Na podstawie § 41 ust. 1 i 3 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 r. (ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Niniejsze zarządzenie dotyczy umów, porozumień i ugód oraz ich projektów, za wyjątkiem umów, porozumień i ugód zawartych na podstawie przepisów Kodeksu pracy, a także umów cywilnoprawnych płatnych w postaci wynagrodzeń bezosobowych, realizowanych poprzez informatyczny system płacowy Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 2.

1. Projekty umów, porozumień i ugód przygotowują pracownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za ich merytoryczną realizację.
2. W przypadku postępowań o zamówienie publiczne prowadzonych przez Dział Zamówień Publicznych projekt umowy przygotowują pracownicy tego Działu.

§ 3.

1. Środki w ramach zawieranych umów powinny być wydatkowane zgodnie z zasadami gospodarności, celowości, efektywności i rzetelności.
2. Przy zawieraniu umów, porozumień i ugód należy zachować formę pisemną.

§ 4.

Projekty umów, porozumień i ugód, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego, wymagają uprzedniej akceptacji:

1) kierownika jednostki organizacyjnej, w której kompetencji leży merytoryczne prowadzenie spraw danego rodzaju lub osoby przez niego upoważnionej – w zakresie ich kompetencji,

2) kierownika Działu Zamówień Publicznych lub osoby przez niego upoważnionej – w zakresie ich kompetencji,

3) radcy prawnego pod względem formalno-prawnym,

4) kwestora lub osoby upoważnionej – kontrasygnata finansowa.

§ 5.

Projekty umów, porozumień i ugód, z których wynikają należności dla Uniwersytetu Gdańskiego, wymagają uprzedniej akceptacji:

1) kierownika jednostki organizacyjnej, w której kompetencji leży merytoryczne prowadzenie spraw danego rodzaju lub osoby przez niego upoważnionej w zakresie ich kompetencji,

2) radcy prawnego pod względem formalno-prawnym,

3) kwestora lub osoby upoważnionej – kontrasygnata finansowa.

§ 6.

Projekty umów, porozumień i ugód, w wyniku których dochodzi do powierzenia innemu podmiotowi przetwarzania danych osobowych wymagają dodatkowo akceptacji Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

§ 7.

W przypadku przygotowania umów, porozumień i ugód zawieranych w języku obcym osoba merytorycznie odpowiedzialna za przygotowanie projektu dokumentu dostarcza równocześnie jego rzetelne tłumaczenie na język polski.

§ 8.

1. Wszelkie umowy, porozumienia, ugody dotyczące poszczególnych jednostek lub działalności UG zawiera w imieniu Uniwersytetu Gdańskiego Rektor lub osoba upoważniona do tych czynności.
2. Umowy rodzące zobowiązania dla Uniwersytetu Gdańskiego zawiera się z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych.

§ 9.

1. Wszystkie umowy, porozumienia i ugody podlegają obowiązkowej ewidencji w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) prowadzonym przez Sekcję ds. Rozliczeń.
2. Podpisany oryginał umowy, porozumienia, ugody należy niezwłocznie przekazać do jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1 w celu dokonania rejestracji.
3. Po dokonaniu rejestracji i nadaniu numeru w CRU skan umowy, porozumienia lub ugody Sekcja ds. Rozliczeń przesyła do jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za jej merytoryczną realizację.
4. Kopia umowy powierzenia przekazywana jest do Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

§ 10.

Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego zarządzenia sprawuje Kanclerz.

§ 11.

Traci moc zarządzenie nr 19/R/11 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 16 lutego 2011 roku w sprawie zasad postępowania przy zawieraniu umów, porozumień i ugód.

§ 12.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała
profesor nadzwyczajny