Zarządzenie nr 76/R/10 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 25 października 2010 rokuw sprawie zmiany zarządzenia nr 23/R/07 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 27 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:
§ 1
W Regulaminie Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 23/R/07 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 27 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego, wprowadza się następujące zmiany:
- w § 3 ust. 1 pkt 3 i ust. 4 słowo „następna” zastępuje się wyrazem „następcza”;
- w § 3 ust. 1 pkt 2 tiret 6 po słowie „studentom” dodaje sie wyraz „doktorantom”;
- § 4 ust. 4 otrzymuje brzmienie: „Zakres kompetencji kontrolnych powyższych jednostek i pracowników określa Statut UG oraz Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego.”;
- w § 5 ust. 18 wyrażenie „ organ kontrolny” zastępuje się wyrazem „kontrolujący”.
§ 2
Tekst jednolity Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Uniwersytetu Gdańskiego stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek
Załącznik do zarządzenia Rektora nr 76/R/10
REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO
§ 1
- Niniejszy Regulamin normuje ogólne zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Gdańskim.
-
Szczegółowe uregulowania z zakresu kontroli wewnętrznej zawierają:
- ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.),
- Statut UG z dnia 8 czerwca 2006 roku z późn. zm. (uchwała Senatu nr 42/06),
- Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 grudnia 2008 roku z późn. zm. (zarządzenie Rektora nr 54/R/08).
CHARAKTERYSTYKA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
§ 2
- Kontrola wewnętrzna jako jedna z funkcji zarządzania obejmuje całość zasad i procedur przyjętych przez władze uczelni.
- System kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Gdańskim stanowi zespół działań realizowanych dla prawidłowego funkcjonowania uczelni zgodnie z jej celami statutowymi i obowiązującymi aktami prawnymi.
- Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie wykonania określonych zadań, zabezpieczenie majątku uczelni, ujawnienie wszelkiego rodzaju nieprawidłowości, zapobieganie przed marnotrawstwem i nadużyciami, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości a także sprawdzenie prawidłowości ewidencji i sprawozdawczości.
- Czynności kontrolne polegają na sprawdzeniu legalności, gospodarności, rzetelności, przejrzystości, celowości, jawności podejmowanych działań poprzez badanie operacji bieżących oraz stanu faktycznego dokumentów z czynności zakończonych.
§ 3
-
Kontrola wewnętrzna winna być wykonywana jako:
-
Kontrola wstępna obejmująca badanie czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez badanie zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, np.:
- wszelkich zamówień na dostawy i usługi, aparaturę i materiały,
- planów finansowych przed ich zatwierdzeniem, zleceń na prace doraźne i w godzinach nadliczbowych,
- umów na roboty remontowe oraz usługi,
- umów na prace badawcze,
- faktur przed zapłatą zobowiązań, list płac przed wypłatą wynagrodzeń, itd.
-
Kontrola bieżąca jako kontrola czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, sprawdzanie czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustaleniami. W czasie tej kontroli bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowe ich zabezpieczenie przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami, a w szczególności:
- właściwe wykorzystanie przydzielonych środków,
- właściwe zatrudnianie pracowników,
- celowe i oszczędne gospodarowanie materiałami, konserwację budynków i pomieszczeń uczelni,
- przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie zatrudnienia i gospodarki funduszem płac,
- prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji
- prawidłowe, zgodne z przepisami przydzielanie studentom i doktorantom pomocy materialnej,
- prawidłowy przebieg realizacji prac naukowo- badawczych,
- prawidłowe rozliczanie badań umownych.
- Kontrola następcza, jest to kontrola dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
-
Kontrola wstępna obejmująca badanie czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez badanie zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, np.:
-
Kontrolę przeprowadza się w szczególności w następujących obszarach zagadnień:
- przestrzeganie dyscypliny w zakresie gospodarki finansowej, obrotu składnikami majątkowymi, pracy i płacy, zabezpieczenia mienia,
- przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych,
- ujawnienie niegospodarności, marnotrawstwa i nadużyć,
- rzetelności i prawidłowości dokumentacji oraz sprawozdań
- kontrolowanie i egzekwowanie wykonania uchwał, zarządzeń i instrukcji wewnętrznych.
- W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym jednostkom organizacyjnym w celu dokonania odpowiednich zmian lub uzupełnień, odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych zawiadamiając bezpośredniego przełożonego o ujawnionym fakcie.
- W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli bieżącej lub następczej nieprawidłowości w przebiegu danej operacji – osoba odpowiedzialna za kontrolę obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości.
- W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia, kontrolujący winien niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia.
-
W każdym wypadku stwierdzonych nieprawidłowości należy:
- zbadać, czy nadużycie nie nastąpiło w wyniku zaniedbań obowiązków kontroli przez osoby do tego powołane,
- ustalić, jakie warunki umożliwiły nadużycie lub sprzyjały jego popełnieniu,
- wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonych badań konsekwencje służbowe w stosunku do winnych powstania nieprawidłowości,
- przedsięwziąć środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstaniu w przyszłości podobnych zaniedbań.
ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
§ 4
- Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Rektor . Sprawuje on ogólny nadzór nad skutecznością jej wykonywania.
- Kontrolę funkcjonalną pionową sprawują kierownicy wszystkich szczebli zarządzania w uczelni w stosunku do podległych sobie pracowników.
-
Kontrolę funkcjonalną poziomą sprawują:
- jednostki organizacyjne administracji uprawnione do kontrolowania pracy innych jednostek organizacyjnych uczelni w zakresie ich funkcji oraz kompetencji,
- pracownicy zatrudnieni na stanowiskach niekierowniczych zobowiązani do wykonywania określonych czynności kontrolnych w powierzonych im zakresach obowiązków.
- Zakres kompetencji kontrolnych powyższych jednostek i pracowników określa Statut UG oraz Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
§ 5
- Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej podporządkowana jest Rektorowi.
-
Do zadań Samodzielnej Sekcji ds. Kontroli Wewnętrznej należą w szczególności:
- przeprowadzanie kontroli działalności jednostek organizacyjnych uczelni,
- opracowywanie projektów zarządzeń pokontrolnych,
- prowadzenie dziennika kontroli wewnętrznych,
- kontrolowanie wykonania zarządzeń pokontrolnych,
- współpraca z organami zewnętrznymi kontrolującymi działalność uczelni w zakresie przewidzianym prawem.
-
Prowadzi się następujące rodzaje kontroli:
- kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
- problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska,
- sprawdzające – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności,
- doraźne – mające charakter interwencyjny, wynikające z potrzeb pilnego zbadania określonych zdarzeń, które w razie potrzeby mogą przyjąć charakter kontroli kompleksowej lub problemowej.
- Do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej przedstawia Rektorowi projekt planu kontroli wewnętrznych na rok następny.
- Plan kontroli zatwierdza Rektor.
- Plan kontroli do czasu jego wykonania traktuje się jako poufny.
- Do przeprowadzenia kontroli upoważnienie imienne dla kontrolującego podpisuje Rektor.
- Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący okazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie.
-
Obowiązkiem kontrolującego jest:
- obiektywne ustalenie stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych,
- informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach.
-
Kontrolujący ma prawo do:
- wstępu do pomieszczeń kontrolowanych jednostek organizacyjnych,
- wglądu do wszystkich dokumentów związanych z zakresem kontroli,
- przeprowadzania oględzin w obecności kierownika jednostki kontrolowanej,
- żądania i przyjmowania od pracowników kontrolowanych jednostek ustnych i pisemnych wyjaśnień,
- zabezpieczenia mienia i dokumentów,
- stworzenia możliwości usunięcia uchybień w trakcie kontroli i umieszczenia o tym fakcie informacji w protokole.
-
Z czynności kontrolnych kontrolujący sporządza:
- protokół z kontroli kompleksowej i problemowej,
- sprawozdanie z kontroli doraźnej i sprawdzającej. -
Protokół powinien określać:
- nazwę kontrolowanej jednostki w pełnym jej brzmieniu,
- imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej,
- datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
- imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki,
- zakres kontroli,
- rodzaj i liczbę sprawdzonych spraw, dokumentów oraz przeprowadzonych rozmów i pisemnych wyjaśnień, wykaz załączników,
- przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
- informację o przysługujących uprawnieniach do zgłoszenia zastrzeżeń co do treści protokołu,
- danych o liczbie wykonanych egzemplarzy protokołów,
- informację o wpisaniu kontroli do księgi kontroli wewnętrznych,
- podpis osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej.
- Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Osoba kontrolująca o powyższym fakcie dokonuje wpisu w protokole.
- Sprawozdanie z kontroli sporządza i podpisuje wyłącznie osoba kontrolująca.
- Protokół i sprawozdanie z kontroli przedstawia się Rektorowi w terminie 7 dni od daty zakończenia kontroli.
- W przypadku zgłoszenia przez podmiot kontrolowany pisemnych uwag i zastrzeżeń co do treści protokołu, Rektor może zarządzić przeprowadzenie dodatkowych czynności kontrolnych.
- Zalecenia pokontrolne uzyskują moc obowiązującą po zatwierdzeniu przez Rektora.
- Kontrolujący przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wystąpienia pokontrolne, sporządzone na podstawie protokołu kontroli, zawierające wnioski i zalecenia pokontrolne oraz określa termin przeprowadzenia kontroli sprawdzającej.
- Po zakończeniu roku kalendarzowego, do 15 stycznia roku następnego Samodzielna Sekcja ds. Kontroli Wewnętrznej sporządza sprawozdanie ze swej działalności.
- Sprawozdanie zatwierdza Rektor.
§ 6
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
Załączniki
Załącznik | Wielkość |
---|---|
Kopia do wydruku | 76.28 KB |