Zarządzenie nr 11/K/11 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 4 lipca 2011 rokuw sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla Uniwersytetu Gdańskiego
zostało uchylone przez
zostało zmienione przez
Na podstawie § 55 ust. 4 oraz § 142 ust. 7 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się co następuje:
§1
- Wprowadza się Instrukcję Kancelaryjną dla Uniwersytetu Gdańskiego, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
- Nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji, o której mowa w ust. 1 sprawuje Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych UG.
§2
Traci moc obowiązującą zarządzenie Dyrektora Administracyjnego UG nr 8/D/99 z dnia 20 sierpnia 1999 roku w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim Instrukcji Kancelaryjnej.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego
dr Jerzy Gwizdała
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 2
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
- Uczelnia- Uniwersytet Gdański;
- jednostka organizacyjna- wydział, instytut, katedrę, zakład, studium, kolegium, laboratorium, pracownię, ośrodek, bibliotekę, dział, samodzielną sekcję, samodzielne stanowisko pracy, biuro, sekretariat, administrację obiektu itp.;
- sekretariat- Biuro Rektora, Biuro Kanclerza, dziekanaty i sekretariaty innych jednostek organizacyjnych, mające w swoim zakresie działalności obsługę kancelaryjną;
- punkt kancelaryjny– wyznaczone w budynku zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji miejsce do którego dostarczana jest korespondencja;
- jednolity rzeczowy wykaz akt- rzeczową klasyfikację akt powstających w wyniku działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych;
-
znak sprawy: zespół symboli rozpoznawczych nadawany każdemu wysyłanemu pismu, składający się z:
- symbolu jednostki organizacyjnej,
- liczbowego symbolu z rzeczowego wykazu akt,
- kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
- dwóch kolejnych cyfr roku kalendarzowego (akademickiego), w którym sprawę wszczęto;
- korespondencja – każde pismo wpływające do Uczelni lub wysłane przez Uczelnię;
- wpływ- każde pismo, akta lub przesyłkę dostarczoną do jednostek organizacyjnych UG;
- dekretacja– odręczny zapis przełożonego na otrzymanej i zarejestrowanej korespondencji oraz wskazanie osoby lub jednostki organizacyjnej, której przekazuje się sprawę do załatwienia; podaje się również tryb i ewentualny termin załatwienia sprawy oraz datę dokonania dekretacji;
- spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Uczelni;
- księga kancelaryjna– jest to księga obejmująca swoją ewidencją korespondencję przychodzącą i wychodzącą z Uczelni i jednostek organizacyjnych;
- pocztowa książka nadawcza– druk pocztowy, w którym rejestruje się korespondencję wychodzącą i otrzymuje potwierdzenie jej nadania.
II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE
System kancelaryjny
§ 3
- W Uniwersytecie Gdańskim obowiązuje mieszany (dziennikowy i bezdziennikowy) system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi załącznik nr 1 do instrukcji w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego wprowadzonej zarządzeniem nr 38/R/10 Rektora UG z dnia 25 maja 2010 roku.
- System kancelaryjny mieszany polega na rejestrowaniu korespondencji przychodzącej w księdze kancelaryjnej prowadzonej przez Kancelarię Ogólną i sekretariaty oraz spraw w spisach spraw prowadzonych przez pracowników jednostek organizacyjnych.
Czynności kancelaryjne
§ 4
-
Do czynności kancelaryjnych należy:
- przyjmowanie korespondencji oraz przesyłek,
- przyjmowanie i nadawanie faksów, e-maili,
- segregowanie, przeglądanie, ewidencjonowanie i kierowanie korespondencji oraz przesyłek,
- rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i pism oraz zakładanie teczek,
- załatwianie spraw,
- sporządzanie czystopisów i ich powielanie,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- kompletowanie i przechowywanie akt,
- przekazywanie akt do Archiwum Uczelni,
- udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych.
-
Prace kancelaryjne w Uczelni wykonują:
- Kancelaria Ogólna,
- punkty kancelaryjne,
- dziekanaty i sekretariaty,
- wyznaczeni pracownicy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
Obieg korespondencji
§ 5
- Obieg korespondencji ma charakter bezpośredni tzn. korespondencja jest kierowana bezpośrednio do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem niezbędnych punktów zatrzymania.
-
Typowy obieg korespondencji w Uczelni uwzględniający wyznaczone miejsca odbioru korespondencji jest następujący:
- Kancelaria Ogólnaprzyjmuje wpływy dostarczone przez pocztę względnie z innych źródeł (np. osobiście od interesantów) ewidencjonuje korespondencję oraz przesyłki w księdze kancelaryjnej oraz dokonuje ich rozdziału;
- Sekretariaty odbierają wpływy z Kancelarii, ewidencjonują w księdze kancelaryjnej jednostki i przedkładają je do wglądu Rektora, Prorektora, Kanclerza, Dziekana, Dyrektora lub osobom upoważnionym, a następnie rozdzielają na jednostki niższych szczebli lub stanowiska pracy zgodnie z dekretacją;
- Kierownik przegląda wpływy, zamieszcza dyspozycje o sposobie załatwienia sprawy, przydziela pisma pracownikom merytorycznie odpowiedzialnym za sprawę, kontroluje przebieg załatwiania sprawy, akceptuje jej ostateczne załatwienie;
- Pracownikrejestruje i załatwia sprawę, tzn. wykonuje wszystkie czynności wynikające z zakresu jego kompetencji zmierzające do prawidłowego załatwienia sprawy, przygotowuje czystopis, przekazuje załatwioną sprawę do wysyłki, gromadzi i przechowuje teczki spraw załatwionych oraz przekazuje akta do Archiwum Uczelni;
- Kancelaria Ogólnawysyła podpisane, zakopertowane i zaadresowane pisma pod wskazane adresy.
Przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie przesyłek,
przeglądanie i przydzielanie korespondencji
§ 6
-
Kancelaria Ogólna Uczelni przyjmuje wpływy:
- odebrane z urzędów pocztowych,
- odebrane od operatorów pocztowych i firm kurierskich,
- dostarczone przez poszczególne jednostki organizacyjne,
- dostarczone osobiście przez interesantów.
-
Przesyłki pocztowe, za wyjątkiem przesyłek pieniężnych i przekazów wartościowych, z urzędów pocztowych odbiera upoważniony pracownik Kancelarii Ogólnej lub inny upoważniony pracownik, który:
- sprawdza wykaz odebranych przesyłek poleconych i ekspresowych,
- sprawdza, czy przesyłki pocztowe nie są uszkodzone. W przypadku uszkodzenia żąda od pracowników urzędu pocztowego sporządzenia protokołu bądź adnotacji o uszkodzeniu przesyłki.
§ 7
-
Kancelaria Ogólna prowadzi:
- księgę kancelaryjną, w której rejestruje się przychodzącą i wychodzącą korespondencję;
- wykazy przekazywanych przesyłek i paczek do jednostek organizacyjnych UG, zlokalizowanych poza budynkiem Rektoratu;
- pocztową książkę nadawczą.
- Kancelaria Ogólna nie przyjmuje przesyłek niewłaściwie skierowanych, które należy zwracać do urzędu pocztowego, w przypadku przesyłek poleconych i ekspresowych - za pokwitowaniem.
- Kancelaria Ogólna nie przyjmuje przesyłek związanych z prowadzonymi konkursami i zamówieniami publicznymi. Przesyłki te kierowane są bezpośrednio do jednostek organizacyjnych, które merytorycznie zajmują się prowadzonymi konkursami i zamówieniami publicznymi (miejsce oraz termin składania ofert przetargowych określa Dział Zamówień Publicznych odpowiednio w regulaminie konkursu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia).
- Kancelaria Ogólna nie zajmuje się wysyłaniem korespondencji związanej z rekrutacją na studia. Zgodnie z Uchwałą Senatu oraz instrukcją przygotowaną na dany rok przez Biuro Rekrutacji, jest to zadanie właściwych Komisji Rekrutacyjnych.
- Kancelaria Ogólna otwiera wyłącznie przesyłki pocztowe, zaadresowane ogólnie na Uniwersytet Gdański, w celu ustalenia pracownika lub jednostki organizacyjnej, której należy je przekazać.
-
Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki pracownik kancelarii sprawdza czy:
- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego (jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy skierować ją do właściwego adresata);
- do pisma dołączona została podana w nim ilość załączników (brak załączników odnotowuje się na danym piśmie).
- Na każdym piśmie wpływającym odciska się pieczątkę wpływu. Jeżeli doręcza się wpływ bez otwierania koperty, pieczątkę wpływu należy odcisnąć na kopercie.
- W treści pieczątki wpływu wpisuje się: numer z księgi kancelaryjnej kancelarii oraz datę wpływu. Wzór pieczęci wpływu stanowi załącznik nr 1a do niniejszej instrukcji.
- Pieczątki wpływu nie umieszcza się na pismach niewymagającychzałatwienia /np. załączniki, czasopisma, druki/.
-
Koperty winny być dołączone do następujących wpływów:
- pism procesowych,
- pism dotyczących spraw, dla załatwienia których obowiązują wymagane terminy /decyduje data stempla pocztowego/,
- pism, w których brak oznaczenia adresata.
- Wpływy przeznaczone dla jednostek organizacyjnych w budynku Rektoratu Kancelaria Ogólna ewidencjonuje w księdze kancelaryjnej wpisując numer i datę pisma, nadawcę oraz nazwę jednostki UG, do której pismo zostało skierowane, a wpływy przeznaczone dla pozostałych jednostek - w wykazach przekazywanych przesyłek.
- Przyjęte i zaewidencjonowane wpływy Kancelaria Ogólna rozdziela dla poszczególnych jednostek organizacyjnych UG.
- Wpływy wewnętrzne /nadawcy i odbiorcy są jednostkami organizacyjnymi UG/ doręczane są na tych samych zasadach rejestracji, co pozostałe przesyłki pocztowe.
Odbiór korespondencji przychodzącej (wpływów)
oraz czynności kancelaryjne sekretariatów
§ 8
- Dla zapewnienia obiegu korespondencji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi UG funkcjonuje poczta wewnętrzna.
- Wykaz obiektów obsługiwanych przez pocztę wewnętrzną UG stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
- Kierownicy lub wyznaczeni przez nich pracownicy odbierają codziennie korespondencję z Kancelarii Ogólnej. Osoba odbierająca potwierdza swoim podpisem w księdze kancelaryjnej przyjęcie korespondencji.
- Sekretariaty, kierownicy i referenci wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni przyjmują również pisma składane bezpośrednio przez interesantów.
-
Osoby wykonujące prace kancelaryjne w jednostkach organizacyjnych:
- rejestrują wpływy w księdze kancelaryjnej jednostki organizacyjnej i umieszczają pieczęć wpływu. Wzór pieczęci wpływu stanowi załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji.
- wyłączają wpływy niewłaściwie skierowane /rzeczowo lub miejscowo/ z poleceniem przesłania ich do właściwych jednostek,
- przedkładają wpływy kierownikowi jednostki do dekretacji,
- przydzielają wpływy do załatwienia odpowiednim pracownikom zgodnie z decyzją kierownika jednostki.
- W administracji centralnej Uniwersytetu Gdańskiego obowiązują skróty do dekretacji stanowiące załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
Rejestracja spraw i znakowanie akt
§ 9
- Korespondencja zaewidencjonowana w księdze kancelaryjnej i przekazana do właściwych merytorycznie komórek stanowi podstawę załatwienia sprawy.
- Poszczególne jednostki organizacyjne prowadzą rejestr spraw. W systemie kancelaryjnym mieszanym do rejestracji spraw służą spisy spraw. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji. Spis spraw może być prowadzony w formie elektronicznej.
- Rejestracja sprawy polega na umieszczeniu korespondencji w teczce i odpowiednim spisie. Na piśmie nanosi się znak akt sprawy, który składa się z symbolu jednostki organizacyjnej /aktualny wykaz symboli znajduje się na stronie internetowej Uniwersytetu Gdańskiego, w zakładce: Organizacja i prawo/, symbolu grupy spraw wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, kolejnej liczby porządkowej, pod którą zarejestrowana jest sprawa w rejestrze oraz dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego,
np. R070-0120-3/11 oznacza:
R070 - symbol Działu Organizacyjnego,
0120 - symbol grupy spraw wg jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w rejestrze,
11 - końcowe cyfry roku 2011.
- Przed wpisaniem pisma do rejestru spraw należy sprawdzić, czy sprawa, której dotyczy nie została wcześniej zarejestrowana. Każde następne pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje znak nadany przy rejestracji pierwszego pisma i zostaje dołączone do poprzednich wpływów.
- Dla każdej teczki zawierającej korespondencję prowadzi się odrębny spis objętych nią spraw.
- Nie podlegają rejestracji zaproszenia, życzenia, pisma o charakterze nieurzędowym, którym nie nadaje się dalszego biegu.
- W celu rejestracji spraw jednorodnych zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym, alfabetycznym lub chronologicznym.
- Rejestry kancelaryjne prowadzą pracownicy odpowiedzialni za załatwienie sprawy.
Forma i tryb załatwiania spraw
§ 10
- Sposób załatwienia sprawy wynikającej z treści dokumentu lub zamieszczonej na nim dekretacji odnotowuje na tym dokumencie pracownik, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 4, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem wraz z datą lub wpisuje do elektronicznego rejestru spraw.
- W przypadku wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, sposób załatwienia sprawy pracownik odnotowuje w systemie informatycznym.
- Sprawy należy załatwiać w sposób najprostszy, w zależności od potrzeby w formie ustnej (sporządzając notatkę) lub pisemnej (pismo, faks, e-mail).
-
W przypadku pisemnej formy załatwiania sprawy należy przestrzegać następujących zasad:
- dokument sporządza się zawsze w co najmniej dwóch egzemplarzach przekazując kopie zainteresowanym jednostkom;
- oryginał dokumentu (pisma wychodzącego) sporządza się na papierze firmowym lub zawierającym logo albo pieczątkę Uczelni;
- kopia pisma wychodzącego, pozostająca w aktach sprawy, powinna zawierać w stopce informację o ilości wysłanych egzemplarzy, imię i nazwisko osoby sporządzającej pismo oraz parafę kierownika jednostki, w której treść pisma została zredagowana;
-
dokument pod względem formy zewnętrznej powinien być dostosowany do papieru firmowego formatu A-4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i zawierać w kolejności:
- nagłówek – nadruk papieru firmowego lub podłużną pieczątkę nagłówkową Uczelni,
- nazwę miejscowości i datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
- określenie odbiorcy wraz z jego adresem,
- znak sprawy i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
- treść pisma,
- informację o liczbie załączników oraz informację, jakim podmiotom przesyłano pismo do wiadomości,
- podpis osoby uprawnionej do podpisania umieszczony po prawej stronie arkusza,
- zaleca się czcionkę „Arial" lub „Times New Roman", styl „Normal", rozmiar 12-14;
- w dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje odręcznie osoba podpisująca.
- W przypadku sprawy wyjątkowo pilnej możliwe jest załatwienie jej w formie telefonicznej, elektronicznej lub faksem.
- Załatwienie ustne może być stosowane w przypadkach mniejszej wagi, lub gdy leży to w interesie strony, a nie ma przeszkód prawnych.
- Treść i podstawy sposobu załatwienia sprawy w formie przyjętej w punkcie 5 i 6 muszą być odnotowane w aktach sprawy w postaci notatki.
Wysyłanie pism
§ 11
- Pisma sporządzają poszczególne jednostki organizacyjne.
- Pisma wychodzące rejestruje się w księdze kancelaryjnej jednostki organizacyjnej, która je sporządziła.
- Przy sporządzaniu odpisów pism lub dokumentów należy zachować wszystkie ich elementy /treść, oznaczenie pieczęci, podpisów itp./.
§ 12
- Pisma wysyłane poza Uczelnię podpisuje Rektor, Prorektorzy, Kanclerz, Zastępcy Kanclerza lub inne upoważnione osoby.
- Korespondencję dotyczącą spraw finansowych oprócz osób wymienionych w ust.1. podpisuje Kwestor UG lub osoba upoważniona.
- Korespondencję z kopiami i załącznikami do podpisu osób, o których mowa w ust. 1 zainteresowane jednostki organizacyjne składają w odnośnych sekretariatach.
- Kopie pisma wysyłane do jednostek nadrzędnych wymagają oryginału podpisu. Na kopiach pism niewymagających własnoręcznego podpisu pracownik sekretariatu przystawia pieczątkę "Faksymile".
- Korespondencję opatrzoną podpisami osób wskazanych w ust. 1 i 2 sekretariaty osób wymienionych w ust. 1 zwracają do poszczególnych jednostek organizacyjnych lub kierują do wysłania przez Kancelarię Ogólną.
§ 13
- Korespondencję przeznaczoną do wysłania zakopertowaną i zaadresowaną jednostki organizacyjne zlokalizowane w budynku rektoratu przekazują do Kancelarii Ogólnej.
- Jednostki organizacyjne zlokalizowane poza budynkiem rektoratu przygotowaną korespondencję wewnętrzną przekazują do punktów kancelaryjnych w danych obiektach UG. Korespondencję wysyłaną poza uczelnię dostarczają do przypisanych Urzędów Pocztowych
- Odbiór dostarczonej do wysyłki korespondencji Kancelaria Ogólna oraz punkt kancelaryjnypotwierdza na kopiach pism lub w księdze kancelaryjnej jednostki.
-
Przed wysyłką korespondencji Kancelaria Ogólna wykonuje następujące czynności:
- segreguje pisma na zwykłe, polecone i priorytetowe,
- frankuje listy i przesyłki,
- wpisuje listy i przesyłki do pocztowej książki nadawczej.
- Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do Kancelarii Ogólnej lub punktów kancelaryjnych przed godz. 13:00, natomiast do wysyłki pocztą wewnętrzną przed godz. 8:00.
- Wyznaczone i upoważnione jednostki organizacyjne dokonują wysyłki za pośrednictwem firmy kurierskiej obsługującej Uczelnię.
Przechowywanie i archiwizowanie akt
§ 14
-
Do przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych służą:
- przedmiotowe teczki opisane zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego wprowadzonej zarządzeniem nr 38/R/10 Rektora UG z dnia 25 maja 2010 roku,
- teczki „do załatwienia”, w których przechowuje się akta spraw przeznaczonych do załatwienia.
- Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w jednostkach organizacyjnych przez okres 2 lat, a następnie przekazywane są do Archiwum Uczelni.
- Tryb przekazywania akt do Archiwum Uczelni reguluje instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum UG wprowadzona zarządzeniem nr 38/R/10 Rektora UG z dnia 25 maja 2010 roku.
III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 15
- Czynności nieuregulowane postanowieniami instrukcji, związane z pracą kancelaryjną i obiegiem dokumentacji regulują kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Działem Organizacyjnym.
- Nadzór nad realizacją i przestrzeganiem przepisów instrukcji sprawuje zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych Uniwersytetu Gdańskiego.
Załączniki do instrukcji:
1. pieczątki wpływu – kancelaria ogólna - jednostki organizacyjne UG
2. wykaz obiektów do których dostarczana jest poczta wewnętrzna
3. skróty dekretacji
4. wzór druku spisu spraw
5. wzór pisma
Załączniki
Załącznik | Wielkość |
---|---|
Wzór pisma | 48.5 KB |
Instrukcja Kancelaryjna dla UG | 166.46 KB |
Pieczątki wpływu | 53.5 KB |
Wykaz obiektów | 72 KB |
Skróty dekretacji | 94 KB |
Wzór druku spisu spraw | 78.5 KB |
Kopia do wydruku | 57.13 KB |