Na podstawie: art. 70 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 65 poz. 385 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 20 września 2000 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. nr 81 poz. 907 z późn. zm.) oraz § 108 Statutu UG, w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych w działalności UG.
2. Drukami ścisłego zarachowania są druki, które podlegają kontroli ilościowej, co do każdego egzemplarza.
3. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.
4. O zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży druku ścisłego zarachowania należy niezwłocznie zawiadomić Dyrektora Administracyjnego Uniwersytetu, który zarządza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
5. O zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży druku czeku należy ponadto niezwłocznie zawiadomić Kwestora.

§ 2

Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w UG prowadzą:

1. Dział Kształcenia w zakresie:
   • legitymacji studenta,
   • legitymacji doktoranta,
   • indeksów studenta,
   • indeksów doktoranta,
   • lokat,
   • dyplomów ukończenia studiów,
   • świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
   Do Działu Kształcenia należy ponadto:
   • wydawanie odpowiednich druków dziekanatom, w ilości odpowiadającej ich zapotrzebowaniu,
   • odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
   • prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
   Druki dyplomów oraz świadectw ukończenia studiów podyplomowych przechowywane są jako depozyt w Kancelarii Tajnej UG, która również prowadzi ewidencję ich wydawania.
   Druki dyplomów winny być odbierane osobiście przez osobę upoważnioną.
   Zapotrzebowanie na ww. druki Dział Kształcenia składa w Samodzielnej Sekcji ds. Zaopatrzenia.
2. Dziekanaty w zakresie:
   • legitymacji studenta,
   • legitymacji doktoranta,
   • indeksów studenta,
   • indeksów doktoranta,
   • lokat,
   • dyplomów ukończenia studiów,
   • świadectw ukończenia studiów podyplomowych.
   Dziekanaty wydziałów winny pobierać druki ścisłego zarachowania, dotyczące toku studiów z Działu Kształcenia oraz prowadzić ich ewidencję w księdze druków ścisłego zarachowania.
   Wydawanie druków ścisłego zarachowania studentom winno odbywać się za pokwitowaniem po uprzednim sprawdzeniu dowodu wpłaty za pobrane druki.
   W przypadku zgubienia lub zniszczenia indeksu lub legitymacji, student zobowiązany jest zamieścić na własny koszt ogłoszenie w prasie, które należy wkleić do rejestru wydawanych indeksów i legitymacji.
   Dziekanaty wydziałów zobowiązane są prowadzić ewidencję anulowanych druków ścisłego zarachowania. Anulowane druki dyplomów dziekanaty wymieniają w Dziale Kształcenia na druki czyste, natomiast anulowane indeksy i legitymacje studenckie winny być niszczone komisyjnie, zgodnie z § 5 Zarządzenia.
3. Dział Kadr w zakresie:
   • legitymacji ubezpieczeniowych pracowników,
   • legitymacji ubezpieczeniowych dla członków rodziny,
   • legitymacji kolejowych.
   Do Działu Kadr należy ponadto:
   • odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
   • prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
4. Dział Obsługi Kasowej w zakresie:
   • kwitariuszy:
     1. dowodów wpłaty (KP)
     2. dowodów wypłaty (KW).
   • czeków rozrachunkowych,
   Ponumerowane bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy.
   Do Działu Obsługi Kasowej należy ponadto:
   • - odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków,
   • - prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
5. Samodzielna Sekcja ds. Zaopatrzenia w zakresie:
   • dokumentów obrotu materiałowego: Pz, W, Wz, Mm, Zw, Mp wydawanych z magazynu druków za pokwitowaniem.
     Druki obrotu materiałowego winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja dla każdego dokumentu obrotu materiałowego) i ewidencjonowane w odpowiednim rejestrze dokumentów a następnie przekazywane do księgowości materiałowej. W przypadku anulowania ww. dowodów oryginał dokumentu należy przekazać do Samodzielnej Sekcji Ewidencji Składników Majątkowych.
   Do Samodzielnej Sekcji ds. Zaopatrzenia należy ponadto:
   • realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) - dotyczy wszystkich druków akcydensowych,
   • realizowanie zamówień (na pisemny wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej UG) - dotyczy druków bibliotecznych i studenckich,
   • odpowiednie zabezpieczenie przed kradzieżą przechowywanych druków.
6. Samodzielna Sekcja ds. Transportu w zakresie:
   • kart drogowych.
     Bloczki kart drogowych winny być zabezpieczone przed możliwością użycia ich przez osoby niepowołane. Karty drogowe winny być ponumerowane (obowiązuje wewnętrzna numeracja kart drogowych oddzielnie dla każdego rodzaju w ciągu roku) oraz ewidencjonowane w książce kontrolnej i kwitowane przy odbiorze przez kierowców.
7. Stanowisko Pracy ds. Obronnych w zakresie:
   • kart przydziału do obrony cywilnej.
     Karty te pobiera pracownik Stanowiska pracy ds. Obronnych bezpośrednio z Urzędu Wojewódzkiego.
8. Samodzielna Sekcja ds. Inwentaryzacji w zakresie arkuszy spisowych.

§ 3

Kierowników zainteresowanych jednostek organizacyjnych zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.

Ponadto kierownicy dziekanatów, działów i innych komórek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:

1. wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,
2. bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,
3. zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

§ 4

Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania, która powinna mieć ponumerowane strony i przesznurowane karty oraz końce sznurka przytwierdzone do ostatniej strony pieczęcią lakową UG, obok której Dyrektor Administracyjny UG lub osoba przez niego upoważniona składa podpis stwierdzający ilość stron; na ostatniej stronie umieszcza się także datę założenia księgi. Rozchód druków zapisuje się w księdze druków ścisłego zarachowania na podstawie pokwitowań pracowników upoważnionych do odbioru druków. Księgę druków ścisłego zarachowania wraz z dowodami potwierdzającymi zapisy w niej dokonane przechowuje się pod zamknięciem.

§ 5

1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.
2. Komisję kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji powołuje Dyrektor Administracyjny UG na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.
3. W skład komisji wchodzą trzy osoby, w tym obligatoryjnie pracownik Archiwum UG.
4. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.
5. Wyżej wymieniona Komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki. Likwidacja druków ścisłego zarachowania winna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.

§ 6

Zasady odpowiedzialności pracowników, którym powierzono pieczę nad przechowywaniem druków ścisłego zarachowania oraz pracowników, którzy druki te pobierają do użytku służbowego oraz obowiązki UG w tym zakresie, regulują przepisy kodeksu pracy.

§ 7

Traci moc Zarządzenie nr 3/D/82 Dyrektora Administracyjnego UG z dnia 7 czerwca 1982 r. w sprawie gospodarki drukami ścisłego zarachowania w UG.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 Dyrektor Administracyjny
mgr Piotr Żerko