fbpx Zarządzenie nr 87/R/18 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 12 września 2018 roku w sprawie Regulaminu organizacyjnego Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” | Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 87/R/18
Rektora Uniwersytetu Gdańskiego
z dnia
12 września 2018 roku
w sprawie Regulaminu organizacyjnego Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)”

Status aktu: obowiązujący

Na podstawie § 41 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2016 roku (ze zm.) zarządza się, co następuje:

 

§ 1.

  1. Wprowadza się Regulamin organizacyjny Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na podstawie umowy nr POWR.03.05.00-00-Z3089/17-00 zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju a Uniwersytetem Gdańskim w dniu 11.12.2017 roku.
  2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2.

Nadzór nad realizacją postanowień Regulaminu organizacyjnego Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” sprawuje Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy z Gospodarką.

 

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2018 roku.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała
profesor nadzwyczajny

 

 

_________________

 

Załącznik do zarządzenia Rektora UG nr 87/R/18

 

Regulamin organizacyjny
Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)”

realizowanego w ramachProgramu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na podstawie umowy nr POWR.03.05.00-00-Z308/17-00,
zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju
a Uniwersytetem Gdańskim w dniu 11.12.2017 rok

 

 

§ 1. Postanowienia ogólne

 

  1. Regulamin określa zasady realizacji Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)”. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020. Numer i nazwa Osi priorytetowej: III. Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju. Numer i nazwa Działania: 3.5 Kompleksowe programy szkół wyższych.
  2. Niniejsze zasady zarządzania Projektem służą zapewnieniu terminowej i efektywnej realizacji Zadań Projektu, zmierzających do osiągnięcia celów projektu.
  3. Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa o:

1)         Regulaminie– to jest nim niniejszy dokument określający zasady realizacji Projektu;

2)         Projekcie– to jest nim Projekt o nazwie „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” przygotowany zgodnie z wnioskiem zarejestrowanym w Centralnym Rejestrze Teleinformatycznym SL2014: POWR.03.05.00-00-Z308/17, realizowany w okresie: 1.10. 2018 – 30.09.2022;

3)         Programie– to jest nim Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (POWER) 2014-2020;

4)         Zadaniu– to jest nim wyodrębniona część Projektu, w ramach której realizowane są określone działania, służące osiągnięciu celów Projektu;

5)         Module – to są nim grupy poszczególnych Zadań, uwzględniające cechy konkretnej grupy docelowej, objętej wsparciem Projektu;

6)         Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014‐2020– to jest nią Narodowe Centrum Badań i Rozwoju;

7)         Beneficjencie projektu– to jest nim Uniwersytet Gdański (UG);

8)         Komitecie Sterującym (KS) – to jest nim organ podejmujący kluczowe decyzje w Projekcie, w skład którego wchodzą pracownicy UG, powołani przez Rektora;

9)         Zespole Zarządzającym (ZZ) – to jest nim organ odpowiedzialny za zarządzanie i prawidłową realizację Projektu, w skład którego wchodzą pracownicy UG, powołani przez Rektora;

10)     Kierowniku Projektu(KP) – to jest nim pracownik UG odpowiedzialny za nadzór nad realizacją celów Projektu;

11)     Zastępcy Kierownika Projektu ds. Finansowo-Księgowych(ZKP) – to jest nim pracownik UG, odpowiedzialny za nadzór nad realizacją celów Projektu od strony finansowo-księgowej, w tym za współpracę z Działem Obsługi Finansowej Projektów, z Działem Rachunkowości Finansowej oraz współpracę z Koordynatorami Wydziałowymi i pracownikami administracji centralnej w tym obszarze;

12)     Asystencie Kierownika Projektu(AKP) – to jest nim pracownik zatrudniony przez UG, odpowiedzialny za obsługę administracyjno-sprawozdawczą Projektu oraz współpracę z Kierownikiem Projektu, z Koordynatorami Wydziałowymi i właściwymi pracownikami administracji centralnej w tym obszarze;

13)     Koordynatorach Wydziałowych(KW) – to są nimi pracownicy UG odpowiedzialni za koordynację prac związanych z realizacją właściwych Zadań Projektu od strony organizacyjnej, administracyjnej i finansowej na poszczególnych wydziałach;

14)     Osobach Wiodących– to są nimi pracownicy UG wyznaczeni do nadzorowania prac związanych z nowymi kierunkami kształcenia na poszczególnych wydziałach;

15)     Pracownikach Administracji Centralnej(PAC) – to są nimi merytoryczni pracownicy UG koordynujący prace związane z realizacją właściwych Zadań Projektu od strony organizacyjnej, administracyjnej i finansowej w poszczególnych jednostkach administracji centralnej.

16)     Specjaliście ds. Zamówień Publicznych(SZP) – to jest nim pracownik UG odpowiedzialny za obsługę i realizację działań dotyczących zamówień publicznych oraz współpracę z KW i PAC w tym obszarze;

17)     Specjaliście ds. Monitoringu(SM) – to jest nim osoba zatrudniona przez UG, odpowiedzialna za monitoring działań projektowych w zakresie osiągania wskaźników oraz współpracująca z Kierownikiem Sekcji Monitoringu Projektów w Biurze Zarządzania Projektami Rozwojowymi, z KW i PAC w tym obszarze;

18)     Biurze Projektu– to jest nim miejsce zlokalizowane w UG, w którym przechowywana jest dokumentacja Projektu.

19)     Wykonawcach– to są nimi wyznaczeni pracownicy UG lub inne uprawnione osoby spoza UG, przypisane do wykonania działań wynikających z Zadań Projektu.

  1. W Regulaminie przedstawione zostały w szczególności następujące elementy organizacji i zarządzania Projektem:

1)     struktura organizacyjna Projektu – określająca osoby biorące udział w realizacji Projektu i ich wzajemne powiązania;

2)     Zadania w Projekcie;

3)     zakres obowiązków w Projekcie – określający odpowiedzialność poszczególnych stron za realizację prac projektowych;

4)     zasady współpracy w trakcie realizacji Projektu – określające model współpracy pomiędzy różnymi stronami biorącymi udział w Projekcie;

5)     zasady komunikacji w trakcie realizacji Projektu – wyznaczające standardy i metody komunikacji pomiędzy personelem uczestniczącym w Projekcie;

6)     zasady udzielania zamówień publicznych, wydatkowania środków finansowych, monitoringu, kontroli, oraz promocji – określające podstawowe kierunki działań osób odpowiedzialnych za poszczególne Zadania.

 

§ 2. Struktura organizacyjna Projektu

  1. Struktura organizacyjna Projektu określona została we wniosku o dofinansowanie Projektu, w punkcie 4.3, dotyczącym potencjału kadrowego i 4.5, dotyczącym sposobu zarządzania Projektem, zaś uszczegółowiona w Zarządzeniu Rektora UG nr 54/R/18 z dnia 10 maja 2018 roku w sprawie realizacji Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER) ze zm.
  2. Zgodnie z zarządzeniem, o którym mowa w ust. 1, dla zapewnienia poprawnej realizacji Projektu, powołane zostały: KS oraz ZZ.
  3. AKP wyłoniony w konkursie i powołany przez Rektora wchodzi w skład ZZ.
  4. W zależności od potrzeb KP ma prawo doraźnie dołączyć do ZZ innych PAC, jako ekspertów.

 

§ 3. Zadania w Projekcie

W ramach Projektu realizowane są następujące Zadania, przypisane do poszczególnych Modułów:

1)     Moduł 1 (M1):

a)     Zadanie 1: Zunifikowane programy kształcenia – wspólne przedmioty,

b)     Zadanie 2: Nowe programy kształcenia,

c)      Zadanie 3: Modyfikacja programów kształcenia;

2)     Moduł 2 (M2), Zadanie 4: Wdrożenie programu podnoszenia kompetencji studentów;

3)     Moduł 3 (M3), Zadanie 5: Program staży studenckich;

4)     Moduł 4 (M4), Zadanie 6: Wsparcie Biura Karier;

5)     Moduł 6 (M6):

a)     Zadanie 7: Specjalistyczne szkolenie i staże dla kadry dydaktycznej,

b)     Zadanie 8: Program szkoleń dla kadry zarządczej i administracyjnej,

c)      Zadanie 9: Wdrożenie informatycznych narzędzi wspomagających zarządzanie UG.

 

§ 4. Podstawowy zakres obowiązków w Projekcie

  1. Podstawowym zakresem obowiązków ZZ jest realizacja Projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie i zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy. Ponadto obowiązki ZZ to:

1)     Realizacja budżetu projektowego na cele Projektu zgodnie z dokumentacją projektową.

2)     Nadzór nad przestrzeganiem harmonogramu realizacji Projektu, a w razie potrzeb, jego aktualizacja.

3)     Koordynacja prac projektowych realizowanych w ramach poszczególnych Zadań.

4)     Monitoring postępu prac w ramach realizowanych Zadań.

5)     Zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach Projektu oraz zewnętrznej z Instytucją Pośredniczącą.

6)     Analiza i weryfikacja wskaźników rezultatów i wskaźników produktów wypracowanych w poszczególnych Zadaniach.

7)     Analiza raportów i sprawozdań.

8)     Zarządzanie ryzykiem i zmianami w Projekcie oraz zapewnienie skutecznych rozwiązań problemów projektowych.

  1. Podstawowym zakresem obowiązków KP jest:

1)     Zapewnienie prawidłowości realizacji Projektu zgodnie z wytycznymi i przepisami prawa.

2)     Koordynowanie prac ZZ, w tym KW oraz PAC realizujących Projekt w swoich obszarach.

3)     Nadzór nad rzeczowo-finansową, merytoryczną i organizacyjną realizacją Projektu.

4)     Koordynacja prac dotyczących terminowej realizacji harmonogramu Projektu.

5)     Koordynacja prac związanych z prawidłowym obiegiem informacji dotyczącej Projektu oraz dokumentacji projektowej.

6)     Koordynacja praz związanych z prawidłowym obiegiem dokumentacji oraz monitoringiem i sprawozdawczością Projektu.

7)     Nadzorowanie i koordynacja prac ZKP, AKP i SM.

8)     Organizowanie i prowadzenie bieżących spotkań dotyczących realizacji projektu.

9)     Akceptacja tekstów, listów i pism urzędowych, raportów, zestawień wynikających z realizacji Projektu.

10)Współpraca z KS, KW, PAC oraz Instytucją Pośredniczącą Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014‐2020 i Wykonawcami.

11)Udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu i nadzór nad przygotowaniem właściwej dokumentacji dla celów kontrolnych.

12)Nadzór nad funkcjonowaniem Biura Projektu.

13)Koordynacja i nadzorowanie prac związanych z archiwizacją dokumentacji projektowej po zakończeniu realizacji Projektu.

14)Koordynacja i nadzorowanie prac związanych z obsługą systemu SL.

  1. Podstawowym zakresem obowiązków ZKP jest:

1)     Współudział w bieżącym zarządzaniu Projektem w zakresie wyznaczonym przez KP.

2)     Nadzór nad finansowo-księgową obsługą Projektu.

3)     Monitorowanie i aktualizacja harmonogramu realizacji Projektu.

4)     Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji oraz monitoringiem i sprawozdawczością Projektu.

5)     Nadzór nad realizacją harmonogramów płatności oraz bieżącą obsługą wniosków o płatność we współpracy z KW i PAC.

6)     Nadzorowanie prac z zakresie przyjmowania, sprawdzania pod względem formalnym, opisywania (zgodnie ze wzorem opisu dokumentu księgowego, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu), dokumentów finansowych Projektu, tworzenie zestawień, kontrolowanie wydatków w Projekcie i stopnia wykorzystania budżetu, końcowego rozliczenia Projektu.

7)     Przygotowywanie informacji dla KP z zakresu postępów w realizacji projektu od strony finansowo-księgowej.

8)     Bieżąca współpraca z KS, ZZ, w tym z KW oraz PAC, z Instytucją Pośredniczącą i Wykonawcami.

9)     Udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu od strony finansowo-księgowej oraz przygotowywanie dokumentacji dla celów kontrolnych.

10)Nadzorowanie bieżącej obsługi systemu SL.

  1. Podstawowym zakresem obowiązków AKP jest:

1)     Prowadzenie Biura Projektu.

2)     Zapewnienie terminowego i prawidłowego obiegu dokumentów projektowych.

3)     Zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy KS, ZZ oraz Wykonawcami Projektu.

4)     Zapewnienie profesjonalnej oraz kompleksowej obsługi administracyjnej Projektu.

5)     Monitorowanie harmonogramów płatności oraz przygotowanie wniosków o płatność we współpracy z KW i PAC.

6)     Realizacja prac z zakresie przyjmowania, sprawdzania pod względem formalnym, opisywania (zgodnie ze wzorem opisu dokumentu księgowego, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu), dokumentów finansowych Projektu, tworzenia zestawień, kontrolowania wydatków w Projekcie i stopnia wykorzystania budżetu, końcowego rozliczenia Projektu.

7)     Sporządzanie i przedstawianie do akceptacji przez KP i ZKP tekstów, listów i pism urzędowych, raportów, zestawień wynikających z realizacji Projektu.

8)     Udzielanie KP pomocy przy organizowaniu spotkań i dokumentowanie ich przebiegu.

9)     Udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu i przygotowywanie dokumentacji dla zespołu kontrolującego.

10)Monitorowanie postępów i wskaźników dotyczących realizacji Projektu.

11)Przetwarzanie danych osobowych w systemie SL oraz obsługa systemu SL.

12)Prowadzenie we współpracy z Biurem Promocji działań promocyjnych zgodnie z harmonogramem.

13)Aktualizowanie strony internetowej Projektu oraz monitorowanie prawidłowego jej funkcjonowania.

14)Pozostałe czynności wspomagające pracę KP i ZZ w zakresie obsługi administracyjnej.

  1. Podstawowym zakresem obowiązków SZP jest:

1)     Prowadzenie prac w zakresie realizacji procedur zamówień publicznych wynikających z założeń projektu.

2)     Uzgadnianie zapisów Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ) z właściwymi KW i PAC i weryfikacja Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

3)     Bieżące nadzorowanie postępowań przetargowych i udzielanie pomocy właściwym KW i PAC oraz odpowiadanie na ewentualne pytania potencjalnych wykonawców.

4)     Opracowywanie planów zamówień publicznych i ich uzgadnianie z Działem Zamówień Publicznych.

5)     Przygotowywanie informacji dla KP oraz pozostałych członków ZZ z zakresu postępów w realizacji projektu od strony zamówień publicznych.

  1. Podstawowym zakresem obowiązków KW i właściwych PAC jest:

1)     Koordynacja i nadzorowanie prac na poziomie danego Wydziału lub jednostki administracji centralnej, realizowanych w ramach właściwych dla nich Zadań określonych w Projekcie.

2)     Nadzór nad merytoryczną realizacją właściwych Zadań.

3)     Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w zakresie realizacji właściwych Zadań.

4)     Właściwe opracowywanie, prowadzenie i zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji dotyczącej realizacji właściwych Zadań.

5)     Rzeczowo-finansowa realizacja Zadania (aktualizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego właściwych Zadań, przygotowywanie danych do wniosków o płatność i zestawień finansowych itp.).

6)     Współpraca z KP, ZK i AKP oraz jednostkami administracji centralnej w zakresie realizowanych Zadań.

7)     Współpraca z pozostałymi członkami ZZ, w tym udział w spotkaniach ZZ organizowanych przez KP.

8)     Współpraca z SZP w zakresie realizacji procedur zamówień publicznych wynikających z założeń projektu, uzgadniania zapisów OPZ i weryfikacji SIWZ.

9)     Bieżąca współpraca z SM celem przekazania stosownych danych pozwalających na bieżące monitorowanie postępów i wskaźników dotyczących realizacji Zadań.

10)Bieżące informowanie KP o postępach i problemach w realizacji właściwych Zadań.

11)Opisywanie dokumentów księgowych dotyczących wydatków realizowanych w ramach Zadań (zgodnie ze wzorem opisu dokumentu księgowego, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu).

12)Przedstawianie KP sprawozdań i raportów monitoringowych z postępów w realizacji właściwych Zadań (zgodnie z załącznikiem nr 2 „Sprawozdanie z realizacji Zadań” i załącznikiem nr 3 „Raport monitoringowy z postępów w realizacji Zadania” do niniejszego Regulaminu).

13)Kontrolowanie wydatków poniesionych w ramach realizacji właściwych Zadań (zgodnie z załącznikiem nr 4 „Zestawienie wydatków poniesionych w ramach Zadania” do niniejszego Regulaminu) i stopnia wykorzystania budżetu dla danego Zadania.

14)Udział w kontrolach dotyczących Projektu w zakresie realizacji właściwych Zadań.

15)Przygotowanie do archiwizacji dokumentacji projektowej w zakresie realizowanych Zadań i przekazanie ich do Biura Projektu.

16)Prowadzenie we współpracy z AKP oraz Biurem Promocji działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z harmonogramem Projektu, dotyczących realizowanych i właściwych Zadań.

 

§ 5. Zasady współpracy w Projekcie

  1. W celu zapewnienia sprawnej komunikacji pomiędzy uczestnikami Projektu określa się zasady obiegu informacji, raportowania postępów prac i zagrożeń dla realizacji Projektu, zasady tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych oraz zasady organizacji spotkań roboczych w ramach Projektu.
  2. Podstawowe zasady obiegu informacji, raportowania postępów prac i zagrożeń dla realizacji Projektu są następujące:

1)     Za zapewnienie sprawnej komunikacji w trakcie realizacji Projektu odpowiedzialni są: KP, ZKP, AKP, KW oraz właściwi PAC.

2)     KP jest odpowiedzialny za informowanie osób zaangażowanych w realizację Projektu o postępie prac projektowych, potrzebach wprowadzenia modyfikacji w Projekcie oraz istotnych ryzykach Projektu (np. zagrożenia dotyczące realizacji harmonogramu). Struktura organizacji prac zakłada również przekazywanie informacji o zakończonych etapach i osiągniętych rezultatach pomiędzy uczestnikami Projektu dla potrzeb kontynuacji poszczególnych zadań i zadań następnych oraz dla celów promocji i monitorowania Projektu.

3)     KW oraz właściwi PAC przekazują informacje o postępie prac KP w formie Raportu monitoringowego z postępów w realizacji Zadania składanego co 3 miesiące w Biurze Projektu (zgodnie z załącznikiem nr 3 „Raport monitoringowy z postępów w realizacji Zadania” do niniejszego Regulaminu).

4)     W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie, KW lub właściwi PAC dokumentują tę potrzebę zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 „Wniosek o wprowadzenie zmian w projekcie” do niniejszego Regulaminu.

5)     W przypadku obszarów problemowych, wymagających kooperacji lub wprowadzenia zmian, KP we współpracy z KS, wypracowuje stosowne rozwiązania.

6)     Po zakończeniu spotkań ZZ, które odbywają się przynajmniej raz w miesiącu, sporządzany jest protokół, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 „Protokół ze spotkania Zespołu Zarządzającego” do niniejszego Regulaminu.

7)     Po zakończeniu spotkań organizowanych przez KW na danym Wydziale oraz właściwych PAC w danej jednostce administracji centralnej, który odbywają się raz w miesiącu, przed spotkaniami ZZ, sporządzany jest protokół zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 „Protokół ze spotkania Zespołu Wydziałowego/Zespołu na poziomie administracji centralnej” do niniejszego Regulaminu.

  1. Podstawowe zasady tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych:

1) AKP przechowuje w Biurze Projektu następującą dokumentację:

a)     kopie faktur opisanych zgodnie z procedurami;

b)     kopie dokumentów związanych z wypłatami wynagrodzeń;

c)      harmonogramy płatności;

d)     wnioski o płatność;

e)     kwartalne raporty monitoringowe z postępów realizacji Zadania przygotowane przez KW i właściwych PAC (załącznik nr 3);

f)       protokoły z comiesięcznych spotkań ZZ (załącznik nr 6) wraz z listami obecności (załącznik 9);

g)     protokoły z comiesięcznych spotkań organizowanych przez KW i PAC (załącznik nr 7) wraz z listami obecności (załącznik 9);

h)     korespondencję dotyczącą zakresu merytorycznego Projektu;

i)       dokumentację dotyczącą realizacji zakupów;

j)       plan zamówień publicznych;

k)     zestawienie zamówień publicznych realizowanych w ramach Projektu;

l)       dokumentację organizacyjną Projektu;

m)   dokumentację związaną z zatrudnieniem i realizacją zadań;

n)     kopie rachunków od zleceniobiorców i wykonawców;

o)     protokoły odbioru prac (wzory protokołów stanowią załącznik nr 11a „Wzór protokołu odbioru w ramach umowy zlecenia oraz załącznik nr 11b „Wzór protokołu odbioru w ramach umowy o dzieło”);

p)     sprawozdania z realizacji Zadań dostarczane przez KW oraz właściwych PAC (załącznik nr 2).

q)     oryginały oświadczeń uczestników Projektu (załącznik nr 13).

2) KW oraz właściwi PAC gromadzą następującą dokumentację:

a)     kopie dokumentów potwierdzające ich udział w Projekcie;

b)     kopie kwartalnych raportów monitoringowych z postępów realizacji Zadania składanych KP (załączniknr 3);

c)      kopie comiesięcznych protokołów ze spotkań organizowanych przez KW i PAC (załącznik nr 7);

d)     kopie dokumentów związanych z wynagrodzeniami członków swoich zespołów projektowych;

e)     oryginały dokumentacji związanej z realizacją właściwego Zadania za wyjątkiem dokumentów finansowych oraz dokumentów dotyczących zamówień publicznych;

f)       zestawienie wydatków poniesionych w ramach właściwych dla nich Zadań (załącznik nr 4).

  1. Ustalenia dodatkowe dotyczące dokumentów projektowych:

1)     Każdy dokument posiada wymagane logotypy, ulokowane zgodnie z przyjętymi zasadami oznaczania projektów POWER.

2)     Każdy dokument jest odpowiednio podpisany przez autora, zleceniobiorcę, wykonawcę lub inną właściwą osobę i opatrzony datą.

3)     KW oraz właściwi PAC przechowują kopie dokumentów przekazywanych do AKP.

4)     KW oraz właściwi PAC przekazują do AKP oryginały następujących dokumentów:

a)     sprawozdania z realizowanych w danym miesiącu Zadań – w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca objętego sprawozdaniem (załącznik nr 2);

b)     protokoły odbioru prac (załączniki nr 11a i 11b) – w terminie 7 dni od daty sporządzenia protokołu;

c)      raporty monitoringowe z postępów w realizacji Zadania sporządzane co 3 miesiące – w terminie 7 dni od daty zakończenia okresu objętego monitoringiem;

d)     protokoły z comiesięcznych spotkań (załącznik nr 7) – w terminie 7 dni przed wyznaczonym terminem spotkania ZZ;

e)     pozostałą dokumentację zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym Regulaminie, bądź inne dokumenty – na polecenie KP.

5)     Wszystkie faktury posiadają opis zgodny z wymogami wewnętrznymi oraz oznaczaniem projektów POWER (załącznik nr 1).

6)     Każde działanie w Projekcie jest udokumentowane.

  1. Dokumentowanie i organizacja spotkań roboczych w ramach Projektu:

1)     Dokumentowanie spotkań, w których uczestniczą KS, KP oraz członkowie ZZ jest prowadzone poprzez listy obecności (załącznik 9), protokoły i notatki ze spotkań (załączniki nr 6, 7 i 8), a organizowanie spotkań inicjowane jest poprzez korespondencję e-mail o adresie: proug@ug.edu.pl.

2)     Komunikacja wewnętrzna w ramach Projektu jest wspomagana poprzez stronę internetową Projektu: proug.ug.edu.pl, a informacje w niej zawarte, mające wpływ na bezpieczeństwo UG oraz Projektu są chronione przed dostępem osób trzecich.

3)     Obieg i archiwizacja dokumentów w tym zakresie dokonywane są zgodnie z obowiązującymi w UG przepisami wewnętrznymi.

4)     Celem spotkań jest omówienie postępów prac zaplanowanych według harmonogramu. W ramach spotkań uczestnicy zgłaszają ewentualne problemy i ryzyka projektowe.

5)     Spotkania odbywają się z częstotliwością zapewniającą płynną realizację Projektu.

6)     ZZ spotyka co najmniej raz w miesiącu.

7)     Spotkania wydziałowe organizowane przez KW oraz spotkania organizowane przez właściwych PAC odbywają się co najmniej raz w miesiącu, przed spotkaniami ZZ, tak by umożliwić terminowe przekazanie protokołu.

8)     Spotkania PAC reprezentujących poszczególne jednostki administracji centralnej odbywają się łącznie lub odrębnie, w zależności od charakteru realizowanego Zadania i jego etapu.

9)     Spotkania ZZ z KS odbywają się raz na kwartał.

10)Na zaproszenie KP lub KW lub właściwych PAC w spotkaniach na poszczególnych szczeblach mogą również uczestniczyć inni PAC, jako eksperci.

 

§ 6. Zasady podpisywania pism, dokumentów projektowych i korespondencji w Projekcie

  1. Dokumenty kierowane poza UG podpisuje Rektor lub inna upoważniona osoba.
  2. Korespondencję wewnętrzną w sprawach Projektu podpisujeKP.
  3. Protokoły odbioru prac podpisują KW lub właściwi PAC a zatwierdza KP (załączniki nr 11a i 11b).
  4. Dokumenty finansowe będące dowodami poniesienia wydatków podpisywane są w następujący sposób:

1)     Opis merytoryczny dokumentujący poniesienie wydatku podpisuje KW lub właściwy PAC a zatwierdza KP lub ZKP.

2)     Pod względem merytorycznym oraz zgodności kosztów z budżetem dokumentacja jest akceptowana przez KW lub właściwych PAC, a dokumentacja, w tym umowy
cywilno-prawne, jest akceptowana przez radcę prawnego UG.

3)     Pod względem formalno-rachunkowym dokumentacja jest akceptowana przez pracownika Działu Obsługi Finansowej Projektów.

4)     Pod względem zgodności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) dokumentacja jest akceptowana przez pracownika Działu Zamówień Publicznych.

5)     Dokumentację zatwierdza do wypłaty Kwestor, Kanclerz lub osoba upoważniona.

 

§ 7. Zarządzanie ryzykiem w Projekcie

  1. Ocena ryzyka związanego z realizacją Projektu skupia się na następujących sytuacjach:

1)     pogorszenie koniunktury gospodarczej mogące powodować spadek podaży miejsc pracy;

2)     niska motywacja studentów do uczestniczenia w warsztatach, szkoleniach i zajęciach praktycznych prowadzonych w ramach Projektu;

3)     wejście w życie projektu Ustawy 2.0 „Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”, zmieniającej system kształcenia na studiach wyższych, mogące spowodować konieczność modyfikacji założeń w zakresie zarządzania procesem kształcenia;

4)     niska frekwencja pracowników dydaktycznych na zajęciach;

5)     niska motywacja pracowników Uczelni;

6)     rezygnacja ze staży w trakcie ich trwania;

7)     niskie zainteresowanie firm szkoleniowych przeprowadzeniem szkoleń dla pracowników Biura Karier.

  1. W zależności od bieżącej oceny sytuacji KP we współpracy z KS i ZZ podejmuje działania mające na celu ustalenie podejścia do zgłoszonego i przeanalizowanego ryzyka oraz innych, pojawiających się problemów, zagrażających terminowej i merytorycznej realizacji Projektu.

 

§ 8. Zasady realizacji zamówień publicznych w Projekcie

  1. W Projekcie obowiązuje stosowanie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Zasad dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (Załącznik nr 1 doWytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020) oraz zarządzenia nr 66/R/14 Rektora UG z dnia 23 czerwca 2014 r. (ze zm.) w sprawie wprowadzenia instrukcji przy udzielaniu zamówień publicznych w UG.
  2. Nadzór nad prawidłowością udzielania zamówień publicznych prowadzi Kierownik Działu Zamówień Publicznych.

 

§ 9. Zasady wydatkowania środków finansowych w Projekcie

  1. Podstawową zasadą wydatkowania środków finansowych jest przestrzeganie kwalifikowalności wydatków.
  2. Środki mogą być wydatkowane wyłącznie na Zadania wskazane we wniosku aplikacyjnym, zgodnie z harmonogramem płatności.
  3. Wydatkowanie środków może nastąpić po akceptacji KP lub ZKP, sprawdzeniu pod względem formalno – rachunkowym przez pracownika Działu Obsługi Finansowej Projektów oraz zatwierdzeniu do wypłaty przez Kwestora lub Kanclerza lub osobę upoważnioną.
  4. Wydatkowanie środków następuje zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, polityką rachunkowości obowiązującą w UG oraz ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

 

§ 10. Zasady rekrutacji w Projekcie

  1. Za rekrutację do Projektu w ramach określonych Modułów są odpowiedzialne właściwe  Wydziałowe Komisje Rekrutacyjne (M 1), pracownicy właściwych Wydziałów (M2 i 3) oraz właściwi PAC (M 2, 4 i 6),  zgodnie z zapisami zawartymi w zatwierdzonym wniosku.
  2. Nad procesem rekrutacji czuwa ZZ.
  3. Nabór do Projektu prowadzony jest z poszanowaniem koncepcji zrównoważonego rozwoju, zasady równości szans i nie dyskryminuje osób ze względu na płeć, rasę, wyznanie, stopień sprawności fizycznej.
  4. Podczas naboru osoby niepełnosprawne otrzymują pełne wsparcie gwarantujące im równe szanse oraz propozycję aktywności adekwatnej do rodzaju i stopnia ich niepełnosprawności.
  5. Rekrutację do Projektu poprzedzają działania informacyjno-promocyjne Projektu, prowadzone z wykorzystaniem Internetu, w tym internetowych stron UG oraz właściwych Wydziałów, portali społecznościowych, e-maili wysyłanych do studentów i pracowników UG, przy wsparciu Sekcji Marketingu.
  6. Rekrutacja w ramach M1 odbywa się zgodnie z zasadami uchwalonymi przez Senat UG, przy czym: 

1)     wymogiem przyjęcia na I stopień studiów lub jednolitych studiów magisterskich jest punktacja za zdaną maturę i/lub rozmowa kwalifikacyjna;

2)     wymogiem przyjęcia na II stopień studiów jest punktacja za posiadany dyplom minimum I stopnia i/lub rozmowa kwalifikacyjna.

  1. Wspierającym narzędziem rekrutacyjnym dla przedmiotu wspólnego Academic English, realizowanego w ramach zadania M1, jest test plasujący w wersji online. Każdy ze studentów mający wziąć udział w zajęciach Academic English przed rozpoczęciem kursu rozwiąże test jednokrotnego wyboru, który określi ich poziom znajomości języka angielskiego i pozwoli na przydzielenie do odpowiedniej grupy.
  2. Rekrutacja w ramach M2, w zależności od charakteru szkoleń, odbywa się na podstawie formularzy zgłoszeń studentów I i II stopnia lub jednolitych studiów magisterskich (załącznik nr 12) z Wydziałów objętych Projektem, którzy, jak wyniknie z bilansu kompetencji, najbardziej potrzebują danego wsparcia.
  3. Rekrutacja w ramach M3 odbywa się na podstawie formularzy zgłoszeń (załącznik nr 12) studentów I stopnia (Wydział Chemii, Wydział Oceanografii i Geografii, Wydział Filologiczny) i II stopnia (Wydział Filologiczny, Wydział Prawa i Administracji), przy czym pierwszeństwo udziału w Projekcie mają studenci niepełnosprawni wspieranych kierunków, ze względu na trudniejszą sytuację na rynku pracy, a dodatkowo w zależności od wspieranego kierunku:

1)     na Wydziale Chemii (kierunek Chemia, Ochrona Środowiska, Biznes Chemiczny), brana jest pod uwagę średnia ocen z semestru poprzedzającego staż i wynik praktyczny testu kompetencji w laboratorium;

2)     na Wydziale Oceanografii i Geografii (kierunek Oceanografia, Gospodarka Przestrzenna), brane są pod uwagę brak zaległości w semestrze poprzedzającym staż, CV oraz list motywacyjny;

3)     na Wydziale Filologii (kierunek Wiedza o Filmie i Kulturze Audiowizualnej) na I stopniu brane są pod uwagę pisemne oświadczenie woli, kompetencje językowe poświadczone certyfikatem, średnia ocen z semestrów poprzedzających staż i wyniki rozmowy kwalifikacyjnej, a na II stopniu deklaracje studentów oraz wyniki rozmowy kwalifikacyjnej;

4)     na Wydziale Zarządzania i Wydziale Prawa i Administracji (kierunek Ubezpieczenia Studia Interdyscyplinarne) brana jest pod uwagę średnia ocen z semestrów poprzedzających staż.

  1. Rekrutacja w ramach M4 odbywa się na podstawie wyników rozmowy kwalifikacyjnej z doradcą zawodowym oraz wyników badania poziomu istotnych kompetencji.
  2. Rekrutacja w ramach M6 (Zadanie 7 i 8) odbywa się na podstawie formularzy zgłoszeń (załącznik nr 12), przy czym:

1)     pierwszeństwo udziału w szkoleniach mają pracownicy administracyjni obsługujący studentów nowych/modyfikowanych kierunków, kadra zarządzająca odpowiedzialna za proces kształcenia na nowych/zmodyfikowanych kierunkach, kadra dydaktyczna prowadząca zajęcia na nowych/modyfikowanych kierunkach;

2)     w przypadku kadry dydaktycznych dodatkowym kryterium rekrutacji jest opis planowanych sposobów wykorzystania zdobytych kompetencji w późniejszej pracy dydaktycznej;

3)     w miarę dostępności miejsc udział w szkoleniach mogą wziąć inni pracownicy UG;

  1. Rekrutacja w ramach M6 (Zadanie 9) jest skierowana do wszystkich osób, które zgodnie z zakresem obowiązków zajmują się obsługą narzędzi informatycznych oraz aktywnych użytkowników systemów z właściwych Jednostek Administracji Centralnej.
  2. W Zadaniach zostaną utworzone listy rezerwowe uczestników, zaś osoby z listy rezerwowej mogą przystąpić do Projektu po wycofaniu się z niego osób z listy podstawowej.
  3. W przypadku braku chętnych na działania z M2, M3, M4 i M6 (wyłącznie Zadania 7-8) w ramach wspieranych kierunków, nabór zostaje rozszerzony o inne kierunki i Wydziały UG.
  4. Szczegółowe zasady rekrutacji są umieszczone na stronach internetowych Wydziałów i właściwych Jednostek Administracji Centralnej.

§ 11. Zasady monitoringu w Projekcie

  1. Za monitoring w Projekcie odpowiedzialni są: KP, ZKP, AKP, SM, KW i właściwi PAC.
  2. Monitoring realizacji Projektu może również przeprowadzić pracownik Biura Zarządzania Projektami Rozwojowymi.
  3. KW i właściwi PAC zobligowani są do raportowania postępu realizacji swoich Zadań w Projekcie co 3 miesiące za pomocą Raportu monitoringowego z postępów w realizacji Zadań (załącznik nr 3).
  4. Raporty monitoringowe analizowane są przez KP we współpracy z ZKP, AKP i SM.
  5. Jeżeli wyniki monitoringu wykażą problemy związane z osiąganiem wskaźników realizacji celów Projektu  zwoływane jest spotkanie ZZ lub z poszczególnymi KW i właściwymi PAC a w razie konieczności – również posiedzenie KS.

 

§ 12. Zasady kontroli w Projekcie

  1. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu zakłada się prowadzenie kontroli realizacji Zadań.
  2. Do wewnętrznej kontroli realizacji Zadań uprawniony jest KP, ZKP i AKP.
  3. Projekt podlega kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej.
  4. Obszarami kontrolnymi mogą być:

1)     zgodność realizacji Projektu z wnioskiem aplikacyjnym i umową,

2)     zgodność realizacji Projektu z harmonogramem,

3)     przestrzeganie zasad sprawozdawczości,

4)     przestrzeganie zasad ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,

5)     prowadzenie dokumentacji księgowej,

6)     kwalifikowalność wydatków,

7)     zgodność realizacji Projektu w zakresie informacji i promocji,

8)     prawidłowość prowadzenia monitoringu w Projekcie,

9)     prowadzenie i przechowywanie dokumentacji projektowej,

10)   prawidłowość realizacji Zadań,

  1. W wyniku kontroli powstaje raport (załącznik nr 10 „Raport z kontroli wewnętrznej realizacji Projektu” do niniejszego Regulaminu).

 

§ 13. Zasady promocji w Projekcie

  1. Promocja Projektu ma na celu:

1)     podniesienie świadomości społecznej o programach realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego;

2)     upowszechnienie korzyści płynących z wykorzystania środków unijnych;

3)     wzmocnienie dobrego wizerunku UG.

  1. Adresatami promocji są:

1)     opinia publiczna,

2)     grupa docelowa Projektu,

3)     media,

4)     decydenci.

  1. Instrumentami służącymi promocji są:

1)     strona internetowa www.proug.ug.edu.pl,

2)     spotkania informacyjne i punkt informacyjny w Biurze Projektu,

3)     inne publikacje drukowane i multimedialne,

4)     komunikacja wewnątrz Projektu.

  1. Wszystkie materiały promocyjne zawierają wymagane logotypy, ulokowane zgodnie z przyjętymi zasadami oznaczania projektów Programu POWER.
  2. Wszelkie materiały promocyjne przekazywane osobom trzecim są bezpłatne.
  3. Promocja Projektu realizowana jest we współpracy z Biurem Promocji.

 

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. Wprowadzanie ewentualnych zmian do wniosku projektowego odbywa się zgodnie z przyjętymi zasadami obowiązującymi w ramach Programu oraz zgodnie z dokumentem przedstawionym w załączniku nr 5 do niniejszego Regulaminu.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie reguły i zasady wynikające z przepisów zawartych we właściwych aktach prawa wspólnotowego i polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz z przepisów wewnętrznych obowiązujących w Uniwersytecie Gdańskim.
  3. W przypadku zaistnienia sytuacji nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie, decyzję co do rozstrzygnięć podejmuje KP po konsultacji z KS.
  4. Regulamin obowiązuje w okresie realizacji Projektu.
  5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki

ZałącznikWielkość
PDF icon Regulamin organizacyjny Projektu „PROgram Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ProUG)” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój966.34 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 1: Wzór opisu dokumentu księgowego274 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 2: Wzór sprawozdania z realizacji Zadań86.94 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 3: Wzór raportu monitoringowego z postępów w realizacji Zadania239.5 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 4: Wzór zestawienia wydatków poniesionych w ramach Zadania87.99 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 5: Wzór wniosku o wprowadzenie zmian w Projekcie242.5 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 6: Wzór protokołu ze spotkania Zespołu Zarządzającego89.57 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 7: Wzór protokołu ze spotkania na poziomie Wydziału/Jednostki Administracji Centralnej242 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 8: Wzór notatki ze spotkania87.88 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 9: Wzór listy obecności235.5 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 10: Wzór raportu z kontroli wewnętrznej realizacji Projektu247 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 11a: Wzór protokołu odbioru w ramach umowy zlecenia90.96 KB
Plik Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik 11b: Wzór protokołu odbioru w ramach umowy o dzieło88.36 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 13: Wzór oświadczenia uczestnika Projektu236.5 KB
PDF icon Kopia do wydruku138.27 KB
Microsoft Office document icon Załączniki do Regulaminu organizacyjnego Projektu: Załącznik nr 12: Wzór formularza zgłoszeniowego do Projektu336 KB
Ostatnia modyfikacja: 
środa, 19 grudnia 2018 roku, 10:25
Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Import Importowicz
Treść wprowadzona przez: Import Importowicz