Na podstawie § 55 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 roku – zarządza się, co następuje:

§ 1.

1. Czas pracy to czas, w którym pracownik faktycznie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w Uniwersytecie Gdańskim lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
2. „Pozostanie w dyspozycji pracodawcy” oznacza, że pracodawca pracownika może faktycznie dysponować pracownikiem polecając wykonywanie umówionej pracy, a jeżeli nie może być ona wykonywana - pracy zastępczej.
3. Pracownik pozostający w dyspozycji pracodawcy musi być fizycznie i psychicznie zdolny do wykonywania pracy.

§ 2.

Wszyscy pracownicy Uniwersytetu Gdańskiego są obowiązani do przestrzegania postanowień Regulaminu Pracy Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 3.

1. Dziekani wydziałów, bezpośredni przełożeni pracowników wydziałowych jednostek organizacyjnych, kierownicy jednostek ogólnouczelnianych, kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego obowiązani są do organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie przez podległych pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.
2. Dziekani wydziałów, bezpośredni przełożeni pracowników wydziałowych jednostek organizacyjnych, kierownicy jednostek ogólnouczelnianych, kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego obowiązani są do prowadzenia kontroli i ewidencji czasu pracy podległych pracowników.
3. Dziekani wydziałów, bezpośredni przełożeni pracowników wydziałowych jednostek organizacyjnych, kierownicy jednostek ogólnouczelnianych, w których nie funkcjonuje elektroniczny system do ewidencjonowania czasu pracy – obowiązani są do założenia i prowadzenia „Księgi wyjść pracowników UG”, o której mowa w § 7.

§ 4.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej prowadzi, odrębnie dla każdego pracownika ewidencję i kontrolę czasu pracy podległych sobie pracowników.
2. Ewidencję czasu pracy prowadzi się w formie elektronicznej lub papierowej. Przykładowy wzór ewidencji czasu pracy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy stanowią:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

2. wnioski pracownika dotyczące:

1. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
2. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
3. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
4. stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
5. stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
6. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
7. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy;

3. dokumenty związane:

1. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
2. z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
3. z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

4. zgoda:

1. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
2. pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

§ 5.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej przechowuje dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Dokumenty te, zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum zakładowego Uniwersytetu Gdańskiego są przechowywane przez okres 10 lat.
2. Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy jest dokumentacją jednostki organizacyjnej.

§ 6.

1. Pracownik obowiązany jest do przestrzegania ustalonego w Uniwersytecie Gdańskim czasu pracy oraz stosowania się do ustalonego rozkładu czasu pracy.
2. Pracownik obowiązany jest stawiać się do pracy punktualnie i w stanie umożliwiającym podjęcie i wykonywanie pracy.
3. Pracownik obowiązany jest do pracy w nadgodzinach na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy.
4. Pracownik obowiązany jest czas pracy przeznaczać na wykonywanie pracy zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków, stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą umówionej pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa.
5. Każde opuszczenie przez pracownika siedziby swojego miejsca pracy wymaga uzyskania zgody bezpośredniego przełożonego oraz odnotowania wyjścia w „Księdze wyjść pracowników UG”, o której mowa w §§ 3 i 7.

§ 7.

1. W jednostkach organizacyjnych, w których nie funkcjonuje elektroniczny system ewidencji czasu pracy – prowadza się „Księgę wyjść pracowników UG”, wzór której określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. W „Księdze wyjść pracowników UG” ewidencjonowane są wszystkie wyjścia pracowników, w czasie wykonywania obowiązków pracowniczych poza siedzibę ich miejsca pracy bez względu na to czy wyjście następuje na wezwanie organu, polecenie przełożonego (wyjście służbowe) czy wynika z potrzeb załatwienia osobistych spraw pracownika (wyjście prywatne).
3. „Księga wyjść pracowników UG” powinna znajdować się w sekretariatach instytutowych i katedralnych, dziekanatach, administracjach obiektów, Biurze Rektora, Biurze Kanclerza, w jednostkach ogólnouczelnianych w miejscu wyznaczonym przez kierownika tej jednostki.
4. W uzgodnieniu z Kanclerzem „Księga wyjść pracowników UG” może znajdować się w innych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 8.

Kierownicy zespołów obiektów przekażą, do Działu Kadr, w terminie jednego miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia wykaz pomieszczeń, w których znajdują się „Księgi wyjść pracowników UG”.

§ 9.

Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego zarządzenia sprawuje Dział Kadr.

§ 10.

Traci moc zarządzenie nr 3/K/13 Kanclerza UG z dnia 28 lutego 2013 roku w sprawie określenia zasad dyscypliny pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

§ 11.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2019 roku.

Kanclerz
Uniwersytetu Gdańskiego
dr Mirosław Czapiewski