Zarządzenie nr 8/D/99 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 20 sierpnia 1999 rokuw sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Gdańskim instrukcji kancelaryjnej
zostało uchylone przez
zostało zmienione przez
W celu ujednolicenia i usprawnienia systemu kancelaryjnego w Uniwersytecie Gdańskim zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się instrukcję kancelaryjną stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc obowiązującą zarządzenie nr 8/D/76 Dyrektora Administracyjnego UG z dnia 1 maja 1976 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej nr 5/D/76.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 1999 roku.
Dyrektor Administracyjny
dr Andrzej Friedrich
Załącznik nr 1do zarządzenia nr 8/D/99
Dyrektora Administracyjnego UG
Instrukcja kancelaryjna dla Uniwersytetu Gdańskiego
I. Postanowienia ogólne
§ 1
Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych w Uniwersytecie Gdańskim.
§ 2
- W Uniwersytecie Gdańskim obowiązuje mieszany (dziennikowy i bezdziennikowy ) system kancelaryjny oparty na rzeczowym wykazie akt. Rzeczowy wykaz akt stanowi załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej dotyczącej zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do archiwum UG wprowadzonej zarządzeniem nr 15/R/99 Rektora UG z dnia 20 sierpnia 1999 roku.
- Kierownicy jednostek organizacyjnych obowiązani są ustalić wewnętrzny podział akt dla podporządkowanych im jednostek w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt uczelni, o którym mowa w ust. 1.
§ 3
Przez użyte w instrukcji określenia:
- uczelnia - należy rozumieć Uniwersytet Gdański,
- jednostka organizacyjna - należy rozumieć wydział, instytut, katedrę, zakład, studium, kolegium, laboratorium, pracownię, ośrodek, bibliotekę, dziekanat, dział, samodzielną sekcję, samodzielne stanowisko pracy, biuro, sekretariat, administrację obiektu itp.
- sekretariat - należy rozumieć sekretariaty rektora, prorektorów, dyrektora administracyjnego i innych jednostek organizacyjnych,
- wykaz akt - należy rozumieć rzeczową klasyfikację akt powstających w wyniku działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych,
- znak sprawy - należy rozumieć symbol cyfrowy oznaczający daną jednostkę organizacyjną / załącznik nr 1 /, symbol grupy spraw wg wykazu rzeczowego akt, numer porządkowy, pod którym sprawa została zarejestrowana,
- wpływ - należy rozumieć każde pismo, akta lub przesyłkę skierowaną do jednostek organizacyjnych UG.
§ 4
Prace kancelaryjne w uczelni wykonują:
- Kancelaria Ogólna,
- sekretariaty,
- wyznaczeni pracownicy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
II. Postanowienia szczegółowe
§ 5
-
Kancelaria Ogólna uczelni przyjmuje wszystkie wpływy:
- odebrane z urzędów pocztowych,
- dostarczone przez poszczególne jednostki organizacyjne,
- złożone przez interesantów oraz wykonuje wszystkie czynności związane z wysyłką korespondencji.
-
Przesyłki pocztowe, za wyjątkiem przesyłek pieniężnych i przekazów wartościowych, z urzędów pocztowych odbiera upoważniony pracownik Kancelarii Ogólnej lub upoważniony kierowca, który:
- sprawdza wykaz odebranych przesyłek poleconych i ekspresowych,
- sprawdza, czy przesyłki pocztowe nie są uszkodzone / w razie stwierdzenia
- uszkodzenia - żąda od pracowników urzędu pocztowego sporządzenia protokołu bądź adnotacji o uszkodzeniu przesyłki /.
-
Kancelaria Ogólna prowadzi:
- dziennik podawczy,
- wykazy przekazywanej poczty do jednostek organizacyjnych UG, zlokalizowanych poza budynkiem rektoratu,
- rejestry paczek,
- pocztową książkę nadawczą,
-
Kancelaria Ogólna przyjmuje i otwiera przesyłki pocztowe, za wyjątkiem:
- przesyłek tajnych i poufnych /które odbierają tylko osoby do tego upoważnione/,
- przesyłek jednostek nadrzędnych kierowanych bezpośrednio do rektora, prorektorów, dyrektora administracyjnego i kwestora,
- przesyłek kierowanych do jednostek organizacyjnych mieszczących się poza budynkiem rektoratu,
- przesyłek kierowanych do organizacji pracowniczych i studenckich,
- przesyłek adresowanych imiennie,
- niewłaściwie skierowanych, które należy zwracać do urzędu pocztowego, w przypadku przesyłek poleconych i ekspresowych - za pokwitowaniem.
-
Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki pracownik kancelarii sprawdza czy:
- nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- do pisma dołączona została podana w nim ilość załączników. Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy skierować ją do właściwego adresata. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie.
- Na każdym piśmie wpływającym odciska się pieczątkę wpływu. Jeżeli doręcza się wpływ bez otwierania koperty, pieczątkę wpływu należy odcisnąć na kopercie.
- W treści pieczątki wpływu wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej, której wpływ zostaje przydzielony do załatwienia, datę wpływu, liczbę załączników oraz podpis pracownika kancelarii.
- Pieczątki wpływu nie umieszcza się na pismach nie wymagających załatwienia /np. załączniki, czasopisma, druki/.
- Wpływy przeznaczone dla jednostek organizacyjnych w budynku rektoratu Kancelaria Ogólna ewidencjonuje w dzienniku podawczym wpisując numer i datę pisma, nadawcę, czego wpływ dotyczy oraz symbol jednostki UG, do której pismo zostało skierowane, a wpływy przeznaczone dla pozostałych jednostek - w wykazach przekazywanej poczty.
-
Koperty winny być dołączone do następujących wpływów:
- pism procesowych,
- pism dotyczących spraw, dla załatwienia których obowiązują wymagane terminy decyduje tu data stempla pocztowego/,
- pism, w których brak oznaczenia adresata,
- Przyjęte i zaewidencjonowane wpływy Kancelaria Ogólna rozdziela do poszczególnych jednostek organizacyjnych UG.
- Przesyłki pocztowe - paczki dostarczone do Kancelarii Ogólnej przez pracownika urzędu pocztowego doręczane są adresatom za pokwitowaniem w rejestrze paczek.
- W przypadku otrzymania z urzędu pocztowego awiza o przekazach wartościowych kancelaria podaje numer konta UG.
- Wpływy wewnętrzne /nadawcy i odbiorcy są jednostkami organizacyjnymi UG/ doręczane są na tych samych zasadach rejestracji, co pozostałe przesyłki pocztowe.
§ 6
- W celu dostarczenia korespondencji między jednostkami organizacyjnymi UG funkcjonuje poczta wewnętrzna.
- Pracownik Kancelarii Ogólnej wręcza korespondencję kierownikom jednostek organizacyjnych lub osobom przez nich upoważnionym.Osoba przyjmująca potwierdza swoim podpisem w dzienniku podawczym przyjęcie korespondencji.
-
Osoby wykonujące prace kancelaryjne w jednostkach:
- wyłączają wpływy niewłaściwie skierowane / rzeczowo lub miejscowo / z poleceniem przesłania ich do właściwych jednostek,
- przedkładają wpływy kierownikowi jednostki,
- przydzielają wpływy do załatwienia odpowiednim pracownikom zgodnie z decyzją kierownika jednostki,
- zgodnie z decyzją kierownika jednostki powiadamiają o treści pisma wszystkich zainteresowanych pracowników.
Przyjęcie pisma do wiadomości pracownik potwierdza swoim podpisem.
§ 7
- Poszczególne jednostki organizacyjne prowadzą rejestr spraw. Pismo wszczynające sprawę wpisuje się do rejestru. Na piśmie nanosi się znak akt sprawy, który składa się z symbolu jednostki organizacyjnej /zał. nr 1 do niniejszej instrukcji/, symbolu grupy spraw wg wykazu akt, z kolejnej liczby porządkowej, pod którą zarejestrowana jest sprawa w rejestrze oraz roku kalendarzowego np. R070-0120-23/97 - oznacza: R070 - symbol Działu Organizacyjnego, 0120 - symbol grupy spraw wg rzeczowego wykazu akt, 23 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w rejestrze, 97 - końcowe cyfry roku 1997.
- Przed wpisaniem pisma do rejestru należy sprawdzić czy sprawa nie została wcześniej zarejestrowana. Każde następne pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje znak nadany przy rejestracji pierwszego pisma i zostaje dołączone do poprzednich wpływów.
- Nie podlegają rejestracji zaproszenia, życzenia, pisma o charakterze nie urzędowym, którym nie nadaje się dalszego biegu.
§ 8
-
Przy pisemnym załatwianiu sprawy, pismo powinno zawierać:
- nagłówek - druk lub podłużna pieczątka firmowa,
- znak sprawy, o którym mowa w § 7 ust.1,
- datę,
- adres,
- określenie przedmiotu sprawy,
-
powołanie się na datę i znak pisma, którego dotyczy odpowiedź.
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać inne określenia takie jak:
- nad adresem - wskazówki dotyczące wysłania pisma „ polecony ”, „ ekspres „ itp.
- z lewej strony arkusza , pod treścią załatwienia - ilość przesłanych załączników, nazwy i adresy tych jednostek organizacyjnych lub osób, którym treść ma być /poza adresatem/podana do wiadomości /po słowie: otrzymują/.
- Sprawy wyjątkowo pilne załatwiane są za pomocą telefonu, telegramu lub telefaxu i wymagają potwierdzenia takiego trybu na piśmie.
-
Załatwienie ustne winno być stosowane w przypadkach mniejszej wagi, lub gdy leży to w interesie strony, a nie ma przeszkód prawnych.
Treść i podstawy takiego załatwienia oraz data i osoba rozmówcy powinny być odnotowane w aktach sprawy.
§ 9
Przy załatwianiu spraw obowiązują przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
§ 10
- Pisma sporządzają poszczególne jednostki organizacyjne.
- Dla administracji centralnej pisma mogą być przepisywane w Hali Maszyn, wedłg kolejności wpływów, zgodnie z projektami pism.
- Przy sporządzaniu odpisów pism lub dokumentów należy zachować wszelkie ich elementy /treść, oznaczenie pieczęci, podpisów itp./.
§ 11
- Pisma wysyłane poza uczelnię podpisuje rektor, prorektorzy, dyrektor administracyjny lub osoby upoważnione do podpisu.
- Korespondencję dotyczącą spraw finansowych oprócz osób wymienionych w ust.1. podpisuje kwestor UG lub osoba upoważniona.
- Korespondencję z kopiami i załącznikami do podpisu osób, o których mowa w ust. 1 składają zainteresowane jednostki organizacyjne w odnośnych sekretariatach.
- Kopie pisma wysyłane do jednostek nadrzędnych wymagają oryginału podpisu. Na kopiach pism nie wymagających własnoręcznego podpisu pracownik sekretariatu przystawia pieczątkę "Fascimile".
- Podpisaną korespondencję sekretariaty zwracają do poszczególnych jednostek organizacyjnych lub kierują do Kancelarii Ogólnej.
§ 12
- Przeznaczoną do wysłania korespondencję jednostki organizacyjne przekazują do Kancelarii Ogólnej zakopertowane i zaadresowane.
- Odbiór dostarczonej korespondencji Kancelaria Ogólna potwierdza na kopiach pism lub w dzienniku podawczym jednostki.
-
Przed wysyłką korespondencji Kancelaria Ogólna wykonuje następujące czynności:
a/ segreguje pisma na zwykłe, polecone i ekspresowe,
b/ frankuje listy i przesyłki,
c/ wpisuje listy i przesyłki do pocztowej książki nadawczej. - Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do kancelarii ogólnej przed godz. 13.00, natomiast do wysyłki pocztą wewnętrzną przed godz. 9.00.
- Zasady działania poczty wewnętrznej określają odrębne przepisy.
§ 13
-
Do przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych służą:
a/ przedmiotowe teczki odpowiadające wykazowi akt,
b/ teczki „ do załatwienia „ , w których przechowuje się akta spraw przeznaczonych do załatwienia. - Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w jednostkach organizacyjnych przez okres 2 lat, a następnie przekazywane są do archiwum uczelni.
- Tryb przekazywania akt do archiwum uczelni regulują odrębne przepisy.
III. Postanowienia końcowe
§ 14
- Czynności nie uregulowane postanowieniami instrukcji, związane z pracą kancelaryjną i obiegiem dokumentacji regulują kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Działem Organizacyjnym.
- Ogólny nadzór nad realizacją i przestrzeganiem przepisów instrukcji sprawuje Dział Organizacyjny.
- Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 1999 roku.