraz formatowaniem i wykonywaniem wydruków brajlowskich.

6. Dostosowuje materiały informacyjne do potrzeb niewidomych i niedowidzących, w tym istniejące zasoby Biblioteki UG oraz materiały pozyskane ze źródeł zewnętrznych.

7. Instaluje, konfiguruje i testuje specjalistyczny sprzęt oraz jego oprogramowanie dla osób z niepełnosprawnością.

8. Organizuje i prowadzi szkolenia i doradztwo techniczne dla osób niepełnosprawnych.

9. Podejmuje starania o uzupełnianie uniwersyteckich zasobów w sprzęt i nowe technologie wspomagające osoby niepełnosprawne.

10. Rejestruje i analizuje interwencje i postulaty dotyczące osób niepełnosprawnych wpływające od społeczności akademickiej i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.

11. Podejmuje niezbędne interwencje dotyczące osób niepełnosprawnych w Uczelni.

12. Zajmuje się wypożyczaniem i udostępnianiem sprzętu rehabilitacyjnego osobom niewidomym i niedowidzącym.

13. Opracowuje ekspertyzy dotyczące osób niepełnosprawnych i systemów informacyjnych.

Rozdział 5. Jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu podległe Prorektorowi ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym

§ 81.

Do jednostek organizacyjnych administracji centralnej podległych Prorektorowi ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym należy: Biuro Współpracy z Otoczeniem Społeczno- Gospodarczym, Biuro Projektów, Biuro Innowacji i Ekotechnologii.

§ 82.

Przy Prorektorze ds. Innowacji i Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym funkcjonuje Sekretariat, który zapewnia obsługę administracyjną oraz merytoryczną Prorektora i wykonuje swoje zadania we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi podległymi Prorektorowi.

§ 83. Biuro Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym

1. Realizuje politykę współpracy z podmiotami gospodarczymi.

2. Nadzoruje prawidłowy przebieg współpracy i kontraktów z przedstawicielami otoczenia społeczno-gospodarczego.

3. Pozyskuje projekty badawcze zadań zleconych z biznesu.

4. Aktywizuje współpracę z otoczeniem społeczno-gospodarczym wydziałów, Centrum Transferu Technologii, Biura Analiz i Ekspertyz oraz innych jednostek Uniwersytetu.

5. Koordynuje działania w zakresie drugiego i trzeciego kryterium ewaluacji dyscyplin naukowych w Uniwersytecie.

§ 84. Biuro Projektów Rozwojowych

1. Biuro Projektów Rozwojowych uczestniczy w zarządzaniu strategicznym projektami rozwojowymi:

1) Przygotowuje i aktualizuje zarządzenia dot. zarządzania projektami rozwojowymi w uczelni.

2) Sprawuje nadzór formalny nad kierownikami projektów w zakresie zgodności realizacji projektów rozwojowych z wytycznymi programowymi oraz warunkami zawartych umów o dofinansowanie.

3) Organizuje szkolenia i spotkania dla pracowników dot. wnioskowania o dofinansowanie projektów rozwojowych.

4) Prowadzi stronę internetową Biura Projektów Rozwojowych.

5) Zbiera i wysyła informacje na temat konkursów, szkoleń, ofert współpracy, zmian wytycznych i in. w zakresie projektów rozwojowych.

6) Przechowuje oryginały wniosków, decyzji i umów o dofinansowanie oraz umów partnerskich wraz z aneksami.

7) Archiwizuje przechowywaną dokumentację.

2. Strukturę Biura Projektów Rozwojowych tworzą:

1) Sekcja Wsparcia Projektów;

2) Sekcja Monitoringu Projektów.

3. Sekcja Wsparcia Projektów:

1) Zapewnia wsparcie przy przygotowywaniu wniosków rozwojowych od strony formalnej.

2) Weryfikuje dokumenty aplikacyjne składane przez pracowników Uniwersytetu zainteresowanych realizacją projektów rozwojowych pod względem zgodności formalno-prawnej z wytycznymi programów i funduszy oraz możliwości sfinansowania planowanych wydatków ze wskazanych źródeł finansowania.

3) Przygotowuje wnioski ogólnouczelniane rozwojowe.

4) Koordynuje zawieranie umów o dofinansowanie i umów partnerskich oraz aneksów.

5) Wspiera pracowników UG w zakresie zgodności prowadzonych projektów z wytycznymi i zasadami programów.

4. Sekcja Monitoringu Projektów:

1) Monitoruje realizację projektów.

2) Koordynuje zewnętrzne kontrole i audyty.

3) Sporządza zbiorcze sprawozdania dot. udziału Uniwersytetu Gdańskiego w projektach rozwojowych.

4) Prowadzi Rejestr Projektów Rozwojowych.

5) Zapewnia wsparcie merytoryczne w zakresie analizy rynku i zasady konkurencyjności w projektach rozwojowych.

6) Prowadzi obsługę systemu POL-on w zakresie rejestrowania projektów rozwojowych.

7) Prowadzi nadzór nad realizacją trwałości projektów rozwojowych wynikającą z umów o dofinasowanie.

§ 85. Biuro Innowacji i Ekotechnologii

1. Projektuje infrastrukturę przyjazną środowisku w budynkach UG.

2. Pozyskuje środki finansowe na odnawialne źródła energii.

3. Organizuje projektowanie przestrzeni zielonych w kampusie UG.

4. Opracowuje strategię wdrażania elementów zrównoważonego rozwoju do dokumentów strategicznych UG.

5. Koordynuje działania Centrum Zrównoważonego Rozwoju.

6. Współpracuje z otoczeniem społeczno-gospodarczym i koordynuje działania w tym zakresie Centrum Zrównoważonego Rozwoju, Centrum Transferu Technologii oraz Centrum Analiz i Ekspertyz a także spółki celowej UG i Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego.

Rozdział 6. Jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu podległe Prorektorowi ds. Współpracy Międzynarodowej

§ 86.

Przy Prorektorze ds. Współpracy Międzynarodowej funkcjonuje Sekretariat, który zapewnia obsługę administracyjną oraz merytoryczną Prorektora i wykonuje swoje zadania we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi podległymi Prorektorowi.

§ 87. Biuro Współpracy Międzynarodowej

1. Biuro Współpracy Międzynarodowej:

1) Realizuje działania związane z inicjowaniem i koordynowaniem współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

2) Przygotowuje porozumienia o współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

3) Ewidencjonuje dokumentację związaną z umowami i porozumieniami o współpracy naukowej zawieranymi przez Uczelnię z ośrodkami nauki za granicą.

4) Współdziała z wydziałami przy opracowywaniu oferty edukacyjnej i szczegółowych zasad rekrutacji studentów, doktorantów oraz pracowników zagranicznych.

5) Współpracuje z Centrum Komunikacji i Promocji w zakresie międzynarodowej promocji UG w tym współuczestniczy w tworzeniu materiałów promocyjnych w językach obcych.

6) Prowadzi aktywne działania w zakresie nawiązywania kontaktów z zagranicznymi podmiotami świadczącymi usługi rekrutacyjne oraz zagranicznymi uczelniami i szkołami średnimi w celu pozyskiwania kandydatów na studia.

7) Utrzymuje kontakty z polskimi placówkami dyplomatycznymi w krajach znajdujących się w obszarze zainteresowań Uniwersytetu oraz instytucjami państwowymi zajmującymi się obcokrajowcami przebywającymi w Polsce.

8) Organizuje wyjazdy na Międzynarodowe Targi Edukacyjne oraz konferencje związane z procesem umiędzynarodowienia Uczelni.

9) Opracowuje regulaminy, zarządzenia, zasady i wytyczne w zakresie prowadzonych spraw.

10) Prowadzi sprawy dotyczące współpracy zagranicznej Uniwersytetu z uczelniami zagranicznymi w oparciu o programy międzynarodowe, związane z wymianą studentów i kadry akademickiej.

11) Aktualizuje stronę internetową (w wersji polskiej i angielskiej) poświęconą zadaniom realizowanym przez Biuro.

12) Prowadzi doradztwo w zakresie możliwości wyjazdów studentów na stypendia zagraniczne.

13) Koordynuje inicjatywy podejmowane przez Wydziały i jednostki ogólnouniwersyteckie ściśle korespondujące ze współpracą międzynarodową.

14) Współpracuje z Wydziałami i jednostkami ogólnouniwersyteckimi UG w zakresie rankingów efektów internacjonalizacji i współpracy międzynarodowej.

15) Opracowuje sprawozdania dotyczące współpracy międzynarodowej w zakresie zadań Biura.

2. Strukturę Biura Współpracy Międzynarodowej tworzą:

1) Sekcja Obsługi Studentów Zagranicznych;

2) Sekcja Obsługi Programu Erasmus+;

3) Sekcja Obsługi Profesorów Zagranicznych.

3. Sekcja Obsługi Studentów Zagranicznych realizuje zadania związane z przyjmowaniem obcokrajowców (studentów i doktorantów) na cały tok studiów (studenci komercyjni oraz stypendyści Rządu Polskiego), w szczególności jest to:

1) Prowadzenie spraw związanych z realizacją staży naukowo-badawczych cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA;

2) Prowadzenie spraw związanych z realizacją toku studiów cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA;

3) Prowadzenie rekrutacji kandydatów planujących podjąć studia pierwszego lub drugiego stopnia na zasadzie odpłatności oraz obsługa studentów zagranicznych z krajów niebędących członkami UE;

4) Udzielanie zagranicznym kandydatom szczegółowych informacji o aktualnej ofercie edukacyjnej, procedurze rekrutacyjnej i wizowej oraz sprawach socjalno-bytowych związanych z pobytem w Polsce;

5) Zapewnienie wsparcia organizacyjnego zagranicznym studentom oraz doktorantom, którzy podejmują w Uczelni studia lub realizują programy badawcze/dydaktyczne;

6) Monitorowanie procesu nostryfikacji zagranicznych świadectw maturalnych (współpracując w tym zakresie z Kuratorium Oświaty) oraz procesu nostryfikacji dyplomów ukończenia studiów wyższych.

4. Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ realizuje zadania związane z koordynacją programów: Erasmus + KA103 (kraje programu), Erasmus + KA107 (kraje partnerskie), POWER Mobilność., w szczególności jest to:

1) Składanie osobnych wniosków na każdy z programów;

2) Zarządzanie budżetem każdego z programów zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej;

3) Sporządzanie raportów finansowych i merytorycznych (po trzy raporty rocznie dla każdego z programów);

4) Aktualizowanie informacji o programach zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej;

5) Opracowywanie aplikacji o przyznanie Kontraktu Uczelnianego/Karty Erasmusa dla Uniwersytetu;

6) Aktywne zabieganie o zawieranie umów dwustronnych z uczelniami zagranicznymi;

7) Procedowanie procesu podpisywania umów z partnerami zagranicznymi (umowy międzyinstytucjonalne) oraz wprowadzenie ich do systemu Komisji Europejskiej MOBILITY TOOL;

8) Opracowanie podziału środków finansowych dla Uczelni oraz indywidualnych beneficjentów zgodnie z wytycznymi programów;

9) Zgłoszenie każdego zrekrutowanego studenta do partnerskiej uczelni, zgodnie z podpisana umową międzyinstytucjonalną oraz wprowadzenie tych danych do systemów Komisji Europejskiej: MOBILITY TOOL;

10) Organizowanie cyklicznych spotkań informacyjnych dla studentów oraz zebranie indywidualnych informacji na temat deklaracji językowych i umieszczenie ich na portalu Komisji Europejskiej On-line Language Platform w celu przeprowadzenia testu językowego;

11) Organizowanie cyklicznych spotkań dla koordynatorów wydziałowych, na których omawiane są bieżące problemy związane z działaniem programów na UG;

12) Realizacja indywidualnych umów z beneficjentami programów (studenci wyjeżdżający na studia/praktykę, pracownicy na wyjazdy dydaktyczne/szkoleniowe);

13) Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją programów, oraz przygotowanie dokumentacji na czas kontroli poszczególnych zagadnień lub beneficjentów;

14) Organizowanie wizyt monitoringowych dla przyjeżdżających pracowników z uczelni partnerskich;

15) Rekrutacja oraz organizacja pobytu dla studentów przyjeżdżających w ramach programów.

5. Sekcja ds. Obsługi Profesorów Zagranicznych realizuje zadania związane z kompleksową obsługą gości zagranicznych, w szczególności jest to:

1) Organizacja i koordynacja przyjazdów zagranicznych naukowców na Uniwersytet Gdański w celach dydaktycznych i wymiany doświadczeń naukowych.

2) Zapewnienie wsparcia organizacyjnego zagranicznym naukowcom, którzy realizują w Uniwersytecie Gdańskim programy badawcze lub dydaktyczne.

3) Prowadzenie rejestru zagranicznych naukowców przyjeżdżających na Uniwersytet Gdański na podstawie danych dostarczanych przez Wydziały.

§ 88. Biuro Projektu European University of the Seas – SEA-EU

1. Koordynuje komunikację pomiędzy partnerami Konsorcjum.

2. Koordynuje komunikację pomiędzy członkami poszczególnych podkomitetów tworzących Zespół Projektowy.

3. Monitoruje postępy w realizacji poszczególnych zadań Projektu.

4. Prowadzi obsługę administracyjną Kierownika Projektu i Zespołu Zarządzającego Projektem.

5. Weryfikuje miesięczne wewnętrzne sprawozdania z wykonanych prac w ramach poszczególnych pakietów roboczych Projektu.

6. Wspiera osoby zaangażowane w Projekt w przygotowywaniu okresowych raportów.

7. Organizuje spotkania w ramach zobowiązań podjętych w Projekcie.

Rozdział 7. Kanclerz i podległe jednostki organizacyjne

§ 89.

1. Kanclerz, na podstawie upoważnienia Rektora, zarządza mieniem i gospodarką Uniwersytetu w zakresie zwykłego zarządu.

2. Szczegółowe zadania Kanclerza określa Statut.

3. Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego wykonuje przypadające mu zadania przy pomocy swoich zastępców:

1) Zastępcy Kanclerza ds. Administracyjnych;

2) Zastępcy Kanclerza ds. Informatycznych;

3) Kwestora.

4. Przy Kacerzu funkcjonuje sekretariat, który prowadzi administracyjną i merytoryczną obsługę Kanclerza i jego zastępców.

§ 90.

1. Kanclerz sprawuje nadzór nad następującymi jednostkami organizacyjnymi administracji centralnej: Dział Zamówień Publicznych, Centrum Inwestycji, Remontów i Eksploatacji, Kancelaria Ogólna, Sekcja ds. Rozliczeń, Sekcja ds. Ubezpieczeń.

2. Zastępcy Kanclerza ds. Administracyjnych podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne: Dział Administracji, Dział Domów Studenckich, Straż Uniwersytecka, Przedszkole Uniwersyteckie, Muzeum UG.

3. Zastępcy Kanclerza ds. Informatycznych podlegają bezpośrednio następujące jednostki organizacyjne: Centrum Informatyczne, Centrum Kompetencyjne EZD.

4. Kwestor wykonuje swoje zadania przy pomocy swoich zastępców. Jednostki organizacyjne Kwestury to:

1) Sekcja ds. Weryfikacji i Akceptacji Dokumentów;

2) Dział Budżetowania i Analiz Finansowych;

3) Stanowisko Głównego Specjalisty ds. Finansowo-Księgowych;

4) jednostki podległe Zastępcy Kwestora ds. Rachunkowości: Dział Rachunkowości Finansowej oraz Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku;

5) jednostki podległe Zastępcy Kwestora ds. Finansów: Dział Finansowy, Sekcja ds. Windykacji oraz Sekcja ds. Sprawozdawczości Statystycznej i Budżetowej;

6) jednostki podległe Zastępcy Kwestora ds. Projektów: Dział Obsługi Finansowej Projektów.

§ 91. Jednostki podległe bezpośrednio Kanclerzowi

§ 92. Dział Zamówień Publicznych

1. Dział Zamówień Publicznych:

1) Opiniuje tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Uczelni i sposób udzielenia zamówienia.

2) Przeprowadza proces udzielania zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

3) Sporządza roczny zbiorczy Plan Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego.

4) Prowadzi centralny Rejestr Zamówień Publicznych i Konkursów udzielonych przez Uniwersytet.

5) Nadzoruje poprawność i aktualizację informacji związanych z zamówieniami publicznymi na stronie internetowej Uczelni.

6) Udziela zainteresowanej jednostce lub pracownikom informacji o obowiązujących przepisach prawa dotyczących zamówień publicznych, związanych z realizacją danego zamówienia.

7) Przechowuje dokumentację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, realizowanych w Dziale Zamówień Publicznych.

8) Prowadzi merytoryczną obsługę Elektronicznego Systemu Zamówień Publicznych, w tym Systemu Zamówień Wewnętrznych Uniwersytetu Gdańskiego.

9) Opiniuje realizację przez jednostki zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.

10) Przeprowadza instruktaż w zakresie zasad i trybu udzielania zamówień publicznych na wniosek zainteresowanej jednostki lub pracowników Uczelni.

11) Inicjuje organizację szkoleń oraz udział pracowników Uczelni w szkoleniach dotyczących zamówień publicznych.

12) Wnioskuje o powołanie Komisji Przetargowej.

2. W skład Działu Zamówień Publicznych wchodzą:

1) Sekcja Zamówień Publicznych,

2) Sekcja Realizacji Umów.

3. Sekcja Zamówień Publicznych:

1) Przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane i prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

2) Przygotowuje dokumentację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego do kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.

3) Obsługuje, z wyłączeniem czynności obsługi prawnej, od strony Uczelni proces postępowań odwoławczych do Krajowej Izby Odwoławczej.

4) Sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania dotyczące zamówień publicznych udzielonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i planowanych wstępnych zamówień dotyczących robót budowlanych.

5) Na podstawie sprawozdań przekazanych z jednostek prowadzących Rejestry zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania dotyczące zamówień publicznych udzielonych przez Uczelnię z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

4. Sekcja Realizacji Umów:

1) Prowadzi elektroniczne rejestry realizacji umów zawartych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez Sekcję Zamówień Publicznych.

2) Monitoruje stan realizacji zawartych umów dotyczących dostaw sukcesywnych lub usług oraz przekazuje stosowne informacje do Sekcji Zamówień Publicznych z wyłączeniem: umów dotyczących robót budowlanych i inwestycji, umów dotyczących eksploatacji obiektów Uniwersytetu i dostaw mediów, których realizacją przedmiotową zajmują się właściwe jednostki organizacyjne Uniwersytetu.

3) Przeprowadza kontrolę rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu prowadzonych przez jednostki organizacyjne.

4) Rejestruje i sprawdza poprawność opracowania, odpowiednio dla danego postępowania o zamówienie publiczne lub dokonanych zakupów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, wszelkie dokumenty księgowe przekazywane przez jednostki organizacyjne, po czym przekazuje je do Działu Finansowego Uniwersytetu.

5) Na wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej lub pracowników Uniwersytetu przeprowadza instruktaż w zakresie prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8” i prawidłowego opracowywania dokumentów księgowych w zakresie rzeczowym działalności Działu Zamówień Publicznych.

§ 93. Centrum Inwestycji, Remontów i Eksploatacji

1. Centrum realizuje bieżącą działalność w zakresie gospodarki remontowej, inwestycyjnej oraz eksploatacji.

2. Strukturę Centurm tworzą

1) Dział Inwestycji i Remontów;

2) Dział Eksploatacji i Rozliczeń Mediów.

3. Dział Inwestycji i Remontów realizuje bieżącą działalność w zakresie inwestycji i remontów a w szczególności:

1) Nadzoruje inwestycje budowlane i remonty realizowane przez Uczelnię.

2) Opracowuje plany remontów i inwestycji.

3) Przygotowuje dokumenty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych na usługi projektowe, roboty budowlane, dostawy; współpracuje z Działem Zamówień Publicznych.

4) Przygotowuje dokumenty i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poza ustawą Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG na usługi projektowe, roboty budowlane, dostawy oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

5) Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.

6) Współpracuje przy opracowywaniu założeń projektów, realizuje i rozlicza projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej, środków własnych i innych źródeł.

7) Przygotowuje lub współpracuje przy opracowaniu wniosków o dofinansowanie inwestycji.

8) Współpracuje z zewnętrznymi instytucjami finansującymi poprzez sporządzanie wymaganych umową wniosków o płatność, wniosków o zaliczki, wyjaśnień, oświadczeń, raportów, sprawozdań, kart monitoringowych, zestawień i innych wymaganych dokumentów związanych z realizacją projektów.

9) Współpracuje z Działem Finansowym w zakresie weryfikacji księgowej wniosków, rozliczeń i sprawozdań z realizacji prowadzonych zadań inwestycyjnych i remontowych.

10) Realizuje i monitoruje naprawy gwarancyjne, w tym również realizowane w ramach wykonawstwa zastępczego, przygotowuje niezbędne dokumenty do Działu Finansowego związane z wystawianiem not obciążających za niewykonane naprawy lub opóźnienie w wykonaniu naprawy.

11) Przygotowuje, na wniosek biura prawnego, niezbędne dokumenty do prowadzenia spraw arbitrażowych, mediacyjnych lub sądowych.

12) Przygotowuje dane do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.

13) Uczestniczy w odbiorach technicznych obiektów oraz przygotowuje dokumentację dotyczącą ich włączenia do składników majątkowych Uczelni.

14) Kontroluje przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz ochrony p.poż. w czasie realizacji zadań.

15) Przeprowadza przeglądy obiektów Uczelni w celu określenia ich stanu technicznego.

16) Wprowadza dane dotyczące realizowanych inwestycji w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on.

17) Archiwizuje i udostępnia dokumentację techniczną obiektów istniejących, projektowanych oraz innych dokumentów wytwarzanych w jednostce; współpracuje z głównym Archiwum Uczelni.

18) Ściśle współpracuje z innymi jednostkami UG w zakresie tworzenia i uzgadniania dokumentacji technicznej inwestycji i remontów oraz w zakresie planowanych zadań inwestycyjnych, remontowych i bieżącej eksploatacji.

4. Dział Eksploatacji i Rozliczeń Mediów realizuje bieżącą działalność w zakresie utrzymania w ciągłej sprawności sieci, instalacji, urządzeń energetycznych, systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych, systemów bezpieczeństwa przeciwpożarowego, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli dostępu oraz sieci telefonicznej (dalej infrastruktury technicznej) w obiektach UG. Zapewnia ciągłość dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody do obiektów UG oraz prowadzi ich rozliczenia. Dział w szczególności:

1) Opracowuje plany serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.

2) Opracowuje dokumenty i szacuje koszty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych na dostawy mediów oraz serwisy i konserwacje infrastruktury technicznej; współpracuje z Działem Zamówień Publicznych.

3) Przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy i usługi poza przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

4) Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.

5) Prowadzi rejestry i ewidencje faktur za media (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda i ścieki) oraz dokonuje ich weryfikacji i opracowania.

6) Prowadzi monitoring i optymalizację zużycia mediów (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda ) umożliwiającą wykonywanie analiz i bieżącą kontrolę zużycia oraz tworzenie raportów i prognoz dla poszczególnych mediów.

7) Prowadzi nadzór nad realizacją umów dotyczących napraw, serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.

8) Monitoruje stan techniczny oraz prawidłowość działania infrastruktury technicznej.

9) Uczestniczy w przeglądach serwisowych, regulacjach systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych oraz systemów bezpieczeństwa we współpracy z gwarantem budynku, serwisantem urządzeń, a także administracją poszczególnych obiektów.

10) Zapewnia nadzór nad prawidłową i racjonalną pracą istniejącej infrastruktury technicznej sieci elektroenergetycznych w celu utrzymania ciągłości ruchu, zabezpieczenia dostawy energii elektrycznej oraz zapewnienia bezpieczeństwa ludzi i mienia.

11) Analizuje przyczyny i podejmuje działania naprawcze i przedsięwzięcia w celu zapobieżenia lub usunięcia awarii sieci, urządzeń i instalacji energetycznych, systemów i urządzeń wentylacji i klimatyzacji, urządzeń w węzłach cieplnych i kotłowniach, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych oraz systemów bezpieczeństwa i instalacji telefonicznej.

12) Obsługuje system zarządzania budynkami BMS oraz system monitoringu związany z zarządzaniem zużyciem energii elektrycznej.

13) Sporządza sprawozdania G-02b i G-02o do GUS na podstawie danych własnych i otrzymanych od innych jednostek organizacyjnych.

14) Planuje i wdraża przedsięwzięcia energetyczne służące poprawie efektywności energetycznej.

15) Przygotowuje dokumenty i wnioskuje o udzielenie zamówienia na dostawę energii cieplnej, elektrycznej, gazu i wody oraz aktualizację umów.

16) Monitoruje prawidłowość pracy wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody.

17) Opiniuje wszystkie podłączenia i przełączenia ruchowe w sieci, będące własnością lub eksploatowane przez Uczelnię oraz określa warunki techniczne podłączenia do instalacji i sieci energetycznych UG.

18) Ustala stawki oraz opłaty za energię elektryczną, cieplną (c.o. i c.w.u.) dla kontrahentów i najemców.

19) Współpracuje z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi UG w zakresie tworzenia i uzgadniania dokumentacji technicznej inwestycji i remontów oraz w zakresie planowania zadań inwestycyjnych, remontowych i bieżącej eksploatacji infrastruktury technicznej.

20) Administruje w imieniu operatora, czyli Uniwersytetu Gdańskiego, urządzeniami z zawartością czynników chłodniczych i prowadzi ich dokumentacje w Centralnym Rejestrze Operatorów zgodnie z ustawą o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych.

21) Kontroluje przestrzeganie przepisów i zasad BiHP oraz ochrony ppoż. w czasie realizacji zadań.

§ 94. Kancelaria Ogólna

1. Przyjmuje dokumentację wpływającą, rejestruje ją w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i rozdziela do właściwych jednostek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji.

2. Zapewnia prawidłową wysyłkę korespondencji wychodzącej.

3. Obsługuje elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP.

4. Koordynuje współpracę z operatorem pocztowym realizującym usługi pocztowe na rzecz Uczelni.

5. Obsługuje utworzone w Uczelni składy chronologiczne (uporządkowane zbiory dokumentacji w postaci nieelektronicznej) i współpracuje w tym zakresie z Archiwum.

6. Współpracuje z punktami kancelaryjnymi na wydziałach i w jednostkach ogólnouniwersyteckich.

§ 95. Sekcja ds. Rozliczeń

1. Prowadzi centralny rejestr umów, porozumień i ugód.

2. Nadaje numery zadań i prowadzi ich rejestr w systemie finansowo-księgowym zgodnie z Polityką Rachunkowości Uniwersytetu.

3. Wprowadza dane kontrahentów z zarejestrowanych umów do systemu finansowo-księgowego i sprawuje nadzór nad elektroniczną bazą kontrahentów.

4. Wykonuje czynności kontroli następczej dokumentów finansowych oraz dokonuje ich akceptacji w ramach pełnomocnictwa.

5. Z upoważnienia Rektora zatwierdza płatności Uniwersytetu w granicach pełnomocnictwa.

6. Generuje w elektronicznym systemie bankowym dokumenty wyciągów bankowych z rachunków Uczelni będące podstawą księgowań.

7. Potwierdza za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów finansowych stanowiące załączniki do zadań finansowych oraz wniosków o płatność zgodnie z pełnomocnictwem.

§ 96. Sekcja ds. Ubezpieczeń

1. Opracowuje programy ubezpieczeniowe w zakresie ryzyk występujących w Uniwersytecie Gdańskim ubezpieczeń majątkowych, życiowych oraz ubezpieczeń grupowych pracowników.

2. Przygotowuje dane do przeprowadzenia przetargu na usługi ubezpieczeniowe.

3. Przeprowadza analizy zagrożeń i stanu zabezpieczeń w budynkach UG.

4. Likwiduje szkody majątkowe.

5. Przyjmuje zgłoszenia od jednostek na ubezpieczenie sprzętu użytkowanego poza terenem Uczelni oraz ubezpieczenie NNW studentów i doktorantów w czasie odbywania praktyk, staży, badań naukowych oraz prowadzenia prac rozwojowych;

6. Opracowuje i zgłasza wnioski dotyczące ubezpieczeń oraz załatwia sprawy związane z zawieraniem umów ubezpieczeniowych.

7. Udziela informacji w zakresie ubezpieczeń oraz współpracuje z brokerami ubezpieczeniowymi.

8. Współpracuje z Prorektorem ds. Studentów i Jakości Kształcenia w zakresie ubezpieczeń studentów i doktorantów.

Rozdział 8. Jednostki organizacyjne podległe Zastępcy Kanclerza ds. Administracyjnych

§ 97. Dział Administracji

1. Zarządza i koordynuje pracę poszczególnych zespołów obiektów użytkowanych przez Uniwersytet (z wyłączeniem domów studenckich, hoteli asystenckich oraz Ośrodka Wypoczynkowego w Łączynie) a w szczególności:

1) Rozlicza koszty utrzymania administrowanych obiektów z wyłączeniem mediów i usług serwisowych wynikających z umów prowadzonych przez Centrum Inwestycji, Remontów i Eksploatacji.

2) Zapewnia ochronę powierzonego mienia Uniwersytetu i pilnuje realizowania spraw związanych z ochroną przeciwpożarową i prowadzeniem Książek Obiektów Budowlanych.

3) Kontroluje prawidłowość pobierania i rozliczania środków pieniężnych w zarządzanych Zespołach Obiektów przez uprawnionych pracowników zgodnie z Zasadami Gospodarki Kasowej obowiązującymi w Uczelni.

4) Prowadzi rozliczenia kontrahentów dotyczących krótkoterminowego i długoterminowego wynajmu pomieszczeń, powierzchni i gruntów oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie, z wyłączeniem prowadzenia windykacji należności.

5) Prowadzi ewidencję kosztów rozliczanych przez Dział Administracji.

6) Prowadzi dokumentację dotyczącą telefonii komórkowej funkcjonującej w Uniwersytecie.

7) W porozumieniu z Centrum Inwestycji, Remontów i Eksploatacji opracowuje potrzeby remontowe administrowanych obiektów.

8) Współpracuje z dziekanami i jednostkami organizacyjnymi UG w zakresie wykonywanych zadań.

9) Przygotowuje dokumenty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych na usługi i dostawy; współpracuje z Działem Zamówień Publicznych.

10) Przygotowuje dokumenty i przeprowadza postepowania o udzielenie zamówienia publicznego poza ustawą Prawo zamówień publicznych obowiązującym w UG na usługi i dostawy oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

11) Prowadzi nadzór nad właściwą realizacją zawartych umów.

12) Działowi podlegają Zespoły Obiektów, które:

a) organizują, kontrolują i koordynują pracę w obiektach wchodzących w skład zespołu;

b) ustalają zakresy obowiązków podległych pracowników, wyznaczają rejony sprzątania oraz nomy zużycia środków czystości i innych materiałów wykorzystywanych przy eksploatacji budynku;

c) przygotowują projekty umów dotyczących krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne i informacyjne;

d) utrzymują w należytym stanie administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;

e) zapewniają ochronę powierzonego mienia i składników wyposażenia obiektów;

f) dbają o aktualizację treści instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz o zachowanie terminowości wpisów w Książce Obiektu Budowlanego;

g) współpracują z użytkownikami obiektów w zakresie dostosowania pomieszczeń do celów działalności jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

h) współpracują z najemcami UG w zakresie min. zgłaszania uwag merytorycznych do projektów umów najmu długoterminowych zawieranych z potencjalnymi najemcami oraz koordynują współpracę z najemcami po ich podpisaniu;

i) dbają o zapewnienie właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń w administrowanych obiektach;

j) przygotowują propozycje do rocznego planu remontów;

k) odpowiadają za stan techniczny oraz porządek i bezpieczeństwo terenów przy obiektach;

l) współpracują z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;

m) współpracują z innymi jednostkami w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;

n) Wprowadzają dane dotyczące podległych budynków do Modelu Zarządzania Majątkiem/Nieruchomości, zgodnie z dokumentacją techniczną budynków.

Wykaz zespołów obiektów ogłasza Kanclerz.

2. Prowadzi gospodarkę samochodową Uniwersytetu a w szczególności:

1) dysponuje środkami transportowymi oraz zabezpiecza potrzeby transportowo-spedycyjne;

2) przyjmuje, realizuje i rozlicza zlecenia transportowe w ramach usług świadczonych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

3) prowadzi rejestr usług zewnętrznych transportu osobowego;

4) nadzoruje usługi transportowe wykonywane przez podmioty zewnętrzne;

5) kontroluje stan techniczny pojazdów oraz ich bieżącą obsługę i wyposażenie z uwzględnieniem obowiązujących przepisów;

6) zleca wykonywanie napraw i remontów pojazdów;

7) prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych dla jednostek Uniwersytetu;

8) organizuje i rozlicza czas pracy kierowców, rozlicza zużycie paliw i materiałów dla poszczególnych jednostek transportowych i sprzętowych;

9) prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;

10) sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych;

3. Prowadzi gospodarkę magazynową w zakresie wydawania i rozliczania odzieży ochronnej dla pracowników, studentów i doktorantów.

4. Zarządza nieruchomościami Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie:

1) planowania celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich w stanie niepogorszonym;

2) dokumentacji wymaganej przez organ administracji państwowej właściwy dla spraw skarbu państwa;

3) współpracy z właściwymi miejscowo urzędami i sądami rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości na podstawie wypisów i wyrysów z rejestru gruntów;

4) ewidencji nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni;

5) informacji o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie;

6) opinii w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości;

7) umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne;

8) deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości, informacji o zakresie korzystania ze środowiska.

§ 98. Straż Uniwersytecka

Straż Uniwersytecka działa na podstawie własnego regulaminu. W ramach swoich podstawowych zadań:

1) Zapewnia bezpieczeństwo osób przebywających w wyznaczonych obiektach i na terenach Uniwersytetu.

2) Chroni mienie Uniwersytetu w dozorowanych budynkach zlokalizowanych na terenie Trójmiasta z wyłączeniem Domów Studenckich i Hoteli Asystenckich.

3) Na zlecenie administracji Domów Studenckich i Hoteli Asystenckich podejmuje doraźne interwencje mające na celu przywrócenie porządku i zapewnienie przestrzegania regulaminów przez mieszkańców.

4) Współpracuje z organami ścigania w zakresie realizowanych interwencji.

5) Współuczestniczy w organizowaniu imprez masowych i uroczystości Uniwersytetu w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom tych zgromadzeń.

6) Ujawnia nieprawidłowości w zapewnieniu technicznej sprawności wyposażenia i urządzeń dozorowanych budynków oraz utrzymania ich otoczenia w należytym stanie.

7) Rekomenduje działania organizacyjne, zabezpieczenia mechaniczne i elektroniczne w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa obiektów i terenów Uniwersytetu oraz monitoruje sprawność działania zabezpieczeń.

8) Wykonuje czynności doradcze w zakresie zapewniania bezpieczeństwa oraz opiniuje stan zabezpieczeń obiektów i terenów Uniwersytetu.

9) Zapewnia całodobową obsługę i kontrolę urządzeń sygnalizacji zagrożeń.

10) Prowadzi rejestr i analizy zgłoszeń o zaistniałych zagrożeniach na terenie objętym ochroną.

11) Organizuje i nadzoruje konwojowanie mienia zgodnie z potrzebami Uniwersytetu.

12) Zapewnia pełną gotowość organizacyjną, techniczną i osobową w czasie wykonywania zadań stałych lub doraźnych wynikających z Planu Ochrony Uniwersytetu i obowiązujących przepisów prawa.

13) Prowadzi bieżącą współpracę związaną z ochroną osób i mienia z: Policją, Strażami Miejskimi, Państwową Strażą Pożarną oraz z innymi specjalistycznymi organami, służbami państwowymi i samorządu terytorialnego.

§ 99. Dział Domów Studenckich

1. Prowadzi działalność w zakresie spraw mieszkaniowych studentów, koordynuje sprawy związane z kwaterowaniem w domach studenckich, prowadzi naliczanie bieżących należności i kontroluje ich wpłaty.

2. Rozlicza koszty związane z eksploatacją domów studenckich.

3. Sprawdza prawidłowość sporządzania sprawozdań miesięcznych z działalności domów studenckich.

4. Współpracuje z Centrum Inwestycji, Remontów i Eksploatacji w zakresie inwestycji, modernizacji i remontów bazy lokalowej dla studentów.

5. Współpracuje z Działem Zamówień Publicznych w zakresie zakupów oraz przygotowuje materiały do przetargów.

6. Przyjmuje i weryfikuje wnioski o nadanie uprawnień do wjazdu na teren Bałtyckiego Kampusu Uniwersytetu Gdańskiego w Gdańsku Oliwie.

7. Prowadzi monitoring należności w zakresie ściągalności należności z tytułu zamieszkania w Domach Studenckich UG.

8. Przygotowuje i wysyła ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.

9. Stosuje dostępne metody odzyskania należności określone w wewnętrznych aktach prawnych.

10. Gromadzi materiały niezbędne do przekazania spraw do Biura Prawnego w celu skierowania ich na drogę postępowania sądowego.

11. Sprawuje opiekę merytoryczną nad procesem monitoringu i windykacji przedsądowej wszystkich domów studenckich.

12. Prowadzi rejestr spraw objętych windykacją przedsądową i sądową.

13. Prowadzi, koordynuje i nadzoruje "Akcję Lato" w domach studenckich.

14. Sporządza zestawienie zbiorcze opłat: miejscowej i uzdrowiskowej oraz rozlicza je z miejscowymi jednostkami samorządu terytorialnego.

15. Przygotowuje projekty umów i realizuje umowy dotyczące krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń (sale) i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne i informacyjne.

16. Działowi podlegają Zespoły Domów Studenckich oraz Zespół Lokali Użytkowych i Studencka Baza Socjalna w Helu.

17. Dział prowadzi administrację Zespołu Domów Studenckich, która:

1) organizuje, kontroluje i koordynuje pracę w obiektach wchodzących w skład zespołu;

2) odpowiada za należyte zabezpieczenie mienia Uczelni oraz zorganizowanie pracy osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z ochroną mienia;

3) utrzymuje w należytym stanie administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;

4) ustala odpowiedzialność za sprzęt administracyjny i sprawuje nadzór nad racjonalną gospodarką tym sprzętem;

5) ustala zakresy obowiązków pracowników obsługi, wyznacza rejony sprzątania oraz normy zużycia środków czystości i innych materiałów wykorzystywanych przy eksploatacji budynków;

6) współpracuje z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;

7) zapewnia właściwe warunki bhp w administrowanych obiektach;

8) współpracuje z Centrum Inwestycji, Remontów i Ekspoloatacji w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;

9) rozlicza koszty związane z eksploatacją administrowanych obiektów;

10) prowadzi sprawy związane z zawieraniem umów dotyczących usług, wynajmu pomieszczeń w budynkach zespołu;

11) prowadzi sprawy związane z zakwaterowaniem studentów i innych osób zamieszkujących doraźnie w domach studenckich;

12) prowadzi księgi meldunkowe i przyjmuje wpłaty za noclegi, a także opłaty miejscowe i uzdrowiskowe w domach studenckich;

13) zapewnia utrzymanie sprawności eksploatacyjnej i wyposażenia domów studenckich.

§ 100. Przedszkole Uniwersyteckie

1. Organizuje i realizuje opiekę przedszkolną nad dziećmi pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Gdańskiego oraz w miarę posiadania wolnych miejsc dla dzieci osób spoza Uczelni.

2. Działa na podstawie Statutu Przedszkola Uniwersyteckiego, zgodnie z ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.).

3. Do zadań Przedszkola Uniwersyteckiego należy w szczególności:

1) sprawowanie funkcji opiekuńczych. wychowawczych i kształcących dla dzieci w wieku od 3 do 6 lat z zachowaniem szczególnej troski o ich dobro i bezpieczeństwo;

2) opracowywanie i przygotowywanie podstawowych programów zajęć dla dzieci oraz przygotowanie oferty zajęć ponadprogramowych, z uwzględnieniem propozycji wnoszonych przez rodziców;

3) rejestrowanie wniosków o przyjęcie dziecka do Przedszkola i sporządzanie listy dzieci przyjętych na dany rok szkolny;

4) opracowywanie planów rzeczowo-finansowych dla Przedszkola;

5) rozliczanie kosztów prowadzenia działalności Przedszkola;

6) sporządzanie dla kierownictwa Uczelni sprawozdań ze zrealizowanych świadczeń opiekuńczych na rzecz dzieci;

7) współpraca z jednostkami spoza Uniwersytetu Gdańskiego w obszarze dotyczącym działalności Przedszkola Uniwersyteckiego.

§ 101. Muzeum UG

1. Muzeum Uniwersytetu Gdańskiego jest miejscem przechowywania i prezentowania zbiorów świadczących o przeszłości naukowej i kulturowej Uczelni.

2. Szczegółowo zadania jednostki określa Regulamin Muzeum Uniwersytetu Gdańskiego.

Rozdział 9. Jednostki organizacyjne podległe Zastępcy Kanclerza ds. Informatycznych

§ 102. Centrum Informatyczne

1. Centrum Informatyczne Uniwersytetu Gdańskiego jest jednostką integrującą ogólnouczelnianą działalność w zakresie informatyzacji i komputeryzacji, w skład której wchodzą:

1) Sekcja Obsługi Administracyjnej;

2) Dział Rozwoju Oprogramowania;

3) Dział Zarządzania Systemami Informatycznymi;

4) Dział Zasobów i Usług Sieciowych;

5) Sekcja Utrzymania i Rozwoju Systemów Wspomagających Zarządzanie Uczelnią;

6) Sekcja Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

2. Centrum Informatycznym kieruje Dyrektor, a w razie jego nieobecności zastępcy Dyrektora. Zastępcy Dyrektora nadzorują i koordynują działalność podporządkowanych im jednostek organizacyjnych.

§ 103. Sekcja Obsługi Administracyjnej

1. Przyjmuje korespondencję oraz prowadzi dokumentację kierowaną do jednostek Centrum Informatycznego.

2. Dba o właściwy obieg korespondencji dotyczącej spraw informatycznych.

3. Prowadzi rejestr osób, którym wydano kwalifikowany podpis elektroniczny.

4. Dokonuje bieżącej inwentaryzacji sprzętu komputerowego administracji centralnej.

5. Zapewnia wsparcie informatyczne dla pracowników administracji centralnej oraz pracowników administracji poszczególnych jednostek uczelnianych w zakresie zamówień publicznych IT.

6. Przygotowuje opisy przedmiotu zamówienia, warunków udziału i kryteriów oceny ofert dla ogólnouczelnianych postępowań w obszarze IT oraz współpracuje w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi dla pozostałych postępowań.

7. Monitoruje realizację zamówień IT oraz zmian technologicznych, trendów rozwoju branży pod kątem zabezpieczenia potrzeb Uczelni i realizowanych zadań.

§ 104. Dział Rozwoju Oprogramowania

1. Dział Rozwoju Oprogramowania zajmuje się wytwarzaniem oprogramowania na potrzeby usług udostępnianych społeczności akademickiej.

2. Strukturę Działu Rozwoju Oprogramowania stanowią:

1) Sekcja Programistów,

2) Sekcja WWW.

3. Sekcja Programistów:

1) Programuje uczelniane standardy w zakresie technologii IT.

2) Wytwarza, rozwija oraz utrzymuje oprogramowanie dla usług ogólnouczelnianych.

3) Realizuje eksporty i importy danych dotyczących studentów do systemu POL-on.

4) Utrzymuje, administruje i rozwija Akademicki System Teleinformatyczny (FAST).

5) Rozwija i integruje Portal Pracownika z innymi systemami.

6) Ustala i rozwija standardy wymiany danych między systemem FAST oraz innymi systemami informatycznymi.

4. Sekcja WWW:

1) Administruje i rozwija główny serwis WWW Uniwersytetu Gdańskiego.

2) Rozwija systemy CMS wspierane przez Dział Rozwoju Oprogramowania.

3) Planuje, testuje i wdraża nowe technologie związane z serwisem WWW.

§ 105. Dział Zarządzania Systemami Informatycznymi

Dział obsługuje ogólnouniwersyteckie systemy wspomagające informatycznie działalność pracowników Uczelni a w szczególności:

1) Administruje uczelnianą platformą e-learningową.

2) Wspomaga opracowywanie kursów e-learningowych.

3) Administruje i rozwija Portal Intranetowy UG.

4) Wspomaga pracowników administracji centralnej w obsłudze systemu UniRCP.

5) W zakresie systemów EZD, FAST, IRK, POL-on i systemów z nim współpracujących:

a) Administruje kontami użytkowników – nadaje i modyfikuje uprawnienia (role) do poszczególnych modułów w ww. systemach.

b) Koordynuje prace nad rozwojem aplikacji związanych z procesem kształcenia oraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

c) Współpracuje z jednostkami administracyjnymi UG w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania ww. systemów.

d) Analizuje procesy biznesowe Uczelni w celu ich optymalizacji i implementacji w systemach informatycznych.

§ 106. Dział Zasobów i Usług Sieciowych (w tym administratorzy lokalni)

1. Dział Zasobów i Usług Sieciowych:

1) Administruje, monitoruje i rozwija uczelnianą sieć szkieletową oraz sieć komputerową w obiektach UG.

2) Administruje, monitoruje i rozwija uczelnianą sieć bezprzewodową.

3) Planuje, tworzy, testuje i wdraża nowe ogólnouczelniane usługi sieciowe.

4) Administruje i rozwija systemy bezpieczeństwa sieci, wdraża polityki bezpieczeństwa na ogólnouczelnianych zaporach sieciowych.

5) Obsługuje zakresy adresowe dla potrzeb sieci komputerowych Uczelni.

6) Administruje ogólnouczelnianymi usługami niezbędnymi do działania sieci przewodowej i bezprzewodowej (NetManager, Prime itd.).

7) Rejestruje urządzenia podłączane do sieci komputerowej UG.

8) Prowadzi inwentaryzację usług sieciowych oraz oprogramowania.

9) Wpiera użytkowników końcowych w instalacji i konfiguracji służbowego:

a) sprzętu komputerowego,

b) urządzeń drukujących,

c) oprogramowania antywirusowego,

d) oprogramowania dostępnego w ramach umów zbiorowych, w tym firmy Microsoft,

e) dostępu do sieci bezprzewodowych,

10) Rozwiązuje problemy z urządzeniami sieciowymi,

11) Wspiera pracowników i studentów UG w zakresie uzgodnionym z Dziekanami Wydziałów, a w szczególności zapewnia wsparcie dla zajęć dydaktycznych prowadzonych na Wydziałach.

2. Strukturę Działu Zasobów i Usług Sieciowych stanowią:

1) Sekcja Administratorów Lokalnych,

2) Sekcja Wydziału Nauk Społecznych,

3) Sekcja Wydziału Matematyki, Fizyki i Informatyki,

4) Sekcja Wydziału Ekonomii i Centrum Języków Obcych,

5) Sekcja Wydziału Zarządzania,

6) Sekcja Wydziału Oceanografii i Geografii.

§ 107. Sekcja Utrzymania i Rozwoju Systemów Wspomagających Zarządzanie Uczelnią

1. Zarządza infrastrukturą informatyczną UG w zakresie centralnych serwerów usług IT (między innymi: poczty, WWW, DNS, serwery plików itp.).

2. Odpowiada za sprawne działanie usług informatycznych dla pracowników Uniwersytetu.

3. Utrzymuje i rozwija serwery i oprogramowanie wykorzystywane w Uniwersytecie Gdańskim, w tym Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią oraz informatycznego systemu obiegu dokumentów.

4. Utrzymuje i rozwija infrastrukturę sprzętową obejmującą serwery oraz urządzenia pamięci masowej.

5. Administruje ogólnouczelnianymi licencjami na oprogramowanie i usługi firmy Microsoft dostępnymi na podstawie umów zbiorowych.

6. Wdraża i administruje ogólnouczelnianymi usługami chmurowymi, w tym O365.

7. Administruje ogólnouczelnianymi licencjami na oprogramowanie antywirusowe i użytkowe.

8. Sprawuje nadzór nad systemami informatycznymi UG.

9. Zapewnia wsparcie informatyczne dla pracowników administracji centralnej oraz pracowników administracji poszczególnych jednostek Uczelni w zakresie koordynacji zakupu oprogramowania i sprzętu komputerowego oraz przygotowania stanowisk komputerowych dla pracowników.

10. Diagnozuje i rozwiązuje problemy sprzętowe.

11. Opracowuje i aktualizuje dokumentację techniczną, w tym koncepcyjną, projektową, wykonawczą oraz powykonawczą w zakresie realizowanych zadań.

12. W zakresie ochrony danych osobowych współpracuje z Biurem Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka.

13. Personalizuje elektroniczne legitymacje studenta oraz doktoranta.

§ 108. Sekcja Bezpieczeństwa Teleinformatycznego

1. Opracowuje dokumentację na potrzeby SZBI, w zakresie bezpieczeństwa informacji, w usługach IT świadczonych przez Centrum Informatyczne.

2. Proponuje rozwiązania mające na celu poprawę bezpieczeństwa informacji w usługach IT świadczonych przez Centrum Informatyczne.

3. Koordynuje przeprowadzanie testów bezpieczeństwa w usługach IT świadczonych przez Centrum Informatyczne.

4. Zarządza incydentami bezpieczeństwa w usługach IT świadczonych przez Centrum Informatyczne.

5. Zapewnia wsparcie dla Biura Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka w zakresie prowadzenia czynności weryfikacyjnych oraz działań korygujących po wystąpieniu incydentu.

6. Identyfikuje i ocenia ryzyka w obszarze bezpieczeństwa informacji w usługach IT świadczonych przez Centrum Informatyczne.

7. Zapewnia wsparcie merytoryczne dla Biura Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka na potrzeby prowadzenia szkoleń pracowników Uczelni.

§ 109. Centrum Kompetencyjne EZD

1. Centrum Kompetencyjne EZD Uniwersytetu Gdańskiego, w porozumieniu z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku (PUW) – twórcą systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD), w ramach projektu EZD EDU prowadzonego przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji (MUCI), wspiera zainteresowane uczelnie publiczne we wdrażaniu i rozwijaniu tego oprogramowania.

2. Wsparcie świadczone przez Centrum Kompetencyjne EZD obejmuje:

1) pomoc przy instalowaniu standardowej konfiguracji EZD PUW a następnie EZD EDU w uczelni;

2) uruchomienie Help Desku działającego na rzecz uczelni;

3) szkolenia dla administratorów i użytkowników EZD PUW;

4) proponowanie nowych funkcjonalności EZD EDU;

5) nadzór nad wykonywaniem modyfikacji EZD EDU;

6) reprezentowanie członków projektu wobec PUW przy ustalaniu priorytetów w modyfikowaniu EZD EDU oraz testowanie nowych rozwiązań.

Rozdział 10. Zastępca Kanclerza - Kwestor i podległe jednostki organizacyjne

§ 110. Kwestor

1. Kwestor pełni funkcję głównego księgowego, zgodnie z ustawą o finansach publicznych i wykonuje zadania nałożone przepisami ustawy o rachunkowości.

2. Kwestor podlega bezpośrednio Kanclerzowi.

3. Kwestor przygotowuje projekt planu rzeczowo-finansowego, sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego oraz sprawozdanie finansowe.

4. Kwestor wykonuje zadania głównego księgowego w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości Uniwersytetu;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.

5. Kwestor kieruje pracą podległych jednostek organizacyjnych, wykonując swoje zadania za pośrednictwem trzech zastępców.

§ 111. Jednostki organizacyjne w Kwesturze

1. Kwestor bezpośrednio sprawuje nadzór nad następującymi jednostkami organizacyjnymi: Sekcja ds. Weryfikacji i Akceptacji Dokumentów, Dział Budżetowania i Analiz Finansowych oraz Stanowisko Głównego Specjalisty ds. Finansowo-Księgowych.

2. Kwestor wykonuje swoje zadania za pośrednictwem Zastępcy ds. Finansów, Zastępcy ds. Projektów oraz Zastępcy ds. Rachunkowości.

3. Zastępcy Kwestora ds. Finansów podlega Dział Finansowy, Sekcja ds. Windykacji i Sekcja ds. Sprawozdawczości Statystycznej i Budżetowej .

4. Zastępcy Kwestora ds. Projektów podlega Dział Obsługi Finansowej Projektów.

5. Zastępcy Kwestora ds. Rachunkowości podlega Dział Rachunkowości Finansowej i Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku.

§ 112. Zastępcy Kwestora

1. Odpowiadają za prawidłową i terminową realizację zadań podległych działów oraz prac zleconych przez Kwestora.

2. Organizują pracę podległych działów i odpowiadają za wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przez pracowników podległych im działów oraz przygotowują projekty wewnętrznych aktów prawnych oraz rozwiązań i procedur usprawniających pracę podległych jednostek oraz pionu Kwestora.

3. Przygotowują i aktualizują zakresy obowiązków dla kierowników podległych jednostek oraz prowadzą pozostałe sprawy osobowe związane z działaniem podległych jednostek.

4. Zapewniają kompleksowe rozwiązywanie problemów w zakresie powierzonych oraz wyznaczonych zadań przez Kwestora.

§ 113. Stanowisko Głównego Specjalisty ds. Finansowo-Księgowych

1. Przygotowuje informacje niezbędne do działań sprawozdawczych i rozliczeniowych w działalności umownej UG.

2. Uczestniczy w procesie opiniowania wniosków o zatrudnienie.

3. Monitoruje zmiany w aktach prawnych z zakresu funkcjonowania szkół wyższych, finansów publicznych oraz rachunkowości.

4. Współpracuje przy przygotowywaniu projektów wewnętrznych aktów prawnych dla jednostek organizacyjnych podległych Kwestorowi.

5. Współpracuje przy tworzeniu procedur w zakresie gospodarki finansowej, gospodarki rzeczowymi składnikami majątku, obrotem gotówkowym i bezgotówkowym oraz innych procedur związanych z prawidłowym sprawowaniem kontroli zarządczej.

6. Współpracuje przy tworzeniu projektów pism do instytucji zewnętrznych na potrzeby Kwestora.

7. Bierze czynny udział w pracach zespołów roboczych lub komisji według wskazań Kwestora.

§ 114. Sekcja ds. Weryfikacji i Akceptacji Dokumentów

1. Dokonuje kontroli dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z zasadami ustawy o finansach publicznych.

2. Bada i weryfikuje kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

3. Nadzoruje prawidłowość obiegu dokumentów finansowo-księgowych i przestrzegania przyjętych procedur wewnętrznych.

4. Zatwierdza do wypłaty faktury oraz inne dokumenty finansowe i dysponuje środkami pieniężnymi w zakresie udzielonego pełnomocnictwa.

5. Współpracuje z Działem Budżetowania i Analiz Finansowych w zakresie weryfikacji zgodności przedstawionych do akceptacji dokumentów finansowych z posiadanymi środkami.

6. Współpracuje z Sekcją ds. Rozliczeń w zakresie akceptacji i weryfikacji dokumentów.

7. Prowadzi sprawy związane z obsługą Pracowniczej Kasy Pożyczkowej w zakresie przyjmowania wkładów członkowskich, obsługi pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych (tzw. „chwilówek”), przyjmuje wnioski oraz informuje członków o stanie ich wkładów.

8. Współdziała z Działem Płac w zakresie wypłacania, spłat i umorzeń pożyczek.

9. Opracowuje wnioski przed rozpatrzeniem przez Zarząd Kasy Pożyczkowej oraz przygotowuje wypłaty po ich zatwierdzeniu.

10. Współpracuje z osobą zajmującą się ewidencją księgową Kasy Pożyczkowej.

§ 115. Dział Budżetowania i Analiz Finansowych

1. Opracowuje plan rzeczowo-finansowy uczelni zgodnie z obowiązującym zasadami.

2. Koordynuje prace dotyczące budżetowania jednostek i zadań, opracowywania planów rzeczowo-finansowych, monitoruje przebieg ich realizacji.

3. Monitoruje i kontroluje plany rzeczowo-finansowe określonych obszarów działalności Uniwersytetu, w tym procesów dydaktycznych, badawczych.

4. Weryfikuje dane do algorytmu podziału subwencji oraz przygotowuje podział subwencji zgodnie z obowiązującymi aktami normatywnymi UG.

5. Przygotowuje raporty, prognozy, analizy przychodów, kosztów i przepływów pieniężnych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu oraz w ujęciu ogólnouczelnianym na potrzeby sprawozdawcze i zarządcze.

6. Współdziała w tworzeniu i optymalizacji procesów dotyczących gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych.

7. Opracowuje szacunkowe prognozy i kalkulacje kosztów kształcenia oraz wysokości opłat za usługi edukacyjne oraz sporządza kalkulacje nowo tworzonych kierunków studiów stacjonarnych i niestacjonarnych we wszystkich formach kształcenia.

8. Dokonuje rozliczenia kosztów kształcenia na studia stacjonarne i niestacjonarne.

9. Nadzoruje sporządzanie kosztorysów i sprawozdań realizowanych edycji studiów podyplomowych i kursów specjalistycznych oraz monitoruje ich wpływy i wydatki.

10. Weryfikuje wstępne kalkulacje organizacji konferencji oraz rozliczenia konferencji, we współpracy z organizatorami.

11. Monitoruje wydatki podstawowych jednostek organizacyjnych na realizację praktyk obowiązkowych.

12. Monitoruje wykorzystanie środków subwencji przeznaczonych na potencjał badawczy oraz sporządza informacje o wpływach i wydatkach w tym zakresie.

13. Współpracuje z kierownikami działów podlegających Kwestorowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymiany informacji z Kierownikiem Działu Rachunkowości Finansowej.

14. Współpracuje z Działem Kadr w zakresie opracowania planów zatrudnienia dla uczelni oraz jednostek organizacyjnych według grup pracowniczych i stanowisk.

15. Opiniuje wnioski dot. zatrudnienia i awansów w odniesieniu do zatwierdzonego planu zatrudnienia i awansów UG oraz sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych.

16. Przygotowuje materiały merytoryczne na posiedzenia Senackiej Komisji ds. Finansów oraz prowadzi jej obsługę organizacyjno-administracyjną.

§ 116. Dział Finansowy

1. Dokonuje weryfikacji dokumentów finansowych pod względem formalnym
i rachunkowym oraz w zakresie ich kompletności i poprawności z obowiązującymi zewnętrznymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami normatywnymi.

2. Prowadzi obsługę finansową Uniwersytetu w zakresie regulowania płatności
w formie gotówkowej i bezgotówkowej, w szczególności realizuje wypłaty na podstawie zatwierdzonych dokumentów oraz dokonuje rozliczeń przedpłat, zaliczek udzielonych kontrahentom, pracownikom, doktorantom i studentom.

3. Monitoruje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

4. Sporządza zestawienie prognoz wpływów i wydatków.

5. Prowadzi rejestr zajęć wierzytelności oraz dokonuje weryfikacji obciążeń komorniczych.

6. Weryfikuje i wyjaśnia wezwania do zapłaty otrzymane od kontrahentów pod kątem płatności oraz pozyskuje duplikaty dokumentów finansowych.

7. Wyjaśnia dokumenty finansowe nie opracowane przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu.

8. Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową rozliczeń kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników, doktorantów i studentów, obsługuje wypłaty i rozliczenia dewiz przeznaczonych na służbowe wyjazdy zagraniczne.

9. Dokonuje rozliczeń konferencji organizowanych przez Uniwersytet Gdański.

10. Wystawia faktury VAT w zakresie odpłatnej działalności dydaktycznej uczelni oraz na podstawie umów, porozumień oraz pozostałych zleceń.

11. Sporządza ewidencję (rejestry) w zakresie, transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz pozostałego obrotu z zagranicą.

12. Weryfikuje stosowane stawki podatku VAT w konsultacji z Sekcją Rozliczeń Publiczno-Prawnych w Dziale Rachunkowości Finansowej, sprawuje kontrolę oraz prowadzi aktualizację słowników systemowych związanych ze sprzedażą towarów i usług w systemie informatycznym.

13. Prowadzi wykaz rachunków bankowych, dokonuje jego aktualizacji i prowadzi niezbędną w tym zakresie korespondencję z właściwymi urzędami skarbowymi

14. Dokonuje weryfikacji kontrahentów w Wykazie podatników VAT pod kątem realizacji płatności (tzw. biała lista).

15. Prowadzi i okresowo uzgadnia z ewidencją księgową imienny rejestr wynagrodzeń pracowników oraz stypendiów studenckich i doktoranckich niepodjętych w terminie oraz obsługuje ich wypłaty.

16. Prowadzi kontrolę formalno-rachunkową przyznanych nagród, list stypendiów studenckich, doktoranckich, rekompensat za pracę w warunkach szkodliwych doktorantów, świadczeń za odbyte praktyki studenckie i realizuje ich wypłatę na podstawie przedłożonych dokumentów

17. Organizuje i sporządza sprawozdawczość statystyczną dotyczącą obrotu towarowego realizowanego z państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

18. Odpowiada za współpracę z bankami w zakresie otwierania i zamykania rachunków bankowych oraz nadawania uprawnień do rachunków bankowych, obsługi kart płatniczych, wypłaty dewiz, obrotu czekowego oraz realizacji pozostałych transakcji z zakresu obsługi bankowej.

19. Obsługuje system bankowości elektronicznej.

20. Rozlicza podatek dochodowy od osób fizycznych w ramach obowiązków płatnika tego podatku od realizowanych wypłat w Dziale Finansowym Dokonuje okresowej inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie, w szczególności na koniec roku obrotowego w drodze spisu z natury.

21. Zapewnia zastępstwo dla Sekcji Obsługi Kasowej w przypadku absencji pracowników Kasy lub zdarzeń losowych uniemożliwiających podjęcie czynności kasowych zgodnie z Zasadami Gospodarki Kasowej.

22. Dokonuje weryfikacji pod względem rachunkowym raportów kasowych, kwitariuszy przychodowych.

23. W strukturze Działu Finansowego wyróżnia się Sekcję Obsługi Kasowej, która wykonuje zadania związane z obrotem gotówkowym, w szczególności:

1) Przeprowadza kontrolę formalną i badanie legalności dowodów kasowych oraz upoważnień będących podstawą wypłaty gotówki.

2) Dokonuje wypłat gotówki w walucie polskiej.

3) Przyjmuje wpłaty gotówkowe w walucie polskiej, wystawia przychodowe dowody kasowe.

4) Rejestruje za pomocą kasy fiskalnej wpłaty dotyczące sprzedaży objętej rejestracją podatku VAT, sporządza raporty dobowe i okresowe zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

5) Obsługuje moduł kasowy elektronicznego systemu finansowo-księgowego Uniwersytetu Gdańskiego oraz elektroniczny system FAST w zakresie wypłat stypendiów.

6) Przechowuje wartości pieniężne z uwzględnieniem limitu pogotowia kasowego.

7) Sporządza raporty kasowe i przekazuje wraz z dokumentacją obrotu gotówkowego do Działu Finansowego.

8) Współpracuje z bankiem w zakresie obrotu gotówkowego Uniwersytetu.

9) Zapewnia bezpieczeństwo przechowywania oraz transportu gotówki.

10) Przyjmuje, wydaje i przechowuje druki kwitariuszy kasowych oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie.

11) Sporządza wykazy stypendiów niepodjętych w terminie.

12) Przyjmuje, przechowuje i wydaje depozyty oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie.

13) Uczestniczy w inwentaryzacji wartości pieniężnych.

14) Przy realizacji zadań przestrzega Zasad Gospodarki Kasowej oraz Regulaminu ochrony wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez Uniwersytet Gdański.

15) Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową dokumentów finansowych oraz bada ich legalność.

16) Wspomaga Dział Finansowy w zakresie przyjmowania i rozdysponowywania dokumentów finansowych, a następnie rozdziela celem jej dalszej dekretacji.

§ 117. Sekcja Windykacji

1. Prowadzi monitoring należności w zakresie usług dydaktycznych, naukowo-badawczych, wydawniczych, najmu nieruchomości oraz naliczonych odsetek, kar umownych i odszkodowań oraz refundacji poniesionych kosztów.

2. Przygotowuje i wysyła ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.

3. Stosuje dostępne metody odzyskania należności określone w wewnętrznych aktach prawnych.

4. Gromadzi materiały niezbędne do przekazania spraw do Biura Prawnego w celu skierowania jej na drogę postępowania sądowego oraz egzekucji komorniczej.

5. Sprawuje opiekę merytoryczną nad procesem monitoringu i windykacji przedsądowej przez pozostałe jednostki organizacyjne uczelni.

6. Opracowuje procedury pozwalające na zwiększenie efektywności w pozyskiwaniu należności od kontrahentów.

7. Analizuje sytuację kontrahentów zalegających z płatnościami poprzez regularną weryfikację danych w rejestrach działalności gospodarczej.

8. Przygotowuje analizy i sprawozdania z czynności windykacyjnych.

9. Przygotowuje projekty porozumień i ugód z kontrahentami w ramach czynności windykacyjnych przedsądowych.

10. Prowadzi rejestr spraw objętych windykacją przedsądową, sądową oraz egzekucją komorniczą.

§ 118. Sekcja ds. Sprawozdawczości Statystycznej i Budżetowej

1. Zarządza sprawozdawczością Uczelni i określa uprawnienia użytkowników Portalu sprawozdawczego UG w Głównym Urzędzie Statystycznym.

2. Sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością prac sprawozdawczych wykonywanych na podstawie ustawy o statystyce publicznej przez jednostki organizacyjne UG zgodnie z kompetencjami.

3. Kompletuje dane źródłowe celem terminowego złożenia sprawozdań statystycznych
i budżetowych, m.in. S-10, S-M, Rb-70, PNT-01s, Z-03, Z-06 oraz informacje o liczbie osób niepełnosprawnych.

4. Uczestniczy w przygotowaniu danych do podziału dotacji budżetowej oraz danych uzupełniających do systemu POL-on nie objętych odpowiedzialnością innych jednostek organizacyjnych na podstawie decyzji Kwestora.

5. Koordynuje prace związane z przygotowaniem sprawozdań statystycznych
i budżetowych wymagających zaangażowania różnych jednostek organizacyjnych.

§ 119. Dział Obsługi Finansowej Projektów

1. Prowadzi obsługę finansową projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie do momentu jej zakończenia, archiwizuje dokumentację finansową oraz uczestniczy w kontrolach projektów w zakresie zagadnień finansowych.

2. Zajmuje się obsługą finansową projektów, to jest:

1) Obsługuje projekty finansowane ze środków krajowych i zagranicznych pod kątem weryfikacji rozliczeń i obsługi płatności oraz współpracuje w tym zakresie z kierownikami projektów.

2) Monitoruje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych otwieranych na potrzeby realizacji projektów.

3) Prowadzi kontrolę dokumentów dotyczących poniesienia kosztów pod względem formalnym i rachunkowym.

4) Reguluje gotówkowe i bezgotówkowe rozliczenia Uniwersytetu w zakresie obsługiwanych projektów.

5) Prowadzi kontrolę raportów, sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność pod względem formalnym i rachunkowym.

6) Monitoruje przebieg finansowania projektów oraz zgodność wydatków z budżetami projektów.

7) Dokonuje weryfikacji kontrahentów w Wykazie podatników VAT pod kątem realizacji płatności (tzw. biała lista).

8) Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie spraw finansowo-księgowych, a w szczególności z NCBiR, NCN, FNP, Urzędem Marszałkowskim.

9) Współpracuje z Działem Rachunkowości w zakresie weryfikacji pod kątem księgowym wniosków, raportów, rozliczeń i sprawozdań z realizacji projektów oraz udziału w kontrolach projektów i przygotowywaniu wyjaśnień.

10) Przygotowuje kalkulacje stawek wynagrodzeń osób zatrudnianych do realizacji projektów i wyodrębnionych zadań oraz opinie do wniosków o zatrudnienie pracowników do realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych pod kątem ich zgodności z budżetem projektu oraz określa ich zgodność z budżetami.

11) Sprawdza terminowość dokonywanych refundacji środków przyznawanych na prefinansowanie realizacji projektów oraz z tytułu kosztów poniesionych ze środków uczelni i weryfikuje poprawność ich wykonania.

§ 120. Dział Rachunkowości Finansowej

1. Realizuje zadania w zakresie prowadzenia rachunkowości Uczelni, wykonywania obowiązków płatnika należności publiczno-prawnych w zakresie sporządzania deklaracji w podatkach dochodowych oraz podatku od towarów i usług, rozliczania kosztów poszczególnych rodzajów działalności Uniwersytetu oraz sporządza sprawozdania finansowe Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości, sprawozdawczości statystycznej i budżetowej.

2. Prowadzi kontrolę kompletności i prawidłowości dokumentacji przyjętej do księgowania.

3. Dekretuje dowody księgowe i ewidencjonuje je w elektronicznym systemie finansowo-księgowym Uniwersytetu Gdańskiego.

4. Prowadzi księgi rachunkowe ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

5. Prowadzi ewidencję księgową w zakresie kosztów i przychodów poszczególnych rodzajów i typów działalności.

6. Prowadzi bieżącą analizę kosztów i przychodów poszczególnych rodzajów i typów działalności oraz dokonuje uzgodnień z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu.

7. Prowadzi ewidencję księgową oraz bieżącą analizę zwiększeń i zmniejszeń z zakresu funduszy tworzonych w Uczelni.

8. Sporządza okresowe zestawienia obrotów i sald do prowadzonej ewidencji analitycznej w systemie finansowo-księgowym.

9. Przeprowadza wycenę aktywów i pasywów, dokonuje rozliczenia kosztów i ustala wynik finansowy Uniwersytetu.

10. Okresowo nalicza odpisy od przychodów i narzuty kosztów pośrednich zgodnie z Zasadami Gospodarki Finansowej Uniwersytetu Gdańskiego.

11. Przeprowadza okresowe inwentaryzacje robót w toku zgodnie z ustawą o rachunkowości.

12. Monitoruje przebieg finansowania umów i zadań oraz zgodność wydatków z budżetami.

13. Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie spraw finansowo-księgowych.

14. Koordynuje całokształt prac związanych z prowadzeniem rachunkowości Uniwersytetu w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

15. Strukturę Działu Rachunkowości Finansowej tworzą:

1) Sekcja ds. Ewidencji Księgowej Projektów;

2) Sekcja Rozrachunków;

3) Sekcja Rozliczeń Publiczno-Prawnych;

4) Sekcja Obsługi Uniwersyteckich Jednostek Oświatowych;

5) Sekcja Rozliczeń Działalności Dydaktycznej i Funduszy.

16. Sekcja ds. Ewidencji Księgowej Projektów prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie do momentu jej zakończenia oraz uczestniczy w kontrolach projektów w zakresie zagadnień księgowych, to jest:

1) Prowadzi ewidencję księgową w zakresie obsługiwanych projektów na odpowiednich kontach księgowych, ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

2) Prowadzi kontrolę raportów, sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność pod względem zgodności z ewidencją księgową.

3) Monitoruje przebieg finansowania projektów oraz zgodność wydatków z prowadzoną ewidencją księgową projektów.

4) Przeprowadza okresowe inwentaryzacje nie zakończonych prac w projektach zgodnie z ustawą o rachunkowości.

5) Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie ewidencji księgowej projektów oraz zagadnień z nią powiązanych.

6) Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie ewidencji księgowej projektów, a w szczególności z NCBiR, NCN, FNP, Urzędem Marszałkowskim.

7) Przygotowuje dane do bilansu i sprawozdawczości finansowej oraz statystycznej Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi.

17. Sekcja Rozrachunków prowadzi rozrachunki z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, pozostałymi kontrahentami oraz rozrachunki publiczno-prawne, w szczególności:

1) Prowadzi ewidencję księgową z zakresu wyciągów bankowych i raportów kasowych na odpowiednich kontach księgowych, ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

2) Dokonuje rozliczeń i uzgodnień sald w ramach poszczególnych rozrachunków,

3) Dokonuje wyceny bilansowej rozrachunków w walutach obcych oraz środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach walutowych,

4) Dostarcza pracownikom prowadzącym monitoring i windykację należności aktualnych informacji o stanie rozliczeń w ramach rozrachunków z odbiorcami,

5) Przygotowuje dane do sprawozdawczości finansowej, budżetowej oraz statystycznej Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi.

6) Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej oraz zagadnień z nią powiązanych.

18. Sekcja Rozliczeń Publiczno-Prawnych realizuje zadania związane z wykonywaniem obowiązków płatnika należności publiczno-prawnych, w szczególności:

1) Wykonuje obowiązki płatnika w zakresie sporządzania deklaracji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych i terminowego odprowadzania tego podatku.

2) Wykonuje obowiązki płatnika w zakresie sporządzania deklaracji o wysokości podatku dochodowego od osób prawnych i terminowego odprowadzania tego podatku,

3) Dokonuje kontroli dokumentów w zakresie nabycia towarów i usług pod kątem prawa do odliczenia podatku VAT

4) Sporządza rejestry na potrzeby rozliczenia podatku od towarów i usług z Urzędem Skarbowym

5) Sporządza deklaracje w zakresie podatku od towarów i usług, odpowiada za ich terminowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym oraz sprawuje kontrolę nad terminowym odprowadzaniem tego podatku

6) Sporządza informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrz wspólnotowych transakcjach i odpowiada za ich terminowe złożenie do Urzędu Skarbowego oraz innych informacji z zakresu rozliczeń podatku od towarów i usług wymaganych przepisami prawa podatkowego.

7) Prowadzi rejestr kas fiskalnych oraz nadzoruje działania związane z ich rejestracją w Urzędzie Skarbowym.

8) Dokonuje bieżącej analizy przepisów prawa podatkowego.

9) Dokonuje weryfikacji deklaracji w zakresie opłat lokalnych oraz sprawuje kontrolę nad terminowym ~~ich~~ odprowadzeniem tych opłat.

10) Uzgadnia okresowo poprawność dokonanych rozliczeń ujętych w ewidencji księgowej Uniwersytetu z danymi odpowiednich urzędów.

11) Przygotowuje dane do sprawozdawczości finansowej, budżetowej oraz statystycznej Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi.

12) Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej oraz zagadnień z nią powiązanych.

19. Sekcja Obsługi Uniwersyteckich Jednostek Oświatowych:

1) Prowadzi ewidencję księgową Uniwersyteckiego Liceum Ogólnokształcącego oraz Przedszkola Uniwersyteckiego.

2) Sporządza sprawozdania z realizacji planu rzeczowo-finansowego jednostek oświatowych.

3) Przygotowuje wnioski o dotacje zgodnie z wymogami instytucji finansujących oraz rozliczenia z ich wykonania.

4) Przygotowuje dane finansowo-księgowe dla dyrekcji jednostek oświatowych.

5) Przygotowuje dane do sprawozdawczości finansowej, budżetowej oraz statystycznej Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi.

6) Współpracuje z Działem Budżetowania i Analiz Finansowych w zakresie przygotowania planu rzeczowo-finansowego obsługiwanych jednostek oświatowych oraz innymi jednostkami organizacyjnymi uczelni w celu prawidłowej realizacji powierzonych zadań.

7) Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej oraz zagadnień z nią powiązanych.

20. Sekcja Rozliczeń Działalności Dydaktycznej i Funduszy.

1) Prowadzi ewidencję księgową zadań realizowanych w ramach działalności dydaktycznej (działania poza projektowe), w szczególności: zadania finansowane w ramach subwencji i dotacji projakościowej, zadania związane z prowadzeniem studiów podyplomowych, kursów, szkoleń i konferencji organizowanych przez Uniwersytet Gdański, zadania związane z funkcjonowaniem kół naukowych oraz domów studenckich.

2) Prowadzi ewidencję księgową funduszy prowadzonych w Uczelni.

3) Prowadzi bieżącą analizę przychodów i kosztów z zakresu działalności dydaktycznej oraz zwiększeń i zmniejszeń funduszy prowadzonych w Uczelni.

4) Monitoruje przebieg finansowania zadań z zakresu działalności dydaktycznej oraz zgodność wydatków z prowadzoną ewidencją księgową.

5) Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej oraz zagadnień z nią powiązanych.

6) Przygotowuje dane do sprawozdawczości finansowej, budżetowej oraz statystycznej Uniwersytetu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi.

§ 121. Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku

1. Prowadzi rachunkowość Uniwersytetu w zakresie ewidencji analitycznej wartości majątku oraz jego umorzenia i amortyzacji ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

2. Prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową (kartoteki, księgi inwentarzowe) w zakresie:

1) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych niskiej wartości, dla wszystkich jednostek Uniwersytetu;

2) materiałów w magazynie UG i Wydawnictwie;

3) metali szlachetnych i materiałów polikwidacyjnych;

4) księgozbiorów i czasopism znajdujących się w Bibliotece UG;

5) aparatury naukowo-badawczej.

3. Okresowo nalicza amortyzację i umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

4. Prowadzi kontrolę zgodności zapisów na kontach systemu finansowo-księgowego z ewidencją majątku.

5. Prowadzi ewidencję i przechowuje dokumentację dotyczącą udostępniania sprzętu pracownikom poza teren Uczelni (rewersy).

6. Sporządza sprawozdania w ramach sprawozdawczości statystycznej i finansowej dotyczącą majątku Uczelni.

7. Prowadzi czynności związane z inwentaryzacją majątku Uczelni:

1) opracowuje plan, organizuje i przeprowadza inwentaryzację majątku Uczelni;

2) rozlicza inwentaryzację i wyjaśnia wykazane różnice inwentaryzacyjne;

3) przeprowadza procedury likwidacji w zakresie majątku rzeczowego;

4) wystawia noty obciążeniowe w przypadku zawinionych niedoborów i szkód.

8. Przy realizacji zadań przestrzega przepisów ustawy o rachunkowości, polityki rachunkowości Uniwersytetu Gdańskiego, instrukcji dotyczącej zasad inwentaryzacji rzeczowych składników majątku Uniwersytetu Gdańskiego.

9. Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie ewidencji składników majątkowych.

Dział 6. Przepisy końcowe

§ 122.

Wątpliwości i spory dotyczące podziału kompetencji i zadań wynikających z postanowień niniejszego regulaminu rozstrzyga Rektor.
W sprawach nieujętych w Regulaminie obowiązują Ustawa, Statut i inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

Załączniki do Regulaminu

Schemat organizacyjny Uniwersytetu Gdańskiego.
Schemat organizacyjny wydziałów, jednostek ogólnouniwersyteckich oraz jednostek powiązanych z Uniwersytetem Gdańskim.
Szczegółowa strukturę administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
Wykaz symboli jednostek organizacyjnych Uniwersytetu
Wzór wniosku o utworzenie, przekształcenie lub likwidację jednostek organizacyjnych
Przykładowy podział organizacyjny wydziałowych jednostek administracji oraz ich zadania

Załączniki

Załącznik	Wielkość
Kopia do wydruku	117.51 KB
Regulamin Organizacyjny Uniwersytetu Gdańskiego	759.06 KB
Zał. nr 1 do RO UG: Struktura organizacyjna Uniwersytetu Gdańskiego	424.56 KB
Zał. nr 2 do RO UG: Wydziały, jednostki ogólnouniwersyteckie oraz jednostki powiązane	526 KB
Zał. nr 3 do RO UG: Szczegółowa struktura administracji Uniwersytetu Gdańskiego	211.6 KB
Zał. nr 4 do RO UG: Symbole jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego	1.52 MB
Zał. nr 5 do RO UG: wniosek o zmianę struktury	55.5 KB

Ostatnia modyfikacja:

poniedziałek, 3 października 2022 roku, 20:47

Data publikacji:

poniedziałek, 28 grudnia 2020 roku, 12:28

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Anna Pauli

Treść wprowadzona przez: Alicja Pyskło

Menu - BIP