fbpx Zarządzenie nr 8/D/99 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 20 sierpnia 1999 roku w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim instrukcji kancelaryjnej | Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 8/D/99 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 20 sierpnia 1999 roku w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim instrukcji kancelaryjnej | Biuletyn Informacji Publicznej

Menu - BIP

Zarządzenie nr 8/D/99
Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
20 sierpnia 1999 roku
w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim instrukcji kancelaryjnej

Niniejszy akt normatywny NIE obowiązuje
Powiązane hasła: 

W celu ujednolicenia i usprawnienia systemu kancelaryjnego w Uniwersytecie Gdańskim zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się instrukcję kancelaryjną stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Traci moc obowiązującą zarządzenie nr 8/D/76 Dyrektora Administracyjnego UG z dnia 1 maja 1976 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej nr 5/D/76.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 1999 roku.

Dyrektor Administracyjny
 dr Andrzej Friedrich  

Załącznik nr 1do zarządzenia nr  8/D/99
Dyrektora Administracyjnego UG

Instrukcja kancelaryjna dla Uniwersytetu Gdańskiego

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 2

  1. W Uniwersytecie Gdańskim obowiązuje mieszany (dziennikowy i bezdziennikowy ) system kancelaryjny oparty na rzeczowym wykazie akt. Rzeczowy wykaz akt stanowi  załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej dotyczącej zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do archiwum UG wprowadzonej zarządzeniem nr 15/R/99 Rektora UG z dnia  20 sierpnia 1999 roku.
  2. Kierownicy jednostek organizacyjnych  obowiązani są ustalić wewnętrzny podział akt dla podporządkowanych im jednostek w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt uczelni, o którym mowa w ust. 1.

§ 3

Przez użyte w instrukcji określenia:

  1. uczelnia - należy rozumieć Uniwersytet Gdański,
  2. jednostka organizacyjna - należy rozumieć wydział, instytut, katedrę, zakład, studium, kolegium, laboratorium, pracownię, ośrodek, bibliotekę, dziekanat, dział, samodzielną sekcję, samodzielne stanowisko pracy, biuro, sekretariat, administrację obiektu itp.
  3. sekretariat - należy rozumieć sekretariaty rektora, prorektorów, dyrektora administracyjnego i innych jednostek organizacyjnych,
  4. wykaz akt - należy rozumieć rzeczową klasyfikację akt powstających w wyniku działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych,
  5. znak sprawy - należy rozumieć symbol cyfrowy oznaczający daną jednostkę organizacyjną / załącznik nr 1 /, symbol grupy spraw wg wykazu rzeczowego akt, numer porządkowy, pod którym sprawa została zarejestrowana,
  6. wpływ - należy rozumieć każde pismo, akta lub przesyłkę skierowaną do jednostek organizacyjnych UG.

§ 4

Prace kancelaryjne w uczelni wykonują:

  1. Kancelaria Ogólna,
  2. sekretariaty,
  3. wyznaczeni pracownicy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.

II. Postanowienia szczegółowe

§ 5

  1. Kancelaria Ogólna uczelni przyjmuje wszystkie wpływy:
    1. odebrane z urzędów pocztowych,
    2. dostarczone przez poszczególne jednostki organizacyjne,
    3. złożone przez interesantów oraz wykonuje wszystkie czynności związane z wysyłką korespondencji.
  2. Przesyłki pocztowe, za wyjątkiem przesyłek pieniężnych i przekazów wartościowych, z urzędów pocztowych odbiera upoważniony pracownik Kancelarii Ogólnej lub upoważniony kierowca, który:
    1. sprawdza wykaz odebranych przesyłek poleconych i ekspresowych,
    2. sprawdza, czy przesyłki pocztowe nie są uszkodzone / w razie stwierdzenia
    3. uszkodzenia - żąda od pracowników urzędu pocztowego sporządzenia protokołu bądź adnotacji o uszkodzeniu przesyłki /.
  3. Kancelaria Ogólna prowadzi:
    1. dziennik podawczy,
    2. wykazy przekazywanej poczty do jednostek organizacyjnych UG, zlokalizowanych poza budynkiem rektoratu,
    3. rejestry paczek,
    4. pocztową książkę nadawczą,
  4. Kancelaria Ogólna przyjmuje i otwiera przesyłki pocztowe, za wyjątkiem:
    1. przesyłek tajnych i poufnych /które odbierają tylko osoby do tego upoważnione/,
    2. przesyłek jednostek nadrzędnych kierowanych bezpośrednio do rektora, prorektorów, dyrektora administracyjnego i kwestora,
    3. przesyłek kierowanych do jednostek organizacyjnych mieszczących się poza budynkiem rektoratu,
    4. przesyłek kierowanych do organizacji pracowniczych i studenckich,
    5. przesyłek adresowanych imiennie,
    6. niewłaściwie skierowanych, które należy zwracać do urzędu pocztowego, w przypadku przesyłek poleconych i ekspresowych - za pokwitowaniem.
  5. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki pracownik kancelarii sprawdza czy:
    1. nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
    2. do pisma dołączona została podana w nim ilość załączników. Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy skierować ją do właściwego adresata. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie.
  6. Na każdym piśmie wpływającym odciska się pieczątkę wpływu. Jeżeli doręcza się  wpływ bez otwierania koperty, pieczątkę wpływu należy odcisnąć na kopercie.
  7. W treści pieczątki wpływu wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej, której wpływ zostaje przydzielony do załatwienia, datę wpływu, liczbę załączników oraz podpis pracownika kancelarii.
  8. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na pismach nie wymagających załatwienia /np. załączniki, czasopisma, druki/.
  9. Wpływy przeznaczone dla jednostek organizacyjnych w budynku rektoratu Kancelaria Ogólna ewidencjonuje w dzienniku podawczym wpisując numer i datę pisma, nadawcę, czego wpływ dotyczy oraz symbol jednostki UG, do której pismo zostało skierowane, a wpływy przeznaczone dla pozostałych jednostek - w wykazach przekazywanej poczty.
  10. Koperty winny być dołączone do następujących wpływów:
    1. pism procesowych,
    2. pism dotyczących spraw, dla załatwienia których obowiązują wymagane terminy decyduje tu data stempla pocztowego/,
    3. pism, w których brak oznaczenia adresata,
  11. Przyjęte i zaewidencjonowane wpływy Kancelaria Ogólna rozdziela do poszczególnych jednostek organizacyjnych UG.
  12. Przesyłki pocztowe - paczki dostarczone do Kancelarii Ogólnej przez pracownika urzędu pocztowego doręczane są adresatom za pokwitowaniem w rejestrze paczek.
  13. W przypadku otrzymania z urzędu pocztowego awiza o przekazach wartościowych kancelaria podaje numer konta UG.
  14. Wpływy wewnętrzne /nadawcy i odbiorcy są jednostkami organizacyjnymi UG/ doręczane są na tych samych zasadach rejestracji, co pozostałe przesyłki pocztowe.

§ 6

  1. W celu dostarczenia korespondencji między jednostkami organizacyjnymi UG funkcjonuje poczta wewnętrzna.
  2. Pracownik Kancelarii Ogólnej wręcza korespondencję kierownikom jednostek organizacyjnych lub osobom przez nich upoważnionym.Osoba przyjmująca potwierdza swoim podpisem w dzienniku podawczym przyjęcie korespondencji.
  3. Osoby wykonujące prace kancelaryjne w jednostkach:
    1. wyłączają wpływy niewłaściwie skierowane / rzeczowo lub miejscowo / z poleceniem przesłania ich do właściwych jednostek,
    2. przedkładają wpływy kierownikowi jednostki,
    3. przydzielają wpływy do załatwienia odpowiednim pracownikom zgodnie z decyzją kierownika jednostki,
    4. zgodnie z decyzją kierownika jednostki powiadamiają o treści pisma wszystkich zainteresowanych pracowników.

    Przyjęcie pisma do wiadomości pracownik potwierdza swoim podpisem.

§ 7

  1. Poszczególne jednostki organizacyjne prowadzą rejestr spraw. Pismo wszczynające sprawę wpisuje się do rejestru. Na piśmie nanosi się znak akt sprawy, który składa się z symbolu jednostki organizacyjnej /zał. nr 1 do niniejszej instrukcji/, symbolu grupy spraw wg wykazu akt, z kolejnej liczby porządkowej, pod którą zarejestrowana jest sprawa w rejestrze oraz roku kalendarzowego np. R070-0120-23/97 - oznacza: R070 - symbol Działu Organizacyjnego, 0120 - symbol grupy spraw wg rzeczowego wykazu akt, 23 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w rejestrze, 97 - końcowe cyfry roku 1997.
  2. Przed wpisaniem pisma do rejestru należy sprawdzić czy sprawa nie została wcześniej zarejestrowana. Każde następne pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje znak nadany przy rejestracji pierwszego pisma i zostaje dołączone do poprzednich wpływów.
  3. Nie podlegają rejestracji zaproszenia, życzenia, pisma o charakterze nie urzędowym, którym nie nadaje się dalszego biegu.

§ 8

  1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy, pismo powinno zawierać:
    1. nagłówek - druk lub podłużna pieczątka firmowa,
    2. znak sprawy, o którym mowa w § 7 ust.1,
    3. datę,
    4. adres,
    5. określenie przedmiotu sprawy,
    6. powołanie się na datę i znak pisma, którego dotyczy odpowiedź.
       

    W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać inne określenia takie jak:

    1. nad adresem - wskazówki dotyczące wysłania pisma „ polecony ”, „ ekspres „ itp.
    2. z lewej strony arkusza , pod treścią załatwienia - ilość przesłanych załączników, nazwy i adresy tych jednostek organizacyjnych lub osób, którym treść ma być /poza adresatem/podana do wiadomości /po słowie: otrzymują/.
  2. Sprawy wyjątkowo pilne załatwiane są za pomocą telefonu, telegramu lub telefaxu i wymagają potwierdzenia takiego trybu na piśmie.
  3. Załatwienie ustne winno być stosowane w przypadkach mniejszej wagi, lub gdy leży to w interesie strony, a nie ma przeszkód prawnych.
    Treść i podstawy takiego załatwienia oraz data i osoba rozmówcy powinny być odnotowane w aktach sprawy.

§ 9

Przy załatwianiu spraw obowiązują przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

§ 10

  1. Pisma  sporządzają poszczególne jednostki organizacyjne.
  2. Dla administracji centralnej pisma mogą być przepisywane w Hali Maszyn, wedłg kolejności wpływów, zgodnie z projektami pism.
  3. Przy sporządzaniu odpisów pism lub dokumentów należy zachować wszelkie ich elementy /treść, oznaczenie pieczęci, podpisów itp./.

§ 11

  1. Pisma wysyłane poza uczelnię podpisuje rektor, prorektorzy, dyrektor administracyjny lub osoby upoważnione do podpisu.
  2. Korespondencję dotyczącą spraw finansowych oprócz osób wymienionych  w ust.1. podpisuje kwestor UG lub osoba upoważniona.
  3. Korespondencję z kopiami i załącznikami do podpisu osób, o których mowa  w ust. 1 składają zainteresowane jednostki organizacyjne w odnośnych sekretariatach.
  4. Kopie pisma wysyłane do jednostek nadrzędnych wymagają oryginału podpisu. Na kopiach pism nie wymagających własnoręcznego podpisu pracownik sekretariatu przystawia pieczątkę "Fascimile".
  5. Podpisaną korespondencję sekretariaty zwracają do poszczególnych jednostek organizacyjnych lub kierują do Kancelarii Ogólnej.

§ 12

  1. Przeznaczoną do wysłania korespondencję jednostki organizacyjne przekazują do Kancelarii Ogólnej  zakopertowane i zaadresowane.
  2. Odbiór dostarczonej korespondencji Kancelaria Ogólna potwierdza na kopiach pism lub w dzienniku podawczym jednostki.
  3. Przed wysyłką korespondencji Kancelaria Ogólna wykonuje następujące czynności:
    a/ segreguje pisma na zwykłe, polecone i ekspresowe,
    b/ frankuje listy i przesyłki,
    c/ wpisuje listy i przesyłki do pocztowej książki nadawczej.
  4. Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do kancelarii ogólnej przed godz. 13.00, natomiast do wysyłki pocztą wewnętrzną przed godz. 9.00.
  5. Zasady działania poczty wewnętrznej określają odrębne przepisy.

§ 13

  1. Do przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych  służą:
    a/ przedmiotowe teczki odpowiadające wykazowi akt,
    b/ teczki „ do załatwienia „ , w których przechowuje się akta spraw przeznaczonych do załatwienia.
  2. Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w jednostkach organizacyjnych przez okres 2 lat, a następnie przekazywane są do archiwum uczelni.
  3. Tryb przekazywania akt do archiwum uczelni regulują odrębne przepisy.

III. Postanowienia końcowe

§ 14

  1. Czynności nie uregulowane postanowieniami instrukcji, związane z pracą kancelaryjną i obiegiem dokumentacji regulują kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Działem Organizacyjnym.
  2. Ogólny nadzór nad realizacją i przestrzeganiem przepisów instrukcji sprawuje Dział Organizacyjny.
  3. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 1999 roku.
Ostatnia modyfikacja: 
środa, 19 grudnia 2018 roku, 13:51
Treść ostatnio zmodyfikowana przez:
Treść wprowadzona przez: Import Importowicz