Zarządzenie nr 129/R/25 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 13 Oct 2025 rokuw sprawie legitymacji studenckiej i legitymacji doktoranta
z dnia
13 Oct 2025 rokuStatus aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie:
Wednesday, 1 Oct 2025 rokuNa podstawie art. 74 ust. 4-4b i art. 208 ust. 4-5 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571), § 20-21 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2787 ze zm.), § 7 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2018 r. w sprawie dyplomów doktorskich, dyplomów habilitacyjnych i legitymacji doktoranta (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1422) oraz § 34 ust. 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.) – zarządza się, co następuje:
[legitymacja studencka]
§ 1.
1. Uniwersytet Gdański, dalej jako: „Uniwersytet”, wydaje legitymację studencką studentowi oraz studentowi zagranicznej uczelni, który odbywa część studiów na Uniwersytecie.
2. Legitymacja studencka jest wydawana w postaci:
1) dokumentu mobilnego, o którym mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o mObywatel (Dz. U. poz. 1234), dalej jako: „mLegitymacja” – studentowi posiadającemu numer PESEL;
2) elektronicznej karty procesorowej - elektronicznej legitymacji studenckiej, dalej jako: „ELS”, na wniosek:
a) studenta, o którym mowa w pkt. 1;
b) studenta nieposiadającego numeru PESEL.
§ 2.
1. Osobą uprawnioną do otrzymania legitymacji studenckiej jest osoba przyjęta na studia, która nabyła prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania, oraz która zaakceptowała zasady pobierania opłat i wysokości opłat, określone odrębnym zarządzeniem Rektora, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz ze złożeniem ślubowania.
2. Wydanie legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, w którym wpisuje się: imiona i nazwisko studenta, numer albumu, datę wydania legitymacji oraz postać tej legitymacji. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.
§ 3.
1. Z zastrzeżeniem ust. 3, w celu uzyskania kodu QR aktywującego mLegitymację student:
1) wgrywa do systemu teleinformatycznego zdjęcie spełniające wymogi określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;
2) wysyła na adres mailowy perso@ug.edu.pl wniosek o zatwierdzenie zdjęcia podając w tytule wiadomości numer albumu.
2. W przypadku, gdy pracownik Centrum Personalizacji Elektronicznej Legitymacji nie zatwierdzi zdjęcia, a oznaczy je jako odrzucone, student jest zobowiązany do ponownego wykonania czynności, o których mowa w ust. 1.
3. Studenci posiadający ELS nie mają obowiązku wgrania nowego zdjęcia – do wygenerowania kodu QR zostanie wykorzystane zdjęcie z wniosku o wydanie ELS.
4. Studenci, którzy nie posiadają numeru PESEL albo chcą otrzymać ELS, zobowiązani są do:
1) wgrania zdjęcia do systemu teleinformatycznego Uniwersytetu – przepis ust. 1 pkt 1 stosuje się odpowiednio;
2) złożenia wniosku o wydanie ELS w systemie teleinformatycznym Uniwersytetu;
3) dokonania opłaty za jej wydanie.
§ 4.
1. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr:
1) w przypadku mLegitymacji – przez wydanie certyfikatu studenta zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 1019);
2) w przypadku ELS – przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu sporządzonego zgodnie z opisem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie studiów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2787 ze zm.).
2. Student występuje o potwierdzenie ważności ELS osobiście albo przez osobę trzecią z uwzględnieniem przepisów § 6 ust. 1.
3. Legitymacja studencka zachowuje ważność nie dłużej niż do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, a w przypadku ukończenia studiów pierwszego stopnia – do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów.
4. Uniwersytet unieważnia ELS i mLegitymację:
1) w przypadku ukończenia studiów pierwszego stopnia – w dniu 31 października roku ukończenia tych studiów;
2) w dniu następującym po dniu ukończenia studiów - w przypadku ukończenia studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich;
3) w przypadku zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów;
4) w przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni;
5) w przypadku zgłoszenia przez studenta jej utraty na skutek uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym była przechowywana;
6) w przypadku błędów lub omyłek w niej zawartych.
§ 5.
Usuwanie hologramów umieszczonych na ELS jest zabronione i może skutkować unieważnieniem ELS.
§ 6.
1. Odbiór ELS przez osoby trzecie jest możliwy wyłącznie na podstawie upoważnienia notarialnego lub upoważnienia złożonego i opatrzonym własnoręcznym podpisem studenta wyrabiającego legitymację w formie:
1) pisemnej złożonego we właściwym dziekanacie studiów, odpowiedzialnym za obsługę studiów na danym poziomie i profilu studiów;
2) dokumentu elektronicznego złożonego za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą Uniwersytetu Gdańskiego:
a) opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub
b) uwierzytelnionego w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Nieodebrane przez studentów legitymacje są przechowywane w teczkach osobowych studenta.
§ 7.
1. Jeżeli w trakcie trwania studiów nastąpi zmiana danych osobowych studenta, jest on zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie właściwy dziekanat studiów oraz ponownego złożenia wniosku o wydanie ELS albo do ponownego pobrania kodu QR – w przypadku mLegitymacji.
2. W przypadku utraty na skutek uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym była przechowywana mLegitymacja albo zagubienia lub utraty ELS, student ma obowiązek powiadomić o tym fakcie właściwy dziekanat studiów.
§ 8.
1. Wysokość opłaty za wydanie ELS i jej duplikatu określają przepisy powszechnie obowiązujące.
2. Zwrot opłaty za ELS przysługuje osobie, która:
1) nie później niż do ostatniego dnia składania dokumentów złożyła rezygnację z udziału w dalszym postępowaniu rekrutacyjnym w systemie Internetowej Rekrutacji Kandydatów z ubiegania się o przyjęcie na kierunek lub pisemną rezygnację z dalszego postępowania rekrutacyjnego do właściwej komisji rekrutacyjnej albo
2) dokonała wpłaty środków na nieprawidłowy numer rachunku bankowego lub wpłaty kwoty wyższej niż obowiązująca oraz
3) złożyła wniosek do prorektora właściwego do spraw studenckich o zwrot opłaty za ELS.
3. Do wniosku należy dołączyć oryginał dokumentu potwierdzającego dokonanie wpłaty. Wniosek zawiera imię i nazwisko osoby ubiegającej się o zwrot opłaty za ELS, dokładny adres korespondencyjny oraz numeru rachunku bankowego, na który ma nastąpić zwrot opłaty.
4. Zwrot opłaty za ELS nie przysługuje osobie, która została wpisana listę studentów i nie podjęła studiów – zgodnie z § 57 ust. 2 Regulaminu Studiów UG.
§ 9.
1. W przypadku:
1) niebudzącego wątpliwości stwierdzenia: braku działania, uszkodzenia lub zniszczenia ELS powstałego nie z winy studenta;
2) niepoprawnie wydrukowanych danych zawartych we wniosku o wydanie ELS;
3) braku wolnego pola na ELS na przyklejenie kolejnego hologramu niezawinionego przez studenta np.: ścieranie hologramu i tym samym wielokrotne naklejanie hologramu z tą samą datą ważności,
– studentowi wydaje się nową ELS.
2. W przypadku:
1) podania i potwierdzenia przez studenta we wniosku o wydanie ELS nieprawidłowych danych osobowych lub umieszczenia niewłaściwego zdjęcia;
2) gdy w trakcie trwania studiów nastąpiła zmiana danych osobowych studenta;
3) zapełnienia wszystkich pól przeznaczonych na umieszczenie hologramu
– dokonuje się wymiany ELS na nową.
3. W przypadku:
1) zagubienia lub utraty ELS;
2) zmiany zdjęcia;
3) gdy fotografia lub dane osobowe widniejące na legitymacji ulegną np.: przetarciu, zniszczeniu itp. w taki sposób, że niemożliwe będzie ich odczytanie;
4) jeżeli nie jest możliwe przedłużenie ważności ELS oraz odczytanie danych z powodu uszkodzenia mechanicznego, w szczególności: złamania, pogięcia, pęknięcia lub innego widocznego sposobu uszkodzenia (w tym uszkodzenia chipa),
– student jest zobowiązany do wyrobienia duplikatu ELS.
4. W przypadkach określonych w ust. 2 i ust. 3 student ponosi koszt wymiany ELS lub wyrobienia jej duplikatu.
5. W celu wymiany ELS lub wydania jej duplikatu student zobowiązany jest zwrócić nieprawidłową lub zniszczoną ELS, z wyjątkiem przypadku określonego w ust. 3 pkt 1.
6. Wydanie duplikatu ELS odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, wpisując numer albumu oraz dodając kolejną literą alfabetu.
§ 10.
ELS posiada funkcję karty bibliotecznej i może pełnić rolę biletu miesięcznego pod warunkiem aktywowania tej funkcji.
[legitymacja doktoranta]
§ 11.
1. Legitymacja doktoranta jest wydawana doktorantowi oraz doktorantowi zagranicznej uczelni lub instytucji naukowej, który odbywa część kształcenia na Uniwersytecie.
2. Legitymacja doktoranta jest wydawana w postaci elektronicznej karty procesorowej – elektronicznej legitymacji doktoranckiej, dalej jako: „ELD” na wniosek.
§ 12.
1. ELD może być wydana osobie przyjętej do szkoły doktorskiej Uniwersytetu, która nabyła prawa doktoranta z chwilą złożenia ślubowania.
2. Wydanie legitymacji doktoranckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, w którym wpisuje się: imiona i nazwisko doktoranta, numer albumu oraz datę wydania legitymacji. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.
§ 13.
1. Ważność ELD potwierdza się raz w roku przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu sporządzonego zgodnie z opisem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
2. ELD zachowuje ważność nie dłużej niż do dnia nadania stopnia doktora, zawieszenia w prawach doktoranta lub skreślenia z listy doktorantów.
§ 14.
Do ELD przepisy § 3 ust. 4 pkt 1-2; § 4 ust. 2 i 4 pkt 2 i 4, § 5, § 6, § 7, § 9 ust. 1-3, 5-6 oraz § 10 stosuje się odpowiednio.
§ 15.
Do ELS, ELD i hologramów mają zastosowanie przepisy o dokumentach ścisłego zarachowania.
§ 16.
Traci moc zarządzenie nr 74/R/14 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 21 lipca 2014 r. w sprawie elektronicznej legitymacji studenckiej.
§ 17.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 października 2025 roku.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Załączniki
| Attachment | Size |
|---|---|
 Kopia do wydruku | 130.85 KB |
| Zał. nr 1: Wymogi dotyczące zdjęcia wykorzystywanego do wydania ELS lub mLegitymacji | 118.33 KB |
Last modified:
Monday, 13 Oct 2025 roku, 14:08Post date:
Monday, 13 Oct 2025 roku, 13:35 Last modified by: Alicja Pyskło
Created by: Alicja Pyskło