Zarządzenie nr 31/R/26 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 31 Mar 2026 rokuw sprawie zasad prowadzenia teczek akt osobowych i ewidencji doktorantów szkół doktorskich Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
31 Mar 2026 rokuStatus aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie:
Tuesday, 31 Mar 2026 rokuNa podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.), § 34 ust. 2 pkt 2 i ust. 4 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego oraz w zw. z § 47 ust. 2 Regulaminu Szkół Doktorskich z dnia 27 czerwca 2019 roku ze zm. i § 47 ust. 2 Regulaminu Międzyuczelnianej Szkoły Doktorskiej Biotechnologii Uniwersytetu Gdańskiego i Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa:
1) rodzaj dokumentacji przechowywanej w teczkach akt osobowych doktorantów szkół doktorskich Uniwersytetu Gdańskiego;
2) zasady prowadzenia teczek akt osobowych doktorantów szkół doktorskich Uniwersytetu Gdańskiego;
3) zasady ewidencji doktorantów szkół doktorskich w Akademickim Systemie Teleinformatycznym FAST.
§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) doktorancie, należy przez to rozumieć doktoranta szkoły doktorskiej;
2) kierowniku, należy przez to rozumieć kierownika albo dyrektora szkoły doktorskiej;
3) obsłudze administracyjnej, należy przez to rozumieć pracownika, do którego zakresu obowiązków należy obsługa administracyjna szkół doktorskich;
4) Regulaminie, należy przez to rozumieć Regulamin Szkół Doktorskich albo Regulamin Międzyuczelnianej Szkoły Doktorskiej Biotechnologii Uniwersytetu Gdańskiego i Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego;
5) systemie FAST, należy przez to rozumieć Akademicki System Teleinformatyczny FAST;
6) szkole doktorskiej, należy przez to rozumieć każdą szkołę doktorską prowadzoną w Uniwersytecie Gdańskim;
7) teczce akt osobowych, należy przez to rozumieć teczkę akt osobowych doktoranta szkoły doktorskiej.
§ 3.
Teczka akt osobowych zawiera w szczególności:
1) dokumenty wymagane od kandydata w postępowaniu rekrutacyjnym oraz protokoły dokumentujące przebieg rekrutacji, określone uchwałą Senatu Uniwersytetu Gdańskiego w sprawie zasad rekrutacji do szkół doktorskich wydawaną każdorazowo na dany rok akademicki;
2) podpisany przez doktoranta akt ślubowania;
3) dokumenty związane z wyznaczaniem promotora, promotorów i/lub promotora pomocniczego;
4) indywidualny plan badawczy doktoranta oraz jego korektę/korekty, jeżeli dokument był zmieniany;
5) sprawozdania z postępów w realizacji programu kształcenia i planu badawczego wraz z kartami okresowych osiągnięć doktoranta oraz pozostałymi załącznikami określonymi w Regulaminie;
6) opinie promotora w sprawie postępu doktoranta w przygotowywaniu rozprawy doktorskiej;
7) protokół z przebiegu oceny śródokresowej doktoranta;
8) wniosek o przedłużenie terminu złożenia rozprawy doktorskiej wraz z załącznikami i decyzją kierownika, jeżeli dotyczy;
9) wnioski i dokumenty składane do kierownika, w szczególności: w sprawie przerwy wypoczynkowej, wyjazdów służbowych, zawieszenia kształcenia;
10) inne decyzje i zaświadczenia dotyczące przebiegu kształcenia;
11) dokumenty potwierdzające osiągnięcia naukowe doktoranta;
12) zaświadczenia ZUS ZLA, jeżeli dotyczy;
13) dokumenty związane z badaniami lekarskimi doktoranta (np. kopia skierowania, zaświadczenie lekarskie), jeżeli dotyczy;
14) potwierdzenie odbioru legitymacji doktoranta, jeżeli została wydana;
15) zwrócona legitymacja doktoranta w przypadku skreślenia z listy doktorantów;
16) dokumenty związane ze skreśleniem z listy doktorantów (np. oświadczenie o rezygnacji z kształcenia) albo z zakończeniem kształcenia (zaświadczenie o realizacji programu kształcenia, potwierdzenie złożenia rozprawy doktorskiej);
17) decyzja o skreśleniu z listy doktorantów, jeżeli dotyczy;
18) zaświadczenie o ukończeniu kształcenia, jeżeli dotyczy.
§ 4.
1. Teczkę akt osobowych przechowuje się w szkole doktorskiej oraz archiwizuje zgodnie z odrębnym zarządzeniem obowiązującym w Uniwersytecie Gdańskim.
2. Teczkę akt osobowych, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w § 3 pkt. 11-14, przechowuje się w Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego przez okres wskazany w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Uniwersytetu Gdańskiego. Dokumenty, które obejmuje wyłączenie, brakuje się.
3. Za właściwy sposób przechowywania dokumentacji przebiegu kształcenia w szkole doktorskiej oraz jego archiwizację odpowiada kierownik szkoły doktorskiej.
§ 5.
1. W Uniwersytecie Gdańskim ewidencja doktorantów jest prowadzona w systemie FAST.
2. Dane osób przyjętych w drodze rekrutacji są migrowane z systemu Internetowej Rekrutacji Kandydatów, a w przypadku osób z wydaną warunkową decyzją o przyjęciu, dane wprowadza obsługa administracyjna niezwłocznie po dopełnieniu przez kandydata warunku określonego w decyzji.
3. Dane osób przyjętych do szkół doktorskich poza systemem Internetowej Rekrutacji Kandydatów do systemu FAST wprowadza obsługa administracyjna niezwłocznie po przyjęciu do szkoły doktorskiej.
4. W systemie FAST może być prowadzona ewidencja przebiegu kształcenia w szkole doktorskiej, w szczególności obejmująca:
1) wykaz przedmiotów określonych w programie kształcenia wraz z przypisanymi do nich punktami ECTS;
2) uzyskanych przez doktorantów zaliczeń;
3) protokoły zaliczenia przedmiotu zgodnie z § 18 Regulaminu.
5. Za poprawność danych doktorantów, ich aktualizację i archiwizację tej dokumentacji w postaci papierowej odpowiada obsługa administracyjna.
§ 6.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Załączniki
| Attachment | Size |
|---|---|
 Kopia do wydruku | 85.24 KB |
Last modified:
Wednesday, 1 Apr 2026 roku, 10:11Post date:
Wednesday, 1 Apr 2026 roku, 10:11 Last modified by: Alicja Pyskło
Created by: Alicja Pyskło