Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 574 ze zm.), oraz § 34 ust. 1 i 4 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Niniejsze zarządzenie określa organizację przyjmowania i załatwiania w Uniwersytecie Gdańskim, określanym dalej skrótem „UG”, skarg i wniosków, o których mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (ze zm.).
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.
§ 2.
1. Przyjmowanie i załatwianie skarg oraz wniosków wpływających do UG koordynuje Biuro Organizacji, a w szczególności:
1) prowadzi rejestr skarg i wniosków, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;
2) przechowuje kopie skarg i wniosków oraz kopie udzielonych na nie odpowiedzi.
2. Nadzór i kontrolę nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg oraz wniosków sprawuje Rektor.
§ 3.
Skargi i wnioski składane w formie pisemnej są przyjmowane odpowiednio w Sekretariacie Rektora, Sekretariacie Kanclerza, Biurze Organizacji oraz w dziekanatach wydziałów lub biurach dziekana.
§ 4.
1. Skargi i wnioski w formie pisemnej, które wpłynęły do Kancelarii Ogólnej UG, są przekazywane do Biura Organizacji w celu ich rejestracji i przekazania do rozpatrzenia według właściwości określonej zgodnie z § 5.
2. Skargi lub wnioski, które wpłynęły bezpośrednio do jednostki organizacyjnej UG, jednostka ta przekazuje niezwłocznie do Biura Organizacji w celu podjęcia przez Biuro czynności, o których mowa w ust. 1.
3. W pierwszej korespondencji kierowanej przez UG do wnoszącego skargę lub składającego wniosek zamieszcza się klauzulę informacyjną na temat przetwarzania danych osobowych, której wzór jest dostępny na stronie Biuletynu Informacji Publicznej UG.
§ 5.
Skargi i wnioski w formie pisemnej załatwiają, odpowiednio do zadań:
1) Rektor;
2) prorektorzy;
3) Kanclerz;
4) dziekani.
§ 6.
1. Skargi i wnioski załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie miesiąca od daty wpływu do UG.
2. O każdym przypadku niezałatwienia skargi w terminie określonym w ust. 1 podmiot załatwiający sprawę skargi zawiadamia osobę wnoszącą skargę, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
3. W razie niemożności załatwienia wniosku w terminie określonym w ust. 1 podmiot załatwiający sprawę zawiadamia w tym terminie wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia wniosku.
§ 7.
1. W przypadku skargi lub wniosku składanych w formie ustnej, pracownik UG wskazany odpowiednio przez Rektora, prorektora, Kanclerza lub dziekana sporządza protokół przyjęcia skargi lub wniosku, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Skargi i wnioski składane w tej formie powinny dotyczyć spraw, które nie mogą być załatwione przez jednostki organizacyjne UG.
2. Rektor, prorektorzy, Kanclerz oraz dziekani przyjmują składających w formie ustnej skargi i wnioski, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania. O wyznaczonym terminie spotkania osoba wnosząca skargę lub składająca wniosek zostaje poinformowana odpowiednio przez Sekretariat Rektora, Sekretariat Kanclerza, dziekanat lub biuro dziekana.
§ 8.
1. Skargi i wnioski oraz związane z nimi dokumenty przechowuje Biuro Organizacji.
2. Jednostki organizacyjne UG przekazują do Biura Organizacji kopie materiałów dotyczących skarg i wniosków, a także udzielają wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień w tym zakresie.
§ 9.
W terminie określonym przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego Biuro Organizacji sporządza corocznie zbiorcze sprawozdanie ze sposobu załatwiania skarg i wniosków składanych do UG. Sprawozdanie zatwierdzone przez Rektora Biuro Organizacji przesyła ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego.
§ 10.
Traci moc zarządzenie nr 47/R/14 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 14 maja 2014 roku w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 11.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Kopia do wydruku