Zarządzenie nr 91/R/26 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 24 sierpnia 2026 rokuw sprawie zasad postępowania przy zawieraniu umów, porozumień i ugód w Uniwersytecie Gdańskim
z dnia
24 sierpnia 2026 rokuStatus aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie:
poniedziałek, 24 sierpnia 2026 rokuNa podstawie § 34 ust. 2 pkt 2 i 20 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Niniejsze zarządzenie określa zasady postępowania przy zawieraniu umów, porozumień i ugód oraz rejestrów tych umów, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Niniejszych Zasad nie stosuje się do:
1) umów zawieranych na podstawie przepisów prawa pracy;
2) umów cywilnoprawnych płatnych w postaci wynagrodzeń bezosobowych, realizowanych poprzez informatyczny system płacowy Uniwersytetu Gdańskiego.
3. Umowy, o których mowa w ust. 2 pkt 2 podlegają zasadom określonym w odrębnym zarządzeniu Rektora w sprawie zawierania w Uniwersytecie Gdańskim umów zlecenia i umów o dzieło za pośrednictwem systemu informatycznego (system GUCiR).
§ 2.
1. Projekty umów, porozumień i ugód przygotowują pracownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za ich merytoryczną realizację.
2. W przypadku postępowań o zamówienie publiczne prowadzonych przez Centrum Zamówień Publicznych projekt umowy przygotowują pracownicy tego Centrum.
§ 3.
1. Środki w ramach zawieranych umów powinny być wydatkowane zgodnie z zasadami gospodarności, celowości, efektywności i rzetelności.
2. Przy zawieraniu umów, porozumień i ugód należy zachować formę pisemną lub równoważną (tj. formę elektroniczną z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Forma dokumentowa z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu osobistego może być stosowana o ile przepisy odrębne lub regulacje szczególne, w tym wymogi instytucji finansujących związane z realizacją projektów, nie wymagają zachowania formy pisemnej lub równoważnej. Dopuszcza się zastosowanie innych form jeśli wynikają one z międzynarodowych porozumień.
3. Zamówienia inne niż:
1) zamówienia udzielane na podstawie § 5 ust. 9 pkt 3 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Uniwersytecie Gdańskim;
2) zamówienia na usługi lub dostawy sukcesywne – niezależnie od ich wartości
– mogą być udzielane poprzez zawarcie umowy w formie dokumentowej.
4. Przy zawieraniu umów, porozumień i ugód należy zachować jednolitą formę czynności prawnej. Niedopuszczalne jest zawieranie umów, porozumień i ugód w formie mieszanej (hybrydowej), polegającej w szczególności na złożeniu przez jedną ze stron podpisu własnoręcznego na dokumencie papierowym, a przez drugą ze stron kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumencie w postaci elektronicznej.
§ 4.
Projekty umów, porozumień i ugód, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego, wymagają uprzedniej akceptacji:
1) kierownika jednostki organizacyjnej, w której kompetencji leży merytoryczne prowadzenie spraw danego rodzaju lub osoby przez niego upoważnionej – w zakresie ich kompetencji;
2) dyrektora Centrum Zamówień Publicznych lub osoby przez niego upoważnionej – w zakresie ich kompetencji;
3) kwestora lub osoby upoważnionej – kontrasygnata finansowa;
4) radcy prawnego – pod względem formalno-prawnym.
§ 5.
Projekty umów, porozumień i ugód, z których wynikają należności dla Uniwersytetu Gdańskiego, wymagają uprzedniej akceptacji:
1) kierownika jednostki organizacyjnej, w której kompetencji leży merytoryczne prowadzenie spraw danego rodzaju lub osoby przez niego upoważnionej w zakresie ich kompetencji;
2) kwestora lub osoby upoważnionej – kontrasygnata finansowa;
3) radcy prawnego – pod względem formalno-prawnym.
§ 6.
1. Projekty umów, porozumień i ugód, w wyniku których dochodzi do powierzenia innemu podmiotowi przetwarzania danych osobowych wymagają dodatkowo akceptacji Inspektora Ochrony Danych.
2. Umowy, porozumienia i ugody zawierane przez Uniwersytet Gdański z wyłączeniem obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793 ze zm.) – winny w swojej treści zawierać postanowienia w następującym brzmieniu:
„1) Uniwersytet Gdański informuje, iż klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego dalej „RODO” znajduje się pod adresem internetowym: https://bip.ug.edu.pl/.
2) [Nazwa własna drugiej strony umowy/porozumienia/ugody] oświadcza, iż zapoznał się z treścią ww. klauzuli.
3) [Nazwa własna drugiej strony umowy/porozumienia/ugody] zobowiązuje się do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu zawarcia i realizacji niniejszej umowy/porozumienia/ugody.”
3. W przypadku umów, porozumień i ugód, zawieranych w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, obowiązek informacyjny dotyczący danych osobowych realizuje Centrum Zamówień Publicznych zgodnie z wytycznymi Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
4. Za przestrzeganie postanowień ust. 2 odpowiada kierownik jednostki odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie projektu i realizację odpowiednio umowy, porozumienia lub ugody.
§ 7.
Projekty umów, porozumień i ugód w zakresie komercyjnego wykorzystania wyników badań naukowych, prac rozwojowych lub innych rezultatów działalności intelektualnej Uniwersytetu Gdańskiego, a także ich zakres związany z ochroną praw własności intelektualnej, wymagają uprzedniej akceptacji Centrum Transferu Technologii lub innego pracownika Uniwersytetu upoważnionego do tego przez Rektora.
§ 8.
W przypadku przygotowania umów, porozumień i ugód zawieranych w języku obcym osoba merytorycznie odpowiedzialna za przygotowanie projektu dokumentu dostarcza równocześnie jego rzetelne tłumaczenie na język polski.
§ 9.
1. Wszelkie umowy, porozumienia, ugody dotyczące poszczególnych jednostek lub działalności UG zawiera w imieniu Uniwersytetu Gdańskiego Rektor lub osoba upoważniona do tych czynności.
2. Umowy rodzące zobowiązania dla Uniwersytetu Gdańskiego zawiera się z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych.
§ 10.
1. Wszystkie umowy, porozumienia i ugody podlegają obowiązkowej ewidencji w Centralnym Rejestrze Umów Uniwersytetu Gdańskiego (CRU UG) prowadzonym przez Sekcję Rozliczeń.
2. Podpisany oryginał umowy, porozumienia, ugody należy niezwłocznie przekazać do jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1 w celu dokonania rejestracji.
3. Po dokonaniu rejestracji i nadaniu numeru w CRU UG skan umowy, porozumienia lub ugody Sekcja Rozliczeń przesyła do jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za jej merytoryczną realizację.
4. Kopia umowy powierzenia przekazywana jest do Inspektora Ochrony Danych.
§ 11.
1. Informacje o umowach, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego są udostępniane i aktualizowane w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) prowadzonym przez Ministra Finansów zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1483 ze zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.
2. Obowiązki w zakresie udostępniania i aktualizowania informacji o umowach w CRU JSFP są realizowane zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim.
3. Umowy zawierane przez Uniwersytet Gdański, z których wynikają zobowiązania finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego, z wyłączeniem obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych – winny w swojej treści zawierać postanowienie w następującym brzmieniu:
„Informacje o niniejszej umowie podlegają udostępnieniu w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 1483 ze zm.). W szczególności ujawnieniu w CRU JSFP podlegają dane stron umowy, przedmiot i wartość umowy oraz okres jej obowiązywania.”
4. Za realizację obowiązków wskazanych w ust. 1-3 odpowiada kierownik jednostki odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie projektu i realizację umowy.
§ 12.
Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego zarządzenia sprawuje Kanclerz.
§ 13.
Traci moc zarządzenie nr 35/R/18 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 21 marca 2018 roku w sprawie zasad postępowania przy zawieraniu umów, porozumień i ugód w Uniwersytecie Gdańskim (ze zm.).
§ 14.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Załączniki
| Załącznik | Wielkość |
|---|---|
 Kopia do wydruku | 92.23 KB |
Ostatnia modyfikacja:
wtorek, 25 sierpnia 2026 roku, 13:07Data publikacji:
poniedziałek, 24 sierpnia 2026 roku, 12:46 Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Alicja Pyskło
Treść wprowadzona przez: Alicja Pyskło