Załącznik do Zarządzenia Rektora UG nr 6/R/07

REGULAMIN ARCHIWUM UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO
W GDAŃSKU

I Postanowienia ogólne

§ 1

1. Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego, zwane dalej Archiwum, jest jednostką organizacyjną w administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
2. Archiwum stanowi ogniwo państwowej sieci archiwalnej.
3. Działalność Archiwum regulują:
1) ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym ( Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.),
2) ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z 2006 r. Dz. U. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.),
3) Statut Uniwersytetu Gdańskiego,
4) niniejszy regulamin.

§ 2

1. Nadzór nad Archiwum sprawuje Rektor UG oraz w ramach określonych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dyrektor Archiwum Państwowego w Gdańsku.
2. Zasób archiwalny Archiwum stanowi część narodowego zasobu archiwalnego.
3. Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej i informacyjnej.

II Zadania i zakres działania Archiwum

§ 3

1. Podstawowym zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej polegającej na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczeniu i udostępnianiu dokumentacji wytworzonej w Uniwersytecie Gdańskim.
2. Archiwum prowadzi działalność archiwalną w stosunku do organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.
3. Archiwum może objąć działalnością archiwalną także dokumentację wytworzoną przez organizacje i stowarzyszenia działające przy Uniwersytecie, a także przez osoby fizyczne związane z uczelnią (spuścizny).

§ 4

1. Do zakresu działania Archiwum należy:
1) sprawowanie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym UG, w szczególności:
- kształtowaniem narastającego zasobu,
- klasyfikowaniem i kwalifikowaniem wytworzonej dokumentacji,
- sposobem przechowywania dokumentacji aktowej,
- brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej,
2) przejmowanie i zabezpieczenie dokumentacji UG, a w szczególności:
- nadzór nad przygotowywaniem przez jednostki organizacyjne i komórki administracyjne dokumentacji do przejęcia przez Archiwum,
- przejmowanie dokumentacji,
- przechowywanie i ochrona materiałów archiwalnych,
3) ewidencjonowanie i opracowywanie posiadanych materiałów archiwalnych,
4) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do Archiwum,
5) udostępnianie materiałów archiwalnych dla celów administracyjnych i naukowych,
6) udzielanie pomocy pracownikom UG w uzyskiwaniu informacji o materiałach archiwalnych przechowywanych w innych archiwach.

§ 5

Archiwum współpracuje z Instytutem Historii UG w zakresie szkolenia studentów w ramach praktyk studenckich, w szczególności studentów kierunku historia - specjalność archiwistyka.

III Zasób Archiwum

§ 6

1. Archiwum UG przechowuje materiały archiwalne wytworzone: 1) przez poprzedników Uniwersytetu Gdańskiego:
- Wyższą Szkołę Handlu Morskiego w Sopocie w latach 1945-1952
- Wyższą Szkołę Ekonomiczną w Sopocie w latach 1952-1970
- Wyższą Szkołę Pedagogiczną w Gdańsku w latach 1946 - 1970
2) przez Uniwersytet Gdański od roku 1970.
2. Na zasób składają się materiały archiwalne takie jak: akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, materiały audiowizualne, materiały na magnetycznych i cyfrowych nośnikach danych oraz inna dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o działalności uczelni.

IV Kierownik Archiwum

§ 7

1. Na czele Archiwum stoi kierownik Archiwum.
2. Kierownika Archiwum powołuje i odwołuje Rektor.
3. Kierownik Archiwum powinien posiadać wykształcenie wyższe kierunkowe (specjalizacja archiwalna) oraz minimum pięcioletni staż pracy w archiwach.
4. Kierownik reprezentuje Archiwum i kieruje nim oraz jest przełożonym służbowym pracowników Archiwum.
5. Do zadań kierownika Archiwum należy:
1) organizowanie prac wynikających z zadań Archiwum,
2) opracowywanie przepisów wewnętrznie obowiązujących dotyczących Archiwum,
3) sprawowanie nadzoru nad rozwojem kadry i jej specjalistycznym dokształcaniem,
4) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym zabezpieczeniem dokumentacji archiwalnej i składników majątku Archiwum.

§ 8

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2007 roku.