Zarządzenie nr 55/R/14 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 12 czerwca 2014 rokuw sprawie procedury przygotowania i realizacji wideokonferencji z wykorzystaniem zestawu wideokonferencyjnego będącego w użytkowaniu Uniwersytetu Gdańskiego
Na podstawie § 40 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Zestaw wideokonferencyjny znajdujący się w sali 4.42 Biblioteki Głównej Uniwersytetu Gdańskiego (BUG) przeznaczony jest do wykorzystania przez pracowników Uniwersytetu Gdańskiego celem realizacji wideokonferencji dla:
1) posiedzeń komisji w postępowaniach o stopnie i tytuły naukowe;
2) innych celów służących nauce i dydaktyce.
2. Plany pięter BUG z uwzględnieniem lokalizacji istotnych dla organizatorów i uczestników wideokonferencji zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 korzystanie z zestawu wideokonferencyjnego wymaga uzyskania pisemnej zgody Prorektora ds. Nauki.
4. Informatycy w BUG udzielają wsparcia technicznego w zakresie korzystania z zestawu wideokonferencyjnego (e-mail: widekonferencja@ug.edu.pl, tel. 58 523 32 84, 58 523 32 45, 58 523 32 46).
5. Korzystanie z zestawu wideokonferencyjnego może odbywać się w dwóch trybach:
1) organizatora wideokonferencji w której uczestniczyć będą uczestnicy z innych ośrodków w ramach sieci PIONIER;
2) uczestnika wideokonferencji organizowanej przez inny ośrodek w ramach sieci PIONIER.
§ 2
Organizator wideokonferencji
1. Wnioskodawca będący organizatorem wideokonferencji co najmniej tydzień przed planowanym terminem wideokonferencji winien zweryfikować dostępność zestawu wideokonferencyjnego poprzez wysłanie pocztą elektroniczną zapytania o możliwość rezerwacji zestawu wideokonferencyjnego.
2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1 winno zawierać:
1) planowaną datę i godzinę rozpoczęcia wideokonferencji,
2) planowany czas trwania wideokonferencji,
3) proponowaną nazwę wideokonferencji (np.: „Habilitacja Jana Kowalskiego”).
3. W przypadku uzyskania potwierdzenia dostępności zestawu wideokonferencyjnego organizator winien na co najmniej 2 dni robocze przed terminem wideokonferencji skontaktować się ze wszystkimi uczestnikami wideokonferencji w innych ośrodkach akademickich celem:
1) ustalenia liczby i lokalizacji zestawów wideokonferencyjnych w ośrodkach akademickich, w których odbywać się będzie wideokonferencja, w oparciu o wykaz instytucji stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;
2) ustalenia adresów e-mail uczestników wideokonferencji;
3) potwierdzenia terminu wideokonferencji we wszystkich lokalizacjach.
4. Po uzyskaniu z systemu rezerwacji pocztą elektroniczną informacji o numerach identyfikacyjnych konferencji: GDS oraz PIN, organizator winien skontaktować się z pozostałymi uczestnikami wideokonferencji celem potwierdzenia otrzymania przez nich numerów identyfikacyjnych konferencji. Jeśli nie wszyscy uczestnicy otrzymali z systemu rezerwacji numery identyfikacyjne, należy zweryfikować prawidłowość adresów e-mail uzyskanych od uczestników konferencji.
5. Organizator winien przybyć do BUG nie później niż na 30 minut przed planowanym rozpoczęciem wideokonferencji.
§ 3
Uczestnik wideokonferencji
1. Wnioskodawca będący uczestnikiem wideokonferencji winien niezwłocznie po uzyskaniu od organizatorów wideokonferencji informacji o jej terminie zweryfikować dostępność zestawu wideokonferencyjnego poprzez wysłanie pocztą elektroniczną zapytania o możliwość rezerwacji zestawu wideokonferencyjnego.
2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1 winno zawierać:
1) planowaną datę i godzinę rozpoczęcia wideokonferencji;
2) planowany czas trwania wideokonferencji;
3) numer GDS oraz PIN uzyskane od systemu rezerwacji wideokonferencji lub od organizatora wideokonferencji.
3. Uczestnik wideokonferencji winien przybyć do BUG nie później niż na 15 minut przed planowanym rozpoczęciem wideokonferencji.
§ 4
Nadzór nad przestrzeganiem niniejszych procedur sprawuje Prorektor ds. Nauki.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek