Na podstawie § 90 ust. 4 i § 147 ust. 2 pkt 5 i 6 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy ogólne

W Uniwersytecie Gdańskim używa się:

1. okrągłych pieczęci urzędowych;
2. pieczątek służbowych:

1. uniwersyteckich,
2. jednostek organizacyjnych,
3. organizacji studenckich,
4. imiennych,
5. o treści związanej z procesem kształcenia, korespondencją, zamówieniami publicznymi itp.

3. kwalifikowanych pieczęci elektronicznych;
4. kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

§ 2. Rejestry

1. Biuro Organizacji prowadzi rejestr wydanych pieczęci urzędowych oraz rejestr zamawianych pieczątek służbowych w systemie EZD.
2. Rejestr pieczęci i podpisów kwalifikowanych prowadzi w EZD upoważniony pracownik reprezentujący Uniwersytet w Krajowej Izbie Rozliczeniowej (KIR).

§ 3. Okrągłe pieczęcie urzędowe

1. Okrągłe pieczęcie urzędowe zamawia Biuro Organizacji w Mennicy Polskiej poprzez Ministerstwo Szkolnictwa Wyższego i Nauki.
2. Pieczęcie są wydawane za potwierdzeniem odbioru kierownikom upoważnionych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego na pisemny wniosek.

§ 4. Pieczątki służbowe

1. Wzory oraz zasady użycia treści i liternictwa w pieczątkach służbowych określa załącznik do niniejszego zarządzenia.
2. Procedura zamawiania pieczątek służbowych jest następująca:

1. kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona wypełnia w systemie EZD formularz „Zamówienie pieczątki służbowej” i przekazuje go do Biura Organizacji;
2. Biuro Organizacji weryfikuje treść pieczątki, rejestruje wniosek i przekazuje go firmie, z którą Uniwersytet podpisał umowę o wykonywanie pieczątek służbowych;
3. firma, o której mowa w pkt. 2:

1. pocztą elektroniczną potwierdza otrzymanie zlecenia na wykonanie pieczątki;
2. wykonuje pieczątkę zgodnie z przekazanym wnioskiem;
3. przekazuje pieczątkę wraz z fakturą do zamawiającego za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej.

4. zamawiający opracowuje fakturę, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uniwersytecie i przekazuje ją do Centrum Zamówień Publicznych.

§ 5. Likwidacja pieczęci i pieczątek

1. Pieczęcie i pieczątki przeznaczone do likwidacji jednostki organizacyjne przekazują do Biura Organizacji wraz z wypełnionym formularzem, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
2. Pieczęcie urzędowe przeznaczone do likwidacji Biuro Organizacji przekazuje do Ministerstwa Szkolnictwa Wyższego i Nauki.
3. Biuro Organizacji przekazuje pieczątki służbowe do likwidacji firmie, z którą Uniwersytet podpisał umowę o likwidację pieczątek służbowych oraz sporządza protokół z tej czynności.

§ 6. Kwalifikowane pieczęcie elektroniczne

Procedura zamawiania pieczęci kwalifikowanych jest następująca:

1. kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona wypełnia w systemie EZD formularz „Zamówienie pieczęci kwalifikowanej” i przekazuje go do Biura Organizacji.
2. Biuro Organizacji weryfikuje wniosek i przekazuje go do realizacji na konto techniczne „Elektroniczny podpis” w EZD;
3. upoważniony pracownik reprezentujący Uniwersytet w KIR przekazuje zamówienie do realizacji, odbiera pieczęć w wyznaczonym przez KIR terminie i przekazuje ją do Biura Organizacji;
4. Biuro Organizacji rejestruje pieczęć i informuje zamawiającego o możliwości odbioru pieczęci;
5. zamawiający odbiera pieczęć oraz opracowuje fakturę za pieczęć i przekazuje ją do Centrum Zamówień Publicznych.

§ 7. Kwalifikowane podpisy elektroniczne

Procedura zamawiania podpisu elektronicznego (certyfikatu kwalifikowanego) jest następująca:

1. pracownik zamawiający podpis kwalifikowany wypełnia w systemie EZD formularz „Zamówienie podpisu elektronicznego” i przekazuje go do akceptacji bezpośredniego przełożonego;
2. Bezpośredni przełożony akceptuje wniosek i przekazuje go do realizacji na konto techniczne „Elektroniczny podpis” w EZD (jeśli wniosek składa kierownik projektu akceptacja nie jest wymagana);
3. upoważniony pracownik reprezentujący Uniwersytet w KIR przekazuje zamówienie do realizacji;
4. właściciel podpisu (subskrybent) osobiście odbiera podpis w wyznaczonym terminie w siedzibie KIR w Gdańsku;
5. zamawiający opracowuje fakturę za podpis i przekazuje ją do Centrum Zamówień Publicznych.

§ 8. Unieważnianie podpisów i pieczęci kwalifikowanych

1. W celu unieważnienia pieczęci kwalifikowanej, zamawiający lub inna upoważniona do tego osoba, w systemie EZD wypełnia formularz „Unieważnienie pieczęci kwalifikowanej” i przekazuje go do Biura Organizacji.
2. W celu unieważnienia podpisu elektronicznego (certyfikatu) w systemie EZD wypełnia się formularz „Unieważnienie podpisu elektronicznego” i przekazuje się go na konto techniczne „Elektroniczny podpis” w EZD. Za właściwe unieważnienie podpisu odpowiada upoważniony pracownik reprezentujący Uniwersytet w KIR.

§ 9. Nadzór

Nadzór nad postanowieniami niniejszego zarządzenia sprawuje Zastępca Kanclerza ds. HR.

§ 10.

Traci moc zarządzenie nr 8/K/21 Kanclerza Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 czerwca 2021 roku w sprawie pieczęci i pieczątek służbowych używanych w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 11.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Kanclerz

dr hab. n. ek. inż. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek

profesor Uniwersytetu Gdańskiego