W celu zapewnienia przestrzegania zasad ochrony informacji niejawnych przy układaniu, opracowywaniu oraz powielaniu testów (tematów) egzaminacyjnych dla kandydatów na studia w Uniwersytecie Gdańskim zarządza się, co następuje:

§1

1. Osoby zatrudnione przy układaniu, opracowywaniu oraz powielaniu testów (tematów) egzaminacyjnych dla kandydatów na studia zobowiązane są do  przestrzegania przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych obowiązujących w Uniwersytecie Gdańskim  wynikających z ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz.95 z późn. zm.).
2. Pracownicy UG zatrudnieni przy układaniu, opracowywaniu oraz powielaniu testów (tematów) egzaminacyjnych dla kandydatów na studia  przed przystąpieniem do pracy nad nimi otrzymują upoważnienie Rektora UG do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli „zastrzeżone” /wzór druku stanowi załącznik nr 1do niniejszego zarządzenia/ oraz zobowiązani są podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z treścią przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych /wzór druku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia/.
3. Osoby spoza UG biorące udział w czynnościach, o których mowa w pkt. 1 winny posiadać aktualne poświadczenie bezpieczeństwa do dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.
4. Ewidencję druków, o których mowa w pkt. 2 prowadzi Biuro Rekrutacji UG.

§2

Testy (tematy) egzaminacyjne dla kandydatów na studia winny być:

1. wytwarzane, przetwarzane, przechowywane i przekazywane zgodnie ze „Szczegółowymi wymaganiami w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Uniwersytecie Gdańskim” zatwierdzonymi zarządzeniem Rektora UG nr 19/R/02 z dnia 4 lipca 2002 roku.
2. oznaczane zgodnie z Rozporządzeniem MSWiA oraz MON z dnia 26 lutego 1999 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 18, poz.167) /wzór prawidłowo oznaczonego dokumentu niejawnego stanowi załącznik nr 3/.

§3

1. Testy (tematy) egzaminacyjne dla kandydatów na studia wykonane w egzemplarzu pojedynczym rejestrowane są w Kancelarii Tajnej UG (Kierownik KT sprawdza prawidłowość oznaczenia dokumentu, nadaje numer z „Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów” oraz rejestruje w odpowiednim „Dzienniku korespondencyjnym”).
2. Testy (tematy) egzaminacyjne pobierane są z Kancelarii Tajnej UG w celu powielenia przez upoważnione osoby.

§4

1. Testy (tematy) egzaminacyjne winny być powielane w strefie administracyjnej (czyli w obszarze, obiekcie, fragmencie budynku, w którym zapewniona jest kontrola ruchu osób i pojazdów) w zamkniętym pomieszczeniu w warunkach uniemożliwiających ich ujawnienie oraz dostęp do nich osobom nieuprawnionym.
2. Po zakończeniu procesu powielania testów (tematów) egzaminacyjnych (przy pomocy kserokopiarek bądź przy pomocy urządzeń poligraficznych) sporządza się notatkę, w której wymienia się liczbę wykonanych kopii (łącznie z dokumentami wadliwymi) oraz stwierdza się, iż w czasie procesu powielania zachowane zostały warunki ochrony informacji niejawnych zawarte w niniejszym zarządzeniu /załącznik nr 4/.
3. Notatka ta wraz z odpowiednią ilością kserokopii (w zaklejonych i opieczętowanych paczkach z opisanym podziałem na poszczególne sale egzaminacyjne i wskazaniem ilości egzemplarzy testów (tematów) egzaminacyjnych w każdej paczce) oraz oddzielnie zapakowanym egzemplarzem oryginalnym winna być złożona w Kancelarii Tajnej UG na pięć dni przed egzaminem. Egzemplarze wadliwe składa się w oddzielnie zapieczętowanej paczce, na której umieszcza się napis „egzemplarze wadliwe”.

§5

1. W dniu egzaminu bądź w dniu poprzedzającym dzień egzaminu sekretarz Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej odbiera tematy oraz testy egzaminacyjne za pokwitowaniem z Kancelarii Tajnej UG i dostarcza je na miejsce egzaminu.
2. Tematy i testy egzaminacyjne dostarczane są  dziekanowi lub przewodniczącemu Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej w dniu egzaminu przed rozpoczęciem egzaminu pisemnego.

§6

Nadzór nad zachowaniem zasad ochrony informacji niejawnych przy sporządzaniu testów i tematów dla kandydatów na studia sprawują odpowiednio: dziekan wydziału, dyrektor kolegium, dyrektor Studium Języków Obcych oraz przewodniczący Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej.

§7

Zasady kodowania prac pisemnych kandydatów na studia określa załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

 §8

Traci moc obowiązujące zarządzenie nr 8/R/02 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia     26 lutego 2002 r. w sprawie przestrzegania zasad ochrony informacji niejawnych przy opracowywaniu testów i tematów egzaminacyjnych oraz utajnianiu prac pisemnych kandydatów na studia w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 30 kwietnia 2003 roku.

Prorektor ds. Studenckich
dr Jacek Taraszkiewicz