Zarządzenie nr 4/K/11 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 31 marca 2011 rokuw sprawie wprowadzenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Uniwersytecie Gdańskim
zostało zmienione przez
zostało zinterpretowane przez
Na podstawie§ 55 ust. 4 i § 142 ust. 2 pkt 6) Statutu UG,w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządza się, co następuje:
§ 1
- Niniejsze zarządzenie określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania wykorzystywanych w Uniwersytecie Gdańskim druków ścisłego zarachowania.
- Drukami ścisłego zarachowania są druki, które podlegają kontroli ilościowej, co do każdego egzemplarza.
- Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.
- O zagubieniu, trwałym zniszczeniu lub kradzieży druku ścisłego zarachowania należy niezwłocznie zawiadomić Kanclerza UG, który zarządza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
- O zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży druku czeku należy ponadto niezwłocznie zawiadomić Kwestora.
-
Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w UG prowadzą:
- Dział Kształcenia,
- Dziekanaty Wydziałów,
- Dział Zarządzania Kadrami,
- Dział Obsługi Kasowej,
- Dział Administracji i Transportu,
- Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych,
- Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku,
- Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych.
§ 2
-
Dział Kształcenia gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie:
- legitymacji studenta,
- legitymacji doktoranta,
- indeksów studenta,
- indeksów doktoranta,
- lokat,
- dyplomów ukończenia studiów,
- świadectw ukończenia studiów doktoranckich,
- świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
-
Do Działu Kształcenia należy ponadto:
- wydawanie odpowiednich druków dziekanatom, w ilości odpowiadającej ich zapotrzebowaniu,
- odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
- prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
- Druki dyplomów oraz świadectw ukończenia studiów doktoranckich i podyplomowych przechowywane są jako depozyt w Kancelarii Dokumentów Niejawnych UG, która również prowadzi ewidencję ich wydawania.
- Druki dyplomów winny być odbierane osobiście przez osobę upoważnioną.
- Zapotrzebowanie na druki, o których mowa w ust. 1 składa Dział Kształcenia.
§ 3
-
Dziekanaty Wydziałów gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą w zakresie:
- legitymacji studenta,
- legitymacji doktoranta,
- indeksów studenta,
- indeksów doktoranta,
- lokat,
- dyplomów ukończenia studiów,
- świadectwa ukończenia studiów doktoranckich,
- świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
- Dziekanaty wydziałów winny pobierać druki ścisłego zarachowania, dotyczące toku studiów z Działu Kształcenia oraz prowadzić ich ewidencję w księdze druków ścisłego zarachowania.
- Wydawanie druków ścisłego zarachowania studentom winno odbywać się za pokwitowaniem po uprzednim sprawdzeniu dowodu wpłaty za pobrane druki.
- W przypadku zgubienia, zniszczenia lub utraty z powodu kradzieży indeksu lub legitymacji, student/doktorant zobowiązany jest do złożenia we właściwym dziekanacie stosownego oświadczenia, które należy przechowywać w teczce studenta a fakt ten odnotować w rejestrze wydawanych indeksów i legitymacji i parafować. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. Sprawy związane z utratą oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu ukończenia studiów reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. z 2006 r. Nr 224 poz. 1634).
- Dziekanaty wydziałów zobowiązane są prowadzić ewidencję anulowanych druków ścisłego zarachowania. Anulowane druki dyplomów oraz świadectw pracownicy Wydziałów zwracają do Kancelarii Dokumentów Niejawnych UG, natomiast anulowane indeksy, legitymacje i lokaty Wydziały zwracają do Działu Kształcenia UG.
§ 4
- Dział Zarządzania Kadrami gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie legitymacji służbowych nauczycieli akademickich.
-
Do Działu Zarządzania Kadrami należy ponadto:
- odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
- prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
§ 5
- Dział Obsługi Kasowej gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie kwitariuszy (dowodów wpłaty KP i dowodów wypłaty KW) oraz czeków rozrachunkowych.
- Ponumerowane bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy.
-
Do Działu Obsługi Kasowej należy ponadto:
- odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
- prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
§ 6
-
Dział Administracji i Transportu gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie:
- dokumentów obrotu materiałowego: Pz, W, Wz, Mm, Zw, Mp wydawanych z magazynu druków za pokwitowaniem. Druki obrotu materiałowego winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja dla każdego dokumentu obrotu materiałowego) i ewidencjonowane w odpowiednim rejestrze dokumentów a następnie przekazywane do księgowości materiałowej. W przypadku anulowania ww. druków oryginał dokumentu należy przekazać do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku.
- kart drogowych. Bloczki kart drogowych winny być zabezpieczone przed możliwością użycia ich przez osoby niepowołane. Karty drogowe winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja kart drogowych oddzielnie dla każdego rodzaju w ciągu roku) oraz ewidencjonowane w książce kontrolnej i kwitowane przy odbiorze przez kierowców.
-
Do Działu Administracji i Transportu należy ponadto:
- realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) – dotyczy wszystkich druków akcydensowych,
- realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) – dotyczy druków bibliotecznych i studenckich,
- odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków.
§ 7
Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie kart przydziału do obrony cywilnej. Karty te pobiera pracownik Stanowiska pracy ds. Obronnych bezpośrednio z Urzędu Wojewódzkiego.
§ 8
Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie arkuszy spisowych.
§ 9
Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie w zakresie dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych.
§ 10
- Kierowników jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 6 zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.
-
Ponadto kierownicy dziekanatów, działów i innych komórek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:
- wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,
- bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,
- zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.
§ 11
- Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania, która powinna mieć ponumerowane strony. Na ostatniej stronie umieszcza się datę założenia księgi.
- Rozchód druków zapisuje się w księdze druków ścisłego zarachowania na podstawie pokwitowań pracowników upoważnionych do odbioru druków. Księgę druków ścisłego zarachowania wraz z dowodami potwierdzającymi zapisy w niej dokonane przechowuje się pod zamknięciem.
§ 12
- Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.
- Komisję kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Kanclerz UG na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.
- W skład komisji wchodzą trzy osoby, w tym obligatoryjnie pracownik Archiwum UG.
- Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.
- Wyżej wymieniona Komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki.
- Likwidacja druków ścisłego zarachowania winna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.
§ 13
Zasady odpowiedzialności pracowników, którym powierzono pieczę nad przechowywaniem druków ścisłego zarachowania oraz pracowników, którzy druki te pobierają do użytku służbowego oraz obowiązki UG w tym zakresie, regulują przepisy kodeksu pracy.
§ 14
Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia sprawuje Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych.
§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
dr Jerzy Gwizdała
Załączniki
Załącznik | Wielkość |
---|---|
oświadczenie studenta | 35.5 KB |
oświadczenie studenta w j. ang. | 34.5 KB |