Na podstawie Art. 66 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 roku (Dz. U. 2005 nr 164 poz. 1365), § 11 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Edukacji i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2006 nr 224 poz. 1634) oraz§ 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 roku, zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Wprowadza się księgę dyplomów zawierającą jednolitą numerację dyplomów ukończenia studiów wyższych Uniwersytetu Gdańskiego (wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia). Rejestr dyplomów, prowadzony w księgach wydziałowych został zamknięty z dniem 15 sierpnia 2005 roku.
2. Księga dyplomów tworzona jest w wersji elektronicznej i drukowana w jednym egzemplarzu, w tomach zawierających 2 000 kolejnych numerów dyplomów.
3. Elektroniczna wersja księgi dyplomów jest przechowywana na serwerze UG, a wydrukowaną wersję przechowuje Dział Kształcenia UG.

§ 2

1. Absolwent potwierdza odbiór dyplomu w jednostce organizacyjnej prowadzącej studia, w drodze złożenia podpisu na „Poświadczeniu odbioru dyplomu” (wzór stanowi załącznik nr 2A do niniejszego zarządzenia).
2. Podstawę odbioru dyplomu przez osobę inną niż absolwent stanowi upoważnienie zawierające potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane przez dziekanat lub notariusza. Potwierdzenie odbioru dyplomu następuje w drodze złożenia podpisu na „Poświadczeniu odbioru dyplomu przez osobę upoważnioną” (wzór stanowi załącznik nr 2B do niniejszego zarządzenia).
3. Poświadczenie, o którym mowa w ust. 1 i 2, jest przechowywane w teczce osobowej studenta.

§ 3

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się:
- Zarządzenie Rektora UG nr 15/R/99 z dnia 20 sierpnia 1999 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum UG z późn. zm.,
- Zarządzenie Rektora UG nr 5/R/03 z dnia 14 lutego 2003 roku w sprawie ochrony danych osobowych w systemach informatycznych.

§ 4

Tracą moc zarządzenia Rektora UG nr 24/R/05 z dnia 8 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad prowadzenia księgi dyplomów w Uniwersytecie Gdańskim oraz nr 19/R/06 z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie zmiany zarządzenia Rektora UG nr 24/R/05 roku w sprawie zasad prowadzenia księgi dyplomów w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek