Zarządzenie nr 139/R/25 Rektora Uniwersytetu Gdańskiegoz dnia 4 listopada 2025 rokuw sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Uniwersytetu Gdańskiego niebędących nauczycielami akademickimi
z dnia
4 listopada 2025 rokuStatus aktu: obowiązujący
Data wejścia w życie:
wtorek, 4 listopada 2025 rokuNa podstawie art. 23 ust. 2 pkt. 5 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.) oraz § 34 ust. 1 i ust. 2 pkt. 9 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 13 czerwca 2019 r. (ze zm.), w związku z art. 94 pkt. 6 i art. 1031-1036 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) – zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Niniejsze zarządzenie określa:
1) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników Uniwersytetu Gdańskiego (UG) niebędących nauczycielami akademickimi w szkołach ponadpodstawowych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich, studiach podyplomowych, studiach MBA oraz szkoleniach i kursach specjalistycznych;
2) zasady i warunki współfinansowania kosztów kształcenia;
3) zasady i warunki udzielania urlopów szkoleniowych.
2. Poprzez podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w szkołach ponadpodstawowych, szkołach wyższych oraz kształcenie, dokształcanie i doskonalenie zawodowe w ramach form pozaszkolnych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
3. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinno dotyczyć rozwoju, wiedzy i kwalifikacji pracownika związanych z rodzajem wykonywanej pracy, zakresem jego obowiązków i zadań.
§ 2.
1. Za właściwe rozpoznanie indywidualnych potrzeb szkoleniowych i edukacyjnych osób zatrudnionych w danej jednostce organizacyjnej, a także za ocenę rezultatów procesu kształcenia pracowników oraz korzyści wynikających z zastosowania w praktyce nabytej przez nich wiedzy odpowiada bezpośredni przełożony.
2. O podniesienie kwalifikacji zawodowych lub wykształcenia ogólnego pracownika wnioskuje bezpośredni przełożony lub pracownik, na podstawie złożonego w Centrum Kursów i Szkoleń wniosku. Wzór wniosku określają załączniki do niniejszego zarządzenia:
1) nr 1 „Wniosek o wyrażenie zgody na podniesienie kwalifikacji zawodowych oraz dofinansowanie dokształcenia pracownika z inicjatywy pracodawcy”,
2) nr 2 „Wniosek o wyrażenie zgody na podniesienie kwalifikacji zawodowych oraz dofinansowanie dokształcenia pracownika z inicjatywy pracownika, za zgodą pracodawcy”.
3. Wniosek o zbiorowe podniesienie kwalifikacji zawodowych lub wykształcenia ogólnego, dotyczącego więcej niż jednego pracownika, składa ich bezpośredni przełożony. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
4. Wniosek, o którym mowa w ust. 2 i 3 powinien być umotywowany i pozytywnie zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego, oraz, z zachowaniem drogi służbowej, przez odpowiednio:
1) dziekana wydziału lub kierownika jednostki ogólnouczelnianej;
2) przełożonego wyższego szczebla.
5. Wyrażenie zgody na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego oraz skierowanie pracownika do podnoszenia tych kwalifikacji poprzedza się określeniem potrzeb UG, danej jednostki organizacyjnej oraz indywidualnych potrzeb pracowników, wynikających w szczególności:
1) ze zmiany przepisów prawa, w tym nakładających na UG nowe zadania;
2) ze zmian w strukturze organizacyjnej powodujących zmianę zadań i kompetencji pracowników;
3) z konieczności przygotowania pracowników do zajęcia stanowiska, na którym realizowane będą inne zadania niż dotychczasowe.
6. Wnioski o podniesienie kwalifikacji zawodowych lub wykształcenia ogólnego pracownika można składać w Centrum Kursów i Szkoleń w następujących terminach:
1) w przypadku rozpoczęcia lub kontynowania nauki na studiach wyższych – do 15 stycznia oraz do 15 września każdego roku;
2) w przypadku rozpoczęcia lub kontynuowania nauki w szkołach ponadpodstawowych, na studiach doktoranckich, studiach podyplomowych, oraz studiach MBA – w terminie co najmniej jednego miesiąca przed rozpoczęciem nauki;
3) w przypadku dokształcania na szkoleniach i kursach specjalistycznych – nie później niż 3 dni robocze przed rozpoczęciem nauki.
7. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2 i 3 należy dołączyć: zaświadczenie potwierdzające przyjęcie do szkoły ponadpodstawowej/szkoły wyższej/ na kurs/ na szkolenie, informację o profilu szkoły, kierunku studiów/kursie, wysokości opłat za szkołę/studia/kurs, przewidywanym czasie trwania nauki, liczbie semestrów i systemie płatności – dotyczy odpowiednio studiów doktoranckich odbywających się poza UG, studiów podyplomowych, studiów MBA oraz szkoleń i kursów specjalistycznych.
8. Zgodę na podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników UG niebędących nauczycielami akademickimi wyraża Kanclerz.
§ 3.
1. Dofinasowanie nauki w szkołach ponadpodstawowych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich, studiach podyplomowych, oraz studiach MBA organizowanych poza UG może dotyczyć wyłącznie tych kierunków, które związane są z rodzajem wykonywanych przez pracownika zadań i nie są prowadzone w UG.
2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kanclerz może wyrazić zgodę na dofinansowanie nauki na kierunkach prowadzonych poza UG.
3. Ubieganie się o dofinansowanie kosztów kształcenia na studiach wyższych może dotyczyć tylko jednego kierunku studiów. Dofinansowanie nie obejmuje semestrów powtarzanych.
4. Dofinansowaniu mogą podlegać wyłącznie koszty kształcenia, z wyłączeniem opłat dodatkowych za dojazdy, zakwaterowanie, wyżywienie, podręczniki i pomoce dydaktyczne. Ograniczenie to nie ma zastosowania przy dofinasowaniu udziału w szkoleniach i kursach specjalistycznych.
§ 4.
1. Dofinansowanie nauki w szkołach ponadpodstawowych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich odbywających się poza UG, studiach podyplomowych lub studiach MBA dotyczy pracowników posiadających co najmniej jednoroczny staż pracy w UG.
2. Kanclerz może odstąpić od warunku posiadania przez pracownika stażu pracy, o którym mowa w ust. 1, jeżeli uzna, że jest to uzasadnione ważnym interesem UG.
3. Wniosek o wyrażenie zgody na podniesienie kwalifikacji zawodowych na szkoleniach i kursach specjalistycznych może złożyć pracownik bez względu na posiadany staż pracy w UG, jeżeli jego bezpośredni przełożony uzna, że jest to uzasadnione potrzebami UG.
§ 5.
1. Pracownikowi, który podejmuje naukę z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze określonym w art. 1032 Kodeksu pracy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, o którym mowa w art. 1031 Kodeksu pracy.
2. Pracownik, w celu uzyskania zwolnień od pracy i urlopu, o których mowa w ust. 1 zobowiązany jest przedstawić bezpośredniemu przełożonemu odpowiednie zaświadczenie potwierdzające fakt podnoszenia kwalifikacji zawodowych, okres jego trwania, harmonogram zajęć oraz dokument poświadczający fakt przystąpienia do egzaminów, o których mowa w art. 1032 §1 Kodeksu pracy ze wskazaniem ich rodzaju.
3. Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia oraz dostępny jest na stronie Centrum Kursów i Szkoleń.
4. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
§ 6.
1. Rozpatrując wniosek o dofinasowanie Kanclerz bierze pod uwagę w szczególności możliwości finansowe Uczelni, informacje uzyskane od Dyrektora Centrum Kursów i Szkoleń, związek podjętej nauki z rodzajem wykonywanej pracy, potrzeby kadrowe i wyniki okresowej oceny pracowniczej.
2. W celu zasięgnięcia dodatkowej opinii Kanclerz może każdorazowo powołać doraźną komisję opiniującą.
3. Wysokość dofinansowania kosztów nauki w szkołach ponadpodstawowych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich odbywających się poza UG, studiach podyplomowych oraz studiach MBA wynosi do 50% opłaty semestralnej lub rocznej. W szczególnie wyjątkowych przypadkach, biorąc po uwagę strategię rozwoju oraz politykę kadrową UG, Kanclerz może zwiększyć dofinansowanie do 100%.
4. Wysokość dofinansowania kosztów udziału w szkoleniach oraz kursach specjalistycznych wynosi do 100% opłaty z tytułu uczestnictwa.
5. Centrum Kursów i Szkoleń powiadamia niezwłocznie pracownika o decyzji Kanclerza podjętej w związku z wnioskiem o dofinasowanie.
6. Dziekan Wydziału, kierownik jednostki ogólnouczelnianej albo bezpośredni przełożony innej jednostki organizacyjnej UG, której budżet nie wykazuje deficytu, może z własnej inicjatywy zadecydować o dofinasowaniu kosztów kształcenia pracownika z przychodów własnych jednostki, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4. W takim przypadku pisemnie zawiadamia Kanclerza oraz Centrum Kursów i Szkoleń o wysokości przyznanego dofinasowania.
7. W przypadku, gdy całkowity koszt kształcenia w szkołach ponadpodstawowych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich odbywających się poza UG, studiach podyplomowych oraz studiach MBA wynosi ponad 2.000 zł, warunkiem uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia jest zawarcie umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
8. W przypadku, gdy całkowity koszt kształcenia na szkoleniach i kursach specjalistycznych wynosi ponad 2.500 zł, warunkiem uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia jest zawarcie umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Wzór umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.
9. Umowy, o których mowa w ust. 7 i 8, sporządza Centrum Kursów i Szkoleń w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Kopię umowy włącza się do akt osobowych pracownika.
10. Kanclerz może odstąpić od zawarcia umów, o których mowa w ust. 7 i 8, jeżeli uzna, że podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika wymaga ważny interes UG i nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
11. Jeżeli łączna kwota udzielonego przez Kanclerza dofinansowania kosztów kształcenia pracownika w szkołach ponadgimnazjalnych, na studiach wyższych, studiach doktoranckich odbywających się poza UG, studiach podyplomowych oraz studiach MBA mieści się w przedziale:
1) 2.001-3.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG jednego roku, licząc od daty zakończenia dokształcania;
2) 3.001-4.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG dwóch lat, licząc od daty zakończenia dokształcania;
3) ponad 4.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG trzech lat, licząc od daty zakończenia dokształcania.
12. Jeżeli łączna kwota udzielonego przez Kanclerza w danym roku kalendarzowym dofinasowania kosztów kształcenia pracownika na szkoleniach i kursach specjalistycznych mieści się w przedziale:
1) 2.501-3.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG jednego roku, licząc od daty zakończenia dokształcania;
2) 3.001-5.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG dwóch lat, licząc od daty zakończenia dokształcania;
3) ponad 5.000 zł – pracownik zobowiązany jest do przepracowania w UG trzech lat, licząc od daty zakończenia dokształcania.
13. Centrum Kursów i Szkoleń prowadzi rejestr umów zawieranych z pracownikami oraz rejestr form podnoszenia kwalifikacji, w których biorą udział pracownicy.
14. W przypadku uzyskania zgody na dofinansowanie kosztów kształcenia pracownik zobowiązany jest do dostarczenia faktury VAT wystawionej na UG przez jednostkę prowadzącą kształcenie. Jeżeli kształcenie odbywa się w UG, podstawą obciążenia finansowego jest nota księgowa wystawiona przez jednostkę organizacyjną prowadzącą kształcenie. Jeżeli nauka trwa dłużej niż jeden semestr, kolejna opłata może być wpłacona po dostarczeniu przez pracownika zaświadczenia potwierdzającego zaliczenie poprzedniego semestru.
15. Pracownik, który uiścił opłatę za kształcenie, a następnie uzyskał zgodę na dofinansowanie kosztów kształcenia otrzymuje zwrot tej części dofinansowania, na którą uzyskał zgodę przedstawiając fakturę VAT oraz dowód zapłaty.
§ 7.
1. Pracownikowi nie przysługuje roszczenie o dofinansowanie kształcenia.
2. Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe bez skierowania i bez zgody pracodawcy przysługuje prawo do ubiegania się o urlop bezpłatny lub zwolnienie z części dnia pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia.
3. Ukończenie przez pracownika którejkolwiek z form podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie skutkuje automatycznym zwiększeniem wynagrodzenia, zmianą miejsca wykonywania pracy ani awansem.
§ 8.
Po zakończeniu kształcenia pracownik ma obowiązek dostarczyć do Centrum Kursów i Szkoleń kserokopię dyplomu ukończenia szkoły ponadpodstawowej, studiów wyższych, studiów doktoranckich odbywających się poza UG, studiów podyplomowych, studiów MBA bądź kserokopię dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia lub kursu specjalistycznego, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.
§ 9.
Do wniosków w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników złożonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 10.
Traci moc Zarządzenie nr 35/R/21 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 2 marca 2021 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Uniwersytetu Gdańskiego niebędących nauczycielami akademickimi
§ 11.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN
Załączniki
Ostatnia modyfikacja:
środa, 5 listopada 2025 roku, 13:33Data publikacji:
środa, 5 listopada 2025 roku, 13:04 Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Alicja Pyskło
Treść wprowadzona przez: Alicja Pyskło