Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.) oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

W załączniku nr 1 (Instrukcja postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim) do zarządzenia nr 58/R/08 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim ze zmianami uwzględnionymi w tekście jednolitym ogłoszonym Zarządzeniem nr 65/R/10,   wprowadza się następujące zmiany:

1. Punkt 2 w  podpunkcie 2) otrzymuje brzmienie:

„Załącznik nr 2 i 2a – “Wzór  dokumentu wszczęcia postępowania dla zamówienia o wartości  - *mniejszej niż równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy  Pzp  /  - *równej lub przekraczającej równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11  ust. 8 Ustawy  Pzp (* odpowiednie  skreślić )” ”

2. Usuwa się  punkt 2 podpunkt 4)  

3. W rozdziale 2. Zamówienia, których wartość wyrażona w PLN nie przekracza równowartości 14 000 euro,

• punkt 2.5. otrzymuje brzmienie: „Jednostka organizacyjna UG, której udzielono zgody na  realizowanie zamówienia, rejestruje je w swoim “Rejestrze Zamówień Jednostki Organizacyjnej UG”-, zgodnie z podpunktem 1.6 Instrukcji oraz przechowuje całą dokumentację związaną z niniejszym zamówieniem w szczególności wynikającą z podpunktu 2.3 i 2.4 przez okres 4 lat.
• Okres  przechowywania  dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w ramach których dokonywany był zakup związany z projektami finansowanymi ze środków Unii Europejskiej i innych państw oraz organizacji międzynarodowych musi być co   najmniej   tożsamy  z  wytycznymi  dotyczącymi archiwizacji zawartymi w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie, jednak okres ten nie może być krótszy niż 4 lata. Po okresie przechowywania dokumentacji w Jednostkach Organizacyjnych, zastosowanie ma Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego (Załącznik do zarządzenia nr 38/R/10 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 25 maja 2010 roku).”
• w punkcie 2.6 dodaje się na końcu słowa: „zakup książek”;
• usuwa się punkt. 2.8.;
• dotychczasowy punkt 2.9 otrzymuje numerację 2.8; ujęte w tym punkcie w nawiasie po słowie „fakturze” słowo „paragonie” zastępuje się słowem „rachunku”;
• dodaje się punkt 2.9 w następującym brzmieniu: „Celem uzyskania zgody, o której mowa wyżej, Jednostka Organizacyjna UG / upoważniony pracownik występuje do Działu Zamówień Publicznych o zaopiniowanie możliwości udzielenia zamówienia bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych”;
• dodaje się punkt 2.10 w następującym brzmieniu: „Z obowiązku zachowania powyżej opisanej procedury, za wyjątkiem obowiązku rejestracyjnego określonego w pkt. 2.5., wyłączone są umowy cywilnoprawne płatne w postaci wynagrodzeń bezosobowych, realizowanych poprzez informatyczny system płacowy Uniwersytetu Gdańskiego. Wystawione na ich podstawie rachunki lub inne dokumenty finansowe winny być kierowane do Działu Obliczeń Płac, z pominięciem Działu Zamówień Publicznych.”

4. w rozdziale 3. Zamówienia i Konkursy o wartości wyrażonej w PLN równej i przekraczającej równowartość kwoty 14 000 euro:

• dotychczasowe brzmienie punktów 3.5 i 3.6 zastępuje się następującym brzmieniem:

„3.5. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego inicjowane jest przez jednostkę organizacyjną kierownika projektu lub upoważnionego pracownika Zamawiającego poprzez złożenie „Wniosku do Działu Zamówień Publicznych o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego” (dla zamówień o wartości równej i wyższej  wyrażonej w PLN równowartości kwoty 14 000 euro), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Obowiązek złożenia wniosku nie dotyczy wszczynania postępowań odnoszących się do dostaw sukcesywnych, które inicjuje Dział zamówień Publicznych, z wyjątkiem dostaw sprzętu komputerowego i peryferyjnego oraz oprogramowania komputerowego.

Wnioskodawca, z którego inicjatywy przygotowywane jest postępowanie o zamówienie publiczne, w składanym do Działu Zamówień Publicznych  wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązany jest w szczególności do określenia:

• wartości szacunkowej zamówienia w PLN,
• źródła finansowania,
• szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia z podaniem parametrów, jakie  musi on spełniać,
• propozycji opisu warunków wymaganych od wykonawców,
• propozycji kryteriów oceny ofert,
• propozycji istotnych postanowień umowy.

Wniosek o wszczęcie postępowania wymaga kontrasygnaty Kwestora w zakresie weryfikacji źródła finansowania oraz akceptacji Ośrodka Informatycznego UG (w zakresie opisu i wartości szacunkowej dotyczących sprzętu komputerowego i oprogramowania).

W przypadku złożenia wniosku nieodpowiadającego wymogom niniejszej Instrukcji bądź wymagającego poprawienia ze względu na obowiązujące przepisy prawne, Dział Zamówień Publicznych zwraca się do wnioskodawcy o jego poprawienie, w uzasadnionych przypadkach wyznaczając termin na jego dokonanie.

3.6 Na podstawie kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku Dział Zamówień Publicznych opracowuje dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania w zależności od zastosowanego trybu, w tym Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz tworzy wewnętrzny dokument wszczęcia postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia oraz Dokument wszczęcia postępowania wymaga zatwierdzenia przez:

• Kierownika Działu Zamówień Publicznych lub inną osobą upoważnioną,
• Kierownika Zamawiającego lub inną osobę upoważnioną;

a dodatkowo Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia przez:

• -   Wnioskodawcę (w zakresie określonym w pkt. 3.5 zd. trzecie).

Dokument wszczęcia dotyczący postępowań odnoszących się do dostaw sukcesywnych, które inicjuje Dział Zamówień Publicznych, wymaga również kontrasygnaty Kwestora. (załącznik nr 2a do niniejszej Instrukcji).”

• punkt 3.8. otrzymuje następujące brzmienie: „Dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Dział Zamówień   Publicznych przechowuje  przez okres 4  lat. 
• Okres  przechowywania  dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w ramach których dokonywany był zakup związany z projektami finansowanymi ze środków Unii Europejskiej i innych państw oraz organizacji międzynarodowych musi być co   najmniej   tożsamy  z  wytycznymi  dotyczącymi archiwizacji zawartymi w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie, jednak okres ten nie może być krótszy niż 4 lata. Po okresie przechowywania dokumentacji w Dziale Zamówień Publicznych, zastosowanie ma Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego (Załącznik do zarządzenia nr 38/R/10 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 25 maja 2010 roku).”

5. rozdział  4. Dział Zamówień Publicznych, otrzymuje brzmienie:

„4. Dział Zamówień Publicznych

• odpowiada za organizację zamówień publicznych w Uczelni,
• prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• bierze udział w pracach komisji przetargowych,
• udziela wykonawcom wyjaśnień treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zgodnie z regulacją ustawy Prawo zamówień publicznych (w przypadku określonych w pkt. 3.5. zadań należących do Wnioskodawcy, z inicjatywy którego przeprowadzane jest dane postępowanie – wyjaśnień udziela w oparciu o informacje przekazane przez Wnioskodawcę),
• sporządza dokumentację postępowania o zamówienie publiczne,
• prowadzi Rejestr o którym mowa w podpunkcie 1.6 niniejszej Instrukcji,
• publikuje ogłoszenia w zależności od wartości zamówienia w siedzibie zamawiającego, Dzienniku Urzędowym WE, Biuletynie Zamówień Publicznych, oraz  na stronie internetowej: “www: ug.edu.pl”,
• udziela jednostkom organizacyjnym uczelni informacji co do trybów postępowań przewidzianych w ustawie Pzp,
• sporządza sprawozdania z zakresu zamówień publicznych, 
• przechowuje dokumentację postępowania przez okres 4 lat, z uwzględnieniem brzmienia pkt. 3.8. zd. drugie,
• udziela wyjaśnień organom kontrolującym w zakresie swoich zadań,
• może żądać w przypadku kontroli wyjaśnień w zakresie określonych w pkt. 3.5. zadań należących do Wnioskodawcy, z inicjatywy którego przeprowadzane jest dane postępowanie oraz  dotyczących dokumentacji związanej z zamówieniem  publicznym przechowywanym przez jednostki organizacyjne UG dla zamówień  opisanych w podpunkcie 2.2, 2.3, 2.4,
• przygotowuje w zakresie zamówień publicznych projekty zarządzeń ,
• prowadzi  i administruje sklepem  internetowym UG.”

6. „Załączniki nr 2 i 3 do Instrukcji otrzymują brzmienie określone w tekście jednolitym Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim, stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

7. Dodaje się załącznik nr 2a Dokument wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego -  dotyczący postępowań odnoszących się do dostaw sukcesywnych.

§ 2

Tekst jednolity Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim zawiera załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek