Zarządzenie nr 45/R/21 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 18 marca 2021 rokuw sprawie organizacji procesu sprawozdawczego i podziału zadań w ramach wprowadzania i czuwania nad prawidłowością danych Uniwersytetu Gdańskiego przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce „POL-on”
z dnia
18 marca 2021 rokuNiniejszy akt normatywny NIE obowiązuje
Data wejścia w życie:
czwartek, 18 marca 2021 rokuNa podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 478) (dalej: Ustawa) w związku z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. z 2019 r. poz. 496 ze zm.) (dalej: Rozporządzenie) oraz § 34 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (dalej: System POL-on) jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.) i obejmuje:
1) wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;
2) wykaz studentów;
3) wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;
4) wykaz instytucji szkolnictwa wyższego i nauki;
5) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
6) bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;
7) bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;
8) bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
2. Dane w Systemie POL-on służą m.in. do przeprowadzania ewaluacji w zakresie jakości kształcenia oraz jakości działalności naukowej, ewaluacji szkół doktorskich, prowadzenia postępowań o nadanie stopni i tytułów naukowych oraz ustalania wysokości subwencji i dotacji. Wykorzystywane są także na potrzeby statystyki publicznej.
3. Szczegółowy zakres oraz terminy wprowadzania danych do Systemu POL-on, ich aktualizacji i archiwizowania oraz poświadczania ich prawidłowości przez poszczególne jednostki organizacyjne UG określa załącznik 1 niniejszego zarządzenia.
4. Zakres danych zamieszczanych w Systemie POL-on może wykraczać poza zakres określony w ust. 1 i obejmować inne aktywności uczelni podlegające nadzorowi ministra właściwego do spraw nauki.
§ 2.
1. W celu realizacji zadań w zakresie prawidłowego i terminowego raportowania danych do Systemu POL-on określa się zasady odpowiedzialności za powierzone działania sprawozdawcze oraz zasady nadzoru, koordynacji i współpracy w ramach prowadzonych działań.
2. Za nadzór nad całością procesu sprawozdawczego w Systemie POL-on w Uniwersytecie Gdańskim przed ministrem właściwym do spraw nauki odpowiada Rektor.
3. Rektor powołuje Koordynatora Uczelnianego Systemu POL-on (dalej: Koordynator Uczelniany), który sprawuje nadzór nad prawidłowością procesu raportowania do Systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim.
4. Rektor powołuje Administratora Uczelnianego Systemu POL-on (dalej: Administrator Uczelniany), który zapewnia wsparcie techniczne umożliwiające sprawny przebieg procesu raportowania.
5. Rektor przydziela zadania kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych, dziekanom wydziałów oraz wyznaczonym pracownikom w zakresie wprowadzania danych do Systemu POL-on.
6. Właściwi prorektorzy, Kanclerz oraz Kwestor sprawują nadzór nad procesem przygotowania i wprowadzania danych do Systemu POL-on (ich prawidłowości i terminowości) poprzez podległe im jednostki realizujące zadania w Systemie POL-on zgodnie z powierzonym im merytorycznie obszarem kompetencji.
7. Centrum Informatyczne (dalej: CI) zapewnia wsparcie informatyczne i techniczne umożliwiające sprawne działanie Systemu POL-on na Uniwersytecie Gdańskim oraz zasilanie go danymi z uczelnianych systemów informatycznych poprzez przeprowadzanie masowych eksportów danych do Systemu POL-on.
8. Dziekan sprawuje nadzór nad procesem sprawozdawczym Systemu POL-on na wydziale oraz wyznacza Wydziałowego Koordynatora Systemu POL-on.
9. Wyznaczone przez przełożonych osoby wykonujące zadania w zakresie wprowadzania danych do Systemu POL-on rzetelnie, terminowo i zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy i Rozporządzenia wprowadzają, aktualizują, oznaczają jako archiwalne oraz usuwają dane z Systemu POL-on.
§ 3.
1. Użytkownikami Systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim są:
1) Koordynator Uczelniany Systemu POL-on;
2) Administrator Uczelniany Systemu POL-on;
3) Dziekani wydziałów oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego realizujących zadania w Systemie POL-on;
4) Wydziałowi Koordynatorzy Systemu POL-on;
5) Użytkownicy odpowiedzialni za podległe im moduły w ramach jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego;
6) Wyznaczeni pracownicy wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego realizujący zadania w Systemie POL-on;
7) Upoważnieni pracownicy CI.
2. Użytkownicy Systemu POL-on, o których mowa w ust. 1. pkt 3-5, odbierają od Koordynatora Uczelnianego informacje i komunikaty związane z aktualnościami w Systemie POL-on (w tym także zadania zgromadzenia i przekazania do Systemu POL-on danych innych, niż raportowane rutynowo) oraz zmianami w Ustawie i Rozporządzeniu.
3. Użytkownicy Systemu POL-on niezwłocznie reagują na informacje o zadaniach do wykonania i zmianach, o których mowa w ust. 2, w szczególności poprzez gromadzenie lub uzupełnianie danych koniecznych do wprowadzenia do Systemu POL-on.
4. Użytkownicy Systemu POL-on zobowiązani są do ochrony danych dotyczących konta użytkownika oraz hasła i nieudostępniania tych informacji osobom trzecim.
5. Użytkownicy Systemu POL-on informują Koordynatora Uczelnianego o:
1) nieprawidłowym działaniu Systemu POL-on uniemożliwiającym wykonanie zadań;
2) problemach przy realizacji zadań w Systemie POL-on.
6. Korzystanie z Systemu POL-on przez osoby o których mowa w ust. 1, w zakresie danych wprowadzonych do Systemu POL-on, stanowiących dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/678 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wymaga posiadania lub uzyskania upoważnienia zgodnie z zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Gdańskiego w sprawie Polityki ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 4.
1. Powołany przez Rektora Koordynator Uczelniany Systemu POL-on podlega bezpośrednio Prorektorowi ds. Badań Naukowych.
2. Do zadań Koordynatora Uczelnianego należy:
1) Współpraca z Administratorem Uczelnianym i Użytkownikami Systemu POL-on;
2) Koordynacja działań wszystkich Użytkowników Systemu POL-on w ramach procesu wprowadzania danych do Systemu POL-on;
3) Sprawowanie kontroli w zakresie kompletnego, prawidłowego, terminowego i rzetelnego wprowadzania oraz uzupełniania danych do Systemu POL-on przez poszczególne jednostki organizacyjne UG;
4) Przedkładanie Rektorowi do podpisu oświadczeń o prawidłowości danych generowanych poprzez System POL-on oraz gromadzenie i przechowywanie tej dokumentacji.
5) Inicjowanie i koordynowanie prac nad optymalizacją procesu przekazywania danych oraz działanie w celu doskonalenia rozwiązań dla realizacji zadań nakładanych przez System POL-on;
6) Przyjmowanie i analiza zgłoszeń o nieprawidłowościach od Użytkowników Systemu POL-on;
7) Prowadzenie wykazów Koordynatorów Wydziałowych oraz Użytkowników Odpowiedzialnych z poszczególnych jednostek organizacyjnych UG zaangażowanych w proces raportowania danych do Systemu POL-on;
8) Monitorowanie zmian dokonywanych w Systemie POL-on przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy (dalej: OPI PIB) oraz w przypadku uruchomienia nowych modułów bądź zmiany rodzaju danych w już istniejących modułach - informowanie o tym odpowiednich kierowników jednostek organizacyjnych i Użytkowników Systemu POL-on;
9) Kontakt z pracownikami ministerstwa właściwego do spraw nauki oraz OPI PIB w zakresie pomocy merytorycznej w obsłudze Systemu POL-on, w tym szkoleń;
10) Gromadzenie i weryfikacja złożonych oświadczeń o zgodności przekazanych danych do Systemu POL-on oraz danych w systemie FAST;
11) Zgłaszanie Prorektorowi ds. Badań Naukowych wszystkich informacji o ryzyku mogącym zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych do Systemu POL-on wraz ze wskazaniem rozwiązań mających na celu wyeliminowanie lub zminimalizowanie ryzyka;
12) Przedstawienie Prorektorowi ds. Badań Naukowych rocznego sprawozdania z realizacji zadań związanych z przekazaniem danych do Systemu POL-on – do 31 stycznia roku następującego po roku raportowania.
3. Koordynator Uczelniany może wskazać jednostkę właściwą do realizacji zadania w Systemie POL-on nieujętego w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (np. sporządzenia i wysłania sprawozdania), z uwzględnieniem zakresu działania jednostki odpowiadającego zakresowi określonemu w ramach danego zadania.
§ 5.
1. Administratorem Uczelnianym Systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim jest powołany przez Rektora pracownik CI.
2. Do zakresu obowiązków Administratora Uczelnianego należy:
1) Przydzielanie ról Użytkownikom w Systemie POL-on i zarządzanie nimi, we współpracy z Koordynatorem;
2) Prowadzenie oraz coroczna aktualizacja rejestru nadanych uprawnień Użytkowników Systemu POL-on;
3) Współpraca z Koordynatorem w ramach składania oświadczeń Rektora o zgodności danych wprowadzanych do Systemu POL-on;
4) Wsparcie techniczne i informatyczne Użytkowników Systemu POL-on;
5) Kontakt z pracownikami ministerstwa właściwego do spraw nauki oraz OPI PIB w zakresie pomocy technicznej w obsłudze Systemu POL-on;
6) Przygotowanie i przedstawianie właściwym prorektorom oraz Uczelnianemu Koordynatorowi i kierownikom jednostek organizacyjnych koncepcji rozwoju i optymalizacji procesów wspomagających przekazywanie danych do Systemu POL-on, przynajmniej raz do roku;
7) Nadzór nad procesem masowej migracji danych z systemów uczelnianych do Systemu POL-on.
§ 6.
Kierownicy jednostek organizacyjnych UG oraz Dziekani wydziałów:
1) Powierzają pracownikom zadania związane z wprowadzaniem danych do Systemu POL-on;
2) Wnioskują do Administratora Uczelnianego o:
a) nadanie odpowiednich uprawnień w Systemie POL-on podległym pracownikom w zakresie niezbędnym do realizacji wyznaczonych zadań,
b) cofnięcie uprawnień pracownikom, którzy nie wykonują już zadań związanych z wprowadzaniem czy aktualizacją danych do Systemu POL-on;
3) Wskazują Użytkownika Odpowiedzialnego (jednostki administracji centralnej, Biblioteka UG, Sekcja Obsługi Szkół Doktorskich, Obsługa Administracyjna Rad Dyscyplin) oraz Koordynatora Wydziałowego (Dziekani) i przekazują informację Koordynatorowi Uczelnianemu;
4) Zapewniają ciągłość obsługi Systemu POL-on przez podległych pracowników;
5) Nadzorują staranną i rzetelną realizację obowiązków sprawozdawczych w podległej jednostce organizacyjnej;
6) Uzupełniają zakresy obowiązków pracowników o zadania związane z obowiązkami sprawozdawczymi w Systemie POL-on i egzekwują ich terminowe wykonanie.
§ 7.
1. Za terminowe, prawidłowe i kompletne wprowadzenie danych do systemu POL-on odpowiada kierownik właściwej jednostki organizacyjnej UG, który składa do Koordynatora Uczelnianego oświadczenie o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym w ramach powierzonych mu zadań w terminie określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (wzór oświadczenia – załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia).
2. Zadania w Systemie POL-on realizują wyznaczeni przez kierownika pracownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych UG.
3. Jednostki niewskazane w załączniku nr 1 mają obowiązek przekazania jednostce realizującej zadanie w Systemie POL-on informacji znajdujących się w ich posiadaniu, a wymaganych przez System POL-on.
4. Kierownik danej jednostki organizacyjnej spośród pracowników wykonujących zadania w Systemie POL-on wyznacza Użytkownika Odpowiedzialnego i informuje o swym wyborze Uczelnianego Koordynatora.
5. Użytkownik Odpowiedzialny w ramach danej jednostki organizacyjnej:
1) Odpowiada za przekazanie kompletnych danych w odpowiadającym mu obszarze do Systemu POL-on zgodnie z obowiązującymi terminami;
2) Odpowiada za aktualizację, usuwanie i archiwizację danych w odpowiadającym mu obszarze Systemu POL-on;
3) Kontaktuje się z Koordynatorem Uczelnianym w zakresie pomocy merytorycznej oraz z Administratorem Uczelnianym w zakresie pomocy technicznej w obsłudze Systemu POL-on;
4) W razie zaobserwowania nieprawidłowości w systemie POL-on zgłasza to Koordynatorowi Uczelnianemu oraz kierownikowi jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za zaistniałą nieprawidłowość.
§ 8.
1. Za terminowe, prawidłowe i kompletne wprowadzenie danych do Systemu POL-on, Akademickiego Systemu Teleinformatycznego (dalej: System FAST) oraz innych systemów uczelnianych z ramienia wydziału odpowiada Dziekan, który składa do Koordynatora Uczelnianego oświadczenia o zgodności wprowadzonych danych ze stanem faktycznym w ramach powierzonych mu zadań w terminie określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia (wzory oświadczeń – załączniki nr 2 i nr 3 do niniejszego zarządzenia).
2. Za opracowanie i wprowadzenie kompletnych danych do Systemu POL-on odpowiada Koordynator Wydziałowy Systemu POL-on wyznaczony przez Dziekana, który o swym wyborze informuje Koordynatora Uczelnianego.
3. Do zakresu zadań Koordynatora Wydziałowego należy:
1) nadzorowanie zgodnej z załącznikiem 1 do niniejszego zarządzenia realizacji zadań wydziału w Systemie POL-on;
2) organizacja wydziałowego procesu zbierania, aktualizowania i archiwizowania danych stanowiących podstawę umieszczania danych w Systemie POL-on;
3) weryfikowanie kompletności danych wprowadzanych na wydziale do systemów uczelnianych, np. FAST, z których dane eksportowane są do Systemu POL-on;
4) sprawdzanie zgodności danych wprowadzonych do informatycznych systemów uczelnianych stanowiących podstawę do przekazania danych do Systemu POL-on (np. PENSUM);
5) współpraca z Koordynatorem Uczelnianym, Biurem Kształcenia, Biurem Nauki, Centrum Spraw Pracowniczych oraz innymi jednostkami organizacyjnymi koordynującymi poszczególne bazy danych.
4. Zadania w Systemie POL-on realizują wyznaczeni pracownicy wydziału.
§ 9.
1. CI wspomaga informatyczne i techniczne funkcjonowanie Systemu POL-on w Uniwersytecie Gdańskim oraz utrzymuje i rozwija narzędzia informatyczne służące do masowego eksportu danych z systemów uczelnianych do Systemu POL-on.
2. CI zapewnia prawidłowe funkcjonowanie narzędzi informatycznych umożliwiających masowy import danych do Systemu POL-on, ze szczególnym uwzględnieniem eksportu danych studentów z Systemu FAST do Systemu POL-on.
3. CI odpowiada za terminowe wykonanie eksportu z systemów uczelnianych, umożliwiające weryfikację błędów przed ostatecznym zaakceptowaniem w Systemie POL-on.
4. CI dostosowuje słowniki i struktury danych w Systemie FAST do eksportu studentów w stosunku do zmieniających się regulacji prawnych.
5. CI współpracuje w zakresie informatyczno-technicznym Systemu POL-on z OPI PIB.
6. W okresie przejściowym, do czasu wprowadzenia systemu klasy ERP, CI prowadzi masowy eksport danych dotyczących studentów z Systemu FAST do Systemu POL-on we współpracy z Administratorem Uczelnianym i Dyrektorem Biura Kształcenia. Jednocześnie, w ścisłej współpracy z Koordynatorami Wydziałowymi, pracuje nad rozwiązaniami usprawniającymi przekazywanie danych z pozostałych systemów informatycznych UG, z których dane powinny zasilać bazy tematyczne w Systemie POL-on.
§ 10
Zasady bezpieczeństwa w pracy z Systemem POL-on:
1) Każdy użytkownik posiada dostęp do Systemu POL-on jedynie w zakresie wynikającym z zakresu jego obowiązków w związku z wprowadzaniem i aktualizowaniem danych;
2) Nie dopuszcza się udostępniania dostępu do konta użytkownika innym osobom. Za niewłaściwe posługiwanie się kontem w Systemie POL-on odpowiada użytkownik;
3) Nie dopuszcza się tworzenia konta użytkownika innego niż imienne dla danego użytkownika Zabronione jest tworzenie dostępu do Systemu POL-on dla jakiejkolwiek jednostki organizacyjnej, co uniemożliwiłoby przypisanie odpowiedzialności za działania w Systemie POL-on do danej osoby;
4) O każdym przypadku nieprawidłowego działania w Systemie POL-on oraz samego Systemu POL-on użytkownik powiadamia niezwłocznie Koordynatora Uczelnianego.
§ 11.
1. Szczegółowy podział zadań i terminy ich realizacji w systemie POL-on określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Wzór oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do Systemu POL-on określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Wzór oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych do Systemu FAST określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 12.
Traci moc zarządzenie nr 136/R/16 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie organizacji, zarządzania i odpowiedzialności związanych z funkcjonowaniem w Uniwersytecie Gdańskim Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”.
§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski
Załączniki
Ostatnia modyfikacja:
wtorek, 25 kwietnia 2023 roku, 10:12Data publikacji:
poniedziałek, 22 marca 2021 roku, 14:57 Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Alicja Pyskło
Treść wprowadzona przez: Alicja Pyskło