Zarządzenie nr 4/R/09
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia 21 stycznia 2009 roku
w sprawie sporządzania i zatwierdzania w Uniwersytecie Gdańskim kalkulacji, kosztorysów i sprawozdań finansowych dla nowotworzonych i prowadzonych studiów podyplomowych i kursów dokształcających oraz zasad ich rozliczania
(tekst jednolity)
Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
§ 1
1. W Uniwersytecie Gdańskim, zwanym dalej „Uniwersytetem”, studia podyplomowe tworzone są zgodnie z obowiązującym Statutem i Regulaminem Studiów Podyplomowych.
2. Kursy dokształcające, zwane dalej „kursami”, tworzone są za zgodą rady wydziału lub rady studium.
§ 2
Studia podyplomowe oraz kursy działają w Uniwersytecie na zasadzie samofinansowania.
§ 3
1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
a) kalkulacja finansowa – czynności obliczeniowe, na podstawie których można ocenić ekonomiczną efektywność nowotworzonych studiów podyplomowych lub kursu,
b) kosztorys finansowy – dokument określający planowane przychody i koszty dotyczące studiów podyplomowych lub kursu,
c) sprawozdanie finansowe – dokument będący rozliczeniem finansowym z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu.
§ 4
1. Dla nowotworzonych studiów podyplomowych oraz kursów sporządzana jest kalkulacja finansowa, zwana dalej „kalkulacją”.
2. Kalkulację, o której mowa w ust. 1, sporządza Dział Analiz Ekonomicznych i Controllingu, na wniosek kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej tworzącej studia podyplomowe lub kurs.
3. Do sporządzenia kalkulacji wnioskodawca przedstawia informacje określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. Dział Analiz Ekonomicznych i Controllingu przekazuje wnioskodawcy kalkulację studiów podyplomowych lub kursu w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, o których mowa w ust. 3.
§ 5
1. Dla każdej kolejnej edycji prowadzonych studiów podyplomowych i kursów sporządzane są kosztorys oraz sprawozdanie finansowe wg wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do niniejszego zarządzenia.
2. Kosztorys i sprawozdanie, po weryfikacji formalno-rachunkowej Działu Analiz Ekonomicznych i Controllingu, muszą być zaakceptowane przez dziekana wydziału lub dyrektora studium oraz kwestora i zatwierdzone przez prorektora odpowiedzialnego za sprawy finansów.
§ 6
1. Kosztorys studiów podyplomowych lub kursu obejmuje:
a) planowane przychody z tytułu opłat za usługi edukacyjne studentów i uczestników oraz z innych źródeł,
b) planowane koszty bezpośrednie,
c) planowane koszty pośrednie - odpisy od przychodów.
2. Planowane przychody, o których mowa w ust. 1 lit. a, muszą uwzględniać ryzyko wynikające z:
a) podjęcia kształcenia przez mniejszą niż planowano liczbę studentów lub słuchaczy,
b) rezygnacji z kształcenia w trakcie trwania studiów podyplomowych lub kursu dokształcającego.
§ 7
Nie później niż 30 dni po rozpoczęciu zajęć dydaktycznych, kierownik studiów podyplomowych lub kursu zobowiązany jest dołączyć do wcześniej zatwierdzonego kosztorysu imienną listę studentów lub uczestników, stanowiącą podstawę ustalenia prawidłowości planowanych przychodów.
§ 8
1. Planowane koszty, o których mowa w § 6 ust. 1 lit. b i c, obejmują:
1) koszty bezpośrednie:
a) wynagrodzenia osobowe, w tym wynagrodzenie za kierowanie studiami podyplomowymi lub kursem oraz ich obsługę administracyjno-techniczną – dodatek specjalny do 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego danego pracownika,
b) wynagrodzenia bezosobowe,
c) pochodne od wynagrodzeń wymienionych w podpunktach a-b – z przeznaczeniem na ubezpieczenie społeczne, dodatkowe wynagrodzenie roczne, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
d) pozostałe koszty bezpośrednie (m.in. koszty usług, materiałów itp.) i wydatki na środki trwałe;
2) koszty pośrednie - odpisy od przychodów:
a) na pokrycie kosztów wydziałowych – 10 % od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs,
b) na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych – 20 % od planowanych w danej edycji przychodów za studia podyplomowe lub kurs.
2. Wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a nie ulegają zmniejszeniu za czas choroby.
3. Dodatek specjalny, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit.a uwzględnia obowiązki kierowników oraz pracowników administracyjno-technicznych. Przysługuje tylko jeden dodatek specjalny, bez względu na liczbę realizowanych przez nich jednocześnie studiów podyplomowych lub kursów oraz ich edycji.
§ 9
1. W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach decyzję o obniżeniu odpisów, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, podejmują odpowiednio:
1) dziekan lub dyrektor studium – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów wydziałowych,
2) prorektor odpowiedzialny za sprawy finansów – w odniesieniu do odpisu na pokrycie kosztów ogólnouczelnianych.
2. W przypadku obniżenia odpisów, o których mowa w ust. 1, stawki za zajęcia dydaktyczne nie mogą być wyższe od stawek minimalnych za godziny ponadwymiarowe, określonych w § 7 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej z zastrzeżeniem ust. 3. (Dz. U. Nr 251, poz. 1852 z późn. zm.).
3. W przypadku uruchamiania specjalnej edycji studiów podyplomowych lub kursu, realizowanej na podstawie umowy na zlecenie jednostki sfery finansów publicznych, gospodarczej lub podmiotu zagranicznego, gdzie cena usługi edukacyjnej jest ustalana w wyniku negocjacji lub innej procedury na podstawie składanej przez Uniwersytet Gdański oferty, decyzja o obniżeniu odpisów, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 może zostać podjęta w trybie określonym w ust. 1, bez konieczności uwzględniania warunku określonego w ust. 2.
§ 10
1. Na studiach podyplomowych lub kursach mogą być wypłacane wynagrodzenia inne niż wymienione w § 8 ust. 1 pkt 1 lit. a i b za inne czynności realizowane na ich rzecz, to jest za:
a) rekrutację,
b) promotorstwo,
c) recenzje prac dyplomowych,
d) przeprowadzenie egzaminów,
e) promocję.
2. Wysokość wynagrodzeń za czynności, o których mowa w ust. 1 ustalana jest przez kierownika studiów podyplomowych lub kursu w ramach posiadanych środków finansowych na realizację danej edycji i akceptowana przez dziekana wydziału lub dyrektora studium.
§ 11
Listy wypłat i polecenie wypłaty dodatku specjalnego za kierownictwo lub obsługę administracyjno-techniczną studiów podyplomowych lub kursu sporządzone przez kierownika studiów podyplomowych lub kursu wg wzorów stanowiących załączniki nr 4-7, po weryfikacji formalno-rachunkowej Działu Analiz Ekonomicznych i Controllingu, muszą być zaakceptowane przez dziekana wydziału lub dyrektora studium i zatwierdzone przez rektora.
§ 12
1. Sprawozdanie finansowe z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu obejmuje informacje, o których mowa w § 6 oraz rozliczenie, w którym kwoty wykazane muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
2. Integralną częścią sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, jest imienna lista uczestników studiów podyplomowych lub kursu, stanowiąca podstawę ustalenia wysokości uzyskanych przychodów.
§ 13
Nadwyżka przychodów nad kosztami stanowi rezerwę finansową studiów podyplomowych lub kursu, z przeznaczeniem na zwiększenie przychodów kolejnej ich edycji, a po ich zakończeniu zwiększa zysk wydziału i Uniwersytetu.
§ 14
1. Ustala się następujące terminy przedkładania dokumentacji finansowej, o której mowa w niniejszym zarządzeniu:
a) kalkulacja dla nowotworzonych studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 3 miesiące przed planowaną datą ich uruchomienia,
b) kosztorys edycji studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem kolejnej edycji,
c) sprawozdanie z zakończonej edycji studiów podyplomowych lub kursu – nie później niż 2 miesiące po jej zakończeniu,
d) lista, dyspozycje wypłat wynagrodzeń osobowych oraz rachunki za zrealizowane umowy cywilno-prawne – nie później niż do 7 dnia miesiąca poprzedzającego terminy wypłat wynagrodzenia.
2. Niedotrzymanie terminów, o których mowa w ust. 1 lit. a i b powoduje wstrzymanie procedury związanej z uruchomieniem lub prowadzeniem studiów podyplomowych lub kursu.
3. Nieprzedłożenie sprawozdania finansowego, o którym mowa w ust. 1 lit. c, uniemożliwia zatwierdzenie kosztorysu kolejnej edycji studiów podyplomowych lub kursu, a co za tym idzie – oznacza brak zgody na wydatkowanie środków finansowych z konta studiów podyplomowych lub kursu.
§ 15
Traci moc zarządzenie nr 22/R/08 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 27 czerwca 2008 roku w sprawie sporządzania i zatwierdzania w Uniwersytecie Gdańskim kalkulacji, kosztorysów i sprawozdań finansowych dla nowotworzonych i prowadzonych studiów podyplomowych i kursów dokształcających.
§ 16
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od semestru letniego roku akademickiego 2008/2009, z tym że, § 9 ust. 2 ma zastosowanie do nowotworzonych studiów podyplomowych lub kursów oraz edycji rozpoczynających się od lutego 2009 r.
Załączniki do Zarządzenie Rektora nr 4/R/09:
1 - Informacja do kalkulacji nowotworzonych studiów podyplomowych/kursu
2 - Kosztorys studiów podyplomowych/kursu
3 - Sprawozdanie z realizacji studiów podyplomowych/kursu
4 - Lista wypłat za godziny ponadwymiarowe za zajęcia dydaktyczne na studiach podyplomowych/kursie
5 - Polecenie wypłaty dodatku specjalnego za kierowanie studiami podyplomowymi/kursem
6 - Polecenie wypłaty dodatku specjalnego za obsługę administracyjno-techniczną studiów podyplomowych/kursu
7 - Lista wypłat wynagrodzenia za inne czynności realizowane na rzecz studiów podyplomowych/kursu.