Na podstawie § 100 Statutu UG w strukturze organizacyjnej administracji Uniwersytetu Gdańskiego wprowadza się następujące zmiany:

§ 1

Zgodnie z Rozdziałem VI Statutu Uniwersytetu Gdańskiego tworzy się Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego jako jednostkę organizacyjną w administracji centralnej Uniwersytetu podporządkowaną bezpośrednio Rektorowi UG.

§ 2

Organizację i funkcjonowanie Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego określa Regulamin wydany przez Rektora z uwzględnieniem zasad ustalonych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 3

Postanowienia § 1 oznaczają dokonanie odpowiednich  zmian w Regulaminie organizacyjnym administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2003 r.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. UG, dr hab. Andrzej Ceynowa

I  Postanowienia ogólne

§ 1

1. Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego, zwane dalej Archiwum, jest  jednostką organizacyjną w administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
2. Archiwum stanowi ogniwo państwowej sieci archiwalnej.
3. Działalność Archiwum regulują:

1. ustawa z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 65, poz.385 z późn. zm.),
2. ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.),
3. Statut Uniwersytetu Gdańskiego,
4. niniejszy regulamin.

§ 2

1. Nadzór nad Archiwum sprawuje rektor UG oraz w ramach określonych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dyrektor Archiwum Państwowego w Gdańsku.
2. Zasób archiwalny Archiwum stanowi część narodowego zasobu archiwalnego.
3. Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej i informacyjnej.

II  Zadania i zakres działania Archiwum

§ 3

1. Podstawowym zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej polegającej na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczeniu i udostępnianiu dokumentacji zgromadzonej w Uniwersytecie Gdańskim.
2. Archiwum prowadzi działalność archiwalną w stosunku do organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
3. Archiwum może objąć działalnością archiwalną także dokumentację wytworzoną przez organizacje i stowarzyszenia działające przy Uniwersytecie, a także przez osoby fizyczne związane z uczelnią ( spuścizny ).

§ 4

1. Do zakresu działania Archiwum należy:

1. sprawowanie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym UG, w szczególności:
     - kształtowaniem narastającego zasobu,
     - klasyfikowaniem i kwalifikowaniem wytworzonej dokumentacji,
     - sposobem przechowywania dokumentacji aktowej,
     - brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej,
2.  przejmowanie i zabezpieczenie dokumentacji UG, a w szczególności:
     - nadzór nad przygotowywaniem przez jednostki organizacyjne
       i komórki administracyjne dokumentacji do przejęcia przez Archiwum,
     - przejmowanie dokumentacji,
     - przechowywanie i ochrona materiałów archiwalnych,
3. ewidencjonowanie i opracowywanie posiadanych materiałów archiwalnych,
4. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do Archiwum,
5. udostępnianie materiałów archiwalnych dla celów administracyjnych i naukowych,
6. udzielanie pomocy pracownikom UG w uzyskiwaniu informacji o materiałach archiwalnych przechowywanych w innych archiwach.

§ 5

Archiwum współpracuje z Instytutem Historii UG  w zakresie szkolenia studentów w ramach praktyk studenckich, w szczególności studentów kierunku historia - specjalność archiwistyka.

III  Zasób Archiwum

§ 6

1. Archiwum UG przechowuje materiały archiwalne wytworzone:

1. przez poprzedników Uniwersytetu Gdańskiego:
   - Wyższą Szkołę Handlu Morskiego w Sopocie w latach 1945-1952
   - Wyższą Szkołę Ekonomiczną w Sopocie w latach 1952-1970
   - Wyższą Szkołę Pedagogiczną w Gdańsku w latach 1946 - 1970
2. przez Uniwersytet Gdański od roku 1970.

2. Na zasób składają się materiały archiwalne takie jak: akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dyskietki komputerowe oraz inna dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o działalności uczelni.

IV Kierownik Archiwum

 § 7

1. Na czele Archiwum stoi kierownik Archiwum.
2. Kierownika Archiwum powołuje i odwołuje rektor.
3. Kierownik Archiwum powinien posiadać wykształcenie kierunkowe (specjalizacja archiwalna) oraz minimum pięcioletni staż pracy w archiwach.
4. Kierownik reprezentuje Archiwum i kieruje nim oraz jest przełożonym służbowym pracowników Archiwum.
5. Do zadań kierownika Archiwum należy:

1. organizowanie prac wynikających z zadań Archiwum,
2. opracowywanie przepisów wewnętrznie obowiązujących dotyczących Archiwum,
3. sprawowanie nadzoru nad rozwojem kadry i jej specjalistycznym dokształcaniem,
4. ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej i składników majątku Archiwum.

 § 8

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 października 2003 roku.