Na podstawie §§ 55 ust. 4 i 142 ust. 2 pkt 6) Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

1. W Uniwersytecie Gdańskim używa się:
   1. okrągłych pieczęci urzędowych;
   2. pieczątek służbowych:
      1. uniwersyteckich,
      2. jednostek organizacyjnych,
      3. organizacji studenckich,
      4. imiennych,
      5. o treści związanej z procesem kształcenia, korespondencją, zamówieniami publicznymi itd.
2. Wzory pieczątek, o których mowa w ust. 1 oraz podstawowe reguły dotyczące ich wykonania zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. *

§2

1. Okrągłe pieczęcie urzędowe zamawia Dział Organizacyjny w Mennicy Polskiej poprzez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Pieczęcie te są wydawane za potwierdzeniem odbioru kierownikom upoważnionych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego na pisemny wniosek.
2. Zamawianie pieczątek służbowych odbywa się w następujący sposób:
   1. Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona składa w Dziale Organizacyjnym wniosek o wykonanie pieczątki służbowej na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
   2. Dział Organizacyjny weryfikuje treść pieczątki, rejestruje wniosek i przekazuje go firmie, z którą Uczelnia podpisała umowę o wykonywanie pieczątek służbowych.
   3. Firma, o której mowa w pkt. 2):
      1. pocztą elektroniczną potwierdza Działowi Organizacyjnemu otrzymanie zlecenia na wykonanie pieczątki;
      2. wykonuje pieczątkę zgodnie z przekazanym wnioskiem;
      3. wysyła zeskanowany odcisk pieczątki pocztą elektroniczna do Działu Organizacyjnego;
      4. przekazuje pieczątkę wraz z fakturą do zamawiającego za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Gdańskiego.
   4. Zamawiający opracowuje fakturę, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uniwersytecie Gdańskim i przekazuje ją do Działu Zamówień Publicznych.

§ 3

1. Pieczęcie i pieczątki przeznaczone do likwidacji jednostki organizacyjne przekazują do Działu Organizacyjnego wraz z wypełnionym formularzem, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
2. Pieczęcie urzędowe przeznaczone do likwidacji Dział Organizacyjny przekazuje do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
3. Dział Organizacyjny dokonuje likwidacji pieczątek służbowych oraz sporządza protokół z tej czynności.

§ 4

Dział Organizacyjny prowadzi rejestr wydanych pieczęci urzędowych oraz rejestr zamawianych pieczątek służbowych.

§ 5

Nadzór nad postanowieniami niniejszego zarządzenia sprawuje Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych.

§ 6

Traci moc instrukcja Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego nr 1/IK/10 z dnia 11 października 2010 roku w sprawie pieczęci i pieczątek.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

* Zmienione Zarządzeniem nr 5/K/13

Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
prof. UG, dr hab. Jerzy Gwizdała