Na podstawie: ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.) i ustawy z dnia 22 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Wszystkie jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego zobowiązane są do stosowania ustawy o zamówieniach publicznych oraz niniejszego zarządzenia.
2. Zarządzenie niniejsze stosuje się do zamówień udzielanych przez Uniwersytet Gdański na dostawy, roboty budowlane i usługi opłacane ze środków publicznych.
3. Wydatkowanie środków w ramach zamówień publicznych powinno być zaplanowane.

§ 2

1. Jednostkami upoważnionymi do realizowania zamówień publicznych są:

1. Dział Techniczny - w zakresie robót budowlanych, remontów, eksploatacji budynków, telekomunikacji,
2. Dział Socjalny - w zakresie utrzymania domów studenckich i stołówek (nie dotyczy remontów) oraz obsługi spraw socjalnych,
3. Dział Gospodarczy - w zakresie obsługi obiektów dydaktycznych Uczelni,
4. Biblioteka Główna - w zakresie prenumeraty czasopism i zakupów książek,
5. Samodzielna Sekcja ds. Transportu - w zakresie obsługi środków transportu,
6. Samodzielna Sekcja ds. Zaopatrzenia - w zakresie dostaw środków ochrony indywidualnej, sprzętu ochrony przeciwpożarowej i BHP, artykułów biurowych i AGD, czystościowych, elektrycznych, hydraulicznych, opału,
7. Ośrodek Informatyczny - w zakresie dostaw i usług związanych z obsługą sieci komputerowej,
8. Dział Aparatury i Zamówień Publicznych - w zakresie dostaw sprzętu komputerowego, poligraficznego, biurowego, aparatury specjalistycznej, oprogramowania,
9. Dział Wydawnictw – w zakresie realizacji procesu wydawniczego podręczników akademickich, prac habilitacyjnych, monografii, zeszytów naukowych i wydawnictw informacyjnych,
10. Samodzielna Sekcja ds. Techniczno-Budowlanych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia bieżących remontów w branży budowlanej, stolarskiej, elektrycznej, hydraulicznej i chłodniczej.

2. Jednostka organizacyjna uczelni, będąca dysponentem wydzielonej części budżetu uczelni, upoważniona jest do udzielania, w ramach posiadanych środków i po ich potwierdzeniu, zamówień publicznych do wartości nieprzekraczającej równowartości 6.000 EURO w roku budżetowym, z wyłączeniem usług i dostaw określonych w pkt. 1.8 załącznika nr 1 do pisma okólnego nr 1/2004 Rektora UG z dnia 7 stycznia 2004 r. Decyzje w sprawie trybu udzielenia zamówień podejmuje kierownik jednostki.
3. Zamówień o wartości powyżej 6.000 EURO, których realizacja nie podlega kompetencji jednostek wymienionych w ust. 1, dokonuje jednostka bezpośrednio zainteresowana przy współudziale Działu Aparatury i Zamówień Publicznych, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Przy zamówieniach przekraczających równowartość kwoty 30.000 EURO, postępowanie o zamówienie publiczne przygotowuje i prowadzi Dział Aparatury i Zamówień Publicznych w porozumieniu z jednostkami wymienionymi w ust. 1 i 2.

§ 3

1. Jednostka, na rzecz której przygotowywane jest postępowanie o zamówienie publiczne, zobowiązana jest do udzielania wszelkich informacji związanych z przedmiotem zamówienia, a w szczególności do określenia:

• wartości szacunkowej zamówienia i źródła jego finansowania,
• przedmiotu zamówienia,
• warunków, jakie musi spełniać przedmiot zamówienia,
• warunków, jakie muszą spełniać oferenci,
• kryteriów oceny.

§ 4

1. Decyzję, co do trybu udzielenia zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 30.000 EURO podejmują kierownicy jednostek upoważnionych do realizacji zamówienia, w uzgodnieniu z Działem Aparatury i Zamówień Publicznych.
2. Decyzję, co do trybu udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość przekracza równowartość 30.000 EURO, podejmuje, po zapoznaniu się z opinią kierownika działu Aparatury i Zamówień Publicznych, Rektor, Prorektor ds. Nauki lub Dyrektor Administracyjny, stosownie do posiadanych kompetencji w zakresie dysponowania środkami finansowymi, chyba, że Statut uczelni zastrzega kompetencje Senatu.

§ 5

1. Przy zamówieniach o wartości nieprzekraczającej 30.000 EURO komisję przetargową powołuje kierownik jednostki organizacyjnej wymienionej w § 2 z chwilą rozpoczęcia postępowania.
2. Przy zamówieniach o wartości przekraczającej 30.000 EURO komisja przetargowa zostaje powołana przez Rektora, Prorektora ds. Nauki lub Dyrektora Administracyjnego z chwilą rozpoczęcia postępowania.
3. Członkami komisji przetargowej powołanymi zgodnie z ust. 1 i 2 mogą być wyłącznie pracownicy Uniwersytetu Gdańskiego.
4. Pracownik jednostki organizacyjnej przygotowujący dokumentację do postępowań, o których mowa w ust.1 i 2, staje się z mocy niniejszego zarządzenia członkiem komisji przetargowej.
5. Członkowie komisji przetargowej podlegają odpowiedzialności karnej na podstawie art. 297 i 305 Kodeksu Karnego (Dz. U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.).

§ 6

Uniwersytet Gdański reprezentują oraz podpisują umowy:

• Rektor – w zakresie dysponowania środkami finansowymi wymagającymi decyzji przekraczającej zakres zwykłego zarządu uczelnią,
• Prorektor ds. Nauki – w zakresie dysponowania posiadanymi środkami finansowymi na działalność naukowo-badawczą,
• Dyrektor Administracyjny – w zakresie dysponowania środkami finansowymi dotyczącymi decyzji w zakresie zwykłego zarządu uczelnią.

§ 7

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani wyznaczyć w podległych im jednostkach osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentacji do postępowań przewidzianych w ustawie o zamówieniach publicznych.
2. Odpowiedzialność służbową za naruszenie dyscypliny finansów publicznych tj. za skutki wynikające z nieprzestrzegania ustawy o zamówieniach publicznych ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, którzy udzielają zamówienia. Podlegają oni również odpowiedzialności, o której mowa w § 5 ust. 5.

§ 8

1. Zamówienia publiczne o wartości przekraczającej równowartość 6.000 EURO rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego znajdującym się w Dziale Aparatury i Zamówień Publicznych.
2. Zamówienia o wartości nieprzekraczającej równowartości 6.000 EURO rejestrowane są w jednostkach organizacyjnych udzielających tych zamówień.
3. Dokumentację postępowania w sprawie udzielonych zamówień publicznych przechowuje jednostka realizująca zamówienie przez okres 3 lat.
4. Jednostki organizacyjne uczelni zobowiązane są do sporządzania rocznych planów zamówień publicznych (niezależnie od ich wartości) i przekazywania ich do jednostek wymienionych w § 2 ust. 1 zgodnie z zakresem ich kompetencji, w terminie do 30 listopada danego roku kalendarzowego.
5. Jednostki organizacyjne (wydziały, jednostki międzywydziałowe, pozawydziałowe i ogólnouczelniane) uczelni zobowiązane są do przekazywania do Działu Aparatury i Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego sprawozdań z udzielanych zamówień publicznych o wartości do 6.000 EURO w terminach:

• za IV kwartał poprzedniego roku do 20 stycznia,
• za I kwartał do 20 kwietnia,
• za II kwartał 20 lipca,
• za III kwartał do 20 października bieżącego roku kalendarzowego.

§ 9

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.) i ustawy z dnia 22 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.).

§ 10

Szczegółowy sposób postępowania oraz wzory druków obowiązujących w Uniwersytecie Gdańskim, przy udzielaniu zamówień publicznych, terminy zgłaszania zapotrzebowania, jak i zasady i terminy sporządzania sprawozdań z udzielanych zamówień publicznych określają pisma okólne 1-6/2004 Rektora UG z dnia 7 stycznia 2004 r. wraz z załącznikami.

§  11

Traci moc obowiązującą Zarządzenie nr 14/R/02 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 maja 2002 r. w sprawie zamówień publicznych.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor                      
dr hab. Andrzej Ceynowa, prof. UG
 

Pismo okólne nr 1/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie szczegółowego sposobu postępowania oraz wzorów druków obowiązujących na Uniwersytecie Gdańskim, przy udzielaniu zamówień publicznych

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Ilekroć w pismach okólnych i załącznikach jest mowa o:

1. ustawie o zam. publ. – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z dnia 12 czerwca 2002 r. Dz. U. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.),
2. ustawie o fin. publ. – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 22 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz.1014 z późn. zm.),
3. zarządzeniu – należy przez to rozumieć zarządzenie nr 3/R/04 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych.

II. Szczegółowy sposób postępowania oraz wzory druków obowiązujących na Uniwersytecie Gdańskim, przy udzielaniu zamówień publicznych określają następujące załączniki do niniejszego pisma.

1. Załącznik nr 1 – określa sposób postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych.
2. Załącznik nr 2 – Rejestr Zamówień Publicznych dla jednostek organizacyjnych uczelni.
3. Załącznik nr 3 – Plan Zamówień Publicznych poszczególnych jednostek organizacyjnych uczelni.
4. Załącznik nr 4 - dokument wszczęcia postępowania dla zamówienia wartości powyżej 30 000 EURO.
5. Załącznik nr 5 - dokumentacja podstawowych czynności postępowania dot. przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, przetargu dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji, poniżej 30.000 EURO.
6. Załącznik nr 6 - dokumentacja podstawowych czynności postępowania dot. zamówienia z wolnej ręki o wartości powyżej 6.000 EURO.
7. Załącznik nr 7 - dokumentacja podstawowych czynności postępowania dot.zapytania o cenę.
8. Załącznik nr 8 – wzór oświadczenia o preferencjach krajowych na dostawy.
9. Załącznik nr 9 – wzór oświadczenia o preferencjach krajowych na usługi.
10. Załącznik nr 10 – wzór oświadczenia o preferencjach krajowych na roboty budowlane.
11. Załącznik nr 11 – wzór oświadczenia z art. 19 i art. 22 ust.2 ustawy o zam. publ..
12. Załącznik nr 12 – wzór oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji.

III. Powyższe ustalenia wchodzą w życie z dniem podpisania.
 

Pismo okólne nr 2/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie trybu zamawiania sprzętu komputerowego i części komputerowych
i oprogramowania.

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Zamawianie sprzętu komputerowego (komputery, monitory, drukarki, skanery itp.) oraz części do rozbudowy, modernizacji i naprawy  ww. sprzętu i oprogramowania.

1. Zapotrzebowanie na zakup sprzętu komputerowego oraz części do niego i oprogramowania, jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego składają w Dziale Aparatury i Zamówień Publicznych.
2. W roku ustala się następujące terminy składania zapotrzebowań: 31 marzec, 31 maj, 15 wrzesień oraz 30 listopad. Ze względu na możliwość wydłużenia procedur przetargowych, złożenie zapotrzebowania w pierwszym półroczu gwarantuje rozliczenie środków finansowych do końca roku. Zapotrzebowania złożone w terminie do 30 listopada będą realizowane w pierwszym kwartale następnego roku i mogą być finansowane ze środków, których rozliczenie może nastąpić w następnym roku.
3. Dział Aparatury i Zamówień Publicznych udzieli informacji o klasach rodzajowych typowego sprzętu komputerowego w celu ułatwienia sporządzenia konfiguracji zamawianego sprzętu.
4. Zapotrzebowanie na sprzęt komputerowy musi określać źródło finansowania potwierdzone przez osobę uprawnioną do jego dysponowania, szczegółową specyfikację zamawianego sprzętu. Niedopuszczalne są zmiany w przedmiocie zamówienia od daty rozpoczęcia postępowania (data ogłoszenia o rozpoczęciu) ani po zakończeniu postępowania. Zapotrzebowanie na sprzęt należy składać na formularzu załączonym do niniejszego pisma (Formularz do Pisma okólnego nr 2 i 5 /2004).
5. Zapotrzebowanie na nietypowy sprzęt komputerowy musi być uzasadnione przez jednostkę.
6. Dopuszcza się składanie zapotrzebowania na sprzęt komputerowy pomiędzy terminami określonymi w pkt. 2 niniejszego pisma, wyłącznie w sytuacjach awaryjnych i nadzwyczajnych, za zgodą Prorektora ds. Nauki lub Dyrektora Administracyjnego. Realizacja zakupu nastąpi w trybie określonym przez Dział Aparatury i Zamówień Publicznych.
7. W przypadku awarii sprzętu komputerowego, dla którego upłynął okres gwarancji, a jego naprawy poprzez wymianę części dokonują jednostki organizacyjne we własnym zakresie, Dział Aparatury i Zamówień Publicznych dokona zakupu wskazanych elementów po otrzymania zapotrzebowania, z pisemnym oświadczeniem o zaistnieniu awarii i uzasadnieniu potrzeby natychmiastowej wymiany.
8. Na zapotrzebowaniu dotyczącym zakupu części komputerowych należy umieścić: źródło finansowania, numer inwentarzowy zestawu komputerowego, do rozbudowy lub naprawy którego zostaną wykorzystane zamówione elementy oraz zgodę kierownika jednostki. Bez podania numeru inwentarzowego zapotrzebowanie nie będzie realizowane.

II. Elementy do budowy, rozbudowy, modernizacji i naprawy sieci komputerowych.

1. Zakupy elementów do budowy, rozbudowy, modernizacji i naprawy sieci komputerowych realizowane są na zasadach i w terminach określonych w części I niniejszego pisma.
2. Na zapotrzebowaniu konieczna jest opinia Dyrektora Ośrodka Informatycznego Uczelni.

III. Na zapotrzebowaniu konieczna jest opinia Dyrektora Ośrodka Informatycznego Uczelni.

IV. Czas realizacji zamówień uzależniony jest od zastosowania odpowiedniego trybu postępowania i może wynosić:

• od 7 do 10 tygodni - przy zamówieniach do równowartości 30 tys. EURO
• od 14 do 18 tygodni - dla zamówieniach o równowartości powyżej 30 000 EURO

jeżeli postępowanie przebiegać będzie planowo. Powyższe nie dotyczy sytuacji awaryjnych.

V. Powyższe ustalenia wchodzą w życie z dniem podpisania.
 

Pismo okólne nr 3/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie trybu zamawiania wyposażenia i materiałów tj. mebli biurowych szkolnych, sprzętu gospodarstwa domowego, artykułów elektrycznych, oświetleniowych, aparatów telefonicznych, materiałów budowlanych i innych artykułów.

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Zamawiania wyposażenia i materiałów tj. mebli biurowych i szkolnych, sprzętu gospodarstwa domowego, artykułów elektrycznych, oświetleniowych, aparatów telefonicznych, materiałów budowlanych i innych artykułów.

1. Zapotrzebowanie na zakup wyposażenia i materiałów tj. sprzętu gospodarstwa domowego, mebli szkolnych, artykułów elektrycznych, oświetleniowych, aparatów telefonicznych, materiałów budowlanych i innych artykułów, jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego składają w Samodzielnej Sekcji ds. Zaopatrzenia.
2. Zapotrzebowanie na zakup mebli biurowych należy składać w Dziale Gospodarczym.
3. Ustala się następujące terminy składania zapotrzebowań: 31 stycznia – dla odzieży ochronnej i terenowej, art. hydraulicznych i ceramiki sanitarnej, narzędzi i elektronarzędzi, art. elektrycznych i oświetleniowych, okuć drzwiowych, okiennych i budowlanych oraz mebli biurowych i szkolnych (I - termin w obu ostatnich wypadkach), 31 maj – dla art. biurowych, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, telefonów, telefaxów i art. telefonicznych, oleju opałowego, paliwa, koksu, węgla, sprzętu ogrodniczego i sprzętu do “Akcji Zima” oraz mebli biurowych (II - termin w ostatnim wypadku), 30 wrzesień – dla materiałów budowlanych w tym farb i lakierów, kalendarzy, art. Higienicznych i wyposażenia sanitariatów, apteczek i ich wyposażenia, druków studenckich, akcydensowych i bibliotecznych, sprzęt AGD oraz mebli szkolnych (II – termin w tym ostatnim wypadku) i biurowych (III - termin), bez terminu – dla stempli. Ze względu na możliwość wydłużenia procedur przetargowych, złożenie zapotrzebowania w pierwszym półroczu roku kalendarzowego gwarantuje rozliczenie środków finansowych do końca roku.
4. Meble należy zamawiać w wymiarach i wzorach standardowych. Informacji o asortymencie mebli biurowych udziela Dział Gospodarczy. Informacji o asortymencie mebli szkolnych udziela Samodzielna Sekcja ds. Zaopatrzenia.
5. Meble o wymiarach niestandardowych można zamawiać z zachowaniem terminów podanych w pkt. 1 niniejszego pisma
6. Zapotrzebowanie na meble musi określać źródło finansowania potwierdzone przez osobę uprawnioną do jego dysponowania oraz przedmiot zamówienia. W przypadku mebli o wymiarach niestandardowych dokładne wymiary, opis wykończenia oraz rysunek. Niedopuszczalne są zmiany w przedmiocie zamówienia od daty rozpoczęcia postępowania (data ogłoszenia o rozpoczęciu) ani po zakończeniu postępowania.
7. Zapotrzebowanie na artykuły wymienione w pkt. 1 i 2 niniejszego pisma należy składać w sposób ustalony z jednostkami organizacyjnymi wymienionymi powyżej.
8. Dopuszcza się składanie zapotrzebowania pomiędzy terminami określonymi w pkt. 3, wyłącznie w sytuacjach awaryjnych i nadzwyczajnych, za zgodą Prorektora ds. Nauki lub Dyrektora Administracyjnego. Realizacja zakupu nastąpi w trybie określonym przez Dział Aparatury i Zamówień
   Publicznych.
9. Zakup mebli, wyposażenia i materiałów o których mowa w pkt. 1 i pkt. 2 , odbywa się  na zasadach określonych w ustawie o zam. publ..
10. Czas realizacji zamówień uzależniony jest od zastosowania odpowiedniego trybu postępowania i może wynosić:

• od 7 do 10 tygodni - przy zamówieniach do równowartości 30 000 EURO,
• od 14 do 18 tygodni - przy zamówieniach powyżej równowartości 30 000 EURO,

jeżeli postępowanie przebiegać będzie planowo

II. Powyższe ustalenia wchodzą w życie z dniem podpisania.
 

Pismo okólne nr 4/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie trybu zamawiania czasopism zagranicznych i krajowych przez Bibliotekę Główną.

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Zamawianie czasopism krajowych i zagranicznych.

1. Wyznacza się Bibliotekę Główną Uniwersytetu Gdańskiego na jednostkę organizacyjną, która jako jedyna w Uniwersytecie Gdańskim jest upoważniona do zamawiania czasopism krajowych i zagranicznych.
2. Ustala się następujące terminy składania zapotrzebowań: 30 kwietnia – dla czasopism zagranicznych oraz 30 czerwca – dla czasopism krajowych. Ze względu na możliwość wydłużenia procedur przetargowych, złożenie zapotrzebowania w pierwszym półroczu roku kalendarzowego gwarantuje rozliczenie środków finansowych do końca roku.
3. Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego zgłaszające zapotrzebowanie, po zakończeniu postępowań, otrzymają faktury cząstkowe celem opracowania i odesłania do Działu Finansowego.
4. Zapotrzebowanie na czasopisma musi określać przedmiot zamówienia oraz źródło finansowania potwierdzone przez osobę, która jest uprawniona do dysponowania nim. Określając przedmiot zamówienia, należy podać dokładny tytuł czasopisma, ISSN, częstotliwość ukazywania się, ilość egzemplarzy, cenę prenumeraty rocznej oraz dokładny adres, pod który czasopismo ma być dostarczane. Niedopuszczalne są zmiany w przedmiocie zamówienia od daty rozpoczęcia postępowania (data ogłoszenia o rozpoczęciu) ani po zakończeniu postępowania.
5. Zapotrzebowanie na artykuły wymienione w pkt. 2 niniejszego pisma należy składać na załączonych formularzach:
   -      formularz nr 1 dla czasopism krajowych
   -      formularz nr 2 dla czasopism zagranicznych
6. Dopuszcza się składanie zapotrzebowania pomiędzy terminami określonymi w pkt. 1, wyłącznie w sytuacjach awaryjnych i nadzwyczajnych, za zgodą Prorektora ds. Nauki lub Dyrektora Administracyjnego. Realizacja zakupu nastąpi w trybie określonym przez Dział Aparatury i Zamówień Publicznych.
7. Zakup czasopism zagranicznych i krajowych, odbywa się na zasadach określonych w ustawie o zam. publ. i w pkt. 2 niniejszego pisma.
8. Czas prowadzonego postępowania uzależniony jest od zastosowania odpowiedniego trybu i może wynosić:
   -      od 7 do 10 tygodni - przy zamówieniach do równowartości 30 000 EURO,
   -      od 14 do 18 tygodni - przy zamówieniach powyżej równowartości 30 000 EURO,
   jeżeli postępowanie przebiegać będzie planowo.

II. Powyższe ustalenia wchodzą w życie z dniem podpisania.
 

Pismo okólne nr 5/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie trybu zamawiania aparatury badawczej, sprzętu biurowego, poligraficznego
oraz części do ich rozbudowy, modernizacji i naprawy.

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Zamawianie aparatury badawczej  oraz części do rozbudowy, modernizacji i naprawy ww. sprzętu.

1. Zapotrzebowanie na zakup aparatury badawczej oraz części do niej, jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego składają w Dziale Aparatury i Zamówień Publicznych.
2. W roku ustala się następujące terminy składania zapotrzebowań: 31 marzec, 31 maj, 15 wrzesień oraz 30 listopad. Ze względu na możliwość wydłużenia procedur przetargowych, złożenie zapotrzebowania w pierwszym półroczu gwarantuje rozliczenie środków finansowych do końca roku kalendarzowego. Zapotrzebowania złożone w terminie do 30 listopada będą realizowane w pierwszym kwartale następnego roku i mogą być finansowane ze środków, których rozliczenie może nastąpić w następnym roku.
3. Dział Aparatury i Zamówień Publicznych pomaga w rozeznaniu rynku w określonej grupie sprzętu.
4. Zapotrzebowanie na aparaturę  musi określać źródło finansowania potwierdzone przez osobę uprawnioną do jego dysponowania, szczegółową specyfikację zamawianego sprzętu. Niedopuszczalne są zmiany w przedmiocie zamówienia od daty rozpoczęcia postępowania (data ogłoszenia o rozpoczęciu) ani po zakończeniu postępowania. Zapotrzebowanie składa się na formularzu załączonym do niniejszego pisma (Formularz do Pisma okólnego nr 2 i 5/2004).
5. Dopuszcza się składanie zapotrzebowania na aparaturę i części pomiędzy terminami określonymi w pkt. 2 niniejszego pisma, wyłącznie w sytuacjach awaryjnych i nadzwyczajnych, za zgodą Prorektora ds. Nauki lub Dyrektora Administracyjnego. Realizacja zakupu nastąpi w trybie określonym przez Dział Aparatury i Zamówień Publicznych.
6. W przypadku awarii sprzętu, dla którego upłynął okres gwarancji, a jego naprawy poprzez wymianę części dokonują jednostki organizacyjne we własnym zakresie, Dział Aparatury i Zamówień Publicznych dokona zakupu wskazanych elementów po otrzymania zapotrzebowania, z pisemnym oświadczeniem o zaistnieniu awarii i uzasadnieniu potrzeby natychmiastowej wymiany.
7. Na zapotrzebowaniu dotyczącym zakupu części należy umieścić: źródło finansowania, numer inwentarzowy aparatury do rozbudowy lub naprawy której zostaną wykorzystane zamówione elementy oraz  zgodę kierownika jednostki. Bez podania numeru inwentarzowego zapotrzebowanie nie będzie realizowane.

II. Zakup aparatury oraz części do niej odbywa się w na zasadach określonych w ustawie  o zam. publ..

III. Zamawianie sprzętu biurowego, poligraficznego oraz części do ich rozbudowy, modernizacji i naprawy.

1. Składanie zapotrzebowania oraz zamawianie sprzętu odbywa się na zasadach oraz w terminach określonych w rozdziale I niniejszego pisma.

IV. Czas realizacji zamówień uzależniony jest od zastosowania odpowiedniego trybu postępowania i może wynosić:

• od 11 do 17 tygodni - przy zamówieniach do równowartości 30 000 EURO,
• od  16 do 22 tygodni - przy zamówieniach powyżej równowartości 30 000 EURO,

jeżeli postępowanie przebiegać będzie planowo.
Powyższe nie dotyczy sytuacji awaryjnych.

V. Powyższe ustalenia wchodzą w życie z dniem podpisania.
 

Pismo okólne nr 6/2004
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 7 stycznia 2004 r.

w sprawie trybu udzielania zamówień na roboty budowlane.

Na podstawie art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 65, poz. 385 z późn. zm.) ustala się co następuje:

I. Udzielanie zamówień na roboty budowlane

1. Zapotrzebowanie na roboty budowlane ( w tym remonty i inne usługi z tym związane), jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego składają w Dziale Technicznym.
2. W danym roku do dnia 30 listopada należy składać propozycje do planu remontów.
3. Ostateczny plan remontów ogłaszany jest po określeniu kosztów i zatwierdzeniu budżetu.
4. Bieżące potrzeby remontowe należy zgłaszać z co najmniej 3 miesięcznym wyprzedzeniem. Termin ten jest konieczny na sporządzenie kosztorysu i przygotowanie postępowania. Na zapotrzebowaniu należy podać: zakres planowanych robót, uzasadnienie oraz źródło finansowania potwierdzone przez osobę uprawnioną do jego dysponowania.
5. Czas prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może wynosić:

• do 14 tygodni - przy zamówieniach do równowartości 30 000 EURO,
• powyżej 14 tygodni - przy zamówieniach powyżej równowartości 30 000 EURO,

jeżeli postępowanie przebiegać będzie planowo.
Powyższe nie dotyczy sytuacji awaryjnych.