fbpx Zarządzenie nr 4/K/11 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 31 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Uniwersytecie Gdańskim | Biuletyn Informacji Publicznej

Menu - BIP

Zarządzenie nr 4/K/11
Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
31 marca 2011 roku
w sprawie wprowadzenia zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w Uniwersytecie Gdańskim

Status aktu: obowiązujący
Powiązane hasła: 

Na podstawie§ 55 ust. 4 i § 142 ust. 2 pkt 6) Statutu UG,w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządza się, co następuje:

 

§ 1

  1. Niniejsze zarządzenie określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania wykorzystywanych w Uniwersytecie Gdańskim druków ścisłego zarachowania.
  2. Drukami ścisłego zarachowania są druki, które podlegają kontroli ilościowej, co do każdego egzemplarza.
  3. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.
  4. O zagubieniu, trwałym zniszczeniu lub kradzieży druku ścisłego zarachowania należy niezwłocznie zawiadomić Kanclerza UG, który zarządza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
  5. O zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży druku czeku należy ponadto niezwłocznie zawiadomić Kwestora.
  6. Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w UG prowadzą:
    1. Dział Kształcenia,
    2. Dziekanaty Wydziałów,
    3. Dział Zarządzania Kadrami,
    4. Dział Obsługi Kasowej,
    5. Dział Administracji i Transportu,
    6. Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych,
    7. Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku,
    8. Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych.

§ 2

  1. Dział Kształcenia gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie:
    1. legitymacji studenta,
    2. legitymacji doktoranta,
    3. indeksów studenta,
    4. indeksów doktoranta,
    5. lokat,
    6. dyplomów ukończenia studiów,
    7. świadectw ukończenia studiów doktoranckich,
    8. świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
  1. Do Działu Kształcenia należy ponadto:
    1. wydawanie odpowiednich druków dziekanatom, w ilości odpowiadającej ich zapotrzebowaniu,
    2. odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
    3. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
  2. Druki dyplomów oraz świadectw ukończenia studiów doktoranckich i podyplomowych przechowywane są jako depozyt w Kancelarii Dokumentów Niejawnych UG, która również prowadzi ewidencję ich wydawania.
  3. Druki dyplomów winny być odbierane osobiście przez osobę upoważnioną.
  4. Zapotrzebowanie na druki, o których mowa w ust. 1 składa Dział Kształcenia.

§ 3

  1. Dziekanaty Wydziałów gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą w zakresie:
    1. legitymacji studenta,
    2. legitymacji doktoranta,
    3. indeksów studenta,
    4. indeksów doktoranta,
    5. lokat,
    6. dyplomów ukończenia studiów,
    7. świadectwa ukończenia studiów doktoranckich,
    8. świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
  2. Dziekanaty wydziałów winny pobierać druki ścisłego zarachowania, dotyczące toku studiów z Działu Kształcenia oraz prowadzić ich ewidencję w księdze druków ścisłego zarachowania.
  3. Wydawanie druków ścisłego zarachowania studentom winno odbywać się za pokwitowaniem po uprzednim sprawdzeniu dowodu wpłaty za pobrane druki.
  4. W przypadku zgubienia, zniszczenia lub utraty z powodu kradzieży indeksu lub legitymacji, student/doktorant zobowiązany jest do złożenia we właściwym dziekanacie stosownego oświadczenia, które należy przechowywać w teczce studenta a fakt ten odnotować w rejestrze wydawanych indeksów i legitymacji i parafować. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. Sprawy związane z utratą oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu ukończenia studiów reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. z 2006 r. Nr 224 poz. 1634).
  5. Dziekanaty wydziałów zobowiązane są prowadzić ewidencję anulowanych druków ścisłego zarachowania. Anulowane druki dyplomów oraz świadectw pracownicy Wydziałów zwracają do Kancelarii Dokumentów Niejawnych UG, natomiast anulowane indeksy, legitymacje i lokaty Wydziały zwracają do Działu Kształcenia UG.

§ 4

  1. Dział Zarządzania Kadrami gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie legitymacji służbowych nauczycieli akademickich.
  2. Do Działu Zarządzania Kadrami należy ponadto:
    1. odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
    2. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.

 

§ 5

  1. Dział Obsługi Kasowej gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie kwitariuszy (dowodów wpłaty KP i dowodów wypłaty KW) oraz czeków rozrachunkowych.
  2. Ponumerowane bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy.
  3. Do Działu Obsługi Kasowej należy ponadto:
    1. odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
    2. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.

 

§ 6

  1. Dział Administracji i Transportu gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie:
    1. dokumentów obrotu materiałowego: Pz, W, Wz, Mm, Zw, Mp wydawanych z magazynu druków za pokwitowaniem. Druki obrotu materiałowego winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja dla każdego dokumentu obrotu materiałowego) i ewidencjonowane w odpowiednim rejestrze dokumentów a następnie przekazywane do księgowości materiałowej. W przypadku anulowania ww. druków oryginał dokumentu należy przekazać do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku.
    2. kart drogowych.  Bloczki kart drogowych winny być zabezpieczone przed możliwością użycia ich przez osoby niepowołane. Karty drogowe winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja kart drogowych oddzielnie dla każdego rodzaju w ciągu roku) oraz ewidencjonowane w książce kontrolnej i kwitowane przy odbiorze przez kierowców.
  1. Do Działu Administracji i Transportu należy ponadto:
    1. realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) – dotyczy wszystkich druków akcydensowych,
    2. realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) – dotyczy druków bibliotecznych i studenckich,
    3. odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków.

 

§ 7

Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie kart przydziału do obrony cywilnej. Karty te pobiera pracownik Stanowiska pracy ds. Obronnych bezpośrednio z Urzędu Wojewódzkiego.

 


§ 8

Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie arkuszy spisowych.

 

§ 9

Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzi w zakresie w zakresie dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych.

 

§ 10

  1. Kierowników jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 6 zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.
  2. Ponadto kierownicy dziekanatów, działów i innych komórek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:
    1.  wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,
    2. bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,
    3. zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

 

§ 11

  1. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania, która powinna mieć ponumerowane strony. Na ostatniej stronie umieszcza się datę założenia księgi.
  2. Rozchód druków zapisuje się w księdze druków ścisłego zarachowania na podstawie pokwitowań pracowników upoważnionych do odbioru druków. Księgę druków ścisłego zarachowania wraz z dowodami potwierdzającymi zapisy w niej dokonane przechowuje się pod zamknięciem.

 

§ 12

  1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.
  2. Komisję kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Kanclerz UG na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.
  3. W skład komisji wchodzą trzy osoby, w tym obligatoryjnie pracownik Archiwum UG.
  4. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.
  5. Wyżej wymieniona Komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki.
  6. Likwidacja druków ścisłego zarachowania winna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.

 

§ 13

Zasady odpowiedzialności pracowników, którym powierzono pieczę nad przechowywaniem druków ścisłego zarachowania oraz pracowników, którzy druki te pobierają do użytku służbowego oraz obowiązki UG w tym zakresie, regulują przepisy kodeksu pracy.

 

§ 14

Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia sprawuje Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych.

 

§ 15

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
dr Jerzy Gwizdała

Załączniki

ZałącznikWielkość
Microsoft Office document icon oświadczenie studenta35.5 KB
Microsoft Office document icon oświadczenie studenta w j. ang.34.5 KB
Ostatnia modyfikacja: 
środa, 19 grudnia 2018 roku, 13:51
Treść ostatnio zmodyfikowana przez:
Treść wprowadzona przez: Import Importowicz