Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 w zw. z art. 111 i art. 216 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 85 ze zm.) oraz § 33 ust. 1, § 139 i § 144 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
Studenci studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich i doktoranci studiów doktoranckich oraz szkół doktorskich prowadzonych w Uniwersytecie Gdańskim, zwanym dalej „Uniwersytetem”, mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach studenckich i organizacjach doktorantów Uniwersytetu, w szczególności w kołach naukowych, artystycznych i sportowych, na zasadach określonych w:
1) ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 85 ze zm.), zwanej dalej „Ustawą”;
2) Statucie UG z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.), zwanym dalej „Statutem”;
3) niniejszym zarządzeniu.
§ 2.
1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady działalności uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów w Uniwersytecie, w tym zasady dotyczące prowadzenia rejestru tych organizacji oraz składania sprawozdań z wykorzystania środków przeznaczonych przez Uniwersytet na realizację działań tych organizacji.
2. Do działających w Uniwersytecie stowarzyszeń zrzeszających wyłącznie studentów lub studentów, doktorantów i pracowników Uniwersytetu przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio.
§ 3.
1. O powstaniu uczelnianej organizacji studenckiej lub organizacji doktorantów jej organ niezwłocznie informuje w formie pisemnej Rektora oraz właściwego dziekana lub dyrektora szkoły doktorskiej. Do informacji o powstaniu organizacji jej organ dołącza w formie pisemnej wniosek o wpis do rejestru odpowiednio organizacji studenckich albo organizacji doktorantów, działających w Uniwersytecie, zwanego dalej „rejestrem”.
2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, prowadzi prorektor właściwy do spraw studenckich, działający na podstawie upoważnienia Rektora, zwany dalej „prorektorem”. Rejestry są jawne i prowadzone w formie elektronicznej.
3. Wzór informacji oraz wniosku, o których mowa w ust. 1, określa załącznik odpowiednio nr 1 oraz nr 2 do zarządzenia.
§ 4.
1. Załączniki do wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1, stanowią:
1) regulamin organizacji;
2) program i zakres działania organizacji;
3) opinia właściwego dziekana lub dyrektora szkoły doktorskiej, dotycząca w szczególności zgodności programu organizacji z programem naukowo-badawczym wydziału lub szkoły;
4) zgoda nauczyciela akademickiego na sprawowanie opieki nad organizacją.
2. Opiekunem uczelnianej organizacji studenckiej lub organizacji doktorantów może być nauczyciel akademicki zatrudniony w Uniwersytecie.
§ 5.
Regulamin organizacji, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, powinien określać w szczególności:
1) nazwę organizacji i jej adres;
2) cele i zadania organizacji;
3) warunki członkostwa w organizacji;
4) organy organizacji, w tym organ właściwy w sprawie realizacji obowiązku informacyjnego, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz kompetencje, sposób powoływania i czas trwania kadencji organów;
5) warunki i sposób rozwiązania organizacji na podstawie uchwały organu organizacji;
6) tryb uchwalania i zmiany regulaminu.
§ 6.
Warunkiem rejestracji uczelnianej organizacji studenckiej lub organizacji doktorantów jest:
1) zgodność wniosku wraz z załącznikami pod względem formy i treści z przepisami prawa;
2) zgodność zgłoszonych danych z rzeczywistym stanem;
3) zgodność programu i zakresu działania oraz regulaminu organizacji z:
a) misją i strategią UG,
b) przepisami prawa powszechnie obowiązującego, Statutem oraz innymi przepisami wewnętrznymi Uniwersytetu;
4) zgodność programu i zakresu działania organizacji z planem rzeczowo-finansowym Uniwersytetu ustalonym na rok, w którym organizacja składa wniosek o wpis do rejestru.
§ 7.
1. Wpis do rejestru obejmuje:
1) nazwę organizacji;
2) imiona i nazwiska co najmniej pięciu członków założycieli organizacji, ze wskazaniem nazwy wydziału lub szkoły doktorskiej i roku studiów oraz ich danych do kontaktu;
3) datę rejestracji organizacji;
4) aktualny skład osobowy organów organizacji oraz aktualne dane adresowe organizacji, w tym adres poczty elektronicznej;
5) informację o rozwiązaniu organizacji.
2. Wniosek zarejestrowanej organizacji wraz z załącznikami przechowuje się w Biurze Rektora (sekretariat prorektora).
§ 8.
Informację o rejestracji albo odmowie rejestracji uczelnianej organizacji studenckiej lub organizacji doktorantów prorektor przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany we wniosku. W przypadku rejestracji organizacji o charakterze naukowym, prorektor informuje również właściwego dziekana lub dyrektora szkoły doktorskiej oraz opiekuna tej organizacji.
§ 9.
Uczelniana organizacja studencka lub organizacja doktorantów, która nie została wpisana do rejestru, nie może:
1) wykorzystywać środków przeznaczanych przez Uniwersytet na realizację działań uczelnianych organizacji studenckich lub organizacji doktorantów;
2) korzystać z mienia Uniwersytetu, w szczególności nieruchomości oraz nazwy i godła, znaków towarowych i innych oznaczeń indywidualizujących Uniwersytet, druków firmowych i adresów internetowych Uniwersytetu.
§ 10.
1. W przypadku zmiany danych objętych informacją, o której mowa w § 3 ust. 1, uczelniana organizacja studencka lub organizacja doktorantów ma obowiązek niezwłocznego złożenia zaktualizowanej informacji do prorektora oraz właściwego dziekana lub dyrektora szkoły doktorskiej.
2. W przypadku:
1) zmiany w regulaminie, programie lub zakresie działania organizacji, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2,
2) cofnięcia zgody nauczyciela akademickiego na sprawowanie opieki nad organizacją, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 4,
3) zmiany danych objętych wpisem do rejestru, o których mowa w § 7 ust. 1
- uczelniana organizacja studencka lub organizacja doktorantów ma obowiązek niezwłocznego złożenia do prorektora prowadzącego rejestr wniosku o aktualizację wpisu do rejestru.
3. Wzór zaktualizowanej informacji, o której mowa w ust. 1, oraz wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik odpowiednio nr 1 oraz nr 2 do zarządzenia.
§ 11.
Do dnia 30 listopada każdego roku dziekan oraz dyrektor szkoły doktorskiej składa prorektorowi informację określającą aktualną liczbę i nazwy uczelnianych organizacji studenckich lub organizacji doktorantów działających na wydziale lub w szkole doktorskiej.
§ 12.
1. Do dnia 10 stycznia każdego roku uczelniana organizacja studencka lub organizacja doktorantów składa sprawozdanie z działalności organizacji za ubiegły rok akademicki prorektorowi, właściwemu dziekanowi lub dyrektorowi szkoły doktorskiej oraz odpowiednio Parlamentowi Studentów UG lub Radzie Doktorantów UG.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności wyliczenie środków otrzymanych przez organizację od Uniwersytetu w ubiegłym roku akademickim i przeznaczonych na realizację jej działań. Wzór sprawozdania określa załącznik nr 3 do zarządzenia.
3. Rektor, w drodze decyzji administracyjnej, może rozwiązać organizację, która nie złożyła sprawozdania w terminie, o którym mowa w ust. 1.
§ 13.
1. Zasady uchylania aktu uczelnianej organizacji studenckiej lub organizacji doktorantów oraz rozwiązywania takiej organizacji określa Ustawa i Statut.
2. Właściwy dziekan lub dyrektor szkoły doktorskiej stwierdza, że uczelniana organizacja studencka lub organizacja doktorantów nie prowadzi działalności w szczególności w przypadku niezłożenia przez organizację sprawozdania z działalności, o którym mowa w § 12, przez trzy kolejne lata. W przypadku stwierdzenia, że organizacja nie prowadzi działalności, dziekan lub dyrektor składa do Rektora wniosek o rozwiązanie tej organizacji.
§ 14.
Do spraw o wpis do rejestru uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów, które zostały wszczęte na podstawie zarządzenia nr 14/R/17 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 16 lutego 2017 r. w sprawie tworzenia, rejestracji i likwidacji uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich w Uniwersytecie Gdańskim oraz nie zostały zakończone do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.
§ 15.
Traci moc zarządzenie nr 14/R/17 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 16 lutego 2017 r. w sprawie tworzenia, rejestracji i likwidacji uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 16.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prorektor ds. Rozwoju
i Współpracy z Gospodarką
prof. dr hab. Krzysztof Bielawski
wykonujący zadania Rektora UG
na podstawie par. 49 ust. 2 Statutu UG
