fbpx Zarządzenie nr 19/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 5 marca 2020 roku w sprawie procedury udzielania w Uniwersytecie Gdańskim zamówień publicznych i zawierania umów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,... | Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 19/R/20
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
5 marca 2020 roku
w sprawie procedury udzielania w Uniwersytecie Gdańskim zamówień publicznych i zawierania umów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, finansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Status aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie: 
czwartek, 5 marca 2020 roku

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 85) oraz § 34 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:

 

§ 1. Zasady ogólne

  1. W przypadku udzielania w Uniwersytecie Gdańskim zamówień publicznych finansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w tym udzielania przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, zamówienia te należy udzielać zgodnie z aktualnymi „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 - 2020”, wydanymi przez Ministra Rozwoju i Finansów na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1431 ze zm.).
  2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu użyto skrótu „Pzp”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).
  3. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu użyto określenia „Wytyczne”, należy przez to rozumieć Wytyczne, o których mowa w § 1 ust. 1.
  4. Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia, wymienione w rozdziale 3 Wytycznych (Słowniczek pojęć), należy interpretować zgodnie ze wskazanym tam znaczeniem.
  5. W zakresie nieuregulowanym w poniższych paragrafach, do udzielania zamówień publicznych należy stosować postanowienia zarządzenia nr 44/R/19 Rektora UG z dnia 30 maja 2019 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim.

 

§ 2. Procedury udzielania zamówień publicznych finansowanych
z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

  1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu musi być przygotowane i przeprowadzone w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, a także zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych.
  2. Udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko następuje zgodnie z:
  1. ustawą Pzp

albo

  1. zasadą konkurencyjności, o której mowa w § 4 niniejszego zarządzenia – w przypadku zamówień publicznych o wartości równej lub niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, (tj. bez podatku od towarów i usług)

albo

  1. zasadą rozeznania rynku, o której mowa w § 5 niniejszego zarządzenia – w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN netto włącznie (tj. bez podatku od towarów i usług) oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się ustawy Pzp i procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w § 4 niniejszego zarządzenia,

z uwzględnieniem warunków wynikających z Wytycznych, z zastrzeżeniem ust. 3.

  1. W przypadku, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa innych niż ustawa Pzp wyłącza się stosowanie ustawy Pzp, należy przeprowadzić zamówienie publiczne z zastosowaniem tych przepisów.
  2. Procedur określonych w niniejszym zarządzeniu nie stosuje się do:
  1. zamówień określonych w art. 4 Pzp, z wyjątkiem zamówień określonych w art. 4 pkt 8 Pzp oraz do zamówień określonych w art. 4d Pzp;
  2. wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi, o których mowa w podrozdziale 6.6 i 8.5Wytycznych.
  1. Możliwe jest niestosowanie procedur określonych w niniejszym zarządzeniu przy udzielaniu zamówień w następujących  przypadkach:
  1. w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności opisanej w § 4 nie wpłynęła żadna oferta, lub wpłynęły tylko oferty podlegające odrzuceniu, albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu, zawarcie umowy w sprawie realizacji zamówienia z pominięciem zasady konkurencyjności jest możliwe, gdy pierwotne warunki zamówienia nie zostały zmienione;
  2. zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:
  1. brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, tzn. istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie;
  2. przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej, tzn. istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej.

Wyłączenie może być zastosowane, o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia;

  1. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;
  2. w przypadku zamówień, do których ma zastosowanie zasada konkurencyjności, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2 pkt 10 wytycznych;
  3. w przypadku zamówień, do których ma zastosowanie zasada konkurencyjności, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć (np. klęski żywiołowe, katastrofy, awarie), wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia i nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2 pkt 10 wytycznych;
  4. zamawiający udziela wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności zamówień na dodatkowe dostawy, polegających na częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększeniu bieżących dostaw lub rozbudowie istniejących instalacji, a zmiana wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji. Czas trwania umowy w sprawie zamówienia na dostawy dodatkowe nie może przekraczać 3 lat;
  5. zamawiający udziela wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, przewidzianych w zapytaniu ofertowym zamówień na  usługi lub roboty budowlane, polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych;
  6. przedmiotem zamówienia są dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;
  7. zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  1. Możliwe jest niestosowanie procedur opisanych w niniejszym zarządzeniu w przypadkach określonych w art. 67 ust. 1 pkt 12 – 15 ustawy Pzp. Spełnienie przesłanek umożliwiających niestosowanie procedur musi być uzasadnione na piśmie.

 

 

§ 3. Przygotowanie postępowania

  1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Szacowanie wartości zamówienia publicznego musi być dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp lub zamówień publicznych udzielanych wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, o których mowa w pkt. 6.5 Wytycznych.
  2. Zamawiający w pierwszej kolejności dokonuje szacowania wartości zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy. Po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia ustalona na podstawie Pzp nie przekracza wartości wskazanej w art. 4 ust. 8 Pzp, zamawiający ustala wartość w odniesieniu do danego projektu.
  3. Szacując wartość zamówienia publicznego należy bazować na aktualnych cenach na rynku zamawianych dóbr. W tym celu, tam gdzie jest to możliwe, należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia publicznego (Nie dotyczy zamówień publicznych powtarzających się okresowo, o których mowa w art. 34 ust. 1 ustawy Pzp). W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Szacując wartość zamówienia publicznego można również opierać się na podobnych zamówieniach publicznych przeprowadzonych w terminie wskazanym w art. 35 ust. 1 ustawy Pzp, jeśli ich wykonawcy zostali wybrani w procedurze konkurencyjnej.
  4. Oszacowana wartość zamówienia publicznego powinna być ważna w chwili publikacji ogłoszenia o zamówieniu publicznym, zgodnie z art. 35 ustawy Pzp lub upublicznienia zamiaru udzielenia zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia publicznego nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia publicznego, przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownego oszacowania jego wartości.
  5. Sposób oszacowania wartości zamówienia publicznego powinien zostać udokumentowany.
  6. Dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia publicznego powinny zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją tego zamówienia publicznego.
  7. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia, a także podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia publicznego, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek tożsamości:
  1. usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa;
  2. możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie (tożsamość czasowa);
  3. możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).
  1. W przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia publicznego ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części (nie dotyczy to zamówień, o których mowa w art. 6a ustawy Pzp).
  2. Do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (dostępnym m.in. pod adresem: http://www.uzp.gov.p1/cmsws/page/7D:923:wspolny słownik zamowien.html), o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, ze zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3).
  3. Terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ustalane są zgodnie z prawem krajowym, unijnym i Wytycznymi oraz w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (dotyczy to zarówno skracania, jak i wydłużania terminów). Podczas ustalania terminów należy wziąć pod uwagę złożoność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, charakter i przedmiot zamówienia publicznego, a także dostępny personel zamawiającego, jego zadania, umiejętności i doświadczenie.
  4. Wszyscy wykonawcy muszą mieć taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie może być uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie musi zostać przeprowadzone w sposób transparentny.
  5. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, o ile zostaną zawarte w zapytaniu ofertowym, określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia publicznego, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Nie można formułować warunków przewyższających  wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.  
  6. Za nienależyte wykonanie zamówienia publicznego, np. z tytułu opóźnień z winy wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia publicznego, niekompletnego wykonania zamówienia publicznego (w tym np. nieprzestrzegania warunków gwarancji) należy przewidzieć w umowie zawieranej z wykonawcą kary umowne. Dla zapewnienia kwalifikowalności wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym, w sytuacji niewywiązania się przez wykonawcę z warunków umowy o zamówienie publiczne, kary te muszą zostać zastosowane. W razie niezastosowania kar, należy pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania.

 

§ 4. Udzielanie zamówień publicznych zgodnie z zasadą konkurencyjności

  1. Poza zastosowaniem procedury opisanej poniżej zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w ustawie Pzp.  
  2. W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy:
  1. upublicznić zapytanie ofertowe zgodnie z warunkami, o których mowa w ust. 4 i 5, przy czym zapytanie ofertowe zawiera co najmniej:
  1. opis przedmiotu zamówienia,
  2. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,
  3. kryteria oceny oferty,
  4. informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
  5. opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,
  6. termin składania ofert,
  7. termin realizacji umowy,
  8. informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, o którym mowa w pkt 2 lit. a podrozdziału 6.5.2 Wytycznych, o ile zakaz taki nie został wyłączony na podstawie pkt 2 lit.a tiret i-ii podrozdziału 6.5.2 Wytycznych,
  9. określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,
  10. informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje,
  11. opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie,
  12. informację o planowanych zamówieniach, o których mowa w § 2 ust. 5 pkt 8, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień;
  1. wybrać najkorzystniejszą spośród złożonych ofert spełniającą warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; w przypadku, gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców (każda część może mieć innego wykonawcę); wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 15 i 16.
  1. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu.
  2. Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu w bazie konkurencyjności (Strona internetowa wskazana w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, przeznaczona do umieszczania zapytań ofertowych: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/) a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego –skierowaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę.
  3. W przypadku, gdy wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, upublicznia zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie projektu.
  4. Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert wyznaczonego w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku należy w opublikowanym zgodnie z ust. 4 lub 5 zapytaniu ofertowym uwzględnić informację o zmianie. Informacja ta powinna zwierać co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego i opis dokonanych zmian. Jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach.
  5. Treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami zamawiającego zamawiający publikuje  zgodnie z ust. 4 lub 5.
  6. W celu uniknięcia konfliktu interesów osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w szczególności osoby biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.
  7. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
  1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób zgodnie ze zdaniem pierwszym. Takim odniesieniom muszą towarzyszyć słowa „lub równoważne”. W przypadku gdy zamawiający korzysta z możliwości zastosowania takich odniesień, nie może on odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.
  2. Z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest udostępnienie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia potencjalnemu wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji, w terminie umożliwiającym przygotowanie i złożenie oferty.
  3. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile zostaną zawarte w zapytaniu ofertowym, określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.
  4. Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia są formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym:
  1. każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia;
  2. każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany wykonawca, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób;
  3. wagi (znaczenie) poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty;
  4. kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia (Zakaz ten nie dotyczy zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi,
  5. cena może być jedynym kryterium oceny ofert. Poza wymaganiami dotyczącymi ceny wskazane jest stosowanie jako kryterium oceny ofert innych wymagań odnoszących się do przedmiotu zamówienia, takich jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji oraz organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia.
  1. Termin na złożenie oferty (decyduje data wpływu oferty do zamawiającego) wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, termin wynosi co najmniej 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy.
  2. Dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego  konieczna jest forma pisemna.
  3. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera co najmniej:
  1. wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego;
  2. informację o spełnieniu przez wykonawców warunku, o którym mowa w pkt 2 lit. a podrozdziału 6.5.2 Wytycznych;
  3. informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane;
  4. informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium;
  5. wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;
  6. datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego;
  7. następujące załączniki:
  1. potwierdzenie publikacji zapytania ofertowego w sposób wskazany w ust. 4 lub 5 wraz ze zmianami w zapytaniu ofertowym, o których mowa w ust. 6,
  2. złożone oferty,
  3. oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez zamawiającego i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert.
  1. Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania zawiera nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę zamówienia. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, należy udostępnić wnioskodawcy protokół postępowania o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1010 ze zm.).
  2. Po przeprowadzeniu procedury uregulowanej w niniejszym paragrafie następuje zawarcie umowy z wykonawcą w formie pisemnej lub elektronicznej (wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) W przypadku, gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, postępowanie może zakończyć się zawarciem umowy na część zamówienia. W przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od zawarcia umowy z zamawiającym, zamawiający zawiera umowę z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
  3. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że:
  1. zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian,
  2. zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
  1. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego,
  2. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego,
  3. wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
  1. zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
  1. konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
  2. wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
  1. wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca:
  1. na podstawie postanowień umownych, o których mowa w pkt 1,
  2. w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,
  3. w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców, w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac,
  1. zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

 

§ 5. Udzielanie zamówień publicznych,
do których nie stosuje się ustawy Pzp oraz zasady konkurencyjności

  1. W przypadku zamówień  o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN netto włącznie (tj. bez podatku od towarów i usług) istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku.
  2. Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami.  Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców, itd.
  3. W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, możliwe jest zastosowanie zasady konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.2, zamiast rozeznania rynku. W takiej sytuacji, warunki kwalifikowalności z § 4 muszą być spełnione.
  4. Rozeznania rynku nie przeprowadza się dla najczęściej finansowanych towarów i usług, dla których IZ PO określiła wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych.
  5. W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.
  6. Postanowienia § 4 ust. 8 i 9 dotyczące konfliktu interesu stosuje się odpowiednio do zamówień zawartych w drodze rozeznania rynku.

 

 

§ 6. Obowiązki Kierownika Projektu

  1. Za prawidłowość i zgodność udzielania zamówień objętych projektem z postanowieniami niniejszego zarządzenia, w tym z Wytycznymi wskazanymi w § 1 ust. 1, odpowiada Kierownik Projektu.
  2. Kierownik projektu jest zobowiązany do udokumentowania przestrzegania wymogów, o których mowa w niniejszym zarządzeniu oraz Wytycznych, m.in. powinien przechowywać dokumenty związane z udzielaniem zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pzp.
  3. W przypadku niezgodności pomiędzy treścia niniejszego zarządzenia a Wytycznymi, stosuje się postanowienia Wytycznych.

 

§ 7.

Traci moc zarządzenie nr 103/R/18 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 31 października 2018 roku w sprawie procedury udzielania w Uniwersytecie Gdańskim zamówień publicznych i zawierania umów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, finansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

 

§ 8.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała

 

 

 

 

Ostatnia modyfikacja: 
piątek, 6 marca 2020 roku, 13:07
Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Sławomir Ważny
Treść wprowadzona przez: Sławomir Ważny