Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. 2018 r. poz. 1668 ze zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016), zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Do dnia 30 czerwca roku akademickiego, na który prowadzone było postępowanie rekrutacyjne przechowywane są:

1. na serwerach Uczelni – dane osobowe kandydatów na studia w Uniwersytecie Gdańskim, przetwarzane w systemie Internetowej Rejestracji Kandydatów UG,
2. w Dziekanatach – dokumenty osób nieprzyjętych na studia.

2. Dokumenty osób nieprzyjętych na studia przechowuje pracownik wskazany przez Dziekana i posiadający odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych kandydatów na studia.
3. Po upływie terminu wskazanego w ust. 1 dane osobowe kandydatów na studia są usuwane z serwerów Uniwersytetu Gdańskiego, a dokumenty osób nieprzyjętych na studia podlegają zniszczeniu, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Jeżeli w teczkach osób nieprzyjętych na studia znajdują się nieodebrane oryginały świadectw dojrzałości, dyplomów ukończenia studiów lub suplementów, pracownik Dziekanatu listem poleconym powiadamia właścicieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu termin.
5. Po upływie wyznaczonego terminu, nieodebrane oryginały dokumentów wysyłane są na adres, wskazany w podaniu o przyjęcie na studia.
6. Usuwanie danych osobowych oraz niszczenie dokumentów osób nieprzyjętych na studia odbywa się zgodnie z przepisami zawartymi w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych w UG.

§ 2.

Traci moc Zarządzenie nr 37/R/17 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 19 kwietnia 2017 roku w sprawie zbioru danych osobowych kandydatów na studia w systemie Internetowej Rejestracji Kandydatów Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała