Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

W Regulaminie Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 23/R/07 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 27 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego, wprowadza się następujące zmiany:

1. w § 3 ust. 1 pkt 3 i ust. 4 słowo „następna” zastępuje się wyrazem „następcza”;
2. w § 3 ust. 1 pkt 2 tiret 6 po słowie „studentom” dodaje sie wyraz „doktorantom”;
3. § 4 ust. 4 otrzymuje brzmienie: „Zakres kompetencji kontrolnych powyższych jednostek i pracowników określa Statut UG oraz Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego.”;
4. w § 5 ust. 18 wyrażenie „ organ kontrolny” zastępuje się wyrazem „kontrolujący”.

§ 2

Tekst jednolity Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek

Załącznik do zarządzenia Rektora nr 76/R/10

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

§ 1

1. Niniejszy Regulamin normuje ogólne zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Gdańskim.
2. Szczegółowe uregulowania z zakresu kontroli wewnętrznej zawierają:
   • ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.),
   • ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
   • ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.),
   • Statut UG z dnia 8 czerwca 2006 roku z późn. zm. (uchwała Senatu nr 42/06),
   • Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 grudnia 2008 roku z późn. zm. (zarządzenie Rektora nr 54/R/08).

CHARAKTERYSTYKA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 2

1. Kontrola wewnętrzna jako jedna z funkcji zarządzania obejmuje całość zasad i procedur przyjętych przez władze uczelni.
2. System kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Gdańskim stanowi zespół działań realizowanych dla prawidłowego funkcjonowania uczelni zgodnie z jej celami statutowymi i obowiązującymi aktami prawnymi.
3. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie wykonania określonych zadań, zabezpieczenie majątku uczelni, ujawnienie wszelkiego rodzaju nieprawidłowości, zapobieganie przed marnotrawstwem i nadużyciami, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości a także sprawdzenie prawidłowości ewidencji i sprawozdawczości.
4. Czynności kontrolne polegają na sprawdzeniu legalności, gospodarności, rzetelności, przejrzystości, celowości, jawności podejmowanych działań poprzez badanie operacji bieżących oraz stanu faktycznego dokumentów z czynności zakończonych.

§ 3

1. Kontrola wewnętrzna winna być wykonywana jako:
   1. Kontrola wstępna obejmująca badanie czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez badanie zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, np.:
      • wszelkich zamówień na dostawy i usługi, aparaturę i materiały,
      • planów finansowych przed ich zatwierdzeniem, zleceń na prace doraźne i w godzinach nadliczbowych,
      • umów na roboty remontowe oraz usługi,
      • umów na prace badawcze,
      • faktur przed zapłatą zobowiązań, list płac przed wypłatą wynagrodzeń, itd.
   2. Kontrola bieżąca jako kontrola czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, sprawdzanie czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustaleniami. W czasie tej kontroli bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowe ich zabezpieczenie przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami, a w szczególności:
      • właściwe wykorzystanie przydzielonych środków,
      • właściwe zatrudnianie pracowników,
      • celowe i oszczędne gospodarowanie materiałami, konserwację budynków i pomieszczeń uczelni,
      • przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie zatrudnienia i gospodarki funduszem płac,
      • prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji
      • prawidłowe, zgodne z przepisami przydzielanie studentom i doktorantom pomocy materialnej,
      • prawidłowy przebieg realizacji prac naukowo- badawczych,
      • prawidłowe rozliczanie badań umownych.
   3. Kontrola następcza, jest to kontrola dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
2. Kontrolę przeprowadza się w szczególności w następujących obszarach zagadnień:
   • przestrzeganie dyscypliny w zakresie gospodarki finansowej, obrotu składnikami majątkowymi, pracy i płacy, zabezpieczenia mienia,
   • przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych,
   • ujawnienie niegospodarności, marnotrawstwa i nadużyć,
   • rzetelności i prawidłowości dokumentacji oraz sprawozdań
   • kontrolowanie i egzekwowanie wykonania uchwał, zarządzeń i instrukcji wewnętrznych.
3. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym jednostkom organizacyjnym w celu dokonania odpowiednich zmian lub uzupełnień, odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych zawiadamiając bezpośredniego przełożonego o ujawnionym fakcie.
4. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli bieżącej lub następczej nieprawidłowości w przebiegu danej operacji – osoba odpowiedzialna za kontrolę obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości.
5. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia, kontrolujący winien niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia.
6. W każdym wypadku stwierdzonych nieprawidłowości należy:
   • zbadać, czy nadużycie nie nastąpiło w wyniku zaniedbań obowiązków kontroli przez osoby do tego powołane,
   • ustalić, jakie warunki umożliwiły nadużycie lub sprzyjały jego popełnieniu,
   • wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonych badań konsekwencje służbowe w stosunku do winnych powstania nieprawidłowości,
   • przedsięwziąć środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstaniu w przyszłości podobnych zaniedbań.

ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 4

1. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Rektor . Sprawuje on ogólny nadzór nad skutecznością jej wykonywania.
2. Kontrolę funkcjonalną pionową sprawują kierownicy wszystkich szczebli zarządzania w uczelni w stosunku do podległych sobie pracowników.
3. Kontrolę funkcjonalną poziomą sprawują:
   • jednostki organizacyjne administracji uprawnione do kontrolowania pracy innych jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie ich funkcji oraz kompetencji,
   • pracownicy zatrudnieni na stanowiskach niekierowniczych zobowiązani do wykonywania określonych czynności kontrolnych w powierzonych im zakresach obowiązków.
4. Zakres kompetencji kontrolnych powyższych jednostek i pracowników określa Statut UG oraz Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 5

1. Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej podporządkowana jest Rektorowi.
2. Do zadań Samodzielnej Sekcji ds. Kontroli Wewnętrznej należą w szczególności:
   • przeprowadzanie kontroli działalności jednostek organizacyjnych uczelni,
   • opracowywanie projektów zarządzeń pokontrolnych,
   • prowadzenie dziennika kontroli wewnętrznych,
   • kontrolowanie wykonania zarządzeń pokontrolnych,
   • współpraca z organami zewnętrznymi kontrolującymi działalność uczelni w zakresie przewidzianym prawem.
3. Prowadzi się następujące rodzaje kontroli:
   • kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
   • problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska,
   • sprawdzające – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności,
   • doraźne – mające charakter interwencyjny, wynikające z potrzeb pilnego zbadania określonych zdarzeń, które w razie potrzeby mogą przyjąć charakter kontroli kompleksowej lub problemowej.
4. Do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej przedstawia Rektorowi projekt planu kontroli wewnętrznych na rok następny.
5. Plan kontroli zatwierdza Rektor.
6. Plan kontroli do czasu jego wykonania traktuje się jako poufny.
7. Do przeprowadzenia kontroli upoważnienie imienne dla kontrolującego podpisuje Rektor.
8. Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący okazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie.
9. Obowiązkiem kontrolującego jest:
   • obiektywne ustalenie stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych,
   • informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach.
10. Kontrolujący ma prawo do:
    • wstępu do pomieszczeń kontrolowanych jednostek organizacyjnych,
    • wglądu do wszystkich dokumentów związanych z zakresem kontroli,
    • przeprowadzania oględzin w obecności kierownika jednostki kontrolowanej,
    • żądania i przyjmowania od pracowników kontrolowanych jednostek ustnych i pisemnych wyjaśnień,
    • zabezpieczenia mienia i dokumentów,
    • stworzenia możliwości usunięcia uchybień w trakcie kontroli i umieszczenia o tym fakcie informacji w protokole.
11. Z czynności kontrolnych kontrolujący sporządza:
    - protokół z kontroli kompleksowej i problemowej,
    - sprawozdanie z kontroli doraźnej i sprawdzającej.
12. Protokół powinien określać:
    • nazwę kontrolowanej jednostki w pełnym jej brzmieniu,
    • imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej,
    • datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
    • imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki,
    • zakres kontroli,
    • rodzaj i liczbę sprawdzonych spraw, dokumentów oraz przeprowadzonych rozmów i pisemnych wyjaśnień, wykaz załączników,
    • przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
    • informację o przysługujących uprawnieniach do zgłoszenia zastrzeżeń co do treści protokołu,
    • danych o liczbie wykonanych egzemplarzy protokołów,
    • informację o wpisaniu kontroli do księgi kontroli wewnętrznych,
    • podpis osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej.
13. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Osoba kontrolująca o powyższym fakcie dokonuje wpisu w protokole.
14. Sprawozdanie z kontroli sporządza i podpisuje wyłącznie osoba kontrolująca.
15. Protokół i sprawozdanie z kontroli przedstawia się Rektorowi w terminie 7 dni od daty zakończenia kontroli.
16. W przypadku zgłoszenia przez podmiot kontrolowany pisemnych uwag i zastrzeżeń co do treści protokołu, Rektor może zarządzić przeprowadzenie dodatkowych czynności kontrolnych.
17. Zalecenia pokontrolne uzyskują moc obowiązującą po zatwierdzeniu przez Rektora.
18. Kontrolujący przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wystąpienia pokontrolne, sporządzone na podstawie protokołu kontroli, zawierające wnioski i zalecenia pokontrolne oraz określa termin przeprowadzenia kontroli sprawdzającej.
19. Po zakończeniu roku kalendarzowego, do 15 stycznia roku następnego Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej sporządza sprawozdanie ze swej działalności.
20. Sprawozdanie zatwierdza Rektor.

§ 6

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.