Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 10 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. ‒ Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 ze zm.) oraz § 34 ust. 1 i ust. 2 pkt 20 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. – zarządza się, co następuje:

§ 1.

Studia podyplomowe oraz kursy działają w Uniwersytecie na zasadzie samofinansowania.

§ 2.

Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1. kalkulacja finansowa – czynności obliczeniowe, na podstawie, których można ocenić ekonomiczną efektywność nowo tworzonych studiów podyplomowych lub kursu;
2. kosztorys finansowy – dokument określający planowane przychody i koszty dotyczące studiów podyplomowych lub kursu;
3. sprawozdanie finansowe – dokument będący rozliczeniem finansowym z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu;
4. kierownik studiów podyplomowych – przez kierownika studiów należy również rozumieć kierownika kursu.

§ 3.

1. Dla nowo tworzonych studiów podyplomowych oraz kursów sporządzana jest kalkulacja finansowa, zwana dalej „kalkulacją”.
2. Kalkulację, o której mowa w ust. 1, sporządza Dział Kontrolingu na wniosek dziekana lub kierownika ogólnouniwersyteckiej jednostki organizacyjnej.
3. Do sporządzenia kalkulacji wnioskodawca przedstawia informacje określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. Dział Kontrolingu przekazuje wnioskodawcy kalkulację studiów podyplomowych w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, o których mowa w ust. 3.

§ 4.

1. Kierownik studiów podyplomowych jest zobowiązany do dostarczenia dla każdej edycji prowadzonych studiów podyplomowych lub kursów kosztorysu oraz sprawozdania finansowego według wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do niniejszego zarządzenia.
2. Kierownik studiów podyplomowych prowadzi ewidencję przychodów i kosztów danej edycji studiów podyplomowych lub kursu.
3. Dział Kontrolingu przekazuje kierownikowi studiów podyplomowych wydruki kosztów oraz wpłat z systemu finansowo-księgowego UG celem ich weryfikacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności z ewidencją, o której mowa w ust. 2, należy przekazać do Działu Kontrolingu wykaz stwierdzonych różnic, który będzie stanowił podstawę do dokonania przez Dział Księgowości Finansowej stosownych korekt w systemie finansowo-księgowym. 
4. Kosztorys i sprawozdanie, po weryfikacji formalno-rachunkowej Działu Kontrolingu, muszą być zaakceptowane przez dziekana lub kierownika ogólnouniwersyteckiej jednostki organizacyjnej oraz dyrektora finansowego – głównego księgowego i zatwierdzone przez Rektora.
5. W przypadku istotnych zmian w trakcie realizacji edycji, które zagrażają samofinansowaniu się przedsięwzięcia (np. istotny spadek liczby uczestników w stosunku do zatwierdzonego kosztorysu), kierownik studiów podyplomowych jest zobowiązany do przedłożenia Działowi Kontrolingu uaktualnionego kosztorysu zapewniającego prawidłową realizację danej edycji, tzn. saldo z realizowanej edycji nie może być ujemne.
6. Uaktualniona wersja kosztorysu musi zawierać zweryfikowane przychody oraz koszty. Korekta kosztów może zostać dokonana poprzez obniżenie stawek m.in. za: zajęcia dydaktyczne, wynagrodzenia kierownika, obsługę administracyjno-techniczną.

§ 5.

1. Kosztorys studiów podyplomowych lub kursu obejmuje:

1. planowane przychody z tytułu opłat za usługi edukacyjne uczestników studiów podyplomowych lub kursu oraz z innych źródeł;
2. planowane odpisy od przychodów;
3. planowane koszty bezpośrednie.

2. Planowane przychody, o których mowa w ust. 1 pkt 1, muszą uwzględniać ryzyko wynikające z:

1. podjęcia kształcenia przez mniejszą niż planowano liczbą uczestników studiów podyplomowych lub kursu;
2. rezygnacji z kształcenia w trakcie trwania studiów podyplomowych lub kursu.

§ 6.

Planowane odpisy od przychodów ze studiów podyplomowych lub kursu, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2, dzielą się na:

1. odpisy na pokrycie kosztów wydziałowych – 10% od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs;
2. odpisy na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych – 20% od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs.

§ 7.

Planowane koszty bezpośrednie, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 3, obejmują:

1. wynagrodzenia bezosobowe, obejmujące umowy cywilno-prawne za prowadzenie zajęć dydaktycznych przez pracowników UG oraz pracowników niezatrudnionych w UG;
2. wynagrodzenia bezosobowe, obejmujące umowy cywilno-prawne za kierowanie studiami podyplomowymi lub kursem, ich obsługę administracyjno-techniczną oraz inne czynności;
3. pochodne od wynagrodzeń wymienionych w pkt 1 i 2 – z przeznaczeniem na ubezpieczenie społeczne;
4. pozostałe koszty bezpośrednie (m.in. koszty usług, materiałów itp.) i wydatki na środki trwałe.

§ 8.

1. W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach, po zaopiniowaniu przez Dział Kontrolingu, decyzję o obniżeniu odpisów, o których mowa w § 6, podejmują odpowiednio:

1. Dziekan lub dyrektor ogólnouniwersyteckiej jednostki organizacyjnej – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów wydziałowych;
2. Rektor – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych.

2. W przypadku uruchamiania edycji studiów podyplomowych lub kursu, realizowanej na podstawie umowy na zlecenie jednostki sfery finansów publicznych, gospodarczej lub podmiotu zagranicznego, gdzie cena usługi edukacyjnej jest ustalana w wyniku negocjacji lub oferty składanej przez Uniwersytet Gdański, decyzja o obniżeniu odpisów, o których mowa w § 6 pkt 2 może zostać podjęta w trybie określonym w ust. 1.

§ 9.

1. Sprawozdanie finansowe z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu obejmuje informacje, o których mowa w § 5 oraz rozliczenie, w którym wykazane kwoty muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
2. Integralną częścią sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, jest imienna lista uczestników studiów podyplomowych lub kursu, stanowiąca podstawę ustalenia wysokości uzyskanych przychodów.

§ 10.

1. Nadwyżka przychodów nad kosztami stanowi rezerwę finansową studiów podyplomowych lub kursu, z przeznaczeniem na zwiększenie przychodów kolejnej ich edycji, a po ich zakończeniu zwiększa zysk Uniwersytetu.
2. Jeżeli po zastosowaniu postanowień § 8 ust. 1 zostanie osiągnięta nadwyżka finansowa, następuje rozliczenie odpisów od przychodów zgodnie z obowiązującymi Zasadami gospodarki finansowej UG i jedynie kwota nadwyżki pozostała po rozliczeniu odpisów zostaje przeznaczona na zwiększenie przychodów kolejnej ich edycji.

§ 11.

1. Ustala się następujące terminy przedkładania do Działu Kontrolingu dokumentacji finansowej, o której mowa w niniejszym zarządzeniu:

1. kalkulacja dla nowo tworzonych studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 6 tygodni przed planowaną datą ich uruchomienia;
2. kosztorys edycji studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem kolejnej edycji;
3. imienna lista studentów lub uczestników studiów podyplomowych lub kursu do wcześniej zatwierdzonego kosztorysu – nie później niż 30 dni po rozpoczęciu zajęć dydaktycznych lub niezwłocznie, w przypadku przyjęcia na studia podyplomowe lub na kurs, po rozpoczęciu zajęć;
4. sprawozdanie z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 2 miesiące po jej zakończeniu;
5. rachunki za zrealizowane umowy cywilno-prawne – nie później niż do 7 dnia miesiąca poprzedzającego terminy wypłaty wynagrodzenia.

2. Niedotrzymanie terminów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, pkt 2 i pkt 3 powoduje wstrzymanie procedury związanej z uruchomieniem lub prowadzeniem studiów podyplomowych lub kursu.
3. Nieprzedłożenie sprawozdania finansowego, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, uniemożliwia zatwierdzenie kosztorysu kolejnej edycji studiów podyplomowych lub kursu, oraz wydatkowanie środków finansowych z konta studiów podyplomowych lub kursu.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach terminy, o których mowa w ust. 1 mogą ulec zmianie.

§ 12.

Traci moc zarządzenie nr 4/R/09 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 21 stycznia 2009 roku (ze zm.) w sprawie sporządzania i zatwierdzania w Uniwersytecie Gdańskim kalkulacji, kosztorysów i sprawozdań finansowych dla nowo tworzonych i prowadzonych studiów podyplomowych i kursów.

§ 13.

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od semestru zimowego roku akademickiego 2019/2020.
2. Kierownicy studiów podyplomowych, w terminie do dnia 31 grudnia 2019 r. zobowiązani są do dokonania korekty zatwierdzonych wcześniej kosztorysów studiów podyplomowych lub kursów trwających w dniu podpisania niniejszego Zarządzenia oraz przedłożenia do Działu Kontrolingu do ponownego zatwierdzenia.

Obowiązujące w UG dokumenty dot. umów cywilno-prawnych dostępne są na stronie Działu Płac:

https://ug.edu.pl/pracownicy/strony_jednostek/dzial_plac

Rektor

Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała