Na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 572 ze zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości. (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) oraz § 59 ust. 4 oraz § 142 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego (załącznik do uchwały nr 20/15 Senatu UG z dnia 26 marca 2015 r.), zarządza się co następuje:

§ 1.

1.      Wprowadza się Instrukcję monitoringu i windykacji należności w Uniwersytecie Gdańskim, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

2.      Nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji, o której mowa w ust. 1 sprawuje Kwestor.

§ 2.

Traci moc Zarządzenie nr 3/K/12 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 5 stycznia 2012 roku w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim Instrukcji monitoringu i windykacji należności.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
prof. UG, dr hab. Jerzy Gwizdała

_______________________________________________________________________________________________________________________

INSTRUKCJA MONITORINGU I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI

W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

§ 1.

1.      Niniejsza „Instrukcja monitoringu i windykacji należności w Uniwersytecie Gdańskim” zwana dalej „Instrukcją” określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności Uniwersytetu Gdańskiego od osób trzecich (kontrahentów, studentów, pracowników), w szczególności z tytułu:

1)      czynszu dzierżawy i najmu,

2)      usług dydaktycznych,

3)      usług naukowo-badawczych,

4)      usług wydawniczych,

5)      odsetek, kar umownych i odszkodowań,

6)      refundacji poniesionych kosztów,

7)      opłat za noclegi,

8)      i innych wyżej niewymienionych.

2.      Instrukcji nie stosuje się do windykacji zaległych opłat za zamieszkanie w domu studenckim oraz należności od inkasentów Uniwersytetu Gdańskiego, których zasady zostały uregulowane w odrębnych przepisach.

3.      Opisane w niniejszej Instrukcji zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia.

4.      Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć:

1)      należności - środki pieniężne należne Uniwersytetowi Gdańskiemu;

2)      należności wymagalne - należności, w stosunku do których upłynął termin płatności;

3)      należności nieściągalne - należności, wobec których udokumentowano niemożność ich wyegzekwowania, a w szczególności nieskutecznej egzekucji komorniczej;

4)      należności przedawnione - należności, co do których dłużnik, z uwagi na upływ określonego przepisami prawa terminu przedawnienia, może uchylić się od ich zaspokojenia,

5)      Samodzielna Sekcja ds. Windykacji – jednostka organizacyjna Uniwersytetu Gdańskiego odpowiedzialna za prowadzenie monitoringu i windykacji należności UG oraz odpowiedzialna za merytoryczną opiekę nad procesem monitoringu należności przez pozostałe jednostki organizacyjne UG w zakresie opisanym niniejszą Instrukcją;

6)      Biuro Prawne - jednostka organizacyjna Uniwersytetu Gdańskiego odpowiedzialna za przygotowanie i prowadzenie spraw przed sądami oraz innymi organami orzekającymi oraz organami egzekucyjnymi.

5.      Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny (Dz. U. 64.16.93 ze zm.) w stosunku do należności z tytułów objętych niniejszą instrukcją mogą wystąpić następujące terminy przedawnienia:

1)      2 lata– roszczenie z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności sprzedawcy;

2)      3 lata– roszczenie o świadczenie okresowe oraz związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;

3)      10 lat– roszczenie niewymienione w pkt 1 i 2 oraz rszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego organu powołanego do rozpoznawania spraw danego rodzaju lub orzeczeniem sądu polubownego.

6.       Monitoring i windykację należności Uniwersytetu Gdańskiego prowadzi się w następujących etapach:

1)      monitoring należności - czynności zmierzające do kontroli i zapewnienia regularności spłat, niedopuszczenia do opóźnienia w płatnościach oraz zdyscyplinowania kontrahentów, prowadzone przez wszystkich pracowników, o których mowa w ust. 7;

2)      windykacja przedsądowa - czynności dokonywane po upływie terminu płatności należności, zmierzające do uzyskania płatności bez ponoszenia kosztów sądowych, prowadzone przez wszystkich pracowników, o których mowa w ust. 7 lub podmiot zewnętrzny;

3)      windykacja sądowa- czynności prowadzone przez Biuro Prawne przy współpracy Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji mające na celu odzyskanie należności w drodze postępowania sądowego, a następnie egzekucji komorniczej.

7.      Do przestrzegania postanowień Instrukcji zobowiązani są w szczególności pracownicy:

1)      Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji;

2)      Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, jeżeli sprawa dotyczy realizacji umów naukowo-badawczych, dydaktycznych, sponsoringu oraz reklamy;

3)      zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności w jednostkach organizacyjnych UG odpowiedzialnych merytorycznie za zawarcie oraz realizację umów z kontrahentami;

4)      zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności w innych jednostkach organizacyjnych UG, z których działalnością związane jest powstanie należności.

8.      Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 są zobowiązani do systematycznego prowadzenia i dokumentowania monitoringu należności, a w przypadku, jeżeli opóźnienie w zapłacie przekroczy 60 dni do skierowania sprawy do Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji.

9.      Samodzielna Sekcja ds. Windykacji do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni:

1)      przygotowuje wydruki kont księgowych celem ustalenia stanu należności UG w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne;

2)      monitoruje stan spraw przekazanych do Biura Prawnego, tj. wykonanie wyroku lub nakazu sądowego przez dłużnika;

3)      przygotowuje raport miesięczny dla Kwestora UG.

§ 2.

1.      Prowadzenie monitoringu należności przebiega następująco:

1)     sprawdzanie wpływu należności - pierwsze sprawdzenie powinno nastąpić najpóźniej w terminie 5 dniod upływu terminu płatności należności;

2)     sprawdzenie następuje poprzez weryfikację wpływów na rachunki bankowe UG w systemie bankowym lub wysłaniezapytania do pracowników Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji.

2.      Prowadzenie windykacji przedsądowej przebiega następująco:

1)      zapytanie telefoniczne lub elektroniczne (e-mail) powinno być wystosowane nie później niż w terminie 7 dni od upływu terminu płatności należności. Dobór metody zależy od wysokości zaległej kwoty i statusu prawnego kontrahenta, przy czym zaleca się, aby osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą dodatkowo monitować telefonicznie;

2)     wysłanie pierwszego wezwania w formie Upomnienia (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru). Wezwanie powinno być wysłane nie później niż w terminie 30 dni od upływu terminu płatności należności (wzór upomnienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji) a następnie w kolejności:

a)        pracownik prowadzący windykację przedsądową sprawdza w sposób wskazany w § 2 ust. 1 pkt 1), czy po upływie 14 dni od dnia otrzymania przez dłużnika Upomnienia, należność została uregulowana w całości lub w części;

b)        pracownik prowadzący windykację przedsądową sprawdza także, czy dłużnik odpowiedział pisemnie na Upomnienie lub kwestionuje istnienie wierzytelności bądź jej wysokość. Jeśli dłużnik kwestionuje wierzytelność (zasadność, termin, kwotę), pracownik prowadzący monitoring i windykację wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą korespondencję;

c)        w przypadku, kiedy dłużnik ureguluje zobowiązanie, pracownik prowadzący windykację nalicza należne odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie i wystawia notę odsetkową dla dłużnika. Odsetki liczone są od upływu terminów płatności poszczególnych faktur.Notę wystawia się w 3 egzemplarzach, 1 egzemplarz noty przekazuje się do Działu Księgowości Finansowej;

3)     wysłanie drugiego wezwania w formie Wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru). Wezwanie do zapłaty powinno być wysłane nie później niż w terminie 60 dni od upływu terminu płatności należności (wzór Wezwania do zapłaty stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji).

W przypadku braku uregulowania należności po upływie 14 dni od otrzymania przez dłużnika Wezwania do zapłaty pracownik prowadzący windykację kieruje sprawę do Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji na podstawie Wniosku o wszczęcie windykacji przedsądowej (wzór wniosku o wszczęcie windykacji przedsądowej stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Instrukcji). Wniosek wystawia się w 2 egzemplarzach.

4)     wysłanie trzeciego wezwania w formie Ostatecznego wezwania przedsądowego (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru). Wezwanie powinno być wysłane nie później niż w terminie 90 dni od upływu terminu płatności należności (wzór Ostatecznego wezwania przedsądowego stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Instrukcji):

a)        Do ostatecznego wezwania przedsądowego załącza się pismo z propozycją przeprowadzenia mediacji. 

b)        W przypadku braku uregulowania należności po upływie 7 dni od dnia otrzymania przez dłużnika Ostatecznego Wezwania przedsądowego pracownik Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji kieruje sprawę do Biura Prawnego na podstawie Wniosku o podjęcie windykacji sądowej (wzór wniosku o podjęcie windykacji sądowej stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Instrukcji). Wniosek wystawia się w 2 egzemplarzach,  

c)        Do wniosku wymienionego w lit. b pracownik Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji załącza następujące dokumenty (oryginały lub kserokopie), stanowiące podstawę do rozpoczęcia windykacji sądowej:

-        umowę z dłużnikiem, o ile została zawarta;

-        porozumienie, o którym mowa w § 3 ust. 4, o ile zostało zawarte;

-        faktury, noty odsetkowe i inne dokumenty obciążeniowe, wymienione we wniosku, o którym mowa w lit. b;

-        dokumentację z przebiegu monitoringu i windykacji przedsądowej dotyczącej przedmiotowej należności (wraz z kserokopiami potwierdzeń pocztowych);

-        dokumenty dotyczące dłużnika, o ile znajdują się w posiadaniu Uniwersytetu Gdańskiego (m.in. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z KRS);

-        dowody zapłat częściowych.

d)       Kopię wniosku wymienionego w lit. b pracownik Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji przekazuje do Działu Księgowości Finansowej celem zaksięgowania na koncie roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej.

3.      Prowadzenie windykacji sądowej przez Biuro Prawne przebiega następująco:

1)      rozważenie celowości złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji;

2)      złożenie pozwu do właściwego sądu i prowadzenie sprawy do czasu uzyskania prawomocnego wyroku (nakazu) i klauzuli wykonalności – po otrzymaniu od Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji wniosku wraz z kompletem dokumentów niezbędnych do przygotowania pozwu;

3)     przekazanie wyroku (nakazu) wraz z klauzulą wykonalności do Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji celem monitorowania jego wykonania;

4)      prowadzenie egzekucji komorniczej;

5)      jeżeli w trakcie windykacji sądowej zostanie ustalone, że należność jest nieściągalna z różnych przyczyn, a w szczególności: nieskutecznej egzekucji komorniczej, Biuro Prawne przekazuje dokumentację potwierdzającą powyższy fakt do Samodzielnej Sekcji ds. Windykacji. Samodzielna Sekcja ds. Windykacji przekazuje informację do Działu Księgowości Finansowej celem odpisania należności nieściągalnych w pozostałe koszty operacyjne.

4.      Procedura dochodzenia należności powinna być dokumentowana. Dla prowadzonych spraw należy zakładać i prowadzić teczki z dokumentami zebranymi na poszczególnych etapach dochodzenia należności. Z przeprowadzonych rozmów telefonicznych należy sporządzać szczegółowe notatki, zapisywać daty przeprowadzanych rozmów, nazwiska i deklarowane terminy spłaty. Dochodzenie należności z jednoczesnym monitorowaniem ich wpływu powinno być potwierdzone notatkami służbowymi, bądź wydrukiem z poczty elektronicznej. W teczkach spraw przeprowadzonych na drodze windykacji sądowej powinien znaleźć się wyrok lub dokument wymieniony w § 2 ust. 3 pkt.5).

§3.

1.      W wyjątkowych wypadkach, termin spłaty należności może zostać odroczony lub kwota należności rozłożona na raty. Powyższe wymaga sporządzenia odpowiedniego porozumienia na piśmie.

2.      Decyzję w sprawie zawarcia porozumienia wymienionego w ust. 1 podejmuje Kanclerz UG, po zasięgnięciu opinii Kwestora UG na podstawie przygotowanego projektu porozumienia.

3.      Projekt porozumienia z dłużnikiem przygotowuje Samodzielna Sekcja ds. Windykacji.

4.      Ustalenie z dłużnikiem nowego terminu płatności lub harmonogramu spłat oraz spisanie stosownego porozumienia, powoduje wstrzymanie kolejnych czynności windykacyjnych z wyjątkiem monitoringu należności. W przypadku naruszenia ustalonego terminu płatności należy ponownie podjąć wstrzymane czynności.

5.      Po wywiązaniu się dłużnika z zobowiązań postępowanie windykacyjne jest zamykane, a posiadane dokumenty archiwizowane.

§ 4.

Dopuszcza się prowadzenie windykacji przedsądowej przez podmiot zewnętrzny, jeśli jest to uzasadnione ekonomicznie.

§ 5.

1.      Czynności dochodzenia należności wskazane w § 1 ust. 6 powinny być na bieżąco weryfikowane pod względem:

1)      terminów realizacji poszczególnych czynności;

2)      zgodności z postanowieniami niniejszej Instrukcji i ewentualnych porozumień z dłużnikami;

3)      zgodności z przepisami prawa.

2.      Nadzór nad czynnościami wskazanymi w ust. 1 sprawuje Kwestor UG.