Zarządzenie nr 56/R/23 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 24 kwietnia 2023 rokuw sprawie organizacji procesu sprawozdawczego i podziału zadań w ramach wprowadzania i czuwania nad prawidłowością danych Uniwersytetu Gdańskiego przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on
z dnia
24 kwietnia 2023 rokuStatus aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie:
poniedziałek, 24 kwietnia 2023 rokuNa podstawie art. 23 ust. 1 oraz przepisów Działu X ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 574) (dalej: Ustawa) w związku z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 700 (dalej: Rozporządzenie) oraz § 34 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (dalej: system POL-on) jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2021 r. poz. 2070 ze zm.) i obejmuje następujące bazy danych:
1) wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;
2) wykaz studentów;
3) wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;
4) wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
5) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
6) bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;
7) bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;
8) bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych;
2. Dane w systemie POL-on są przetwarzane w celu wykonywania zadań związanych m.in. z przeprowadzaniem ewaluacji jakości kształcenia oraz jakości działalności naukowej, ewaluacji szkół doktorskich, prowadzenia postępowań o nadanie stopni i tytułów naukowych oraz ustalania wysokości subwencji i dotacji.
3. Szczegółowy zakres oraz terminy wprowadzania danych do systemu POL-on, ich aktualizacji i archiwizowania oraz poświadczania ich prawidłowości przez poszczególne jednostki organizacyjne UG określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. System POL-on 2.0. aktualnie zawiera następujące moduły:
1) administracja;
2) baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych;
3) dane finansowe instytucji;
4) dokumenty;
5) GUS-sprawozdania;
6) instytucje;
7) inwestycje;
8) kierunki studiów;
9) kształcenie specjalistyczne;
10) osiągnięcia artystyczne;
11) osoby kierujące podmiotem;
12) osoby ubiegające się o stopień doktora;
13) osoby upoważnione do podpisywania dokumentów;
14) oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym;
15) patenty i prawa ochronne;
16) postępowania awansowe;
17) pracownicy;
18) projekty naukowe;
19) raporty;
20) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
21) studenci;
22) szkoły doktorskie;
23) wybory KEN – zgłaszanie kandydatów.
5. Zakres danych zamieszczanych w systemie POL-on 2.0, zgodnie z decyzją Ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki, może wykraczać poza zakres określony w ust. 1 i 4 i obejmować inne aktywności uczelni podlegające nadzorowi Ministra.
§ 2.
1. W celu realizacji zadań w zakresie prawidłowego i terminowego raportowania danych do systemu POL-on określa się zasady odpowiedzialności za powierzone działania sprawozdawcze oraz zasady nadzoru, koordynacji i współpracy w ramach prowadzonych działań.
2. Za nadzór nad całością procesu sprawozdawczego w systemie POL-on w Uniwersytecie Gdańskim przed Ministrem właściwym do spraw szkolnictwa wyższego i nauki odpowiada Rektor.
3. Rektor powołuje koordynatora uczelnianego ds. systemu POL-on (dalej: koordynator uczelniany), który sprawuje nadzór nad prawidłowością procesu raportowania do systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim.
4. Rektor powołuje administratora uczelnianego ds. systemu POL-on (dalej: administrator uczelniany), który zapewnia wsparcie techniczne umożliwiające sprawny przebieg procesu raportowania.
5. Rektor przydziela zadania kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych, przewodniczącym rad dyscyplin naukowych, dziekanom wydziałów, dyrektorom międzynarodowych agend badawczych oraz wyznaczonym pracownikom w zakresie wprowadzania danych do systemu POL-on.
6. Właściwi prorektorzy, kanclerz oraz kwestor sprawują nadzór nad procesem przygotowania i wprowadzania danych do systemu POL-on (ich prawidłowości i terminowości) w podległych im jednostkach realizujących zadania w systemie POL-on zgodnie z powierzonym im merytorycznie obszarem kompetencji.
7. Centrum Informatyczne (dalej: CI) zapewnia wsparcie informatyczne i techniczne umożliwiające sprawne działanie systemu POL-on na Uniwersytecie Gdańskim oraz zasilanie go danymi z uczelnianych systemów informatycznych poprzez przeprowadzanie masowych eksportów danych do systemu POL-on.
8. Dziekan sprawuje nadzór nad procesem sprawozdawczym systemu POL-on na wydziale oraz wyznacza wydziałowego koordynatora ds. systemu POL-on.
9. Wyznaczone przez przełożonych osoby wykonujące zadania w zakresie wprowadzania danych do systemu POL-on rzetelnie, terminowo i zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy i Rozporządzenia wprowadzają, aktualizują, oznaczają jako archiwalne oraz usuwają dane z systemu POL-on.
§ 3.
1. Użytkownikami systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim są:
1) koordynator uczelniany ds. systemu POL-on;
2) administrator uczelniany ds. systemu POL-on;
3) dziekani wydziałów, kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego, przewodniczący rad dyscyplin naukowych oraz dyrektorzy międzynarodowych agend badawczych, realizujących zadania w systemie POL-on;
4) wydziałowi koordynatorzy ds. systemu POL-on;
5) użytkownicy odpowiedzialni za podległe im moduły w ramach jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz rad dyscyplin naukowych;
6) wyznaczeni pracownicy wydziałów, jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz międzynarodowych agend badawczych realizujący zadania w systemie POL-on;
7) upoważnieni pracownicy CI.
2. Użytkownicy systemu POL-on, o których mowa w ust. 1. pkt 3-5, odbierają od koordynatora uczelnianego informacje i komunikaty związane z aktualnościami w systemie POL-on (w tym także zadania zgromadzenia i przekazania do systemu POL-on danych innych, niż raportowane rutynowo) oraz zmianami w Ustawie i Rozporządzeniu.
3. Użytkownicy systemu POL-on niezwłocznie reagują na informacje o zadaniach do wykonania i zmianach, o których mowa w ust. 2, w szczególności poprzez gromadzenie lub uzupełnianie danych koniecznych do wprowadzenia do systemu POL-on.
4. Użytkownicy systemu POL-on zobowiązani są do ochrony danych dotyczących konta użytkownika oraz hasła i nieudostępniania tych informacji osobom trzecim.
5. Użytkownicy systemu POL-on informują koordynatora uczelnianego o:
1) nieprawidłowym działaniu systemu POL-on uniemożliwiającym wykonanie zadań;
2) problemach przy realizacji zadań w systemie POL-on.
6. Korzystanie z systemu POL-on przez osoby o których mowa w ust. 1, w zakresie danych wprowadzonych do systemu POL-on, stanowiących dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/678 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wymaga posiadania lub uzyskania upoważnienia zgodnie z zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Gdańskiego w sprawie Polityki ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 4.
1. Powołany przez Rektora koordynator uczelniany ds. systemu POL-on podlega bezpośrednio Prorektorowi ds. Badań Naukowych.
2. Do zadań koordynatora uczelnianego należy:
1) współpraca z administratorem uczelnianym i użytkownikami systemu POL-on;
2) koordynacja działań wszystkich użytkowników systemu POL-on w ramach procesu wprowadzania danych do systemu POL-on;
3) sprawowanie kontroli w zakresie kompletnego, prawidłowego, terminowego i rzetelnego wprowadzania oraz uzupełniania danych do systemu POL-on przez poszczególne jednostki organizacyjne UG;
4) przedkładanie Rektorowi do podpisu oświadczeń o prawidłowości danych generowanych poprzez system POL-on oraz gromadzenie i przechowywanie tej dokumentacji.
5) inicjowanie i koordynowanie prac nad optymalizacją procesu przekazywania danych oraz działanie w celu doskonalenia rozwiązań służących realizacji zadań w systemie POL-on;
6) przyjmowanie i analiza zgłoszeń o nieprawidłowościach od użytkowników systemu POL-on;
7) prowadzenie wykazów koordynatorów wydziałowych oraz użytkowników odpowiedzialnych z poszczególnych jednostek organizacyjnych UG, rad dyscyplin naukowych oraz międzynarodowych agend badawczych włączonych w proces raportowania danych do systemu POL-on;
8) monitorowanie zmian dokonywanych w systemie POL-on przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy (dalej: OPI PIB) oraz w przypadku uruchomienia nowych modułów bądź zmiany rodzaju danych w już istniejących modułach - informowanie o tym odpowiednich kierowników jednostek organizacyjnych i użytkowników systemu
POL-on;
POL-on;
9) kontakt z pracownikami ministerstwa właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki oraz OPI PIB w zakresie pomocy merytorycznej w obsłudze systemu POL-on, w tym szkoleń;
10) gromadzenie i weryfikacja złożonych oświadczeń o zgodności przekazanych danych do systemu POL-on oraz danych w systemie FAST;
11) zgłaszanie Prorektorowi ds. Badań Naukowych wszystkich informacji o ryzyku mogącym zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych do systemu POL-on wraz ze wskazaniem rozwiązań mających na celu wyeliminowanie lub zminimalizowanie ryzyka;
12) przedstawienie Prorektorowi ds. Badań Naukowych rocznego sprawozdania z realizacji zadań związanych z przekazaniem danych do systemu POL-on – do 31 stycznia roku następującego po roku raportowania.
3. Koordynator uczelniany może wskazać jednostkę właściwą do realizacji zadania w systemie
POL-on nieujętego w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (np. sporządzenia i wysłania sprawozdania), z uwzględnieniem zakresu działania jednostki odpowiadającego zakresowi określonemu w ramach danego zadania.
POL-on nieujętego w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (np. sporządzenia i wysłania sprawozdania), z uwzględnieniem zakresu działania jednostki odpowiadającego zakresowi określonemu w ramach danego zadania.
§ 5.
1. Administratorem uczelnianym ds. systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim jest powołany przez Rektora pracownik CI.
2. Do zakresu obowiązków administratora uczelnianego należy:
1) przydzielanie ról użytkownikom w systemie POL-on i zarządzanie nimi, we współpracy z koordynatorem;
2) prowadzenie oraz coroczna aktualizacja rejestru nadanych uprawnień użytkowników systemu POL-on;
3) współpraca z koordynatorem w ramach składania oświadczeń Rektora o zgodności danych wprowadzanych do systemu POL-on;
4) wsparcie techniczne i informatyczne użytkowników systemu POL-on;
5) kontakt z pracownikami ministerstwa właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki oraz OPI PIB w zakresie pomocy technicznej w obsłudze systemu POL-on;
6) przygotowanie i przedstawianie właściwym prorektorom oraz uczelnianemu koordynatorowi i kierownikom jednostek organizacyjnych koncepcji rozwoju i optymalizacji procesów wspomagających przekazywanie danych do systemu POL-on, niezwłocznie w sytuacji wystąpienia konieczności opracowania takiej koncepcji;
7) nadzór nad procesem masowej migracji danych z systemów uczelnianych do systemu
POL-on.
POL-on.
§ 6.
Kierownicy jednostek organizacyjnych UG, przewodniczący rad dyscyplin naukowych, dyrektorzy międzynarodowych agend badawczych oraz dziekani wydziałów:
1) powierzają pracownikom zadania związane z wprowadzaniem danych do systemu POL-on;
2) wnioskują do administratora uczelnianego o:
a) nadanie odpowiednich uprawnień w systemie POL-on podległym pracownikom w zakresie niezbędnym do realizacji wyznaczonych zadań,
b) cofnięcie uprawnień pracownikom, którzy nie wykonują już zadań związanych z wprowadzaniem czy aktualizacją danych do systemu POL-on;
3) wskazują użytkownika odpowiedzialnego (jednostki administracji centralnej, Biblioteka UG, Sekcja Obsługi Szkół Doktorskich, obsługa administracyjna rad dyscyplin naukowych, międzynarodowe agendy badawcze) oraz koordynatora wydziałowego (dziekani) i przekazują informację koordynatorowi uczelnianemu;
4) zapewniają ciągłość obsługi systemu POL-on przez podległych pracowników;
5) nadzorują staranną i rzetelną realizację obowiązków sprawozdawczych w podległej jednostce organizacyjnej;
6) uzupełniają zakresy obowiązków pracowników o zadania związane z obowiązkami sprawozdawczymi w systemie POL-on i egzekwują ich terminowe wykonanie.
§ 7.
1. Za terminowe, prawidłowe i kompletne wprowadzenie danych do systemu POL-on odpowiada kierownik właściwej jednostki organizacyjnej UG, przewodniczący rady dyscypliny naukowej, dyrektor międzynarodowej agendy badawczej, który składa do koordynatora uczelnianego oświadczenie o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym w ramach powierzonych mu zadań w terminie określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia).
2. Zadania w systemie POL-on realizują wyznaczeni przez kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, przewodniczącego rady dyscypliny naukowej, dyrektora międzynarodowej agendy badawczej pracownicy poszczególnych jednostek i organów UG.
3. Jednostki organizacyjne i organy UG niewskazane w załączniku nr 1 mają obowiązek przekazania innej jednostce realizującej zadania w systemie POL-on informacji znajdujących się w ich posiadaniu, a wymaganych przez system POL-on.
4. Kierownik danej jednostki organizacyjnej, przewodniczący rady dyscypliny naukowej lub dyrektor międzynarodowej agendy badawczej spośród pracowników wykonujących zadania w systemie POL-on wyznacza użytkownika odpowiedzialnego, który:
1) odpowiada za przekazanie kompletnych danych w odpowiadającym mu obszarze do systemu POL-on zgodnie z obowiązującymi terminami;
2) odpowiada za aktualizację, usuwanie i archiwizację danych w odpowiadającym mu obszarze systemu POL-on;
3) kontaktuje się z koordynatorem uczelnianym w zakresie pomocy merytorycznej oraz z administratorem uczelnianym w zakresie pomocy technicznej w obsłudze systemu POL-on;
4) z chwilą wystąpienia nieprawidłowości w systemie POL-on niezwłocznie zgłasza je koordynatorowi uczelnianemu oraz kierownikowi jednostki organizacyjnej, przewodniczącemu rady dyscypliny naukowej, dyrektorowi międzynarodowej agendy badawczej odpowiedzialnej za zaistniałą nieprawidłowość.
§ 8.
1. Za terminowe, prawidłowe i kompletne wprowadzenie danych do systemu POL-on, Akademickiego Systemu Teleinformatycznego (dalej: system FAST) oraz innych systemów uczelnianych z ramienia wydziału odpowiada dziekan, który składa do koordynatora uczelnianego oświadczenia o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym w ramach powierzonych mu zadań w terminie określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (wzory oświadczeń stanowią załączniki nr 2 i nr 3 do niniejszego zarządzenia).
2. Za opracowanie i wprowadzenie kompletnych danych do systemu POL-on odpowiada koordynator wydziałowy ds. systemu POL-on wyznaczony przez dziekana.
3. Do zakresu zadań koordynatora wydziałowego należy:
1) nadzorowanie zgodnej z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia realizacji zadań wydziału w systemie POL-on;
2) organizacja wydziałowego procesu zbierania, aktualizowania i archiwizowania danych stanowiących podstawę umieszczania danych w systemie POL-on;
3) weryfikowanie kompletności danych wprowadzanych na wydziale do systemów uczelnianych, np. FAST, z których dane eksportowane są do systemu POL-on;
4) sprawdzanie zgodności danych wprowadzonych do informatycznych systemów uczelnianych stanowiących podstawę do przekazania danych do systemu POL-on (np. PENSUM);
5) współpraca z koordynatorem uczelnianym, Biurem Kształcenia, Biurem Nauki, Działem Kadr oraz innymi jednostkami organizacyjnymi koordynującymi poszczególne bazy danych.
4. Zadania w systemie POL-on realizują wyznaczeni pracownicy wydziału.
§ 9.
1. CI wspomaga informatyczne i techniczne funkcjonowanie systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim oraz utrzymuje i rozwija narzędzia informatyczne służące do masowego eksportu danych z systemów uczelnianych do systemu POL-on.
2. CI zapewnia prawidłowe funkcjonowanie narzędzi informatycznych umożliwiających masowy import danych do systemu POL-on, ze szczególnym uwzględnieniem eksportu danych studentów z systemu FAST do systemu POL-on.
3. CI odpowiada za terminowe wykonanie eksportu z systemów uczelnianych, umożliwiające weryfikację błędów przed ostatecznym zaakceptowaniem w systemie POL-on.
4. CI dostosowuje słowniki i struktury danych w systemie FAST do eksportu studentów w stosunku do zmieniających się regulacji prawnych.
5. CI współpracuje w zakresie informatyczno-technicznym systemu POL-on z OPI PIB.
6. W okresie przejściowym, do czasu wprowadzenia systemu klasy ERP, CI prowadzi masowy eksport danych dotyczących studentów z systemu FAST do systemu POL-on we współpracy z administratorem uczelnianym i dyrektorem Biura Kształcenia. Jednocześnie, w ścisłej współpracy z koordynatorami wydziałowymi, pracuje nad rozwiązaniami usprawniającymi przekazywanie danych z pozostałych systemów informatycznych UG, z których dane powinny zasilać bazy tematyczne w systemie POL-on.
§ 10.
Zasady bezpieczeństwa w pracy z systemem POL-on:
1) każdy użytkownik posiada dostęp do systemu POL-on jedynie w obszarze wynikającym z zakresu jego obowiązków, w związku z wprowadzaniem i aktualizowaniem danych;
2) nie dopuszcza się umożliwiania dostępu do konta użytkownika innym osobom. Za niewłaściwe posługiwanie się kontem w systemie POL-on odpowiada użytkownik;
3) nie dopuszcza się tworzenia konta użytkownika innego niż imienne dla danego użytkownika Zabronione jest tworzenie dostępu do systemu POL-on dla jakiejkolwiek jednostki organizacyjnej lub organu UG, co uniemożliwiłoby przypisanie odpowiedzialności za działania w systemie
POL-on do danej osoby;
POL-on do danej osoby;
4) o każdym przypadku nieprawidłowego działania w systemie POL-on oraz samego systemu POL-on użytkownik powiadamia niezwłocznie koordynatora uczelnianego.
§ 11.
1. Szczegółowy podział zadań i terminy ich realizacji w systemie POL-on określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Wzór oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do systemu POL-on określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Wzór oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do systemu FAST określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 12.
Traci moc zarządzenie nr 45/R/21 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 18 marca 2021 r. w sprawie organizacji procesu sprawozdawczego i podziału zadań w ramach wprowadzania i czuwania nad prawidłowością danych Uniwersytetu Gdańskiego przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce „POL-on”.
§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Załączniki
Ostatnia modyfikacja:
wtorek, 25 kwietnia 2023 roku, 10:56Data publikacji:
wtorek, 25 kwietnia 2023 roku, 10:12 Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Alicja Pyskło
Treść wprowadzona przez: Alicja Pyskło