Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

§ 1

Wprowadza się „Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Uniwersytecie Gdańskim”, opracowane przez pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

1. Do kontroli nad przestrzeganiem opracowania, o którym mowa w § 1 upoważniam pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, stosuje się przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

§ 3

Traci moc obowiązującą Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Gdańskiego nr 19/R/02 z dnia 4 lipca 2002 roku w sprawie zatwierdzenia szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Uniwersytecie Gdańskim.
 

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Andrzej Ceynowa, prof. UG

Załącznik do Zarządzenia nr 36/05 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 24 listopada 2005 roku

Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Uniwersytecie Gdańskim

opracowane na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

Rozdział I
Zasady udostępniania informacji niejawnych

§ 1

1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą „zastrzeżone” to informacje, których nieuprawnione ujawnienie może spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.
2. Dopuszczenie do pracy lub pełnienia służby na stanowisku albo zlecenie pracy, która może łączyć się z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” może nastąpić po:
   1. przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego zakończonego wynikiem pozytywnym,
   2. odbyciu przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.
3. Przez dostęp do informacji niejawnych rozumie się jakiekolwiek operacje na nich wykonywane takie jak: wytwarzanie, zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, łącznie z tymi, które wykonuje się w systemach informatycznych.
4. Dokumenty niejawne mogą być udostępniane osobie posiadającej poświadczenie bezpieczeństwa osobowego i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo innej zleconej pracy.
5. Listę osób, o których mowa w ust. 4 prowadzi i na bieżąco aktualizuje pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych.
6. W wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach, rektor może wyrazić pisemną zgodę na jednorazowe udostępnienie określonych informacji niejawnych osobie nie posiadającej odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa. Wyrażenie zgody na udostępnienie informacji niejawnych nie oznacza zmiany lub zniesienia ich klauzuli tajności i musi określać zakres podmiotowy i przedmiotowy udostępnienia.

Rozdział II
Zasady przyznawania i znoszenia klauzuli „zastrzeżone”

§ 2

1. Klauzulę tajności przyznaje osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału.
2. Uprawnienia do przyznawania i znoszenia klauzuli tajności przysługują wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych.
3. Osoba, o której mowa w ust. 1 ponosi odpowiedzialność za przyznanie klauzuli tajności i bez jej zgody albo bez zgody jej przełożonego klauzula nie może zostać zniesiona.
4. O zniesieniu klauzuli tajności dokumentu, osoba o której mowa w ust. 1 informuje na piśmie odbiorców tego dokumentu.
5. Skreślenia klauzuli tajności dokumentu na dokumencie niejawnym dokonuje kierownik kancelarii tajnej w sposób określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696). Fakt zniesienia klauzuli dokumentu odnotowuje się w „Dzienniku Korespondencyjnym”.
6. Uprawnienia w zakresie przyznawania i znoszenia klauzuli tajności w przypadku rozwiązania, zniesienia, likwidacji, przekształcenia lub reorganizacji dotyczących stanowiska lub funkcji osoby upoważnionej do przyznania klauzuli tajności przechodzą na jej następcę prawnego.

Rozdział III
Wytwarzanie, obieg i niszczenie dokumentów

§ 3

1. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone” można wytwarzać, przetwarzać, przechowywać co najmniej w strefie administracyjnej, czyli w obszarze, obiekcie, fragmencie budynku, w którym zapewniona jest kontrola ruchu osób i pojazdów.
2. Wykonawca przed przystąpieniem do pracy z dokumentami niejawnymi ma obowiązek:
   1. założyć w kancelarii tajnej „Rejestr Wydanych Dokumentów” /RWD/,
   2. pobrać z kancelarii tajnej „Dziennik Korespondencyjny”,
   3. zaewidencjonować „Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów” – jeżeli jest wymagany na danym stanowisku.
3. Wersje robocze dokumentów wykonuje się w zarejestrowanych w kancelarii tajnej brudnopisach, arkuszach, nośnikach magnetycznych oznaczonych klauzulą równą klauzuli przetwarzanej informacji.
4. Dokumenty wytwarzane techniką komputerową zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone” wykonuje się wyłącznie na wyznaczonych stanowiskach komputerowych spełniających wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego, określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 roku w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. Nr 171, poz. 1433).
5. Decyzję o dopuszczeniu danego stanowiska komputerowego do wytwarzania, przetwarzania i przechowywania dokumentów niejawnych podejmuje administrator systemu (dyrektor ośrodka informatycznego).
6. Nadzór i kontrolę zgodności funkcjonowania systemu komputerowego z wymaganiami bezpieczeństwa prowadzi inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego.
7. Nośniki informacji niejawnych w postaci dysków i dyskietek podlegają ochronie i ewidencji na takiej samej zasadzie jak dokumenty niejawne.
8. Wykonawca dokumentu niejawnego odpowiada za właściwą jego rejestrację w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 2, oraz za prawidłowe oznaczenie, przechowywanie, przekazywanie i ochronę.
9. Materiały zawierające informacje niejawne oznacza się w sposób określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696) w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.
10. Dokumenty o klauzuli „zastrzeżone” przesyła się poza uczelnię wyłącznie za zgodą rektora i za pośrednictwem kancelarii tajnej. Przekazywanie dokumentów między jednostkami organizacyjnymi uczelni odbywa się wyłącznie za zgodą kierownika własnej jednostki organizacyjnej i za pokwitowaniem w „Dzienniku korespondencyjnym”.
11. Przesyłki zewnętrzne wpływające do uczelni w formie listów lub paczek opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” przekazuje się bezpośrednio do kancelarii tajnej bez uprzedniego ich otwierania. Kierownik kancelarii tajnej rejestruje niejawną korespondencję „przychodzącą” we właściwych urządzeniach ewidencyjnych a następnie nadaje jej stosowny obieg.
12. Dokumenty niejawne zbędne w działalności służbowej podlegają zniszczeniu w kancelarii tajnej. Niszczenia fizycznego dokumentów dokonuje kierownik kancelarii Tajnej w obecności osoby zdającej dokument.
13. Niszczenie fizyczne dokumentów odbywa się w specjalnie do tego przeznaczonych niszczarkach dokumentów.
14. Fakt zniszczenia dokumentów niejawnych, odnotowuje się w „Dzienniku korespondencyjnym” adnotacją o treści: „Zniszczono dnia ....”, potwierdzoną czytelnymi podpisami kierownika kancelarii tajnej i osoby zdającej dokument do zniszczenia.

Rozdział IV
Postępowanie z dokumentami niejawnymi

§ 4

1. W celu właściwej ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” należy:
   1. Przechowywać dokumenty w odrębnych meblach biurowych zamykanych na klucz.
   2. Dokumenty jawne oraz niejawne oznaczone klauzulą „zastrzeżone” można przechowywać wspólnie, jedynie gdy ich treść łączy się bezpośrednio z określoną sprawą.
   3. Każdorazowo przed opuszczeniem pomieszczenia należy chować dokumenty do szaf, nie pozostawiając ich na biurku.
   4. Udostępniać posiadane dokumenty wyłącznie osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego i tylko w zakresie wykonywanych przez te osoby obowiązków służbowych.
   5. Dokonywać co najmniej raz na kwartał samokontroli posiadanych dokumentów niejawnych odnotowując ten fakt w „Dzienniku korespondencyjnym”.
   6. W razie stwierdzenia utraty dokumentu lub nieuprawnionego ujawnienia informacji niejawnych niezwłocznie poinformować pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.
2. Zabrania się wszystkim osobom mającym dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”:
   1. Wynoszenia poza teren strefy administracyjnej dokumentów lub przedmiotów niejawnych bez zezwolenia kierownika własnej jednostki organizacyjnej oraz bez należytego zabezpieczenia przed nieuprawnionym ujawnieniem.
   2. Przekazywania i udostępniania informacji niejawnych osobom nieuprawnionym.
   3. Wykonywania i przechowywania niejawnych dokumentów w miejscach do tego nieprzeznaczonych (hotel, internat, mieszkanie, itp.), a także w sposób umożliwiający ich ujawnienie.
   4. Sporządzania notatek zawierających wiadomości niejawne w nieewidencjonowanych nośnikach informacji (notatnikach, dyskietkach, zeszytach, itp.).
   5. Przekazywania informacji niejawnych przez nieprzystosowane do tego celu i niezabezpieczone środki łączności.
3. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone” podlegają ochronie w sposób określony ustawą przez okres 2 lat. Osoba uprawniona do przyznania klauzuli może jednak określić krótszy okres ochrony lub przedłużyć go o kolejne okresy 2-letnie, nie dłużej jednak niż na okres 20 lat od daty wytworzenia tych informacji. O fakcie skrócenia lub przedłużenia okresu ochronnego dokumentu należy na piśmie poinformować wszystkich odbiorców tego dokumentu.
4. W przypadku zmian osobowych na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych, dokumenty przekazuje się protokolarnie osobie przejmującej obowiązki a jeśli osoba ta nie posiada stosownych uprawnień do zapoznawania się z dokumentami niejawnymi, zdaje się je do kancelarii tajnej.
5. Szczegółowe zasady i sposób ochrony testów egzaminów wstępnych dla kandydatów na studia w Uniwersytecie Gdańskim reguluje Zarządzenie Rektora UG nr 13/R/04 z dnia 9 kwietnia 2004 roku w sprawie zasad ochrony informacji niejawnych przy układaniu, opracowywaniu oraz powielaniu testów (tematów) egzaminacyjnych oraz kodowania prac pisemnych kandydatów na studia.
6. Osoba, która dopuszcza się ujawnienia informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową bądź narusza przepisy o ochronie informacji niejawnych, ponosi odpowiedzialność karną zgodnie z ustawą z dnia 6 czerwca 1997 roku – Kodeks Karny (Dz. U. Nr 88, poz.553 z późn. zm.).