Na podstawie § 41 ust. 2 pkt 8 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego (t.j. załącznik nr 1 do uchwały nr 49/15 Senatu UG z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie zmiany Statutu Uniwersytetu Gdańskiego) zarządza się, co następuje:

§ 1.

W celu realizacji Projektu dotyczącego adaptacji oraz wyposażenia Laboratorium symulacji nagrań telewizyjnych i dokumentacji filmowej Uniwersytetu Gdańskiego w Gdańsku - adaptacja oraz wyposażenie na potrzeby kierunków o profilu praktycznym, powołuje się Zespół w składzie:

1)      mgr inż. Hanna Olszewska – Dyrektor Centrum Inwestycji i Remontów - Kierownik Projektu;

2)      prof. dr hab. Sabina Kruszyńska – Instytut Filozofii, Socjologii i Dziennikarstwa, Wydział Nauk Społecznych;

3)      dr Jacek Wojsław – Instytut Filozofii, Socjologii i Dziennikarstwa, Wydział Nauk Społecznych;

4)      prof. dr hab. Mirosław Przylipiak  – Katedra Wiedzy o Filmie i Kulturze Audiowizualnej, Wydział Filologiczny;

5)      dr Małgorzata Łosiewicz – Instytut Filozofii, Socjologii i Dziennikarstwa, Wydział Nauk Społecznych;

6)      mgr inż. Marzena Skonieczna – z-ca dyrektora Centrum Inwestycji i Remontów;

7)      mgr inż. Bogusława Gozdek-Letkiewicz – główny specjalista ds. przygotowania inwestycji, Centrum Inwestycji i Remontów;

8)      mgr Magdalena Szewczuk-Chrosny – starszy specjalista ds. rozliczeń projektów inwestycyjnych, Centrum Inwestycji i Remontów;

9)      mgr inż. Krzysztof Kołakowski –inspektor nadzoru branży budowlanej, Centrum Inwestycji i Remontów;

10)  mgr inż. Piotr Musz – inspektor nadzoru branży sanitarnej, Centrum Inwestycji i Remontów;

11)  Andrzej Struzik – inspektor nadzoru branży elektrycznej, Centrum Inwestycji i Remontów;

12)  mgr Marta Kontowska – z-ca Kierownika Działu Zarządzania Projektami Międzynarodowymi;

13)  mgr Julian Wierciński – Kierownik Sekcji ds. Wspierania Przygotowań Projektów;

14)  mgr Joanna Stec-Komorowska – Dział Finansowo-Księgowy Projektów Europejskich;

15)  mgr Agnieszka Gawin – Dział Finansowo-Księgowy Projektów Europejskich;

16)  Mecenas Donat Paliszewski – Kancelaria Adwokacka;

17)  mgr inż. Jarosław Sikorski – z-ca Dyrektora Centrum Informatycznego;

18)  mgr Edyta Bonusiak – Kierownik Działu Kontrolingu;

19)  mgr Piotr Szpajer – z-ca Kierownika Sekcji ds. Marketingu;

20)  mgr Sławomir Król – Dział Zamówień Publicznych.

§ 2.

Zadaniem Zespołu jest przygotowanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania dofinansowania oraz realizacja projektu.

§ 3.

Do zadań pracowników jednostek wchodzących w skład Zespołu ds. realizacji Projektu należy:

1)      Kierownik Projektu – Dyrektor Centrum Inwestycji i Remontów:

a) kontaktowanie się z Instytucją Zarządzającą;

b) nadzorowanie prawidłowej i terminowej realizacji Projektu;

c) koordynowanie prac członków Zespołu;

d) organizowanie spotkań Członków Zespołu ds. realizacji Projektu;

e) nadzorowanie sporządzania sprawozdań finansowych, wniosków o płatność, rozliczeń, raportów dotyczących Projektu oraz archiwizacji dokumentów;

f) sprawowanie nadzoru nad podległymi pracownikami;

g) ostateczne rozliczenie Projektu;

h) rozwiązywanie kwestii spornych.

2)      Przedstawiciele Wydziału:

a) uzgadnianie z Dziekanem oraz pracownikami Wydziału zagadnień związanych z edukacyjnymi aspektami realizacji inwestycji;

b) współpracowanie z członkami Zespołu w zakresie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej i rozliczania Projektu.

3)      Z-ca Dyrektora Centrum Inwestycji i Remontów:

a) nadzorowanie sporządzania i gromadzenia całej dokumentacji projektowej;

b) nadzorowanie technicznych i budowlanych zagadnień związanych z realizacją Projektu;

c) monitorowanie na poziomie operacyjnym realizacji Projektu;

d) kontrolowanie wydatków środków związanych z realizacją Projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie Projektu;

e) przygotowywanie informacji koniecznych do sporządzania sprawozdań i raportów w zakresie postępu rzeczowo-finansowego.

4)      Główny specjalista ds. przygotowania inwestycji, Centrum Inwestycji i Remontów:

a) sprawdzanie i gromadzenie dokumentacji technicznej;

b) przygotowanie dokumentacji związanej z opisem przedmiotu zamówienia dla potrzeb przeprowadzenia postępowania przetargowego z przekazaniem wniosku o wszczęcie postępowania do Działu Zamówień Publicznych;

c) przygotowanie protokołów konieczności;

d) gromadzenie i archiwizowanie całej posiadanej dokumentacji projektowej – oryginałów i/lub kserokopii (np. decyzji, umów z wykonawcami, protokołów odbioru, sprawozdań, zestawień, korespondencji, dokumentacji związanej z robotami budowlanymi, zakupem wyposażenia, sprzętu, promocji, itp.).

5)      Starszy specjalista ds. rozliczeń projektów, Centrum Inwestycji i Remontów:

a) opisywanie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej związanych z realizacją Projektu;

b) sporządzanie sprawozdań finansowych, wniosków o płatność, rozliczeń oraz raportów dotyczących Projektu;

c) przygotowywanie zestawień dokumentów;

d) gromadzenie i archiwizowanie posiadanej dokumentacji.

6)      Inspektorzy nadzoru:

a) realizowanie zadań związanych z nadzorem inwestorskim zgodnie z ustawą Prawo Budowlane;

b) akceptowanie protokołów przerobowych wykonawcy oraz faktur;

c) gromadzenie i archiwizowanie całej posiadanej dokumentacji projektowej: oryginałów i/lub kserokopii (np. umów z wykonawcami, protokołów odbioru, dokumentacji technicznej i powykonawczej itp.).

7)      Pracownicy Działu Zarządzania Projektami Międzynarodowymi:

a) przygotowanie wniosku o dofinansowanie Projektu oraz niezbędnych załączników we współpracy z członkami Zespołu

b) nadzorowanie prac związanych z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie Projektu, w tym kontaktowanie się i współpracowanie z jednostkami Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie opracowania i zebrania dokumentów stanowiących załączniki do umowy o dofinansowanie Projektu;

c) współpracowanie z Zespołem ds. realizacji Projektu w zakresie konsultacji zagadnień związanych z Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020 oraz Europejskim Funduszem Rozwoju Regionalnego;

d) przechowywanie oryginału wniosku o dofinansowanie.

8)      Pracownicy Działu Finansowo-Księgowego Projektów Europejskich:

a) obsługiwanie kont bankowych otwieranych na potrzeby realizacji Projektu,

b) ewidencjonowanie Projektu na odpowiednich kontach księgowych,

c) dokonywanie płatności w ramach Projektu,

d) przechowywanie oryginałów dokumentów finansowo-księgowych,

e) kontaktowanie się z Kierownikiem Projektu oraz Instytucją Zarządzającą w zakresie spraw finansowo-księgowych dotyczących Projektu.

9)      Mecenas:

a) udział w pracach dotyczących przygotowania wniosku o dofinansowanie Projektu oraz niezbędnych załączników;

b) współpracowanie z Zespołem ds. realizacji Projektu w zakresie konsultacji zagadnień merytorycznych i prawnych związanych z realizacją Projektu.

10)  Z-ca Dyrektora Centrum Informatycznego:

a) współpracowanie z Zespołem ds. realizacji Projektu w zakresie konsultacji zagadnień informatycznych;

b) pomaganie w przygotowaniu dokumentacji związanej z opisem przedmiotu zamówienia dla potrzeb przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego informatycznego wyposażenia laboratorium;

c) nadzorowanie prac związanych z montażem sprzętu informatycznego.

11)  Kierownik Działu Kontrolingu:

a)  przygotowywanie zestawień finansowych Uczelni niezbędnych do opracowania analiz finansowych wniosku o dofinansowanie Projektu;

b) przygotowywanie raportów, prognoz i analizy finansowych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu oraz w ujęciu ogólnouczelnianym na potrzeby realizacji Projektu.

12)  Z-ca Kierownika Sekcji ds. Marketingu:

a) określenie potencjalnych działań promocyjnych na etapie wnioskowania o dofinansowanie;

b) prowadzenie działań promocyjnych związanych z realizacją Projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów RPO WP.

13)  Pracownik Działu Zamówień Publicznych:

a) organizowanie zamówień publicznych związanych z realizacją Projektu (od wpłynięcia wniosku o wszczęciu postępowania, poprzez organizację przetargu, prowadzenie i zakończenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych do podpisania umowy);

b) sporządzanie dokumentacji postępowań o zamówienie publiczne, w tym m.in. umów z wykonawcami;

c) sporządzanie zestawień i informacji dotyczących Projektu z zakresu zamówień publicznych;

d) przechowywanie dokumentacji postępowań przez okres zgodny z wymogami dotyczącymi archiwizacji, wynikającymi z umowy o dofinansowanie Projektu;

e) pomaganie i udzielanie wyjaśnień Kierownikowi Projektu w zakresie zagadnień związanych ze zrealizowanymi zamówieniami publicznymi w trakcie kontroli Projektu;

f) kontaktowanie się z Kierownikiem Projektu oraz Instytucją Zarządzającą w zakresie spraw związanych ze zrealizowanymi w ramach Projektu zamówieniami publicznymi.

§ 4.

W realizację Projektu zaangażowani będą także pracownicy administracji:

1)      Pracownicy Kwestury:

a) udział w pracach dotyczących ustalania harmonogramu finansowania inwestycji;

b) kontrasygnowanie umów dotyczących Projektu pod kątem finansowym;

c) zatwierdzanie dokumentów finansowych i płatniczych;

2)      Pracownicy Sekcji ds. Monitoringu:

a) przechowywanie oryginału umowy o dofinansowanie;

b) koordynowanie kontroli i audytów;

c) monitorowanie realizacji Projektu.

§ 5.

Zespół powołuje się na okres do zakończenia realizacji projektu.

§ 6.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek