Zarządzenie nr 3/K/12 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 5 stycznia 2012 rokuw sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim Instrukcji monitoringu i windykacji należności
Na podstawie:
- art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2005 r. Nr 164 poz. 1365 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240),
- art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości. (Dz. U. z 2009 r Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.),
- § 142 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego,
zarządza się co następuje:
§ 1
- W Uniwersytecie Gdańskim wprowadza się Instrukcję monitoringu i windykacji należności, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
- Nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji, o której mowa w ust. 1 sprawuje Kwestor UG.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
prof. UG, dr hab. Jerzy Gwizdała
załącznik nr 1 do zarządzenia Kanclerza UG nr 3/K/11
INSTRUKCJA MONITORINGU I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI
W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM
§1
-
Niniejsza „Instrukcja monitoringu i windykacji należności w Uniwersytecie Gdańskim” zwana dalej „instrukcją” określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności Uniwersytetu Gdańskiego od osób trzecich (dłużników), w szczególności z tytułu:
- czynszu dzierżawy i najmu,
- usług dydaktycznych,
- usług naukowo-badawczych,
- opłat za noclegi,
- usług wydawniczych,
- odsetek, kar umownych i odszkodowań,
- refundacji poniesionych kosztów
- wynajmu mieszkań służbowych.
- Instrukcji nie stosuje się do windykacji zaległych opłat za zamieszkanie w domu studenckim oraz należności od inkasentów UG, których zasady zostały uregulowane w odrębnych zarządzeniach.
- Opisane w niniejszej instrukcji zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia.
-
Przez użyte w instrukcji terminy należy rozumieć:
- należności – środki pieniężne należne Uniwersytetowi Gdańskiemu od dłużników z różnych tytułów, w tym z tytułu świadczonych usług, korzystania z majątku UG, kar umownych i odszkodowań, odsetek od wymagalnych zobowiązań,
- należności wymagalne– należności, w stosunku do których upłynął termin płatności,
- należności nieściągalne– należności, wobec których udokumentowano niemożność ich wyegzekwowania a w szczególności: upadłości przedsiębiorstwa, niemożności ustalenia miejsca pobytu dłużnika, nieskutecznej egzekucji komorniczej,
- należności przedawnione- należności, co do których dłużnik, z uwagi na upływ określonego przepisami prawa terminu przedawnienia, może uchylić się od ich zaspokojenia.
- pracownik prowadzący monitoring i windykację – pracownik wskazany przez kierownika jednostki organizacyjnej UG, o której mowa w ust. 7 pkt 1), 2) lub 3).
-
Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) w stosunku do tytułów objętych niniejszą instrukcją mogą wystąpić następujące terminy przedawnienia:
- 2 lata– roszczenie z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności sprzedawcy,
- 3 lata– roszczenie o świadczenie okresowe oraz związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
- 10 lat– roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego organu powołanego do rozpoznawania spraw danego rodzaju lub orzeczeniem sądu polubownego.
-
Postępowanie zmierzające do odzyskania należności prowadzi się w następujących etapach:
- monitoring należności– czynności zmierzające do kontroli i zapewnienia regularności spłat, niedopuszczenia do opóźnienia w płatnościach oraz zdyscyplinowania kontrahentów, prowadzone przez właściwe jednostki organizacyjne UG, prowadzone na każdym etapie dochodzenia należności,
- windykacja przedsądowa– czynności dokonywane po upływie terminu płatności należności, zmierzające do uzyskania płatności bez ponoszenia kosztów sądowych, prowadzone przez właściwe jednostki organizacyjne UG, w tym finansowo-księgowe lub podmiot zewnętrzny.
- windykacja sądowa- czynności prowadzone za pośrednictwem Biura Prawnego mające na celu odzyskanie należności w drodze procesu sądowego, a następnie egzekucji komorniczej.
-
Do przestrzegania postanowień Instrukcji zobowiązani są pracownicy:
- jednostek organizacyjnych UG odpowiedzialnych merytorycznie za zawarcie oraz realizację umów z kontrahentami,
- innych jednostek organizacyjnych UG, z których działalnością związane jest powstanie należności,
- Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, jeżeli jednostką uprawnioną do wystawienia faktury jest Dział Finansowy,
- zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności.
- Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 pkt. 1), 2) i 3) są zobowiązani do systematycznego prowadzenia i dokumentowania monitoringu należności i windykacji przedsądowej, a następnie skierowania sprawy do Biura Prawnego celem dochodzenia na drodze sądowej, jeżeli opóźnienie w zapłacie należności przekroczy 90 dni. Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 pkt 4) mają obowiązek wspierać w działaniach pracowników prowadzących bezpośredni monitoring i windykację, o których mowa w zdaniu pierwszym.
-
Dział Księgowości Finansowej:
- raz w miesiącu, tj. do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, pracownik Działu Księgowości Finansowej przesyła drogą elektroniczną do jednostki organizacyjnej UG odpowiedzialnej za prowadzenie monitoringu i windykacji należności informację potwierdzającą zakończenie księgowań i uzgodnienie rozrachunków,
- monitoruje wykonanie wyroku lub nakazu sądowego przez dłużnika.
§2
Monitoring należności wraz z procesem windykacji przedsądowej przebiega następująco:
- sprawdzanie wpływu należności – pierwsze sprawdzenie powinno nastąpić najpóźniej w terminie 5 dni od upływu terminu płatności należności; sprawdzenie następuje poprzez zapytanie w formie telefonicznej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pracownika Działu Księgowości Finansowej,
- prowadzenie monitoringu telefonicznego i elektronicznego – pierwszy monit (w dowolnej formie – telefonicznej, papierowej, elektronicznej) powinien być wystosowany nie później niż w terminie 7 dni bezskutecznego upływu terminu płatności należności; dochodzenie należności z jednoczesnym monitorowaniem ich wpływu, na tym etapie, powinno być potwierdzone sporządzonymi notatkami służbowymi, bądź wydrukiem z poczty elektronicznej. Prowadzący monitoring ustala, czy istnieje możliwość kompensaty zobowiązań,
- wysłanie pierwszego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na dzień sporządzenia wezwania – wezwanie powinno być wysłane nie później niż w terminie 30 dni od bezskutecznego upływu terminu płatności należności. Wzór wezwania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji,
- wysłanie drugiego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na dzień sporządzenia wezwania. Drugie wezwanie do zapłaty sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji i wysyła do dłużnika listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nie później niż 60 dni od upływu terminu płatności.
§ 3
- Pracownik prowadzący monitoring i windykację może dodatkowo kontaktować się z dłużnikiem telefonicznie - fakt ten odnotowuje w aktach teczki, o której mowa w § 6 ust. 1. Dobór metody zależy od wysokości zaległej kwoty i statusu prawnego kontrahenta, przy czym zaleca się, aby osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą dodatkowo monitować telefonicznie. Należy prowadzić szczegółowe notatki z rozmów telefonicznych, zapisywać daty przeprowadzanych rozmów, nazwiska i deklarowane terminy spłaty.
- Prowadzący windykację sprawdza w sposób wskazany w § 2 ust. 1 pkt 1), czy po upływie 14 dni od wysłania wezwania do zapłaty, wierzytelność została uregulowana w całości lub w części, albo czy dłużnik odpowiedział pisemnie na wezwanie lub kwestionuje istnienie wierzytelności bądź jej wysokość.
- Jeśli dłużnik kwestionuje wierzytelność (zasadność, termin, kwotę), pracownik prowadzący monitoring i windykację wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą korespondencję.
- W przypadku, kiedy dłużnik ureguluje zobowiązanie bez odsetek, pracownik prowadzący monitoring i windykację nalicza należne odsetki i wystawia notę odsetkową dla dłużnika w 3 egzemplarzach. Kopię noty odsetkowej pracownik prowadzący windykację przekazuje do Działu Księgowości Finansowej.
§ 4
Dopuszcza się prowadzenie windykacji przedsądowej przez podmiot zewnętrzny, jeśli jest to uzasadnione ekonomicznie.
§ 5
- W przypadku braku uregulowania zaległej należności, po upływie 14 dni od wysłania drugiego wezwania do zapłaty, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt. 4) Instrukcji, pracownik prowadzący monitoring i windykację w terminie kolejnych 14 dni kieruje sprawę dłużnika do Biura Prawnego na podstawie wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Wniosek wystawia się w dwóch egzemplarzach.
-
Do wniosku załącza się następujące dokumenty (oryginały lub kserokopie według decyzji Radcy Prawnego), stanowiące podstawę do rozpoczęcia windykacji sądowej:
- umowę z dłużnikiem, o ile została zawarta,
- faktury, noty odsetkowe i inne dokumenty obciążeniowe, wymienione we wniosku, o którym mowa w ust. 1,
- dokumentację z przebiegu monitoringu i windykacji przedsądowej dotyczącej przedmiotowej należności,
- dokumenty dotyczące dłużnika, o ile znajdują się w posiadaniu UG (m.in. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z KRS),
- dowody zapłat częściowych.
- Kopie dokumentów, wymienionych w ust. 1 i 2 z potwierdzeniem przyjęcia przez Biuro Prawne (na jednym egzemplarzu wniosku), pracownik prowadzący monitoring i windykację przekazuje do Działu Księgowości Finansowej celem zaksięgowania na koncie roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej.
-
Proces windykacji sądowej prowadzony przez Biuro Prawne przebiega w następujących etapach:
- wysłanie trzeciego wezwania do zapłaty, które stanowi ostateczne wezwanie przedsądowe, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji – w terminie 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku, o którym mowa w ust. 1,
- złożenie pozwu do właściwego sądu i prowadzenie sprawy do czasu uzyskania prawomocnego wyroku (nakazu) i klauzuli wykonalności – w terminie 30 dni od otrzymania kompletu dokumentów niezbędnych do przygotowania pozwu,
- przekazanie wyroku (nakazu) wraz z klauzulą wykonalności do Działu Księgowości Finansowej celem odpowiedniego zaksięgowania wszystkich należności wynikających z jego treści oraz monitorowania jego wykonania,
- prowadzenie egzekucji komorniczej,
-
jeżeli w trakcie windykacji sądowej zostanie ustalone, że należność jest nieściągalna z różnych przyczyn a w szczególności:
- upadłości przedsiębiorstwa,
- niemożności ustalenia miejsca pobytu dłużnika,
- nieskutecznej egzekucji komorniczej.
Biuro Prawne przekazuje dokumentację potwierdzającą do Działu Księgowości Finansowej celem odpisania należności nieściągalnych w pozostałe koszty operacyjne.
§ 6
- Pracownik prowadzący monitoring i windykację należności zakłada i prowadzi teczkę z aktami sprawy zebranymi w trakcie poszczególnych etapów dochodzenia należności (monitoring należności i windykacja przedsądowa) oraz wyrok lub dokument wymieniony w § 5 ust. 4 pkt. 5).
- W wyjątkowych wypadkach, na uzasadniony wniosek dłużnika, termin spłaty należności może zostać odroczony lub kwota należności rozłożona na raty. Powyższe wymaga sporządzenia odpowiedniego porozumienia na piśmie.
- Decyzję w sprawie wniosku dłużnika wymienionego w ust. 2 podejmuje Kanclerz UG, po zasięgnięciu opinii Kwestora.
- Ustalenie z dłużnikiem nowego terminu płatności lub harmonogramu spłat oraz spisanie stosownego porozumienia, powoduje wstrzymanie kolejnych czynności windykacyjnych z wyjątkiem monitoringu należności. W przypadku naruszenia ustalonego terminu płatności należy ponownie podjąć wstrzymane czynności.
- Po wywiązaniu się dłużnika z zobowiązań postępowanie windykacyjne jest zamykane, a posiadane dokumenty archiwizowane.
§ 7
-
Czynności dochodzenia należności wskazane w § 1 ust. 6 powinny być na bieżąco weryfikowane pod względem:
- terminów realizacji poszczególnych czynności,
- zgodności z postanowieniami niniejszej Instrukcji i ewentualnych porozumień z dłużnikami,
- zgodności z przepisami prawa.
- Weryfikacji czynności wskazanych w ust. 1 dokonuje na bieżąco bezpośredni przełożony pracownika prowadzącego monitoring i windykację w porozumieniu z Biurem Prawnym UG.